Según las últimas estadísticas, 75 por ciento de las grandes empresas utilizan actualmente un sistema de seguimiento de candidatos (o ATS) para ayudarlos a optimizar su proceso de reclutamiento.
Alguna vez has oído hablar de software de seguimiento de candidatos ¿antes de? ¿Tiene curiosidad acerca de cómo puede ayudarlo a encontrar los mejores empleados para su equipo?
Siga leyendo para obtener más información sobre esta tecnología, cómo funciona y los beneficios que puede brindarle a su empresa. También aprenderá sobre las mejores herramientas que puede comenzar a usar hoy.
¿Qué es un sistema de seguimiento de solicitantes (ATS)?
Un sistema de seguimiento de candidatos es un tipo de software que ayuda a las empresas a gestionar más fácilmente sus procesos de contratación.
Estas herramientas son similares a los sistemas de gestión de relaciones con los clientes (CRM), que ayudan a las empresas a realizar un seguimiento y optimizar la comunicación con los clientes. La única diferencia es que los sistemas de seguimiento de candidatos hacen esto por los candidatos.
Los sistemas de seguimiento de candidatos ayudan con una variedad de funciones asociadas con la contratación y el reclutamiento, incluidas las siguientes:
- Publicación de trabajos
- Recepción de solicitudes
- Aplicaciones de filtrado
- selección de candidatos
- Enviar mensajes a los solicitantes
- Programación de entrevistas
- Proporcionar comentarios a los candidatos
Los mejores sistemas de seguimiento de candidatos también actúan como una base de datos. Albergan toda la información relacionada con la contratación de una empresa y conservan los registros de candidatos para futuras oportunidades de contratación.
Todo tipo de empresas pueden utilizar sistemas de seguimiento de candidatos. Se usan más comúnmente entre las organizaciones de nivel empresarial que reciben grandes volúmenes de solicitudes cada vez que publican un anuncio de trabajo.
Sin embargo, muchas pequeñas y medianas empresas también están comenzando a utilizar estas herramientas. Se están volviendo especialmente populares ahora que el mercado laboral está en auge y mucha gente está buscando nuevos puestos.
¿Cómo funcionan los sistemas de seguimiento de solicitantes (ATS)?
Los sistemas de seguimiento de candidatos funcionan con la ayuda de diversas tecnologías sofisticadas, incluidos los procesos de lenguaje natural y la inteligencia artificial. Las siguientes son algunas de las otras herramientas y funciones que utilizan los sistemas de seguimiento de candidatos para ayudarlo con su proceso de contratación:
Currículum vitae y análisis de CV
Los sistemas de seguimiento de candidatos le permiten crear perfiles para ayudarlo a identificar a los candidatos ideales para cada puesto. Una forma de hacerlo es con la tecnología de análisis de currículos y CV, que permite que el sistema clasifique los currículos y los CV, extraiga información relevante y simplifique tareas como buscar y clasificar.
Búsqueda Avanzada
Los sistemas de seguimiento de candidatos utilizan procesos de búsqueda avanzados como la búsqueda booleana y la búsqueda por radio. La búsqueda booleana le permite incluir o eliminar fácilmente ciertas palabras y frases al examinar a los candidatos. La búsqueda radial le permite incluir o excluir candidatos en función de la información relacionada con la ubicación.
Software CRM
Los mejores sistemas de seguimiento de candidatos también incluyen tecnología CRM. Esto ayuda a los reclutadores a realizar un seguimiento de las conversaciones con los solicitantes, acceder fácilmente a la información de los candidatos y mantenerse en contacto a lo largo del tiempo para mejorar las tasas de participación.
Plantillas de correo electrónico
Los sistemas de seguimiento de candidatos cuentan con una variedad de plantillas de correo electrónico y plantillas de solicitud para ayudarlo a optimizar las comunicaciones, los procesos de publicación de trabajos y más. Esta característica, por sí sola, puede ahorrarle mucho tiempo y ayudarlo a simplificar el reclutamiento para cada departamento de su empresa.
Informes avanzados
Muchas herramientas de seguimiento de candidatos cuentan con informes avanzados, lo que le permite monitorear el desempeño a lo largo del tiempo y ver qué funciona y qué no.
