Menurut statistik terbaru, 75 persen perusahaan besar saat ini menggunakan sistem pelacakan pelamar (atau ATS) untuk membantu mereka merampingkan proses perekrutan mereka.
Pernahkah Anda mendengar perangkat lunak pelacakan pelamar sebelum? Apakah Anda ingin tahu tentang bagaimana hal itu dapat membantu Anda menemukan karyawan terbaik untuk tim Anda?
Baca terus untuk mempelajari lebih lanjut tentang teknologi ini, cara kerjanya, dan manfaatnya bagi bisnis Anda. Anda juga akan belajar tentang alat terbaik yang dapat Anda mulai gunakan hari ini.
Apa itu Sistem Pelacakan Pemohon (ATS)?
Sistem pelacakan pelamar adalah jenis perangkat lunak yang membantu bisnis mengelola proses rekrutmen mereka dengan lebih mudah.
Alat-alat ini mirip dengan sistem manajemen hubungan pelanggan (CRM), yang membantu perusahaan melacak dan mengoptimalkan komunikasi dengan pelanggan. Satu-satunya perbedaan adalah bahwa sistem pelacakan pelamar melakukan ini untuk kandidat.
Sistem pelacakan pelamar membantu dengan berbagai fungsi yang terkait dengan perekrutan dan perekrutan, termasuk yang berikut:
- Posting pekerjaan
- Menerima lamaran
- Aplikasi penyaringan
- Menyaring kandidat
- Pelamar pesan
- Menjadwalkan wawancara
- Memberikan umpan balik kandidat
Sistem pelacakan pelamar terbaik juga bertindak sebagai database. Mereka menampung semua informasi terkait perekrutan perusahaan dan menyimpan catatan kandidat untuk peluang perekrutan di masa depan.
Semua jenis bisnis dapat menggunakan sistem pelacakan pelamar. Mereka paling sering digunakan di antara organisasi tingkat perusahaan yang menerima aplikasi dalam jumlah besar setiap kali mereka memposting iklan pekerjaan.
Namun, banyak usaha kecil dan menengah mulai menggunakan alat ini juga. Mereka menjadi sangat populer sekarang karena pasar kerja sedang booming dan banyak orang mencari posisi baru.
Bagaimana Sistem Pelacakan Pelamar (ATS) Bekerja?
Sistem pelacakan pelamar berfungsi dengan bantuan berbagai teknologi canggih, termasuk proses bahasa alami dan kecerdasan buatan. Berikut ini adalah beberapa alat dan fitur lain yang digunakan sistem pelacakan pelamar untuk membantu Anda dalam proses perekrutan Anda:
Resume dan Penguraian CV
Sistem pelacakan pelamar memungkinkan Anda membuat profil untuk membantu Anda mengidentifikasi kandidat ideal untuk setiap posisi. Salah satu cara mereka melakukannya adalah dengan resume dan teknologi penguraian CV, yang memungkinkan sistem untuk menyortir resume dan CV, mengekstrak informasi yang relevan, dan menyederhanakan tugas seperti pencarian dan pengurutan.
Pencarian Lanjutan
Sistem pelacakan pemohon menggunakan proses pencarian lanjutan seperti pencarian Boolean dan pencarian radius. Pencarian Boolean memungkinkan Anda untuk dengan mudah memasukkan atau menghilangkan kata dan frasa tertentu saat memeriksa kandidat. Pencarian radius memungkinkan Anda memasukkan atau mengecualikan kandidat berdasarkan informasi terkait lokasi.
Perangkat Lunak CRM
Sistem pelacakan pelamar terbaik juga mencakup teknologi CRM. Ini membantu perekrut untuk melacak percakapan dengan pelamar, dengan mudah mengakses informasi kandidat, dan tetap berhubungan dari waktu ke waktu untuk meningkatkan tingkat keterlibatan.
Template Email
Sistem pelacakan pelamar menampilkan berbagai templat email dan templat aplikasi untuk membantu Anda merampingkan komunikasi, proses posting pekerjaan, dan banyak lagi. Fitur ini saja, dapat menghemat banyak waktu dan membantu Anda menyederhanakan perekrutan untuk setiap departemen di perusahaan Anda.
