Una descripción del trabajo (también conocida como JD) es una narrativa escrita creada por un gerente de contratación o un reclutador. La narrativa desglosa las tareas y responsabilidades generales asociadas con un puesto específico.
juntando un plantilla de descripción de trabajo es una excelente manera de simplificar su proceso de contratación y ayudarlo a sentirse seguro de que está escribiendo descripciones de trabajo claras y de alta calidad que atraen al mejor candidato para cada puesto.
Si es un gerente de contratación que necesita ayuda para dominar el formato de descripción de trabajo estándar y crear una excelente plantilla de perfil de trabajo, siga leyendo.
Esta guía le enseñará todo lo que necesita saber, incluso por qué descripciones de trabajo y cuáles son las cosas más importantes que debe incluir en sus descripciones. También encontrará una plantilla simple a seguir, además de un ejemplo de cómo podría ser su próxima descripción.
Por qué son importantes las descripciones de puestos
Una descripción del trabajo bien redactada puede marcar una gran diferencia cuando intentas atraer a las personas más calificadas y talentosas a tu equipo. Los siguientes son algunos de los mayores beneficios que pueden ofrecer las buenas descripciones de puestos:
Aclarar expectativas
Las descripciones de trabajo mejor redactadas eliminan la confusión y establecen expectativas claras para cada solicitante. Establecen desde el principio lo que implica el trabajo y qué tipo de credenciales debe tener una persona si quiere calificar para el puesto vacante.
Simplifique la contratación
Las descripciones claras de puestos con una lista distinta de requisitos de los candidatos, naturalmente, agilizarán la cantidad de personas que se postularán para un puesto específico.
Esto, a su vez, le brinda un grupo más pequeño de solicitantes para elegir y lo ayuda a simplificar todo el proceso de contratación. Por ejemplo, no tendrá que atravesar muchas aplicaciones de personas que no cumplen con los requisitos básicos para hacer una lista corta de personas que encajan bien.
Crear escalas salariales justas
Las descripciones de puestos bien redactadas establecen rangos salariales para los puestos vacantes.
Esto no solo les brinda a los solicitantes una idea de lo que ganarán si obtienen el trabajo. También le ayuda a crear un sistema más transparente y garantizar que todos los empleados que realicen las mismas funciones laborales o similares sean compensados de manera justa (y de una manera que tenga sentido).
Garantizar el cumplimiento legal
Es posible que su empresa no esté obligada legalmente a publicar y mantener un cierto estándar para las descripciones de puestos. Sin embargo, hacerlo ayuda a su organización a cumplir con leyes laborales vigentes, incluyendo lo siguiente:
- Ley de normas laborales justas: Las descripciones de trabajo que están debidamente clasificadas como exentas o no exentas indicarán la elegibilidad de horas extra para la persona que desempeña el cargo.
- Ley de igualdad de remuneración de 1963: Esta ley tiene como objetivo abolir la disparidad de género en el lugar de trabajo; La descripción de su trabajo debe dejar en claro que no existen diferencias salariales de género ni sesgos en su organización.
- Título VII de la Ley de Derechos Civiles de 1964: Esta ley prohíbe la discriminación en el empleo por motivos de raza, color, religión, sexo u origen nacional; cuando elige candidatos en función de factores relevantes, como los que se indican en la descripción de su trabajo, puede demostrar que las decisiones de empleo no se basaron en factores discriminatorios.
- Ley de salud y seguridad ocupacional (OSHA): Al describir las condiciones laborales de la empresa en la descripción del puesto, puede evitar poner a alguien mal equipado en una situación potencialmente peligrosa.
- Igualdad de Oportunidades en el Empleo: La descripción de su trabajo debe permitirle realizar entrevistas justas sin ignorar grupos de candidatos potenciales.
- Ley de discriminación por edad en el empleo: Los empleadores (y las descripciones de puestos que escriben) no deben discriminar en función de la edad sin una razón válida para hacerlo.
- Acta de Americanos con Discapacidades: La descripción de su trabajo debe delinear claramente las funciones esenciales del trabajo para que las personas con discapacidades sepan si es adecuado para ellos o no. Esto puede protegerlo de ser acusado de discriminación basada en habilidades.
