Uma descrição de cargo (também conhecida como JD) é uma narrativa escrita criada por um gerente de contratação ou recrutador. A narrativa divide as tarefas e responsabilidades gerais associadas a uma posição específica.
Juntando um modelo de descrição do trabalho é uma ótima maneira de simplificar seu processo de contratação e ajudá-lo a se sentir confiante de que está escrevendo descrições claras e de alta qualidade que atraem o melhor candidato para cada posição.
Se você é um gerente de contratação que precisa de ajuda para dominar o formato de descrição de cargo padrão e criar um ótimo modelo de perfil de cargo, continue lendo.
Este guia ensinará tudo o que você precisa saber, incluindo por que descrições de emprego importa e quais são as coisas mais importantes para incluir em suas descrições. Você também encontrará um modelo simples para seguir, além de um exemplo de como será sua próxima descrição.
Por que as descrições de trabalho são importantes
Uma descrição de cargo bem escrita pode fazer uma grande diferença quando você está tentando atrair as pessoas mais qualificadas e talentosas para sua equipe. A seguir estão alguns dos maiores benefícios que boas descrições de cargos podem oferecer:
Esclareça as expectativas
As descrições de funções mais bem escritas eliminam a confusão e definem expectativas claras para cada candidato. Eles estabelecem desde o início o que o trabalho envolve e que tipos de credenciais uma pessoa deve ter se quiser se qualificar para a posição aberta.
Simplifique o recrutamento
Descrições de cargos claras com uma lista distinta de requisitos de candidatos irão naturalmente agilizar o número de pessoas que se candidatarão a uma posição específica.
Isso, por sua vez, oferece um grupo menor de candidatos para escolher e ajuda a simplificar todo o processo de recrutamento. Por exemplo, você não terá que percorrer muitos aplicativos de pessoas que não atendem aos requisitos básicos para fazer uma lista de pessoas que se encaixam bem.
Crie escalas de pagamento justas
Descrições de cargos bem escritas estabelecem faixas salariais para cargos em aberto.
Isso não dá apenas aos candidatos uma ideia de quanto ganharão se conseguirem o emprego. Também ajuda a criar um sistema mais transparente e a garantir que todos os funcionários que desempenham as mesmas funções ou funções semelhantes sejam remunerados de forma justa (e de uma forma que faça sentido).
Garantir a conformidade legal
Sua empresa pode não ser legalmente obrigada a publicar e manter um determinado padrão para descrições de cargos. No entanto, isso ajuda sua organização a ficar em conformidade com leis trabalhistas atuais, incluindo o seguinte:
- Fair Labor Standards Act: As descrições de funções devidamente classificadas como isentas ou não isentas indicarão a elegibilidade para horas extras para a pessoa que ocupa a função.
- Lei de Igualdade Salarial de 1963: Esta lei visa abolir a disparidade de gênero no local de trabalho; a descrição de seu cargo deve deixar claro que não há diferenças salariais ou preconceitos de gênero em sua organização.
- Título VII da Lei dos Direitos Civis de 1964: Esta lei proíbe a discriminação no emprego com base na raça, cor, religião, sexo ou nacionalidade; ao escolher candidatos com base em fatores relevantes - como os indicados na descrição de seu cargo - você pode provar que as decisões de contratação não foram baseadas em fatores discriminatórios.
- Lei de Segurança e Saúde Ocupacional (OSHA): Ao descrever as condições de trabalho da empresa na descrição do trabalho, você pode evitar colocar alguém mal equipado em uma situação potencialmente perigosa.
- Oportunidades iguais de emprego: A descrição de seu trabalho deve permitir que você conduza entrevistas justas sem ignorar grupos de candidatos em potencial.
- Lei de Discriminação de Idade no Trabalho: Os empregadores (e as descrições de funções que escrevem) não devem discriminar com base na idade sem uma razão válida para o fazer.
- Lei dos Americanos com Deficiências: Sua descrição de trabalho deve delinear claramente as funções essenciais do trabalho para que as pessoas com deficiência saibam se é ou não adequado para eles. Isso pode protegê-lo de ser acusado de discriminação baseada em habilidade.
Melhorar o planejamento de pessoas
Boas descrições de cargos também ajudam no processo de planejamento da sua empresa. Eles ajudam você a controlar todas as vagas disponíveis em sua empresa e a ficar por dentro de quais funções ainda não foram preenchidas e quais você precisará abrir novamente no futuro.
