Eine Stellenbeschreibung (auch als JD bekannt) ist eine schriftliche Erzählung, die von einem Einstellungsmanager oder Personalvermittler erstellt wird. Die Erzählung gliedert die allgemeinen Aufgaben und Verantwortlichkeiten, die mit einer bestimmten Position verbunden sind.
Zusammenstellen a Vorlage für die Stellenbeschreibung ist eine großartige Möglichkeit, Ihren Einstellungsprozess zu vereinfachen und Ihnen die Gewissheit zu geben, dass Sie qualitativ hochwertige, klare Stellenbeschreibungen schreiben, die den besten Kandidaten für jede Position anziehen.
Wenn Sie ein Einstellungsmanager sind, der Hilfe beim Beherrschen des Standardformats der Stellenbeschreibung und beim Erstellen einer großartigen Stellenprofilvorlage benötigt, lesen Sie weiter.
In diesem Leitfaden erfahren Sie alles, was Sie wissen müssen, einschließlich der Gründe Berufsbeschreibungen wichtig ist und was die wichtigsten Dinge sind, die Sie in Ihre Beschreibungen aufnehmen sollten. Sie finden auch eine einfache Vorlage, der Sie folgen können, sowie ein Beispiel dafür, wie Ihre nächste Beschreibung aussehen könnte.
Warum Stellenbeschreibungen wichtig sind
Eine gut geschriebene Stellenbeschreibung kann einen großen Unterschied machen, wenn Sie versuchen, die qualifiziertesten und talentiertesten Mitarbeiter für Ihr Team zu gewinnen. Im Folgenden sind einige der größten Vorteile aufgeführt, die eine gute Stellenbeschreibung bieten kann:
Erwartungen klären
Die am besten geschriebenen Stellenbeschreibungen beseitigen Verwirrung und setzen klare Erwartungen für jeden Bewerber. Sie legen von Anfang an fest, was die Stelle beinhaltet und welche Qualifikationen eine Person mitbringen muss, um sich für die ausgeschriebene Stelle zu qualifizieren.
Vereinfachen Sie die Rekrutierung
Klare Stellenbeschreibungen mit einer klaren Liste von Kandidatenanforderungen werden die Anzahl der Personen, die sich auf eine bestimmte Position bewerben, natürlich rationalisieren.
Dies wiederum verschafft Ihnen einen kleineren Bewerberpool und hilft Ihnen, den gesamten Rekrutierungsprozess zu vereinfachen. Sie müssen sich beispielsweise nicht viele Bewerbungen von Personen durcharbeiten, die die Grundvoraussetzungen nicht erfüllen, um eine Auswahlliste mit Personen zu erstellen, die gut passen.
Faire Gehaltsskalen erstellen
Gut geschriebene Stellenbeschreibungen legen Gehaltsspannen für offene Stellen fest.
So bekommen die Bewerber nicht nur eine Vorstellung davon, was sie verdienen, wenn sie den Job bekommen. Es hilft Ihnen auch, ein transparenteres System zu schaffen und sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter, die gleiche oder ähnliche Funktionen ausüben, fair (und sinnvoll) entlohnt werden.
Stellen Sie die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften sicher
Ihr Unternehmen ist möglicherweise nicht gesetzlich verpflichtet, einen bestimmten Standard für Stellenbeschreibungen zu veröffentlichen und einzuhalten. Dies hilft Ihrer Organisation jedoch, die Einhaltung von aktuelles Arbeitsrecht, Folgendes ist mit eingeschlossen:
- Gesetz über faire Arbeitsnormen: Stellenbeschreibungen, die ordnungsgemäß als freigestellt oder nicht freigestellt eingestuft werden, weisen darauf hin, dass die Person, die die Stelle ausfüllt, zu Überstunden berechtigt ist.
- Gesetz zur Lohngleichheit von 1963: Dieses Gesetz zielt darauf ab, die Ungleichheit der Geschlechter am Arbeitsplatz zu beseitigen; Ihre Stellenbeschreibung sollte deutlich machen, dass es in Ihrer Organisation keine geschlechtsspezifischen Gehaltsunterschiede oder Vorurteile gibt.
- Titel VII des Civil Rights Act von 1964: Dieses Gesetz verbietet die Diskriminierung am Arbeitsplatz aufgrund von Rasse, Hautfarbe, Religion, Geschlecht oder nationaler Herkunft; Wenn Sie Kandidaten anhand relevanter Faktoren – wie sie in Ihrer Stellenbeschreibung vermerkt sind – auswählen, können Sie nachweisen, dass die Einstellungsentscheidungen nicht auf diskriminierenden Faktoren beruhten.