Mejorar la planificación de personas
Las buenas descripciones de puestos también ayudan con el proceso de planificación en su empresa. Le ayudan a realizar un seguimiento de todos los puestos disponibles en su empresa y le facilitan estar al tanto de los puestos que aún no se han cubierto y de los que puede necesitar abrir de nuevo en el futuro.
Establecer estándares para la revisión del desempeño
Idealmente, puede reutilizar la descripción de su trabajo y usarla para establecer estándares claros para las evaluaciones de desempeño. Cuando se sienta para evaluar a sus empleados y ver qué tan bien lo están haciendo, puede consultar la descripción del trabajo para determinar si cumplen o no ciertos criterios y cumplen con las responsabilidades para las que fueron contratados originalmente.
¿Cómo escribir una buena descripción de trabajo?
Antes de entrar en los detalles del formato de descripción de trabajo estándar, abordemos algunos elementos estilísticos que todo gerente de recursos humanos debe tener en cuenta.
Cuando esté elaborando una descripción del trabajo para compartir en una bolsa de trabajo en línea, querrá tener en cuenta estas reglas y pautas con respecto al formato y estilo del perfil del trabajo:
Se específico
Si desea atraer al candidato ideal a su empresa, debe escribir una descripción del trabajo que esté orientada a ellos.
Sea lo más específico posible con lo que quiere cuando se trata de cosas como requisitos de habilidades, requisitos de educación y requisitos de experiencia. Recuerde, cuanto más detallado pueda ser con lo que espera, más fácil será encontrar a alguien que se ajuste al molde y sea un activo para su empresa.
Sé conciso
Es importante ser específico. Sin embargo, al mismo tiempo, también es importante ser conciso y llegar al grano.
Si la descripción de su trabajo está llena de párrafos largos y no está bien formateada (más sobre esto más adelante), el candidato ideal podría pasarla por alto y pasar a la siguiente lista. No aliene a los grandes talentos porque la descripción de su trabajo esté mal escrita o sea difícil de entender.
Hablar directamente con los candidatos
Cuando comience a escribir, póngase en el lugar de las personas que leerán la descripción de su trabajo. Piense en lo que buscarán en un nuevo trabajo y encuentre formas de alinear su puesto con esas necesidades y deseos. Esto hará que el puesto sea atractivo para el tipo de personas que desea que trabajen en su empresa.
Hazlo emocionante
Haga lo que pueda para que la descripción de su trabajo (y la empresa para la que trabaja) suene emocionante y atractiva para los nuevos empleados.
Esto es especialmente importante cuando destaca los beneficios y ventajas que ofrece el trabajo. Después de todo, incluso los trabajos más aburridos del mundo pueden volverse más atractivos cuando vienen con una gran lista de beneficios.
No seas duro
Es posible que tenga expectativas estrictas para sus empleados y que esté buscando un tipo de persona muy específico para ocupar un puesto vacante.
Sin embargo, al mismo tiempo, si se muestra demasiado duro en la descripción de su trabajo, puede terminar alienando a las personas que encajan bien, simplemente porque piensan que su empresa no ofrece un entorno de trabajo positivo.
No seas misterioso
Escribir una descripción del trabajo no es un buen momento para dejar a la gente adivinando. Sea lo más claro y directo que pueda, y no omita ningún detalle importante.
Si deja espacios en la descripción del trabajo, encontrará que tiene más dificultades para cumplir con el puesto porque las personas se sentirán confundidas acerca de si son candidatos calificados o no. Esto crea más trabajo para usted, ya que tendrá que eliminar a más personas que no cumplan con sus requisitos específicos.
¿Cuál es el mejor formato para las descripciones de puestos?
Al armar una plantilla de descripción de puesto, es importante incluir ciertas secciones. Existe un formato de perfil de trabajo estándar que seguirán casi todas las plantillas y descripciones de trabajo.
Estas son las secciones esenciales que siempre incluyen las mejores plantillas de descripción de trabajo:
Título profesional
Cada descripción de trabajo y plantilla de especificación de trabajo debe comenzar con un título claro. La investigación muestra que 36 por ciento de los solicitantes de empleo buscan un trabajo en línea utilizando el título del puesto que desean, por lo que este es uno de los aspectos más importantes de su listado.
