Perkembangan teknologi yang semakin masif membuat banyak profesi baru bermunculan. Salah satunya adalah pekerjaan assistant virtuel atau asisten virtuel. Assistant virtuel bertugas sebagai orang yang membreikan layanan administratif et dukungan bisnis kepada perusahaan.
Berbeda dengan asisten yang bekerja di kantor, profesi asisten virtual bisa dikerjakan dari mana saja secara en ligne, bahkan dari negara yang berbeda.
Adapun beberapa manfaat perusahaan merekrut assistant virtuel adalah meningkatkan citra perusahaan dalam kehadirannya secara en ligne atau virtuel. Perusahaan juga bisa merekrut assistant virtuel dari berbagai negara di dunia sesuai dengan lingkup operasional mereka.
Pada artikel ini, Anda akan mengetahui lebih banyak informasi tentang assistante virtuelle cara merekrut dan compétence apa yang sebaiknya dimiliki oleh asisten virtuel. Berikut beberapa topik yang akan dibahas.
- Assistant virtuel Apa Pekerjaan ?
- Compétence Apa yang Dibutuhkan dari Virtual Assistant?
- Apa Hal yang Harus Dilakukan Sebelum Merekrut Assistant virtuel ?
- Assistant virtuel Kapan Harus Rekrut ?
- Assistante virtuelle Bagaimana Cara Mengelola ?
Pada dasarnya, asisten virtual memiliki beberapa pekerjaan yang harus dilakukan. Pekerjaannya jeu de mots tak sebatas menyelesaikan tugas administratif yang membosankan. Lebih dari itu, tugas yang dimiliki oleh asisten beragam virtuel dan cukup menantang.
Simak ulasan berikut untuk penjelasannya.
1. Assisten pribadi
Seperti namanya, asisten virtual memiliki tugas utama sebagai asisten pribadi seorang pimpinan di sebuah perusahaan. Tanggung jawabnya mulai dari menyusun agenda, mengatur jadwal, melakukan panggilan telepon, dan membalas email.
2. Données d'entrée
Tugas selanjutnya yang harus dilakukan assistant virtuel données d'entrée adalah. Tugasnya meliputi pengumpulan data, memeriksa keakuratan data, dan menghapus data yang salah atau tidak diperlukan.
3. Sosial des médias d'administration de Menjadi
Selain bertugas sebagai asisten dari salah satu pimpinan perusahaan, asisten virtual juga biasanya ditugaskan sebagai admin media sosial. Fungsinya adalah untuk menjadi asisten para pengguna secara virtual.
Tugasnya meliputi membalas komentar dan pesan terkait kendala yang dialami oleh pengguna melalui media sosial, mengunggah konten informatif, dan memahami aperçu yang diberikan oleh netizen terkait produk atau jasa perusahaan.
4. Pelanggan melayani
Selain bertugas menangani berbagai keluhan atau komentar di media sosial, beberapa perusahaan memberikan tugas kepada virtual assistant untuk juga melayani pelanggan melalui telepon. Tugas ini biasanya akan dibantu oleh service client jusqu'à melakukan koordinasi.
5. E-mail de Mengelola
Selain media sosial, assistant virtuel juga memiliki tugas untuk mengelola email masuk.Biasanya, assistant virtuel hanya membalas email yang berkaitan dengan produk perusahaan dan kendala yang terjadi untuk kemudian diteruskan ke service client.
Compétence Apa yang Dibutuhkan dari Virtual Assistant?
Meskipun tugas yang diemban terlihat sepele dan mudah dilakukan, soorang assistant virtuel harus menguasai beberapa keahlian dan keteralmpilan. Béberapa keterampilan tersebut bahkan tidak dimiliki oleh semua orang.
1. Komunikasi yang baïk
Salah satu keterampilan yang wajib dikuasai oleh seorang asisten compétence virtuelle adalah komunikasi, baik komunikasi tertulis maupun komunikasi verbal. Sebab, asisten virtual akan selalu berkomunikasi dengan banyak orang, entah itu di dalam perusahaan ataupun di luar perusahaan, yakni para client atau pelanggan.
2. Prise de décision
Seorang asisten harus virtuel memiliki sens de la prise de décision atau pengambil keputusan yang tepat. Terkadang, klien atau atasan akan sulit dihubungi karena kesibukan mereka. Dalam halini, la prise de décision adalah salah satu kemampuan yang harus dikuasai oleh seorang asisten virtuel.