Pelaporan Lanjutan
Banyak alat pelacakan pelamar menampilkan pelaporan tingkat lanjut, yang memungkinkan Anda memantau kinerja dari waktu ke waktu dan melihat apa yang berhasil dan apa yang tidak.
Jika Anda ingin tahu tentang kinerja jenis iklan pekerjaan tertentu dibandingkan dengan yang lain, ATS Anda akan memberi tahu Anda. Jika Anda ingin tahu di mana kebanyakan orang belajar tentang lowongan di perusahaan Anda, laporan ATS Anda akan memberi tahu Anda.
Integrasi
Banyak program perangkat lunak pelacakan pelamar juga terintegrasi dengan alat lain yang Anda gunakan untuk merampingkan pekerjaan Anda dan tetap berhubungan dengan kolega dan pelanggan.
Integrasi ini membantu Anda memasukkan teknologi ke dalam kantor dengan lebih mudah dan melibatkan semua rekan kerja Anda. Mereka juga mencegah data berharga jatuh secara tidak sengaja melalui celah.
10 Manfaat Menggunakan Sistem Pelacakan Pemohon (ATS) untuk Perekrutan
Jika Anda masih ragu untuk menggunakan sistem pelacakan pelamar, mungkin daftar manfaat ini akan mengubah pikiran Anda. Berikut adalah 10 alasan mengapa Anda harus mulai menggunakan sistem ATS.
1. Hemat Waktu
Salah satu manfaat terbesar menggunakan pelacakan ATS adalah Anda dapat menghemat waktu. Sebagai manajer perekrutan, Anda memiliki banyak hal yang harus dilakukan setiap hari. Alangkah baiknya jika Anda dapat mengambil beberapa tugas sederhana (tetapi juga memakan waktu) dari jadwal kita dan membiarkan seseorang (atau sesuatu) lain menanganinya?
Saat Anda mulai menggunakan sistem pelacakan pelamar, Anda dapat merampingkan banyak proses yang harus Anda lakukan setiap hari. Misalnya, Anda akan dapat memposting iklan ke beberapa situs pekerjaan yang berbeda hanya dengan satu klik, sehingga Anda tidak perlu memasukkan informasi secara manual di lusinan situs web. Dalam satu detik, Anda akan dapat melakukan apa yang sebelumnya membutuhkan waktu berjam-jam untuk Anda selesaikan!
2. Hemat Uang
Alat pelacakan pelamar tidak hanya menghemat waktu Anda. Mereka juga menghemat uang Anda.
Usaha kecil dapat dengan mudah menabung lebih dari $10,000 membuang waktu dan tenaga dengan memasukkan ATS ke dalam praktik perekrutan mereka. Untuk bisnis besar, penghematannya bisa lebih besar lagi.
Pada awalnya, beberapa orang mungkin menolak gagasan untuk menggunakan sistem pelacakan pelamar. Jika ini kasus Anda dan Anda mengalami kesulitan meyakinkan kekuatan yang ada di perusahaan Anda bahwa mereka perlu berinvestasi dalam ATS, bicarakan dengan mereka tentang potensi penghematan biaya yang terkait dengan teknologi ini.
Lagi pula, bos mana yang tidak ingin menabung puluhan ribu dolar per tahun?
3. Kelola Kandidat Lebih Mudah
Seberapa sulitkah mengumpulkan resume dari berbagai situs pekerjaan, mengaturnya ke dalam satu folder, dan kemudian memilah-milahnya untuk memilih kandidat yang paling menjanjikan? Ini adalah salah satu bagian tersulit dan paling membuat frustrasi dari proses perekrutan, bukan?
Saat Anda menggunakan sistem pelacakan pelamar, menjadi jauh lebih mudah untuk mengelola kandidat, melacak informasi mereka, dan mencegah orang yang memenuhi syarat lolos dari celah.