Definir padrões para avaliação de desempenho
Idealmente, você pode redirecionar a descrição de seu trabalho e usá-la para definir padrões claros para avaliações de desempenho. Quando você se sentar para avaliar seus funcionários e ver como estão indo, pode consultar a descrição do trabalho para determinar se eles estão ou não atendendo a certos critérios e cumprindo as responsabilidades para as quais foram originalmente contratados.
Como escrever uma boa descrição do trabalho?
Antes de entrarmos nos detalhes do formato de descrição de cargo padrão, vamos abordar alguns elementos estilísticos que todo gerente de contratação deve levar em consideração.
Ao preparar uma descrição de cargo para compartilhar em um quadro de empregos on-line, você deve manter em mente estas regras e diretrizes relacionadas ao formato e estilo do perfil de cargo:
Seja específico
Se você deseja atrair o candidato ideal para sua empresa, precisa escrever uma descrição de cargo voltada para ele.
Seja o mais específico possível com o que você deseja quando se trata de itens como requisitos de habilidades, requisitos de educação e requisitos de experiência. Lembre-se de que quanto mais detalhado você puder ser com o que espera, mais fácil será encontrar alguém que se encaixe nos moldes e será um trunfo para sua empresa.
Ser conciso
É importante ser específico. Ao mesmo tempo, porém, também é importante ser conciso e ir direto ao ponto.
Se a descrição do seu trabalho estiver cheia de parágrafos longos e não estiver bem formatada (mais sobre isso mais tarde), o candidato ideal pode passar por cima e passar para a próxima lista. Não afaste um grande talento porque a descrição do seu trabalho é mal escrita ou difícil de entender.
Fale diretamente com os candidatos
Quando você começar a escrever, coloque-se no lugar das pessoas que lerão a descrição de seu trabalho. Pense no que eles estarão procurando em um novo emprego e encontre maneiras de alinhar sua posição com essas necessidades e desejos. Isso tornará a posição atraente para o tipo de pessoa que você deseja que trabalhe em sua empresa.
Deixe-o empolgante
Faça o que puder para que a descrição do seu cargo (e da empresa para a qual você trabalha) pareça empolgante e atraente para os novos contratados.
Isso é especialmente importante quando você destaca os benefícios e vantagens que o emprego oferece. Afinal, mesmo os empregos mais enfadonhos do mundo podem se tornar mais atraentes quando vêm com uma grande lista de benefícios.
Não seja áspero
Você pode ter expectativas estritas em relação aos seus funcionários e pode estar procurando um tipo de pessoa muito específico para preencher uma função em aberto.
Ao mesmo tempo, porém, se você for muito duro na descrição de seu cargo, pode acabar alienando pessoas que se encaixam bem, simplesmente porque acham que sua empresa não oferece um ambiente de trabalho positivo.
Não seja misterioso
Escrever uma descrição de cargo não é uma boa hora para deixar as pessoas na dúvida. Seja o mais claro e direto possível e não deixe nenhum detalhe importante de fora.
Se você deixar lacunas na descrição do cargo, descobrirá que terá mais dificuldade em preencher a função porque as pessoas ficarão confusas sobre se são ou não candidatos qualificados. Isso cria mais trabalho para você, pois você terá que eliminar mais pessoas que não atendem aos seus requisitos específicos.
Qual é o melhor formato para descrições de cargos?
Ao montar um modelo de descrição de cargo, é importante incluir certas seções. Existe um formato de perfil de trabalho padrão que segue quase todos os modelos e descrições de trabalho.
Aqui estão as seções essenciais que os melhores modelos de descrição de trabalho sempre apresentam:
Título do emprego (Cargo)
Cada descrição de trabalho e modelo de especificação de trabalho deve começar com um título claro. A pesquisa mostra que 36 por cento dos candidatos a emprego procuram um emprego online usando o título do cargo que desejam, portanto, esse é um dos aspectos mais importantes da sua lista.
Lembre-se também de que os sites de empregos funcionam como minipotentes de busca. Quando você atribui um título adequado às suas descrições e usa palavras-chave que as pessoas têm maior probabilidade de serem incluídas em suas pesquisas, é mais fácil para os candidatos certos encontrarem sua listagem e se candidatarem à vaga aberta.
