Una descrizione del lavoro (nota anche come JD) è una narrazione scritta creata da un responsabile delle assunzioni o da un reclutatore. La narrazione scompone i compiti e le responsabilità generali associati a una posizione specifica.
Mettendo insieme un modello di descrizione del lavoro è un ottimo modo per semplificare il processo di assunzione e aiutarti a sentirti sicuro di scrivere descrizioni di lavoro chiare e di alta qualità che attirino il miglior candidato per ogni posizione.
Se sei un responsabile delle assunzioni che ha bisogno di aiuto per padroneggiare il formato standard di descrizione del lavoro e creare un ottimo modello di profilo di lavoro, continua a leggere.
Questa guida ti insegnerà tutto ciò che devi sapere, incluso il perché descrizione del lavoro importa e quali sono le cose più importanti da includere nelle tue descrizioni. Troverai anche un semplice modello da seguire, oltre a un esempio di come potrebbe essere la tua prossima descrizione.
Perché le descrizioni del lavoro sono importanti?
Una descrizione del lavoro ben scritta può fare una grande differenza quando stai cercando di attirare le persone più qualificate e di talento nella tua squadra. Di seguito sono riportati alcuni dei maggiori vantaggi che una buona descrizione del lavoro può offrire:
Chiarire le aspettative
Le descrizioni dei lavori scritte meglio eliminano la confusione e stabiliscono aspettative chiare per ogni candidato. Stabiliscono fin dall'inizio cosa comporta il lavoro e che tipo di credenziali una persona deve avere se vuole qualificarsi per la posizione aperta.
Semplifica il reclutamento
Descrizioni chiare del lavoro con un elenco distinto di requisiti del candidato semplificheranno naturalmente il numero di persone che faranno domanda per una posizione specifica.
Questo, a sua volta, ti offre un pool più piccolo di candidati tra cui scegliere e ti aiuta a semplificare l'intero processo di reclutamento. Ad esempio, non dovrai guadare molte domande da persone che non soddisfano i requisiti di base per creare una rosa di persone che si adattano bene.
Crea una scala retributiva equa
Descrizioni del lavoro ben scritte stabiliscono fasce salariali per le posizioni aperte.
Questo non fornisce solo ai candidati un'idea di quanto guadagneranno se otterranno il lavoro. Ti aiuta anche a creare un sistema più trasparente e a garantire che tutti i dipendenti che svolgono funzioni lavorative identiche o simili vengano retribuiti in modo equo (e in un modo sensato).
Garantire la conformità legale
La tua azienda potrebbe non essere legalmente obbligata a pubblicare e mantenere un certo standard per le descrizioni dei lavori. Tuttavia, ciò aiuta la tua organizzazione a mantenere la conformità con leggi vigenti sul lavoro, inclusi i seguenti:
- Legge sugli standard di lavoro equo: le descrizioni delle mansioni correttamente classificate come esenti o non esenti indicheranno l'idoneità allo straordinario per la persona che ricopre il ruolo.
- Legge sulla parità retributiva del 1963: Questa legge mira ad abolire la disparità di genere sul posto di lavoro; la tua descrizione del lavoro dovrebbe chiarire che non ci sono differenze retributive di genere o pregiudizi nella tua organizzazione.
- Titolo VII della legge sui diritti civili del 1964: questa legge vieta la discriminazione sul lavoro basata su razza, colore della pelle, religione, sesso o origine nazionale; quando scegli i candidati in base a fattori rilevanti, come quelli indicati nella descrizione del tuo lavoro, puoi dimostrare che le decisioni di assunzione non sono state basate su fattori discriminatori.
- Legge sulla sicurezza e la salute sul lavoro (OSHA): Descrivendo le condizioni di lavoro dell'azienda nella descrizione del lavoro, è possibile evitare di mettere qualcuno mal equipaggiato in una situazione potenzialmente pericolosa.
- Pari opportunità di lavoro: La tua descrizione del lavoro dovrebbe consentirti di condurre colloqui equi senza ignorare i gruppi di potenziali candidati.
- Discriminazione in base all'età nella legge sull'occupazione: I datori di lavoro (e le descrizioni delle mansioni che scrivono) non dovrebbero discriminare in base all'età senza un motivo valido per farlo.
