Perkembangan teknologi yang semakin masif membuat banyak profesi baru bermunculan. Salah satunya adalah pekerjaan assistente virtuale atau assistent virtual. Assistente virtuale bertugas sebagai orang yang memberikan layanan amministrativo dan dukungan bisnis kepada perusahaan.
Berbeda dengan assite yang bekerja di kantor, profesi assite virtual bisa dikerjakan dari mana saja secara online, bahkan dari negara yang berbeda.
Adapun beberapa manfaat perusahaan merekrut assistente virtuale adalah meningkatkan citra perusahaan dalam kehadirannya secara online atau virtual. Perusahaan juga bisa merekrut assistente virtuale dari berbagai negara di dunia sesuai dengan lingkup operasional mereka.
Pada artikel ini, Anda akan mengetahui lebih banyak informasi tentang assistente virtuale cara merekrut dan abilità apa yang sebaiknya dimiliki oleh assistent virtual. Berikut beberapa topik yang akan dibahas.
- Apa Pekerjaan Assistente virtuale?
- Abilità Apa yang Dibutuhkan dari Assistente virtuale?
- Apa Hal yang Harus Dilakukan Sebelum Merekrut Assistente virtuale?
- Kapan Harus Rekrut Assistente virtuale?
- Bagaimana Cara Mengelola Assistente Virtuale?
Pada dasarnya, assisti virtual memiliki beberapa pekerjaan yang harus dilakukan. Pekerjaannya pun tak sebatas menyelesaikan tugas administratif yang membosankan. Lebih dari itu, tugas yang dimiliki oleh assistent beragam virtuale e cukup menantang.
Simak ulasan berikut untuk penjelasannya.
1. Assisti pribadi
Seperti namanya, assist virtual memiliki tugas utama sebagai assist pribadi seorang pimpinan di sebuah perusahaan. Tanggung jawabnya mulai dari menyusun agenda, mengatur jadwal, melakukan panggilan telepon, dan membalas email.
2. Dati di immissione
Tugas selanjutnya yang harus dilakukan assistente virtuale dati di ingresso adalah. Dati Tugasnya meliputi pengumpulan, dati memeriksa keakuratan, dati dan menghapus yang salah atau tidak diperlukan.
3. Menjadi admin media sosial
Selain bertugas sebagai assistono dari salah satu pimpinan perusahaan, assistono virtual juga biasanya ditugaskan sebagai admin media sosial. Fungsinya adalah untuk menjadi assite per pengguna secara virtual.
Tugasnya meliputi membalas komentar dan pesan terkait kendala yang dialami oleh pengguna melalui media sosial, mengunggah konten informatif, dan memahami intuizione yang diberikan oleh netizen terkait produk atau jasa perusahaan.
4. Pelanggan Melayani
Selain bertugas menangani berbagai keluhan atau komentar di media sosial, beberapa perusahaan memberikan tugas kepada assistente virtuale untuk juga melayani pelanggan melalui telepon. Tugas ini biasanya akan dibantu oleh servizio clienti untuk melakukan koordinasi.
5. E-mail di Mengelola
Selain media sosial, assistente virtuale juga memiliki tugas untuk mengelola email masuk.Biasanya, virtual assistant hanya membalas email yang berkaitan dengan produk perusahaan dan kendala yang terjadi untuk kemudian diteruskan ke customer service.
Abilità Apa yang Dibutuhkan dari Assistente virtuale?
Meskipun tugas yang diemban terlihat sepele dan mudah dilakukan, seorang assistente virtuale harus menguasai beberapa keahlian dan keteralmpilan. Beberapà keterampilan tersebut bahkan tidak dimiliki oleh semua orang.
1. Komunikasi yang baik
Salah satu keterampilan yang wajib dikuasai oleh seorang assistent adalah virtuale abilità komunikasi, baik komunikasi tertulis maupun komunikasi verbale. Sebab, assist virtual akan selalu berkomunikasi dengan banyak orang, entah itu di dalam perusahaan ataupun di luar perusahaan, yakni per customer atau pelanggan.
2. Processo decisionale
Seorang assite virtual harus memiliki senso del processo decisionale atau pengambil keputusan yang tepat. Terkadang, klien atau atasan akan sulit dihubungi karena kesibukan mereka. Dalam hal ini, il processo decisionale adalah salah satu kemampuan yang harus dikuasai oleh seorang assistent virtual.
