Perkembangan teknologi yang semakin masif membuat banyak profesi baru bermunculan. Salah satunya adalah pekerjaan virtual assistant atau asisten virtual. Asisten virtual sebagai orang yang memberikan layanan administratif dan dukungan bisnis kepada perusahaan.
Berbeda dengan asisten yang bekerja di kantor, profesi asisten virtual dapat dikerjakan dari mana saja secara online, bahkan dari negara yang berbeda.
Adapun beberapa manfaat perusahaan merekrut asisten virtual adalah meningkatkan citra perusahaan dalam kehadirannya secara online atau virtual. Perusahaan juga bisa merekrut asisten virtual dari berbagai negara sesuai dengan lingkup operasional mereka.
Pada artikel ini, Anda akan mengetahui lebih banyak informasi tentang cara merekrut asisten virtual dan skill apa yang harus dimiliki oleh asisten virtual. Berikut beberapa topik yang akan dibahas.
- Apa Pekerjaan Asisten Virtual?
- Skill Apa yang Dibutuhkan dari Virtual Assistant?
- Apa Hal yang Harus Dilakukan Sebelum Merekrut Asisten Virtual?
- Kapan Harus Rekrut Asisten Virtual?
- Bagaimana Cara Mengelola Asisten Virtual?
Pada dasarnya, asisten virtual memiliki beberapa pekerjaan yang harus dilakukan. Pekerjaannya pun tak menyelesaikan tugas administratif yang membosankan. Lebih dari itu, tugas yang dimiliki oleh asisten virtual beragam dan cukup menantang.
Simak ulasan berikut untuk penjelasannya.
1. Asisten pribadi
Seperti namanya, asisten virtual memiliki tugas utama sebagai asisten pribadi seorang pimpinan di sebuah perusahaan. Tanggung jawab mulai dari menyusun agenda, mengatur jadwal, melakukan panggilan telepon, dan membalas email.
2. Data masukan
Tugas selanjutnya yang harus dilakukan asisten virtual adalah entri data. Tugasnya meliputi pengumpulan data, memeriksa keakuratan data, dan menghapus data yang salah atau tidak diperlukan.
3. Menjadi admin media sosial
Selain itu sebagai asisten dari salah satu pimpinan, asisten virtual juga biasanya ditugaskan sebagai admin media sosial. Fungsinya adalah untuk menjadi asisten para pengguna secara virtual.
Tugasnya meliputi komentar dan pesan terkait kendala yang dialami oleh pengguna melalui media sosial, mengunggah konten informatif, dan memahami wawasan yang diberikan oleh netizen terkait produk atau jasa perusahaan.
4. Melayani pelanggan
Selain menangani berbagai keluhan atau komentar di media sosial, beberapa perusahaan memberikan tugas kepada asisten virtual untuk juga melayani pelanggan melalui telepon. Tugas ini biasanya akan dibantu oleh customer service untuk melakukan koordinasi.
5. Mengelola email
Selain tugas media sosial, asisten virtual juga memiliki untuk mengelola email masuk.Biasanya, asisten virtual hanya membalas email yang berkaitan dengan produk perusahaan dan kendala yang terjadi untuk kemudian layanan pelanggan.
Skill Apa yang Dibutuhkan dari Virtual Assistant?
Meskipun tugas yang diemban terlihat sepele dan mudah dilakukan, seorang asisten virtual harus menguasai beberapa keahlian dan keteralmpilan. beberapa keterampilan bahkan tidak dimiliki oleh semua orang.
1. Komunikasi yang baik
Salah satu keterampilan yang wajib dikuasai oleh seorang asisten virtual adalah keterampilan komunikasi, baik komunikasi tertulis maupun komunikasi verbal. Sebab, asisten virtual akan selalu berkomunikasi dengan banyak orang, baik di dalam perusahaan maupun di luar perusahaan, seperti para pelanggan atau pelanggan.
2. Pengambilan keputusan
Seorang asisten virtual harus memiliki rasa pengambilan keputusan atau pengambil keputusan yang tepat. kadang-kadang, klien atau atasan akan sulit dihubungi karena kesibukan mereka. Dalam hal ini, pengambilan keputusan adalah salah satu kemampuan yang harus dikuasai oleh seorang asisten virtual.