- Arbeitsschutzgesetz (OSHA): Indem Sie die Arbeitsbedingungen des Unternehmens in der Stellenbeschreibung beschreiben, können Sie vermeiden, dass eine schlecht ausgerüstete Person in eine potenziell gefährliche Situation geraten kann.
- Gleiche Einstellungsmöglichkeit: Ihre Stellenbeschreibung sollte es Ihnen ermöglichen, faire Vorstellungsgespräche zu führen, ohne potenzielle Kandidatengruppen zu ignorieren.
- Altersdiskriminierung im Beschäftigungsgesetz: Arbeitgeber (und die von ihnen verfassten Stellenbeschreibungen) sollten nicht ohne triftigen Grund aufgrund des Alters diskriminieren.
- Americans with Disabilities Act: Ihre Stellenbeschreibung sollte die wesentlichen Funktionen der Stelle klar umreißen, damit Menschen mit Behinderungen wissen, ob sie zu ihnen passen oder nicht. Dies kann Sie davor schützen, wegen fähigkeitsbezogener Diskriminierung angeklagt zu werden.
Verbessern Sie die Personalplanung
Gute Stellenbeschreibungen helfen auch bei der Planung in Ihrem Unternehmen. Sie helfen Ihnen, den Überblick über alle verfügbaren Stellen in Ihrem Unternehmen zu behalten und den Überblick zu behalten, welche Positionen noch nicht besetzt sind und welche Sie in Zukunft möglicherweise wieder neu besetzen müssen.
Setzen Sie Standards für die Leistungsüberprüfung
Idealerweise können Sie Ihre Stellenbeschreibung umfunktionieren und damit klare Standards für Leistungsbeurteilungen setzen. Wenn Sie sich hinsetzen, um Ihre Mitarbeiter zu bewerten und zu sehen, wie gut sie arbeiten, können Sie anhand der Stellenbeschreibung feststellen, ob sie bestimmte Kriterien erfüllen und die Aufgaben erfüllen, für die sie ursprünglich eingestellt wurden.
Wie schreibt man eine gute Stellenbeschreibung?
Bevor wir auf die Besonderheiten des Standardformats der Stellenbeschreibung eingehen, wollen wir einige stilistische Elemente ansprechen, die jeder Personalchef berücksichtigen sollte.
Wenn Sie eine Stellenbeschreibung zusammenstellen, die Sie in einer Online-Stellenbörse teilen möchten, sollten Sie diese Regeln und Richtlinien in Bezug auf Format und Stil des Stellenprofils berücksichtigen:
Sei präzise
Wenn Sie den idealen Kandidaten für Ihr Unternehmen gewinnen möchten, müssen Sie eine auf ihn abgestimmte Stellenbeschreibung verfassen.
Seien Sie so genau wie möglich, wenn es um Dinge wie Qualifikationsanforderungen, Bildungsanforderungen und Erfahrungsanforderungen geht. Denken Sie daran, je detaillierter Sie Ihre Erwartungen angeben, desto einfacher ist es, jemanden zu finden, der in die Form passt und eine Bereicherung für Ihr Unternehmen darstellt.
Sei präzise
Es ist wichtig, konkret zu sein. Gleichzeitig ist es aber auch wichtig, prägnant zu sein und auf den Punkt zu kommen.
Wenn Ihre Stellenbeschreibung mit langen Absätzen gefüllt und nicht gut formatiert ist (dazu später mehr), könnte der ideale Kandidat sie übersehen und zum nächsten Eintrag übergehen. Entfremden Sie große Talente nicht, weil Ihre Stellenbeschreibung schlecht geschrieben oder schwer verständlich ist.
Sprechen Sie die Kandidaten direkt an
Wenn Sie mit dem Schreiben beginnen, versetzen Sie sich in die Lage der Leute, die Ihre Stellenbeschreibung lesen werden. Denken Sie darüber nach, wonach sie in einem neuen Job suchen und finden Sie Wege, um Ihre Position an diese Bedürfnisse und Wünsche anzupassen. Dies macht die Position attraktiv für die Art von Leuten, die Sie in Ihrem Unternehmen arbeiten möchten.
Machen Sie es spannend
Tun Sie, was Sie können, damit Ihre Stellenbeschreibung (und das Unternehmen, für das Sie arbeiten) spannend und attraktiv für neue Mitarbeiter klingt.