3. Manajemen waktu
Tanpa manajemen waktu yang baik, seorang asisten virtual akan kewalahan dalam menyelesaikan semua pekerjaannya. Manajemen waktu bisa dimulai dari membuat lista di cose da fare atau daftar tugas harian agar tidak terlewat. Selain itu, selalu buat catatan di kalender untuk jadwal lainnya agar tidak lupa.
4. Multitasking
Biasanya, assisten virtual akan melakukan beberapa pekerjaan dalam satu waktu. Misalnya, assistente virtuale harus mengatur jadwal meeting atasan dengan klien sambil memastikan bahwa tidak ada email terlewat agar jadwal yang dibuat tidak bentrok dengan jadwal lain.
5. Fokus dan konsentrasi
Seorang assistente virtuale harus memiliki tingkat fokus dan konsentrasi yang tinggi. Hal ini diperlukan karena biasanya assistent virtual akan dihadapkan pada situasi sulit, seperti balasan komentar negative dari para pengguna media sosial atau keluhan dari pelanggan melalui telepon.
Dengan memiliki fokus dan konsentrasi yang tinggi, seorang assite virtual lebih bisa mengendalikan emosi dan dapat menyelesaikan semua tugas tanpa hambatan.
Apa Hal yang Harus Dilakukan Sebelum Merekrut Assistente virtuale
Assistente virtuale adalah cambio di gioco sebuah perusahaan dalam memberikan pelayanan kepada pelanggan. Sebab, assistente virtuale kehadiran dapat menjadi garda terdepan perusahaan dalam kehadirannya di dunia virtual.
Namun, ada beberapa hal yang harus diperhatikan sebelum merekrut assistente virtuale. Cara Merekrut assistente virtuale pun dapat dilakukan dengan berbagai strategi agar tepat sesuai kebutuhan perusahaan. Berikut pembahasannya.
1. Banco di lavoro Memastikan secara jelas
Lingkup pekerjaan assite virtual bisa dibilang sangat luas. Segala hal yang berhubungan dengan dunia virtual bisa menjadi tanggung jawabnya. Namun, tentu saja semua beban ini tidak mungkin diberikan hanya pada satu oang atau satu posisi saja.
Oleh karena itu, sebaiknya Anda memastikan terlebih dahulu tugas dan tanggung jawab apa yang mesti dilakukan oleh asisten virtuale.
2. Menulis persyaratan dan kualifikasi yang dibutuhkan
Cara merekrut assistente virtuale selanjutnya adalah memastikan persyaratan dan kualifikasi yang dibutuhkan secara jelas. Hal ini akan menentukan seberapa tepat kandidat yang melamar lowongan pekerjaan Anda.
Anda juga harus menuliskan secara spesifik keterampilan apa yang dibutuhkan dari kandidat asisten virtual. Pada dasarnya, kemampuan komunikasi yang baik, manajemen waktu, dan kemampuan bekerja multitasking menjadi beberapa keterampilan yang diperlukan assist virtual.
3. Inserimento di lowongan pekerjaan
Setelah menentukan semua persyaratan dan kualifikasi yang dibutuhkan, saatnya Anda menentukan platform yang tepat untuk memposting lowongan.
Untuk assistente virtuale di merekrut, sebaiknya posting lowongan di situs kerja terpercaya agar informasi lowongan pekerjaan dapat terpublikasikan dengan baik. Sebagai rekomendasi, Anda bisa menggunakan portale kerja GrabJobs.
Saat menggunakan GrabJobs, Anda bisa memposting lowongan kerja di lebih dari 20 bacheca di lavoro sekaligus.
Lowongan pekerjaan yang Anda posting juga secara otomatis akan disebarluaskan di berbagai media sosial, termasuk LinkedIn secara otomatis.
Di GrabJobs, Anda juga bisa memanfaatkan fitur sistema di tracciamento dei candidati (ATS) yang dapat digunakan untuk menyaring kandidat sebelum tahap wawancara.
Sistem ATS bermanfaat dalam mencocokkan profil kandidat dengan kualifikasi dan deskripsi pekerjaan yang dibutuhkan secara otomatis. Selain itu, GrabJobs juga memiliki fitur automasi lainnya, seperti Chatbot per i colloqui, Programmatore interviste, dan Analisi delle assunzioni.
Kapan Harus Rekrut Assistente virtuale?
Sebelum menjawab pertanyaan tersebut, sebaiknya Anda terlebih dahulu menganalisi pekerjaan apa yang membutuhkan bantuan assistente virtuale. Dengan cara ini, Anda akan mengetahui prioritas tugas yang diperlukan.