3. Manajemen waktu
Tanpa manajemen waktu yang baik, seorang asisten virtual akan menyelesaikan semua pekerjaan. Manajemen waktu bisa dimulai dari membuat daftar tugas atau daftar tugas harian agar tidak terlewatkan. Selain itu, selalu buat catatan di kalender untuk jadwal lainnya agar tidak lupa.
4. Multitasking
Biasanya, asisten virtual akan melakukan beberapa pekerjaan dalam satu waktu. Misalnya, asisten virtual harus mengatur jadwal rapat dengan klien sambil memastikan bahwa tidak ada email yang terlewat agar jadwal yang dibuat tidak bentrok dengan jadwal lain.
5. Fokus dan konsentrasi
Seorang asisten virtual harus memiliki tingkat fokus dan konsentrasi yang tinggi. Hal ini diperlukan karena biasanya asisten virtual akan menyajikan situasi sulit, seperti balasan komentar negatif dari para pengguna media sosial atau keluhan dari pelanggan melalui telepon.
Dengan memiliki fokus dan konsentrasi yang tinggi, seorang asisten virtual lebih bisa mengendalikan emosi dan dapat menyelesaikan semua tugas tanpa hambatan.
Apa Hal yang Harus Dilakukan Sebelum Merekrut Virtual Assistant
Asisten virtual adalah pengubah permainan sebuah perusahaan dalam memberikan pelayanan kepada pelanggan. Sebab, kehadiran asisten virtual dapat menjadi garda terdepan perusahaan dalam kehadirannya di dunia maya.
Namun, ada beberapa hal yang harus diperhatikan sebelum merekrut asisten virtual. Cara merekrut asisten virtual pun dapat dilakukan dengan berbagai strategi agar tepat sesuai kebutuhan perusahaan. Berikut pembahasannya.
1. meja kerja secara jelas
Lingkup pekerjaan asisten virtual bisa dibilang sangat luas. Segala hal yang berhubungan dengan dunia virtual bisa menjadi tanggung jawab. Namun, tentu saja semua beban ini tidak mungkin diberikan hanya pada satu orang atau satu posisi saja.
Oleh karena itu, sebaiknya Anda terlebih dahulu memastikan tugas dan tanggung jawab apa yang harus dilakukan oleh asisten virtual.
2. Menulis persyaratan dan kualifikasi yang dibutuhkan
Cara merekrut asisten virtual selanjutnya adalah memastikan persyaratan dan kualifikasi yang dibutuhkan secara jelas. Hal ini akan menentukan seberapa tepat kandidat yang melamar lowongan pekerjaan Anda.
Anda juga harus menuliskan secara spesifik keterampilan apa yang dibutuhkan dari kandidat asisten virtual. Pada dasarnya, kemampuan komunikasi yang baik, manajemen waktu, dan kemampuan bekerja multitasking menjadi beberapa keterampilan yang diperlukan asisten virtual.
3. Memasang lowongan pekerjaan
Setelah menentukan semua persyaratan dan kualifikasi yang dibutuhkan, tentukan platform yang tepat untuk memposting lowongan.
untuk merekrut asisten virtual, sebaiknya posting lowongan di situs kerja terpercaya agar informasi lowongan pekerjaan dapat terpublikasikan dengan baik. Sebagai rekomendasi, Anda bisa menggunakan portal kerja GrabJobs.
Saat menggunakan GrabJobs, Anda bisa posting lowongan kerja di lebih dari 20 papan pekerjaan sekaligus.
Lowongan pekerjaan yang Anda posting secara otomatis akan disebarluaskan di berbagai media sosial, termasuk LinkedIn secara otomatis.
Di GrabJobs, Anda juga bisa memanfaatkan fitur sistem pelacakan pelamar (ATS) yang dapat digunakan untuk menyaring kandidat sebelum tahap wawancara.
Sistem ATS bermanfaat dalam profil kandidat dengan kualifikasi dan deskripsi pekerjaan yang dibutuhkan secara otomatis. Selain itu, GrabJobs juga memiliki fitur automasi lainnya, seperti Wawancara Chatbots, Penjadwal Wawancara, dan Analisis Rekrutmen.
Kapan Harus Rekrut Asisten Virtual?
Sebelum menjawab pertanyaan tersebut, sebaiknya Anda terlebih dahulu menganalisis pekerjaan apa yang membutuhkan bantuan asisten virtual. Dengan cara ini, Anda akan mengetahui prioritas tugas yang diperlukan.