Dies ist besonders wichtig, wenn Sie die Vorteile und Vergünstigungen der Stellenangebote hervorheben. Denn auch die langweiligsten Jobs der Welt lassen sich mit vielen Vorteilen noch attraktiver machen.
Sei nicht hart
Möglicherweise haben Sie strenge Erwartungen an Ihre Mitarbeiter und suchen möglicherweise nach einem ganz bestimmten Typ von Person, um eine offene Position zu besetzen.
Gleichzeitig kann es sein, dass Sie, wenn Sie in Ihrer Stellenbeschreibung zu hart rüberkommen, Menschen, die zu Ihnen passen, entfremden, einfach weil sie denken, dass Ihr Unternehmen kein positives Arbeitsumfeld bietet.
Sei nicht mysteriös
Das Verfassen einer Stellenbeschreibung ist kein guter Zeitpunkt, um die Leute raten zu lassen. Seien Sie so klar und direkt wie möglich und lassen Sie keine wichtigen Details aus.
Wenn Sie Lücken in der Stellenbeschreibung hinterlassen, werden Sie feststellen, dass es Ihnen schwerer fällt, die Position zu besetzen, da die Leute verwirrt sind, ob es sich um qualifizierte Kandidaten handelt oder nicht. Dies schafft mehr Arbeit für Sie, da Sie mehr Leute aussondern müssen, die nicht Ihren spezifischen Anforderungen entsprechen.
Was ist das beste Format für Stellenbeschreibungen?
Beim Erstellen einer Vorlage für die Stellenbeschreibung ist es wichtig, bestimmte Abschnitte einzubeziehen. Es gibt ein Standardformat für Stellenprofile, denen fast alle Vorlagen und Stellenbeschreibungen folgen.
Hier sind die wesentlichen Abschnitte, die die besten Vorlagen für Stellenbeschreibungen immer enthalten:
Berufsbezeichnung
Jede Stellenbeschreibung und Stellenbeschreibungsvorlage sollte mit einem klaren Titel beginnen. Untersuchungen zeigen, dass 36 Prozent der Jobsuchenden suchen online nach einer Stelle unter Verwendung des Titels der gewünschten Position, daher ist dies einer der wichtigsten Aspekte Ihrer Anzeige.
Denken Sie auch daran, dass Jobbörsen wie kleine Suchmaschinen fungieren. Wenn Sie Ihre Beschreibungen angemessen betiteln und Schlüsselwörter verwenden, die am wahrscheinlichsten in ihre Suche aufgenommen werden, ist es für die richtigen Kandidaten einfacher, Ihren Eintrag zu finden und sich auf die offene Stelle zu bewerben.
Jobübersicht
Als Nächstes müssen Sie eine Jobzusammenfassung hinzufügen.
Wenn Sie sich eine Muster-Stellenbeschreibungsvorlage ansehen, enthält diese eine Aufschlüsselung der Aufgaben und der Hauptaufgaben, die die Bewerber im Falle einer Einstellung erfüllen müssen. Es wird wahrscheinlich auch eine Aufschlüsselung enthalten, an wen der Kandidat im Unternehmen berichten wird (Vorgesetzter, Teamleiter, Hauptbuchhalter usw.).
Die meisten Jobsuchenden sind sich einig, dass die Jobzusammenfassung eines der wichtigsten Dinge ist, nach denen sie suchen, wenn sie eine bestimmte Position in Betracht ziehen. Sie wollen sofort wissen, was von ihnen erwartet wird und welche Aufgaben sie erfüllen müssen.
Rollen und Verantwortlichkeiten
Der nächste Platz, den Sie in den besten Stellenbeschreibungsvorlagen finden, ist ein Platz für die Rollen und Verantwortlichkeiten der Position.
Dies ist eine detaillierte Liste der Aufgaben, die eine Person ausführen muss, wenn sie für die Stelle eingestellt wird. Es sollte spezifische Verantwortlichkeiten wie das Anfertigen von Kopien oder das Planen von Terminen beinhalten.
In diesem Abschnitt können Sie auch die täglichen Aktivitäten aufschlüsseln, die eine Person ausführen wird, wenn sie für die Stelle ausgewählt wird. Hilfreich ist es, wenn Sie auch veranschaulichen können, wie diese Person in das Unternehmen passt und wie sie zur Erfüllung der Unternehmensmission beiträgt.