Tenga en cuenta también que los sitios de trabajo actúan como mini motores de búsqueda. Cuando titula sus descripciones de manera adecuada y usa palabras clave que es más probable que las personas incluyan en sus búsquedas, es más fácil para los candidatos adecuados encontrar su listado y postularse para el puesto vacante.
Resumen de trabajo
A continuación, deberá incluir un resumen del trabajo.
Si observa cualquier modelo de plantilla de descripción del puesto, incluirá un desglose de lo que implica el puesto y las principales responsabilidades que los solicitantes tendrán que llevar a cabo si son contratados. También es probable que incluya un desglose de a quién informará el candidato en la empresa (supervisor, jefe de equipo, jefe de contabilidad, etc.).
La mayoría de los solicitantes de empleo están de acuerdo en que el resumen del trabajo es una de las cosas más importantes que buscan al considerar un puesto en particular. Quieren saber de inmediato qué se espera de ellos y qué tipo de tareas deberán realizar.
Funciones y responsabilidades
El siguiente espacio que encontrará en las mejores plantillas de descripción del trabajo es un lugar para los roles y responsabilidades del puesto.
Esta es una lista detallada de las tareas que una persona tendrá que realizar si es contratada para el trabajo. Debe incluir responsabilidades específicas como hacer copias o programar citas.
En esta sección, también puede desglosar las actividades diarias que realizará una persona si es elegida para el trabajo. Es útil si también puede ilustrar cómo esta persona encaja en la empresa y cómo ayuda a llevar a cabo la misión de la empresa.
Cualificaciones y habilidades
Una plantilla de roles y responsabilidades también debe tener un lugar para enumerar las calificaciones y habilidades específicas que cada candidato debe poseer.
La sección de calificaciones desglosa qué tipo de educación o capacitación debería haber obtenido una persona antes de postularse para el trabajo. La sección de habilidades, por otro lado, incluye una lista de habilidades duras y blandas que se requieren para hacer bien el trabajo.
Cuando se trata de esta sección, recuerde que menos puede ser más. No es necesario que incluya una lista sólida de calificaciones y habilidades requeridas para encontrar un gran ajuste. De hecho, si las listas son demasiado largas, a veces pueden ser contraproducentes y disuadir a los candidatos calificados de postularse.
Beneficios y compromisos
Cada plantilla de JD debe incluir un espacio para enumerar los beneficios de los empleados. Esto incluye un desglose de las ofertas de seguro médico y los beneficios de jubilación, así como una lista de los beneficios que conlleva trabajar en su empresa específica. Por ejemplo, ¿ofrecen tiempo flexible o tiempo libre remunerado ilimitado? Si es así, esta es la sección donde tomará nota de eso.
Su plantilla también debe incluir un lugar para abordar los compromisos de su empresa. Por ejemplo, aquí es donde indicaría que es un empleador que ofrece igualdad de oportunidades y que tiene un fuerte compromiso con la diversidad y la inclusión.
Lista de verificación de descripción de trabajo
Ahora que comprende mejor una plantilla estándar de roles y responsabilidades, aquí tiene una lista de verificación útil para consultar.
Esta lista le ayudará a asegurarse de no dejar nada fuera de su plantilla JD. También le facilitará mucho la redacción eficaz de excelentes descripciones:
- Título profesional: Una breve descripción de las responsabilidades laborales y el puesto.
- Departamento: El área o departamento de la empresa en el que se ubicará el trabajo.
- Papel Descripción general: Enumera 2-3 funciones principales del rol.
- Llave Tareas: Lista detallada de las principales funciones y tareas involucradas en el puesto
- Responsabilidades: Lista detallada de las responsabilidades que desempeñará el candidato.
- Responsabilidad: Nombre a la persona a la que el candidato se reportará si se le ofrece el trabajo.
- Requisitos: Enumere requisitos como calificaciones formales, calificaciones académicas, verificaciones de empleo, etc.
- Localización: ¿Si hay más de una oficina? Si es así, especifique cuál está buscando un nuevo empleado.
- Visión general / misión de la empresa: Una breve descripción de lo que hace la empresa y su misión.
- Salario y beneficios: Indique cuánto se le pagará al candidato, así como qué beneficios y ventajas recibirá.