Resumo do trabalho
Em seguida, você precisará incluir um resumo do trabalho.
Se você olhar qualquer modelo de modelo de descrição de cargo, ele incluirá um detalhamento do que o cargo implica e as principais responsabilidades que os candidatos terão de cumprir caso sejam contratados. Provavelmente também incluirá uma análise de quem o candidato se reportará na empresa (supervisor, líder de equipe, contador-chefe, etc.).
A maioria dos candidatos a emprego concorda que o resumo do emprego é uma das coisas mais importantes que procuram ao considerar uma posição específica. Eles querem saber imediatamente o que é esperado deles e que tipos de tarefas precisam realizar.
Papéis e responsabilidades
O próximo slot que você encontrará nos melhores modelos de descrição de cargo é um local para as funções e responsabilidades do cargo.
Esta é uma lista detalhada das tarefas que uma pessoa terá de realizar se for contratada para o trabalho. Deve apresentar responsabilidades específicas, como fazer cópias ou agendar compromissos.
Nesta seção, você também pode dividir as atividades do dia-a-dia que uma pessoa realizará se for escolhida para o trabalho. É útil se você também puder ilustrar como essa pessoa se encaixa na empresa e como ela ajuda a cumprir a missão da empresa.
Qualificações e habilidades
Um modelo de funções e responsabilidades também deve ter um local para listar qualificações e habilidades específicas que cada candidato deve possuir.
A seção de qualificações detalha o tipo de educação ou treinamento que uma pessoa deve ter obtido antes de se candidatar ao emprego. A seção de habilidades, por outro lado, inclui uma lista de habilidades básicas e básicas que são necessárias para um bom desempenho do trabalho.
Quando se trata desta seção, lembre-se de que menos pode ser mais. Você não precisa necessariamente incluir uma lista robusta de qualificações e habilidades necessárias para encontrar uma ótima opção. Na verdade, se as listas forem muito longas, elas podem às vezes sair pela culatra e dissuadir candidatos qualificados de se candidatarem.
Benefícios e compromissos
Cada modelo JD deve incluir um espaço para listar os benefícios dos funcionários. Isso inclui uma análise das ofertas de seguro saúde e benefícios de aposentadoria, bem como uma lista de vantagens que vêm com o trabalho em sua empresa específica. Por exemplo, você oferece horário flexível ou dispensa remunerada ilimitada? Nesse caso, esta é a seção onde você fará uma anotação sobre isso.
Seu modelo também deve incluir um local para abordar os compromissos da sua empresa. Por exemplo, aqui é onde você indicaria que é um empregador que oferece oportunidades iguais e que tem um forte compromisso com a diversidade e a inclusão.
Lista de verificação da descrição do trabalho
Agora que você tem um melhor entendimento de um modelo padrão de funções e responsabilidades, aqui está uma lista de verificação útil para referência.
Esta lista o ajudará a garantir que você não está deixando nada de fora do seu modelo JD. Isso também tornará muito mais fácil para você escrever boas descrições com eficiência:
- Título do emprego (Cargo): Uma breve descrição das responsabilidades do cargo e da posição.
- Departamento: A área ou departamento da empresa em que o trabalho se enquadrará.
- Função Visão geral: Lista 2 a 3 funções principais da função.
- Chave Tarefas: Lista detalhada das principais funções e tarefas envolvidas no cargo
- Responsabilidades: Lista detalhada das responsabilidades que o candidato desempenhará.
- Responsabilidade: Nomeie a pessoa a quem o candidato se reportará se for oferecido o emprego.
- Requisitos: Liste requisitos como qualificações formais, qualificações acadêmicas, verificações de emprego, etc.
- Localização: Se houver mais de um escritório? Em caso afirmativo, especifique quem está procurando um novo funcionário.
- Visão geral / missão da empresa: Uma breve descrição do que a empresa faz e sua missão.
- Salário e Benefícios: Aborde quanto o candidato receberá, bem como quais benefícios e vantagens ele receberá.