Qualifikationen und Fähigkeiten
Eine Vorlage für Rollen und Verantwortlichkeiten sollte auch einen Platz haben, um spezifische Qualifikationen und Fähigkeiten aufzulisten, die jeder Kandidat besitzen sollte.
Im Abschnitt "Qualifikationen" wird beschrieben, welche Art von Ausbildung oder Ausbildung eine Person abgeschlossen haben sollte, bevor sie sich auf die Stelle bewirbt. Der Abschnitt „Skills“ enthält hingegen eine Liste von Hard- und Soft-Skills, die für eine gute Arbeit erforderlich sind.
Denken Sie bei diesem Abschnitt daran, dass weniger mehr sein kann. Sie müssen nicht unbedingt eine solide Liste von Qualifikationen und erforderlichen Fähigkeiten beifügen, um eine gute Passform zu finden. Wenn die Listen zu lang sind, können sie sogar manchmal nach hinten losgehen und qualifizierte Kandidaten von einer Bewerbung abhalten.
Vorteile und Verpflichtungen
Jede JD-Vorlage sollte einen Platz für die Auflistung von Leistungen an Arbeitnehmer enthalten. Dies beinhaltet eine Aufschlüsselung der Krankenversicherungsangebote und Altersvorsorge sowie eine Liste der Vergünstigungen, die mit der Arbeit in Ihrem spezifischen Unternehmen verbunden sind. Bieten Sie beispielsweise Gleitzeit oder unbefristete bezahlte Freizeit an? Wenn ja, ist dies der Abschnitt, in dem Sie dies notieren.
Ihre Vorlage sollte auch einen Platz für die Verpflichtungen Ihres Unternehmens enthalten. Hier würden Sie beispielsweise angeben, dass Sie ein Arbeitgeber für Chancengleichheit sind und sich stark für Vielfalt und Inklusion einsetzen.
Checkliste für die Stellenbeschreibung
Da Sie nun ein besseres Verständnis einer Standardvorlage für Rollen und Verantwortlichkeiten haben, finden Sie hier eine praktische Checkliste zum Nachschlagen.
Diese Liste hilft Ihnen sicherzustellen, dass Sie nichts aus Ihrer JD-Vorlage auslassen. Es wird Ihnen auch viel einfacher machen, großartige Beschreibungen effizient zu schreiben:
- Berufsbezeichnung: Eine kurze Beschreibung der beruflichen Verantwortlichkeiten und Position.
- Abteilung: Der Bereich oder die Abteilung des Unternehmens, in den bzw. die der Job fällt.
- Rolle Überblick: Listet 2-3 Hauptfunktionen der Rolle auf.
- Taste Aufgaben: Detaillierte Auflistung der wichtigsten Aufgaben und Aufgaben der Position
- Verantwortlichkeiten: Detaillierte Liste der Aufgaben, die der Kandidat erfüllen wird.
- Rechenschaftspflicht: Nennen Sie die Person, der der Kandidat Bericht erstatten wird, wenn ihm die Stelle angeboten wird.
- Anforderungen: Listen Sie Anforderungen wie formale Qualifikationen, akademische Qualifikationen, Beschäftigungsprüfungen usw. auf.
- Standort: Wenn es mehr als ein Büro gibt? Wenn ja, geben Sie an, wer einen neuen Mitarbeiter sucht.
- Unternehmensüberblick/Mission: Eine kurze Beschreibung der Tätigkeit des Unternehmens und Ihrer Mission.
- Gehalt & Zusatzleistungen: Sprechen Sie an, wie viel der Kandidat bezahlt wird und welche Vorteile und Vergünstigungen er erhält.
- Anwendungsinstruktionen: Erklären Sie, wie Sie sich bewerben
Wenn Sie für jedes dieser Dinge einen Platz in Ihrer Vorlage für die Aufgaben und Verantwortlichkeiten Ihrer Mitarbeiter aufnehmen, können Sie problemlos eine gut geplante Stellenbeschreibung zusammenstellen, die Ihre Arbeit als Einstellungsleiter vereinfacht. Es kann anfangs etwas dauern, eine solche Vorlage zusammenzustellen, aber es zahlt sich aus, wenn Ihnen eine Liste qualifizierter, gut aufeinander abgestimmter Kandidaten zur Verfügung steht.
Vorlage für grundlegende Stellenbeschreibungen
Sind Sie bereit, eine Vorlage für eine Stellenbeschreibung in Aktion zu sehen? Im Folgenden finden Sie eine Vorlage für grundlegende Aufgaben und Verantwortlichkeiten des Personals sowie eine beispielhafte Stellenbeschreibung für eine Administratorrolle.