Pada dasarnya, berikut adalah kondisi yang memungkinkan Anda membutuhkan asisten virtual di dalam perusahaan.
- Anda merasa kewalahan dengan tugas yang diemban setiap hari. Pada tahap ini, Anda berpikir bahwa Anda akan bisa mengerjakan tugas utama lebih baik jika memiliki waktu dan tenaga lebih banyak untuk fokus. Oleh karena itu, tugas-tugas lain seperti mengatur jadwal, menyusun data, dan membalas keluhan pelanggan yang bisa dilakukan oleh seorang asisten virtual.
- Anda memiliki bujet untuk merekrut seorang asisten virtual. Sebab, pekerjaan seorang asisten virtual tidak bisa dianggap mata. Jadi, Anda juga harus memberikan kewajiban yang sesuai dengan tugas dan tanggung jawab karyawan emban.
- Bisnis Anda berkembang pesat dan membutuhkan bantuan seorang asisten virtual untuk menyempurnakan tugas yang belum terselesaikan.
- Anda ingin meningkatkan kehadiran virtual agar lebih dekat dengan pelanggan dan menjawab semua pertanyaan atau keluhan mereka di media sosial.
Bagaimana Cara Mengelola Asisten Virtual?
Setelah Anda mengetahui cara merekrut asisten virtual, penting bagi Anda untuk memahami cara mengelola asisten virtual agar tugas dan tanggung jawab yang diemban dapat diselesaikan dengan efektif serta efisien.
1. Buat pelatihan dan setransparan mungkin
Pelatihan atau pelatihan adalah bagian terpenting dari proses rekrutmen asisten virtual. Memiliki asisten virtual yang akan membantu tugas Anda sebagai pemilik bisnis dan membantu perusahaan lebih lincah dalam menghadapi tantangan.
Rory Vaden dalam buku berjudul Menunda-nunda Tujuan menegaskan konsep ”Aturan 30x”. Dalam konsep ini, Anda harus melakukan 30x lebih banyak waktu untuk melakukan pelatihan pada satu tugas tertentu.
Misalnya, jika Anda membutuhkan waktu empat menit untuk menambahkan nama klien ke situs web perusahaan Anda, perlu waktu 120 menit atau dua jam untuk melatih asisten virtual Anda tentang cara melakukannya.
2. melakukan komunikasi dua arah dengan asisten virtual
Salah satu tugas terpenting manajer adalah memastikan setiap anggota tim mengerjakan tugas secara efektif. Untuk itu, Anda perlu memiliki hubungan yang baik dengan asisten virtual Anda. Pada setiap pertemuan, izinkan mereka untuk menyampaikan masukan atau mengajukan pertanyaan. Pastikan pula mereka memiliki semua yang dibutuhkan.
3. Delegasikan tugas sesuai keahlian
Pada suatu kondisi, Anda mungkin memiliki beberapa asisten virtual. Alih alih memberikan tugas yang sama dengan mereka, lebih baik bagi masing-masing tugas sesuai dengan keahlian yang paling menonjol yang mereka kuasai.
Sebagai contoh, asisten virtual A memiliki tugas utama dalam mengatur jadwal manajer dan klien, asisten virtual B memiliki tugas untuk mengelola media sosial, dan asisten virtual C mengembangkan tanggung jawab dalam mengelola data.
4. Menggunakan metrik untuk melihat produktivitas
Mungkin Anda akan memiliki kesulitan dalam melacak produktivitas asisten virtual karena tidak selalu berada di kantor untuk tatap muka. Oleh karena itu, sebaiknya manfaatkan berbagai macam alat ukur untuk mengetahui produktivitas masing-masing.
Misalnya, jika tugas mereka adalah meningkatkan jumlah kunjungan pada media sosial, pantau berapa postingan yang harus dikerjakan setiap minggu dan bagaimana kemajuan pada setiap postingan tersebut.
Sebagai kesimpuan, asisten virtual merupakan profesi yang cukup baru di Indonesia. Namun seiring perkembangan teknologi, profesi ini semakin diminati.
Hal terpenting adalah selalu melakukan terhadap tugas yang akan Anda berikan pada seorang asisten virtual. Bila sudah mendapatkan data yang jelas, Anda bisa langsung merekrut asisten virtual dengan memposting lowongan pekerjaan di GrabJobs. klik tautan ini untuk informasi lebih lanjut.