3. Manajemen waktu
Tanpa manajemen waktu yang baik, seorang assisten virtual akan kewalahan dalam menyelesaikan semua pekerjaannya. Manajemen waktu bisa dimulai dari membuat liste de choses à faire atau daftar tugas harian agar tidak terlewat. Selain itu, selalu buat catatan di kalender untuk jadwal lainnya agar tidak lupa.
4. Multitâche
Biasanya, asisten virtuel akan melakukan beberapa pekerjaan dalam satu waktu. Misalnya, assistant virtuel harus mengatur jadwal réunion atasan dengan klien sambil memastikan bahwa tidak ada email terlewat agar jadwal yang dibuat tidak bentrok dengan jadwal lain.
5. Fokus et Konsentrasi
Seorang assistant virtuel harus memiliki tingkat fokus et konsentrasi yang tinggi. Hal ini diperlukan karena biasanya asisten virtual akan dihadapkan pada situasi sulit, seperti balasan komentar negative dari para pengguna media sosial atau keluhan dari pelanggan melalui telepon.
Dengan memiliki fokus dan konsentrasi yang tinggi, seorang asisten virtual lebih bisa mengendalikan emosi dan dapat menyelesaikan semua tugas tanpa hambatan.
Apa Hal yang Harus Dilakukan Sebelum Merekrut Assistant virtuel
Adala assistant virtuel changeur de jeu sebuah perusahaan dalam memberikan pelayanan kepada pelanggan. Sebab, assistant virtuel kehadiran dapat menjadi garda terdepan perusahaan dalam kehadirannya di dunia virtual.
Namun, ada beberapa hal yang harus diperhatikan sebelum merekrut assistant virtuel. Assistante virtuelle Cara merekrut jeu de mots dapat dilakukan dengan berbagai strategi agar tepat sesuai kebutuhan perusahaan. Berikut pembahasannya.
1. Memastikan job desk secara jelas
Lingkup pekerjaan asisten virtual bisa dibilang sangat luas. Segala hal yang berhubungan dengan dunia bisa virtuel menjadi tanggung jawabnya. Namun, tentu saja semua beban ini tidak mungkin diberikan hanya pada satu orang atau satu posisi saja.
Oleh karena itu, sebaiknya Anda memastikan terlebih dahulu tugas dan tanggung jawab apa yang mesti dilakukan oleh asisten virtuel.
2. Menulis persyaratan dan kualifikasi yang dibutuhkan
Cara merekrut assistant virtuel selanjutnya adalah memastikan persyaratan dan kualifikasi yang dibutuhkan secara jelas. Hal ini akan menentukan seberapa tepat kandidat yang melamar lowongan pekerjaan Anda.
Anda juga harus menuliskan secara spesifik keterampilan apa yang dibutuhkan dari kandidat asisten virtual. Pada dasarnya, kemampuan komunikasi yang baik, manajemen waktu, dan kemampuan bekerja multitâche menjadi beberapa keterampilan yang diperlukan asisten virtuel.
3. Publication de lowongan pekerjaan
Setelah menentukan semua persyaratan dan kualifikasi yang dibutuhkan, saatnya Anda menentukan plate-forme yang tepat untuk memposting lowongan.
Jusqu'à assistant virtuel merekrut, sebaiknya postant lowongan di situs kerja terpercaya agar informasi lowongan pekerjaan dapat terpublikasikan dengan baik. Sebagai rekomendasi, Anda bisa menggunakan portail kerja GrabJobs.
Saat menggunakan GrabJobs, Anda bisa memposting lowongan kerja di lebih dari 20 tableau d'emploi sékaligus.
Lowongan pekerjaan yang Anda postant juga secara otomatis akan disebarluaskan di berbagai media sosial, termasuk LinkedIn secara otomatis.
Di GrabJobs, Anda juga bisa memanfaatkan fitur système de suivi des candidats (ATS) yang dapat digunakan untuk menyaring kandidat sebelum tahap wawancara.
Sistem ATS bermanfaat dalam mencokkan profil kandidat dengan kualifikasi dan deskripsi pekerjaan yang dibutuhkan secara otomatis. Selain itu, GrabJobs juga memiliki fitur automasi lainnya, seperti Interviewer des chatbots, Planificateur d'entretiens, dan Analyse de recrutement.
Kapan Harus Rekrut Assistant Virtuel ?
Sebelum menjawab pertanyaan tersebut, sebaiknya Anda terlebih dahulu menganalisis pekerjaan apa yang membutuhkan assistant virtuel bantouan. Dengan cara ini, Anda akan mengetahui prioritas tugas yang diperlukan.