Sie können diesen Leitfaden verwenden, um Ihnen den Einstieg zu erleichtern, wenn Sie Ihre eigene Mustervorlage für eine Stellenbeschreibung erstellen:
Arbeit: [Berufsbezeichnung]
Jobbeschreibung: [Berufsbezeichnung] wird die Mission des [Unternehmens] durch [allgemeine tägliche Erwartungen] unterstützen.
Verantwortlichkeiten:
[Stellenbezeichnung] hat die folgenden Verantwortlichkeiten und Pflichten:
- [Verantwortung 1]
- [Verantwortung 2]
- [Verantwortung 3]
- [Verantwortung 4]
- [Verantwortung 5]
Anforderungen:
[Berufsbezeichnung] muss die folgenden Fähigkeiten, Ausbildung und Erfahrung haben:
- [Anforderung 1]
- [Anforderung 2]
- [Anforderung 3]
- [Anforderung 4]
- [Anforderung 5]
Mission des Unternehmens:
[Unternehmen] ist bestrebt, [Produkt/Dienstleistung] für [Zielmarkt] bereitzustellen.
Vergütung:
[Unternehmen] leistet die folgende Entschädigung:
Leistungen:
- Medizinische Vorteile:
- Altersvorsorge:
- Andere Vorteile:
Beispiel für eine Stellenbeschreibung
Arbeit: Administrative Assistent
Jobbeschreibung: Der Verwaltungsassistent wird unter dem Büroleiter arbeiten und die Mission von ABC Accounting unterstützen, professionelle Buchhaltungsdienstleistungen anzubieten, indem er anderen Teammitgliedern administrative Unterstützung leistet, Telefonanrufe entgegennimmt, Besprechungen plant und Kunden leitet.
Verantwortlichkeiten:
Die Verwaltungsassistentin hat folgende Aufgaben und Pflichten:
- Beantworten Sie Telefone und leiten Sie Kundenanrufe an das richtige Personal weiter
- Planen Sie Besprechungen zwischen Kunden und Buchhaltern sowie bürointerne Besprechungen
- Planen und zuweisen Sie administrative Projekte
- Begrüßen Sie Kunden und leiten Sie sie für Besprechungen und Beratungen an die richtigen Büros weiter
- Kommunizieren Sie höflich und professionell per Telefon, E-Mail und schriftlich
- Vollständige vorbeugende Wartung von Bürogeräten
- Pflegen Sie den Vorratsbestand, indem Sie den Bestand regelmäßig überprüfen
- Aufrechterhaltung der Büroorganisation und -ordnung zwischen den Kundenbesuchen
Qualifikationsanforderungen:
Die Verwaltungsassistentin muss über folgende Fähigkeiten, Ausbildung und Erfahrung verfügen:
Fähigkeiten:
- Meldefähigkeiten
- Organisationstalent
- Analytische Fähigkeiten
- Professionalität
- Probleme lösen
- Fähigkeiten im Beschaffungsmanagement
- Fähigkeiten zur Bestandskontrolle
- Mündliche und schriftliche Kommunikationsfähigkeiten
Ausbildung und Erfahrung:
- Abitur oder gleichwertig
- 2+ Jahre Erfahrung in der Amtshilfe
- Erfahrung mit Microsoft Word, Excel und Outlook
Mission des Unternehmens:
ABC Accounting widmet sich der Bereitstellung professioneller und erschwinglicher Buchhaltungsdienstleistungen für Kunden in der Region Denver.
Vergütung:
ABC Accounting bietet folgende Vergütung: $17,50 pro Stunde
Leistungen:
- Medizinische Vorteile: Krankenversicherung, Zahnversicherung, Augenversicherung
- Altersvorsorge: 4% 401(k) passend
- Andere Vorteile: Großzügiger Nebenantrieb, kostenlose Mahlzeiten und Snacks für Mitarbeiter, haustierfreundliches Büro, Reisestipendium
Verwenden Sie diese Stellenbeschreibungsvorlage noch heute
Jetzt, da Sie wissen, was in einer hochwertigen Stellenbeschreibungsvorlage (und einer hochwertigen Stellenbeschreibung) steckt, ist es an der Zeit, sich an die Arbeit zu machen. Wenn Sie die oben beschriebenen Tipps zum Erstellen einer Vorlage für die Stellenbeschreibung verwenden, werden Sie problemlos gut geschriebene, effektive Beschreibungen für jede offene Position in Ihrem Team zusammenstellen können.
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