Anda tidak perlu khawatir mengingat di mana Anda meletakkan resume atau apakah Anda lupa memeriksa tanggapan dari situs tertentu atau tidak. Dari resume dan CV hingga informasi kontak, semuanya akan berada di satu lokasi terpusat. Anda juga akan dapat dengan mudah mencari apa yang Anda butuhkan.
4. Posting Pekerjaan Lebih Cepat
Seperti yang kami sebutkan sebelumnya, sistem pelacakan pelamar terbaik memungkinkan Anda memposting pekerjaan ke banyak situs hanya dengan satu klik.
Selain menyederhanakan proses posting pekerjaan, banyak alat pelacak pelamar juga memungkinkan Anda membuat iklan pekerjaan dengan lebih mudah. Mereka menyediakan template untuk membantu Anda mengetahui informasi apa yang perlu Anda berikan kepada pencari kerja.
Jika Anda kesulitan untuk menulis iklan pekerjaan yang menarik atau menemukan bahwa Anda lupa memasukkan detail yang relevan, berinvestasi dalam sistem pelacakan pelamar yang tepat dapat membantu. Ini juga menyediakan template untuk membantu Anda merekrut email dan dokumen penting lainnya juga.
5. Dapatkan Respon Lebih Cepat
Perangkat lunak ATS tidak hanya akan membantu Anda memposting iklan pekerjaan lebih cepat, tetapi juga memungkinkan Anda untuk mendapatkan tanggapan dari kandidat yang memenuhi syarat dengan lebih cepat.
Alat ATS terbaik menyederhanakan proses aplikasi untuk pencari kerja dan membantu mereka menghubungi Anda kembali dengan resume atau CV mereka segera. Ini, pada gilirannya, mempercepat seluruh proses perekrutan dan membantu Anda untuk mengisi posisi terbuka lebih cepat.
Jika Anda lelah menunggu kandidat untuk melamar, hanya untuk mengetahui bahwa mereka tidak memenuhi syarat untuk pekerjaan itu, pertimbangkan untuk menggunakan ATS. Itu melakukan banyak penyaringan dan pemeriksaan untuk Anda sehingga Anda bisa mendapatkan tanggapan lebih cepat dan hanya berhubungan dengan orang-orang yang cocok untuk perusahaan Anda.
6. Otomatiskan Tugas Rutin
Banyak tugas yang terkait dengan perekrutan dan perekrutan tidak terlalu rumit, tetapi memakan waktu.
Misalnya, mungkin tidak sulit untuk mengirim email yang memberi tahu orang-orang bahwa Anda ingin menjadwalkan wawancara. Namun, perlu beberapa saat untuk menemukan informasi kontak mereka, mengetikkan nama dan alamat email mereka, mengirim pesan, dll.
Saat Anda menggunakan sistem pelacakan pelamar, Anda dapat mengotomatiskan banyak tugas rutin ini. Ini, pada gilirannya, membebaskan Anda untuk fokus pada hal-hal lain yang membutuhkan keterampilan dan perhatian Anda. Sementara itu, Anda dapat merasa yakin bahwa semuanya sedang ditangani dan Anda semakin dekat untuk mengisi lowongan pekerjaan di perusahaan Anda.
7. Tingkatkan Komunikasi
Sistem pelacakan pelamar membantu meningkatkan komunikasi antara Anda dan pencari kerja yang tertarik bekerja untuk perusahaan Anda. Mereka meningkatkan keterlibatan dan membantu Anda untuk tetap terhubung dengan orang-orang yang mungkin menjadi karyawan suatu hari nanti.
Beberapa pencari kerja yang memenuhi syarat mungkin merasa frustrasi jika mereka tidak segera mendapat kabar dari perusahaan yang mereka hubungi. Mereka bahkan mungkin memutuskan bahwa mereka tidak ingin bekerja untuk mereka sama sekali.
Dengan menyederhanakan komunikasi dan membantu Anda tetap berhubungan dengan pencari kerja, sistem pelacakan pelamar memungkinkan Anda membangun hubungan yang lebih baik dan membantu semua orang memulai dengan langkah yang benar.