Si tiene curiosidad acerca del rendimiento de un determinado tipo de anuncio de trabajo en comparación con otro, su ATS se lo dirá. Si desea saber dónde la mayoría de la gente está aprendiendo acerca de las vacantes en su empresa, los informes de su ATS le informarán.
integraciones
Muchos programas de software de seguimiento de candidatos también se integran con otras herramientas que utiliza para optimizar su trabajo y mantenerse en contacto con colegas y clientes.
Estas integraciones lo ayudan a incorporar la tecnología en su oficina con mayor facilidad y lograr que todos sus compañeros de trabajo participen. También evitan que los datos valiosos se pierdan accidentalmente.
10 beneficios de usar sistemas de seguimiento de candidatos (ATS) para la contratación
Si todavía está indeciso sobre el uso de un sistema de seguimiento de candidatos, tal vez esta lista de beneficios lo haga cambiar de opinión. Aquí hay 10 razones por las que debería comenzar a usar un sistema ATS.
1. Ahorra tiempo
Uno de los mayores beneficios de usar el seguimiento ATS es que puede ahorrar tiempo. Como gerente de contratación, tiene mucho que hacer a diario. ¿Qué tan bueno sería si pudiera eliminar algunas de las tareas simples (pero que también consumen mucho tiempo) de nuestro horario y dejar que alguien (o algo) más las maneje?
Cuando comienza a utilizar un sistema de seguimiento de candidatos, puede optimizar muchos de los procesos que tiene que llevar a cabo todos los días. Por ejemplo, podrá publicar un anuncio en varios sitios de trabajo diferentes con solo un clic, lo que le evita tener que ingresar información manualmente en docenas de sitios web. ¡En un segundo, podrá hacer lo que antes le tomaba horas lograr!
2. Ahorre dinero
Las herramientas de seguimiento de candidatos no solo le ahorran tiempo. También le ahorran dinero.
Las pequeñas empresas pueden ahorrar fácilmente más de $10,000 en tiempo y esfuerzo perdidos al incorporar un ATS en sus prácticas de contratación. Para las grandes empresas, los ahorros pueden ser aún mayores.
Al principio, algunas personas pueden resistirse a la idea de utilizar un sistema de seguimiento de candidatos. Si este es su caso y está teniendo dificultades para convencer a los poderes fácticos de su empresa de que necesitan invertir en un ATS, hable con ellos sobre los posibles ahorros de costos asociados con esta tecnología.
Después de todo, ¿a qué jefe no le gustaría ahorrar decenas de miles de dólares al año?
3. Administre a los candidatos más fácilmente
¿Qué tan difícil es recopilar currículums de varios sitios de trabajo, organizarlos en una carpeta y luego clasificarlos para elegir a los candidatos más prometedores? Esta es una de las partes más difíciles y frustrantes del proceso de contratación, ¿verdad?
Cuando utiliza un sistema de seguimiento de candidatos, se vuelve mucho más fácil administrar candidatos, realizar un seguimiento de su información y evitar que personas calificadas se escapen.
No tendrá que preocuparse por recordar dónde colocó los currículos o si se está olvidando o no de verificar las respuestas de un sitio en particular. Desde currículos y currículos hasta información de contacto, todo estará en una ubicación centralizada. También podrá buscar fácilmente lo que necesita.
4. Publique trabajos más rápido
Como mencionamos anteriormente, los mejores sistemas de seguimiento de candidatos le permiten publicar trabajos en múltiples sitios con solo un clic.
Además de agilizar el proceso de publicación de trabajos, muchas herramientas de seguimiento de candidatos también le permiten crear anuncios de trabajo más fácilmente. Proporcionan plantillas para ayudarlo a determinar qué información debe proporcionar a los solicitantes de empleo.
Si tiene dificultades para escribir anuncios de trabajo atractivos o descubre que olvida incluir detalles relevantes, invertir en el sistema de seguimiento de candidatos adecuado puede ayudar. También proporciona plantillas para ayudarlo con los correos electrónicos de reclutamiento y otros documentos importantes.
5. Obtenga respuestas más rápido
Un software ATS no solo lo ayudará a publicar anuncios de trabajo más rápido, sino que también le permitirá obtener respuestas de candidatos calificados más rápido.
Las mejores herramientas de ATS simplifican el proceso de solicitud para los solicitantes de empleo y les ayudan a comunicarse con usted con sus currículos o currículos de inmediato. Esto, a su vez, acelera todo el proceso de contratación y le ayuda a cubrir los puestos vacantes antes.