Pada dasarnya, berikut adalah kondisi yang memungkinkan Anda membutuhkan seorang assistente virtuale di dalam perusahaan.
- Anda merasa kewalahan dengan tugas yang diemban setiap hari. Pada tahap ini, Anda berpikir bahwa Anda akan bisa mengerjakan tugas utama lebih baik jika memiliki waktu dan tenaga lebih banyak untuk fokus. Oleh karena itu, tugas lain seperti mengatur jadwal, menyusun data, dan membalas keluhan pelanggan bisa dikerjakan oleh seorang assistente virtuale.
- Anda memiliki bujet untuk merekrut seorang assistente virtuale. Sebab, pekerjaan seorang assistono virtual tidak bisa dianggap sebelah mata. Jadi, Anda juga harus memberikan kewajiban yang sesuai dengan tugas dan tanggung jawab yang karyawan emban.
- Bisnis Anda berkembang secara pesat dan membutuhkan bantuan seorang assite virtual untuk menyempurnakan tugas yang belum terselesaikan.
- Anda ingin meningkatkan kehadiran virtual agar lebih dekat dengan pelanggan dan menjawab semua pertanyaan atau keluhan mereka di media sosial.
Bagaimana Cara Mengelola Assistente Virtuale?
Setelah Anda mengetahui cara merekrut assistente virtuale, penting bagi Anda juga untuk memahami cara mengelola assistente virtuale agar tugas dan tanggung jawab yang diemban dapat diselesaikan dengan efektif serta efisien.
1. Buat pelatihan semudah dan setransparan mungkin
Pelatihan atau addestramento adalah bagian terpenting dari proses rekrutmen assist virtual. Memiliki assistono virtual yang terlatih akan meringankan tugas Anda sebagai pemilik bisnis dan membantu perusahaan lebih agile dalam menghadapi tantangan.
Rory Vaden dalam buku berjudul Procrastinare di proposito menegaskan konsep "Regola 30x". Dalam konsep ini, Anda harus menghabiskan 30x lebih banyak waktu untuk melakukan pelatihan pada satu tugas tertentu.
Misalnya, jika Anda membutuhkan waktu empat menit untuk menambahkan nama klien ke situs web perusahaan Anda, perlu waktu 120 menit atau dua jam untuk melatih assite virtual Anda tentang cara melakukannya.
2. Lakukan komunikasi dua arah dengan assisten virtuale
Salah satu tugas terpenting manajer adalah memastikan setiap anggota tim mengerjakan tugas secara efektif. Untuk melakukannya, Anda perlu memiliki hubungan yang baik dengan assistente virtuale Anda. Pada setiap pertemuan, izinkan mereka menyampaikan masukan atau mengajukan pertanyaan. Pastikan pula mereka memiliki semua yang dibutuhkan.
3. Delegasikan tugas sesuai keahlian
Pada suatu kondisi, Anda mungkin memiliki beberapa assist virtual. Alih-alih memberikan tugas yang sama kepada mereka, lebih baik bagikan masing-masing tugas sesuai dengan keahlian yang pallido menonjol yang mereka kuasai.
Sebagai contoh, assistente virtuale A memiliki tugas utama dalam mengatur jadwal manajer dan klien, assistente virtuale B memiliki tugas untuk mengelola media sosial, dan assistente virtuale C mengembang tanggung jawab dalam mengelola data.
4. Menggunakan metrik untuk melihat produktivitas
Mungkin Anda akan memiliki kesulitan dalam melacak produktivitas assistente virtuale karena tidak selalu berada di kantor untuk tatap muka. Oleh karena itu, sebaiknya manfaatkan berbagai macam strumenti di misurazione untuk mengetahui produktivitas masing-masing.
Misalnya, jika tugas mereka adalah meningkatkan jumlah kunjungan pada media sosial, pantau berapa postingan yang harus kerjakan setiap minggu dan bagaimana progres pada setiap postingan tersebut.
Sebagai kesimpuan, assistente virtuale merupakan profesi yang cukup baru di Indonesia. Namun, seiring perkembangan teknologi, profesi ini semakin diminati.
Hal terpenting adalah selalu lakukan identifikasi terhadap tugas yang akan Anda berikan pada seorang assistente virtuale. Bila sudah mendapatkan data yang jelas, Anda bisa langsung merekrut assistente virtuale dengan memposting lowongan pekerjaan di GrabJobs. Klik tautan ini untuk informasi lebih lanjut.