8. Tingkatkan Kepatuhan Perekrutan
Berinvestasi dalam perekrutan ATS tidak hanya membuat pekerjaan Anda lebih mudah. Ini juga membantu Anda memastikan bahwa Anda mematuhi undang-undang dan persyaratan perekrutan khusus negara dan negara bagian Anda.
Misalnya, ATS Anda dapat memudahkan Anda untuk mematuhi hal-hal berikut:
- Hukum Penggajian dan Ketenagakerjaan: Kepatuhan Undang-Undang Perawatan Terjangkau, kepatuhan COBRA, dll.
- pajak: Penghitungan pajak otomatis, pelaporan pajak, dll.
- Pelatihan Kesehatan dan Keselamatan Kerja: Kebijakan kesehatan dan keselamatan, pelatihan keragaman dan inklusi, pelatihan pelecehan seksual, pelatihan keamanan siber, dll.
Dengan mengikuti undang-undang dan peraturan ini, Anda tidak hanya memastikan perusahaan Anda mengikuti aturan. Anda juga akan dapat menghindari denda, yang akan menghemat lebih banyak uang perusahaan Anda.
9. Sederhanakan Orientasi
Sistem pelacakan pelamar tidak hanya membantu perekrutan. Mereka juga membantu proses orientasi karyawan baru. Anda ATS dapat membantu dengan berbagai tugas terkait orientasi, termasuk mengirim surat penawaran, menyiapkan penggajian, memberikan pengenalan sistem perusahaan, dan banyak lagi.
Saat Anda mengotomatiskan proses ini, Anda langsung menyiapkan karyawan baru untuk sukses. Anda juga menunjukkan kepada mereka bahwa perusahaan Anda terorganisir dengan baik dan profesional. Ini membantu Anda untuk membuat kesan yang baik bahkan sebelum mereka secara resmi mulai bekerja.
Ingat, 69 persen karyawan mengatakan bahwa mereka kemungkinan akan tinggal di perusahaan setidaknya selama 3 tahun jika mereka memiliki pengalaman orientasi yang baik. Jika Anda ingin meningkatkan tingkat retensi karyawan perusahaan Anda, memanfaatkan ATS adalah langkah pertama yang bagus.
10. Kurangi Stres
Terakhir, sistem pelacakan pelamar dapat mengurangi stres bagi Anda, bagian SDM lainnya, dan orang lain di perusahaan Anda. Dengan mengotomatiskan proses yang memakan waktu, mengurangi pengeluaran, dan meningkatkan komunikasi, Anda akan memiliki lebih sedikit waktu dan dapat lebih menikmati pekerjaan Anda.
Ingat, rata-rata manajer SDM menghabiskan sekitar 33 persen waktu mereka untuk tugas-tugas yang berhubungan dengan dokumen, termasuk penggajian dan administrasi. Ini membuat Anda memiliki lebih sedikit waktu untuk fokus pada tugas penting lainnya, seperti strategi, pelatihan karyawan, dan keterlibatan dengan karyawan saat ini.
Sistem pelacakan pelamar dapat membantu banyak proses manajemen dokumen dan memungkinkan Anda untuk fokus pada hal-hal lain. Jika Anda merasa stres dan terkuras oleh semua yang harus Anda tangani sehari-hari, menggunakan ATS dapat memberi Anda lebih banyak bandwidth dan mencegah Anda mengalami kelelahan.
Apakah Ada Tantangan dalam Menggunakan Sistem Pelacakan Pemohon (ATS)?
Seperti halnya jenis teknologi apa pun, ada beberapa tantangan potensial yang mungkin Anda hadapi saat menggunakan sistem pelacakan pelamar. Berikut ini adalah beberapa kendala perekrutan ATS yang paling penting yang perlu Anda waspadai:
Potensi Kesulitan Teknis
Setiap kali Anda mulai menggunakan program perangkat lunak baru, Anda menghadapi kemungkinan mengalami beberapa kesulitan teknis. Selalu ada kemungkinan bahwa mungkin ada kesalahan dengan program atau salah satu alat yang terintegrasi.