Si está cansado de esperar a que los candidatos presenten su solicitud, solo para descubrir que no están calificados para el trabajo en primer lugar, considere usar un ATS. Realiza una gran cantidad de selección y verificación por usted para que pueda obtener respuestas antes y solo ponerse en contacto con las personas que son adecuadas para su empresa.
6. Automatice las tareas de rutina
Muchas de las tareas asociadas con la contratación y el reclutamiento no son exactamente complicadas, pero requieren mucho tiempo.
Por ejemplo, puede que no sea difícil enviar correos electrónicos para informarles a las personas que le gustaría programar una entrevista. Sin embargo, lleva un tiempo encontrar su información de contacto, escribir su nombre y dirección de correo electrónico, enviar los mensajes, etc.
Cuando utiliza un sistema de seguimiento de candidatos, puede automatizar muchas de estas tareas rutinarias. Esto, a su vez, lo libera para concentrarse en otras cosas que requieren sus habilidades y atención. Mientras tanto, puede estar seguro de que todo se está manejando y está cada vez más cerca de llenar las vacantes en su empresa.
7. Mejorar la comunicación
Los sistemas de seguimiento de candidatos ayudan a mejorar la comunicación entre usted y los solicitantes de empleo que están interesados en trabajar para su empresa. Aumentan el compromiso y lo ayudan a mantenerse conectado con las personas que podrían convertirse en empleados algún día.
Algunos solicitantes de empleo calificados pueden sentirse frustrados si no tienen noticias de una empresa a la que se han comunicado de inmediato. Incluso podrían decidir que no quieren trabajar para ellos en absoluto.
Al simplificar la comunicación y ayudarlo a mantenerse en contacto con las personas que buscan trabajo, los sistemas de seguimiento de candidatos le permiten construir mejores relaciones y ayudar a que todos comiencen con el pie derecho.
8. Mejorar el cumplimiento de la contratación
Invertir en el reclutamiento de ATS no solo facilita su trabajo. También le ayuda a asegurarse de que está cumpliendo con las leyes y los requisitos de contratación específicos de su país y estado.
Por ejemplo, su ATS puede facilitarle el cumplimiento de lo siguiente:
- Nómina y Leyes Laborales: Cumplimiento de la Ley del Cuidado de Salud a Bajo Precio, cumplimiento de COBRA, etc.
- Impuestos: Cálculo de impuestos automatizado, declaración de impuestos, etc.
- Capacitaciones sobre salud y seguridad en el lugar de trabajo: Políticas de seguridad y salud, formación en diversidad e inclusión, formación en acoso sexual, formación en ciberseguridad, etc.
Al mantenerse al día con estas leyes y regulaciones, no solo se asegurará de que su empresa siga las reglas. También podrá evitar multas, lo que le ahorrará aún más dinero a su empresa.
9. Simplifique la incorporación
Los sistemas de seguimiento de candidatos no solo ayudan con la contratación. También ayudan con los procesos de incorporación de nuevos empleados. Su ATS puede ayudarlo con una variedad de tareas relacionadas con la incorporación, incluido el envío de cartas de oferta, la configuración de la nómina, la presentación de los sistemas de la empresa y más.
Cuando automatiza estos procesos, prepara a sus nuevos empleados para el éxito de inmediato. También les demuestras que tu empresa está bien organizada y es profesional. Esto le ayuda a causar una buena impresión incluso antes de que comiencen a funcionar oficialmente.
Recordar, 69 por ciento de los empleados dicen que es probable que permanezcan en una empresa durante al menos 3 años si tienen una excelente experiencia de incorporación. Si desea mejorar las tasas de retención de empleados de su empresa, utilizar un ATS es un excelente primer paso.
10. Reducir el estrés
Finalmente, un sistema de seguimiento de candidatos puede reducir el estrés para usted, el resto de su departamento de recursos humanos y otros en su empresa. Al automatizar los procesos que consumen mucho tiempo, reducir los gastos y mejorar la comunicación, tendrá menos trabajo y podrá disfrutar más de su trabajo.
Recuerde, el gerente de recursos humanos promedio gasta aproximadamente 33 por ciento de su tiempo en tareas relacionadas con el papeleo, incluida la nómina y la administración. Esto le deja menos tiempo para concentrarse en otras tareas importantes, como la estrategia, la capacitación de los empleados y la interacción con los empleados actuales.