- Instruções de aplicação: Explique como se inscrever
Se você incluir um espaço para cada uma dessas coisas no modelo de deveres e responsabilidades de sua equipe, não terá problemas em elaborar uma descrição de cargo bem planejada que simplifique seu trabalho como gerente de contratação. Pode levar algum tempo inicialmente para colocar esse tipo de modelo em conjunto, mas valerá a pena quando você tiver uma lista de candidatos qualificados e adequados à sua disposição.
Modelo básico de descrição de trabalho
Você está pronto para ver um modelo de especificação de trabalho em ação? Abaixo está um modelo básico de deveres e responsabilidades da equipe, além de um exemplo de descrição de cargo para uma função administrativa.
Você pode usar este guia para ajudá-lo a começar ao criar seu próprio modelo de descrição de trabalho de amostra:
Trabalho: [Cargo]
Descrição do trabalho: [Título do trabalho] ajudará na missão da [empresa] por [expectativas diárias gerais].
Responsabilidades:
[Cargo] terá as seguintes responsabilidades e deveres:
- [Responsabilidade 1]
- [Responsabilidade 2]
- [Responsabilidade 3]
- [Responsabilidade 4]
- [Responsabilidade 5]
Requisitos:
[Cargo] deve ter as seguintes habilidades, educação e experiência:
- [Requisito 1]
- [Requisito 2]
- [Requisito 3]
- [Requisito 4]
- [Requisito 5]
Missão da empresa:
[Empresa] se dedica a fornecer [produto / serviço] para [mercado-alvo].
Compensação:
[Empresa] fornecerá a seguinte compensação:
Benefícios:
- Benefícios médicos:
- Benefícios da aposentadoria:
- Outros benefícios:
Exemplo de descrição do trabalho
Trabalho: Assistente Administrativo
Descrição do trabalho: O assistente administrativo trabalhará sob o comando do gerente de escritório e ajudará na missão da ABC Accounting de fornecer serviços profissionais de contabilidade, fornecendo suporte administrativo a outros membros da equipe, atendendo chamadas telefônicas, agendando reuniões e direcionando clientes.
Responsabilidades:
O assistente administrativo terá as seguintes responsabilidades e deveres:
- Atender telefones e direcionar chamadas de clientes para o pessoal adequado
- Agende reuniões entre clientes e contadores, bem como reuniões internas
- Agendar e atribuir projetos administrativos
- Cumprimente os clientes e encaminhe-os aos escritórios adequados para reuniões e consultas
- Comunique-se educadamente e profissionalmente por telefone, e-mail e por escrito
- Manutenção preventiva completa em equipamentos de escritório
- Manter o estoque de suprimentos verificando o estoque regularmente
- Manter a organização e arrumação do escritório entre as visitas ao cliente
Requisitos de habilidades:
O assistente administrativo deve ter as seguintes habilidades, educação e experiência:
Habilidades:
- Habilidades de reportagem
- Habilidades de organização
- Habilidades analíticas
- Profissionalismo
- Solução de problemas
- Habilidades de gestão de suprimentos
- Habilidades de controle de estoque
- Habilidades de comunicação verbal e escrita
Educação e Experiência:
- diploma do ensino medio ou equivalente
- 2+ anos de experiência em assistência administrativa
- Experiência usando Microsoft Word, Excel e Outlook
Missão da empresa:
ABC Accounting se dedica a fornecer serviços de contabilidade profissionais e acessíveis para clientes na área de Denver.
Compensação:
ABC Accounting fornecerá a seguinte compensação: $17,50 por hora
Benefícios:
- Benefícios médicos: Seguro saúde, seguro odontológico, seguro oftalmológico
- Benefícios da aposentadoria: 4% 401 (k) correspondente
- Outros benefícios: PTO generoso, refeições e lanches grátis para funcionários, escritório que aceita animais de estimação, bolsa de viagem
Use este modelo de descrição de cargo hoje
Agora que você sabe o que se passa em um modelo de descrição de cargo de qualidade (e uma descrição de cargo de qualidade), é hora de começar a trabalhar. Se você usar as dicas para criar um modelo de descrição de cargo discutido acima, não terá problemas para reunir descrições eficazes e bem escritas para cada função aberta em sua equipe.
Você precisa de mais ajuda além de esboçar um modelo de perfil de trabalho? Se você está procurando orientação com outros aspectos do processo de recrutamento, temos muitos recursos disponíveis no GrabJobs local na rede Internet. Verifique-os hoje para saber mais.