Ini dapat membuat beberapa penurunan sementara di perusahaan Anda saat Anda bekerja untuk memperbaiki masalah dan menjalankan sistem. Namun, jika Anda memilih perangkat lunak yang dilengkapi dengan layanan dukungan pelanggan yang tangguh, Anda mungkin tidak akan terlalu sering mengalami masalah ini.
Mempekerjakan Penghalang Pandang
Ketika Anda memercayai sistem pelacakan pelamar untuk membantu penyaringan dan perekrutan kandidat, ada kemungkinan Anda akan menghilangkan beberapa kandidat yang sepenuhnya memenuhi syarat untuk pekerjaan itu. Jika mereka tidak menggunakan kata kunci yang tepat atau memformat resume mereka dengan tepat, mereka mungkin lolos dan ditolak meskipun mereka cocok.
Ini adalah risiko yang harus Anda ambil ketika Anda mulai menggunakan ATS. Namun, secara umum, alat-alat ini sangat baik dalam memilih kandidat yang tepat dan menghubungkan Anda dengan mereka yang akan bekerja paling baik dengan tim Anda.
Investasi Awal
Investasi awal dan biaya dimuka dari ATS dapat merugikan beberapa profesional. Hal ini terutama berlaku bagi mereka yang bekerja dengan anggaran yang ketat. Namun, ketika Anda mempertimbangkan penghematan biaya yang terkait dengan sistem pelacakan pelamar, mungkin layak untuk mengeluarkan uang tambahan pada awalnya jika itu mengarah pada pengurangan pengeluaran di masa depan.
Kurva Pembelajaran
Tentu saja, akan ada kurva belajar ketika Anda pertama kali mulai menggunakan ATS.
Pada awalnya, penggunaan ATS mungkin terlihat lebih lama dibandingkan dengan penanganan secara manual. Namun, setelah Anda terbiasa dengan alat tersebut dan cara kerjanya, Anda akan menemukan bahwa Anda mulai menghemat banyak waktu dan menghilangkan banyak stres dari pekerjaan Anda.
Anda hanya perlu bekerja keras untuk mengatasi punuk awal.
Bagaimana Memulai Perekrutan dengan Sistem Pelacakan Pelamar
Apakah Anda tertarik untuk merasakan manfaat pelacakan ATS secara langsung? Jika demikian, salah satu alat terbaik yang dapat Anda manfaatkan adalah GrabJobs.
GrabJobs adalah platform rekrutmen mobile-first dengan fitur ATS yang tangguh. Saat Anda menggunakan GrabJobs, Anda mendapatkan akses ke berbagai alat, termasuk chatbot SDM, yang membantu Anda menyederhanakan proses perekrutan, mengidentifikasi kandidat terbaik untuk setiap pembukaan, menjadwalkan wawancara, dan banyak lagi.
GrabJobs juga memungkinkan Anda untuk memasang iklan pekerjaan di lebih dari 20 situs pekerjaan yang berbeda hanya dengan satu klik. Dengan memasukkan alat ini ke dalam strategi perekrutan Anda, Anda dapat menjangkau audiens yang lebih besar, menemukan kandidat yang lebih terampil, dan memperluas kumpulan bakat Anda ketika peluang perekrutan di masa depan muncul.
GrabJobs juga menyediakan berbagai sumber daya untuk membantu Anda meningkatkan proses perekrutan Anda. Misalnya, Anda akan mendapatkan akses ke panduan seperti yang ini pada contoh iklan pekerjaan terbaik untuk membantu Anda menulis lebih banyak daftar yang menarik perhatian dan menarik kandidat yang lebih baik.
Cobalah Sistem Pelacakan Pelamar Sekarang
Sekarang setelah Anda mengetahui lebih banyak tentang cara kerja perangkat lunak ATS dan manfaat yang ditawarkannya, apakah Anda siap untuk melihat apa yang dapat dilakukan sistem pelacakan pelamar untuk Anda dan tim Anda?
Jika Anda ingin merasakan semua manfaat sistem ATS, lihat GrabJobs.
GrabJobs menyederhanakan proses perekrutan dan membantu semuanya, mulai dari pencocokan kandidat hingga penjadwalan wawancara. Cobalah hari ini untuk melihat apa itu semua.