- Instrucciones de aplicación: Explica cómo aplicar
Si incluye un espacio para cada una de estas cosas en la plantilla de deberes y responsabilidades de su personal, no tendrá problemas para armar una descripción de trabajo bien planificada que simplifique su trabajo como gerente de contratación. Al principio, puede llevar tiempo armar este tipo de plantilla, pero valdrá la pena cuando tenga una lista de candidatos calificados y bien emparejados a su disposición.
Plantilla básica de descripción de trabajo
¿Está listo para ver una plantilla de especificación de trabajo en acción? A continuación se desglosa una plantilla básica de deberes y responsabilidades del personal, además de una descripción de trabajo de muestra para un rol de administrador.
Puede utilizar esta guía como ayuda para comenzar cuando cree su propia plantilla de descripción de trabajo de muestra:
Trabajo: [Título profesional]
Descripción del trabajo: [Título del puesto] ayudará en la misión de [empresa] mediante [expectativas diarias generales].
Responsabilidades:
[Cargo] tendrá las siguientes responsabilidades y deberes:
- [Responsabilidad 1]
- [Responsabilidad 2]
- [Responsabilidad 3]
- [Responsabilidad 4]
- [Responsabilidad 5]
Requisitos:
[Cargo] debe tener las siguientes habilidades, educación y experiencia:
- [Requisito 1]
- [Requisito 2]
- [Requisito 3]
- [Requisito 4]
- [Requisito 5]
Misión de la empresa:
[Compañía] se dedica a proporcionar [producto / servicio] a [mercado objetivo].
Compensación:
[Compañía] proporcionará la siguiente compensación:
Beneficios:
- Beneficios medicos:
- Beneficios de jubilación:
- Otros beneficios:
Ejemplo de descripción de trabajo
Trabajo: Ayudante Administrativo
Descripción del trabajo: El asistente administrativo trabajará con el gerente de la oficina y ayudará en la misión de ABC Accounting de brindar servicios contables profesionales brindando apoyo administrativo a otros miembros del equipo, respondiendo llamadas telefónicas, programando reuniones y dirigiendo a los clientes.
Responsabilidades:
El asistente administrativo tendrá las siguientes responsabilidades y deberes:
- Conteste teléfonos y dirija las llamadas de los clientes al personal adecuado
- Programe reuniones entre clientes y contadores, así como reuniones entre oficinas
- Programar y asignar proyectos administrativos
- Salude a los clientes y diríjalos a las oficinas adecuadas para reuniones y consultas.
- Comunicarse cortés y profesionalmente por teléfono, correo electrónico y por escrito
- Mantenimiento preventivo completo de equipos de oficina
- Mantenga el inventario de suministros comprobando el stock con regularidad
- Mantener la organización y el orden de la oficina entre las visitas de los clientes.
Requisitos de habilidades:
El asistente administrativo debe tener las siguientes habilidades, educación y experiencia:
Habilidades:
- Habilidades de presentación de informes
- Habilidades de organización
- Capacidad de análisis
- Profesionalismo
- Resolución de problemas
- Habilidades de gestión de suministros
- Habilidades de control de inventario
- Habilidades de comunicación verbal y escrita.
Educación y experiencia:
- Diploma de escuela secundaria o su equivalente
- Más de 2 años de experiencia en asistencia administrativa
- Experiencia en el uso de Microsoft Word, Excel y Outlook
Misión de la empresa:
ABC Accounting se dedica a brindar servicios contables profesionales y asequibles a los clientes en el área de Denver.
Compensación:
ABC Accounting proporcionará la siguiente compensación: $17.50 por hora
Beneficios:
- Beneficios medicos: Seguro médico, seguro dental, seguro oftalmológico
- Beneficios de jubilación: 4% 401 (k) coincidencia
- Otros beneficios: PTO generoso, comidas y refrigerios gratis para los empleados, oficina que admite mascotas, estipendio de viaje
Utilice esta plantilla de descripción de trabajo hoy
Ahora que sabe lo que incluye una plantilla de descripción de trabajo de calidad (y una descripción de trabajo de calidad), es hora de ponerse manos a la obra. Si utiliza los consejos para crear una plantilla de descripción de puesto que se discutieron anteriormente, no tendrá problemas para armar descripciones efectivas y bien escritas para cada puesto vacante en su equipo.
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