Un sistema de seguimiento de candidatos puede ayudar con muchos procesos de gestión de documentos y permitirle concentrarse en otras cosas. Si se ha sentido estresado y agotado por todo lo que tiene que hacer en el día a día, usar un ATS podría brindarle más ancho de banda y evitar que experimente agotamiento.
¿Hay desafíos en el uso de sistemas de seguimiento de solicitantes (ATS)?
Al igual que con cualquier tipo de tecnología, existen algunos desafíos potenciales con los que puede encontrarse al utilizar los sistemas de seguimiento de candidatos. Los siguientes son algunos de los obstáculos de reclutamiento de ATS más notables que deberá tener en cuenta:
Dificultades técnicas potenciales
Cada vez que comienza a utilizar un nuevo programa de software, se enfrenta a la posibilidad de encontrarse con algunas dificultades técnicas. Siempre existe la posibilidad de que haya una falla con el programa o una de las herramientas con las que se integra.
Esto puede crear algunas ralentizaciones temporales en su empresa mientras trabaja para solucionar el problema y poner el sistema en funcionamiento. Sin embargo, si elige un software que viene con sólidos servicios de atención al cliente, es probable que no se encuentre con estos problemas con demasiada frecuencia.
Obstáculos a la contratación
Cuando confía en un sistema de seguimiento de candidatos para ayudar con la selección y contratación de candidatos, existe la posibilidad de que elimine a algunos candidatos que están completamente calificados para el trabajo. Si no usan las palabras clave adecuadas o no dan el formato adecuado a su currículum, pueden pasar desapercibidos y ser rechazados a pesar de que encajan bien.
Este es un riesgo que deberá estar dispuesto a asumir cuando comience a usar un ATS. Sin embargo, en general, estas herramientas son muy buenas para seleccionar a los candidatos correctos y conectarlo con aquellos que trabajarán mejor con su equipo.
Inversión inicial
La inversión inicial y el costo inicial de un ATS pueden resultar desalentadores para algunos profesionales. Esto es especialmente cierto para aquellos que trabajan con presupuestos ajustados. Sin embargo, cuando considera los ahorros de costos asociados con un sistema de seguimiento de solicitantes, puede valer la pena gastar algo de dinero adicional inicialmente si conduce a reducciones de gastos en el futuro.
Curvas de aprendizaje
Por supuesto, habrá una curva de aprendizaje cuando comience a usar un ATS por primera vez.
Al principio, puede parecer que se necesita más tiempo para usar el ATS que para manejar las cosas manualmente. Sin embargo, una vez que se acostumbre a la herramienta y a cómo funciona, descubrirá que comienza a ahorrar mucho tiempo y elimina gran parte del estrés de su trabajo.
Solo tienes que esforzarte para superar el bache inicial.
Cómo comenzar a contratar con un sistema de seguimiento de candidatos
¿Está interesado en experimentar los beneficios del seguimiento ATS de primera mano? Si es así, una de las mejores herramientas que puede utilizar es GrabJobs.
GrabJobs es una primera plataforma de reclutamiento móvil con una función ATS robusta. Cuando usa GrabJobs, obtiene acceso a una variedad de herramientas, que incluyen chatbots de recursos humanos, que lo ayudan a agilizar su proceso de contratación, identificar a los mejores candidatos para cada vacante, programar entrevistas y más.
GrabJobs también le permite publicar anuncios de trabajo en más de 20 sitios de trabajo diferentes con solo un clic. Al incorporar esta herramienta en su estrategia de contratación, puede llegar a un público más amplio, localizar candidatos más calificados y ampliar su grupo de talentos para cuando surjan futuras oportunidades de contratación.
GrabJobs también proporciona una variedad de recursos para ayudarlo a mejorar sus procesos de contratación. Por ejemplo, obtendrá acceso a guías como Éste en los mejores ejemplos de anuncios de trabajo para ayudarlo a escribir listas más llamativas y atraer mejores candidatos.
Pruebe un sistema de seguimiento de candidatos hoy
Ahora que sabe más sobre cómo funciona el software ATS y los beneficios que tiene para ofrecer, ¿está listo para ver lo que un sistema de seguimiento de candidatos puede hacer por usted y su equipo?
Si desea experimentar todos los beneficios de un sistema ATS, consulte GrabJobs.
GrabJobs agiliza el proceso de contratación y ayuda con todo, desde la búsqueda de candidatos hasta la programación de entrevistas. Pruébalo hoy para ver de qué se trata.