Pada dasarnya, berikut adalah kondisi yang memungkinkan Anda membutuhkan seorang virtual assistant di dalam perusahaan.
- Anda merasa kewalahan dengan tugas yang diemban setiap hari. Pada tahap ini, Anda berpikir bahwa Anda akan bisa mengerjakan tugas utama lebih baik jika memiliki waktu dan tenaga lebih banyak untuk fokus. Oleh karena itu, tugas lain seperti mengatur jadwal, données menyusun, dan membalas keluhan pelanggan bisa dikerjakan oleh seorang assistant virtuel.
- Anda memiliki bujet untuk merekrut seorang assistant virtuel. Sebab, pekerjaan seorang asisten tidak bisa dianggap sebelah mata. Jadi, Anda juga harus memberikan kewajiban yang sesuai dengan tugas dan tanggung jawab yang karyawan emban.
- Bisnis Anda berkembang secara pesat dan membutuhkan bantuan seorang asisten virtual untuk menyempurnakan tugas yang belum terselesaikan.
- Anda ingin meningkatkan kehadiran agar virtuel lebih dekat dengan pelanggan dan menjawab semua pertanyaan atau keluhan mereka di media sosial.
Assistante virtuelle Bagaimana Cara Mengelola ?
Setelah Anda mengetahui cara merekrut assistant virtuel, penting bagi Anda juga untuk memahami cara mengelola assistant virtuel agar tugas dan tanggung jawab yang diemban dapat diselesaikan dengan efektif serta efisien.
1. Buat pelatihan semudah dan setransparan mungkin
Atau Pelatihan formation adalah bagian terpenting dari proses rekrutmen asisten virtual. Memiliki asisten virtual yang terlatih akan meringankan tugas Anda sebagai pemilik bisnis dan membantu perusahaan lebih agile dalam menghadapi tantangan.
Rory Vaden dalam buku berjudul Procrastiner exprès menegaskan konsep « règle 30x ». Dalam konsep ini, Anda harus menghabiskan 30x lebih banyak waktu untuk melakukan pelatihan pada satu tugas tertentu.
Misalnya, jika Anda membutuhkan waktu empat menit untuk menambahkan nama klien ke situs web perusahaan Anda, perlu waktu 120 menit atau dua jam untuk melatih asisten virtual Anda tentang cara melakukannya.
2. Lakukan komunikasi dua arah dengan asisten virtual
Salah satu tugas terpenting manajer adalah memastikan setiap anggota tim mengerjakan tugas secara efektif. Untuk melakukannya, Anda perlu memiliki hubungan yang baik dengan assistant virtuel Anda. Pada setiap pertemuan, izinkan mereka menyampaikan masukan atau mengajukan pertanyaan. Pastikan pula mereka memiliki semua yang dibutuhkan.
3. Delegasikan tugas sesuai keahlian
Pada suatu kondisi, Anda mungkin memiliki beberapa asisten virtuel. Alih-alih memberikan tugas yang sama kepada mereka, lebih baik bagikan masing-masing tugas sesuai dengan keahlian yang paling menonjol yang mereka kuasai.
Sebagai contoh, assistant virtuel A memiliki tugas utama dalam mengatur jadwal manajer dan klien, assistant virtuel B memiliki tugas untuk mengelola media sosial, dan assistant virtuel C mengembang tanggung jawab dalam mengelola data.
4. Menggunakan metrik untuk melihat produktivitas
Mungkin Anda akan memiliki kesulitan dalam melacak produktivitas assistant virtuel karena tidak selalu berada di kantor untuk tatap muka. Oleh karena itu, sebaiknya manfaatkan berbagai macam outils de mesure untuk mengetahui produktivitas masing-masing.
Misalnya, jika tugas mereka adalah meningkatkan jumlah kunjungan pada media sosial, pantau berapa postingan yang harus kerjakan setiap minggu dan bagaimana progres pada setiap postingan tersebut.
Sebagai kesimpuan, assistant virtuel merupakan profesi yang cukup baru di Indonésie. Namun, seiring perkembangan teknologi, profesi ini semakin diminati.
Hal terpenting adalah selalu lakukan identifikasi terhadap tugas yang akan Anda berikan pada seorang assistant virtuel. Bila sudah mendapatkan data yang jelas, Anda bisa langsung merekrut assistant virtuel dengan memposting lowongan pekerjaan di GrabJobs. Cliquez tautan ini untuk informasi lebih lanjut.