- Legge sugli americani con disabilità: La tua descrizione del lavoro dovrebbe delineare chiaramente le funzioni essenziali del lavoro in modo che le persone con disabilità sappiano se è adatto o meno a loro. Questo può proteggerti dall'essere accusato di discriminazione basata sulle capacità.
Migliora la pianificazione delle persone
Buone descrizioni del lavoro aiutano anche nel processo di pianificazione della tua azienda. Ti aiutano a tenere traccia di tutte le posizioni disponibili presso la tua azienda e ti rendono più facile rimanere aggiornato su quali ruoli non sono ancora stati coperti e quali potresti dover riaprire in futuro.
Stabilisci gli standard per la revisione delle prestazioni
Idealmente, puoi riutilizzare la descrizione del tuo lavoro e utilizzarla per stabilire standard chiari per le revisioni delle prestazioni. Quando ti siedi per valutare i tuoi dipendenti e vedere come stanno andando, puoi fare riferimento alla descrizione del lavoro per determinare se soddisfano o meno determinati criteri e soddisfano le responsabilità per cui sono stati originariamente assunti.
Come scrivere una buona descrizione del lavoro?
Prima di entrare nello specifico del formato standard di descrizione del lavoro, affrontiamo alcuni elementi stilistici che ogni responsabile delle assunzioni dovrebbe prendere in considerazione.
Quando metti insieme una descrizione del lavoro da condividere su una bacheca di lavoro online, tieni a mente queste regole e linee guida relative al formato e allo stile del profilo di lavoro:
Sii specifico
Se vuoi attirare il candidato ideale nella tua azienda, devi scrivere una descrizione del lavoro che sia orientata verso di loro.
Sii il più specifico possibile con quello che vuoi quando si tratta di cose come requisiti di abilità, requisiti di istruzione e requisiti di esperienza. Ricorda, più sarai dettagliato con ciò che ti aspetti, più facile sarà trovare qualcuno che si adatti allo stampo e sarà una risorsa per la tua azienda.
Sii conciso
È importante essere specifici. Allo stesso tempo, però, è anche importante essere concisi e arrivare al punto.
Se la tua descrizione del lavoro è piena di paragrafi lunghi e non è ben formattata (ne parleremo più avanti), il candidato ideale potrebbe ignorarla e passare all'elenco successivo. Non alienare i grandi talenti perché la descrizione del tuo lavoro è scritta male o è difficile da capire.
Parla direttamente ai candidati
Quando inizi a scrivere, mettiti nei panni delle persone che leggeranno la tua descrizione del lavoro. Pensa a cosa cercheranno in un nuovo lavoro e trova il modo di allineare la tua posizione con quei bisogni e desideri. Ciò renderà la posizione allettante per il tipo di persone che desideri lavorare nella tua azienda.
Rendilo emozionante
Fai il possibile per rendere la tua descrizione del lavoro (e l'azienda per cui lavori) eccitante e attraente per i nuovi assunti.
Ciò è particolarmente importante quando evidenzi i vantaggi e i vantaggi offerti dal lavoro. Dopotutto, anche i lavori più noiosi del mondo possono essere resi più attraenti quando vengono forniti con una grande lista di vantaggi.
Non essere duro
Potresti avere aspettative rigide per i tuoi dipendenti e potresti cercare un tipo di persona molto specifico per ricoprire un ruolo aperto.
Allo stesso tempo, però, se ti imbatti in modo troppo duro nella descrizione del tuo lavoro, potresti finire per alienare le persone che si adattano bene, semplicemente perché pensano che la tua azienda non offra un ambiente di lavoro positivo.
Non essere misterioso
Scrivere una descrizione del lavoro non è un buon momento per lasciare indovinare le persone. Sii il più chiaro e diretto possibile e non tralasciare nessun dettaglio importante.
Se lasci delle lacune nella descrizione del lavoro, scoprirai che avrai più difficoltà a ricoprire il ruolo perché le persone saranno confuse sul fatto che siano candidati qualificati o meno. Questo crea più lavoro per te poiché dovrai eliminare più persone che non soddisfano i tuoi requisiti specifici.
Qual è il formato migliore per le descrizioni dei lavori?
Quando si crea un modello di descrizione della posizione, è importante includere determinate sezioni. C'è un formato di profilo di lavoro standard che seguiranno quasi tutti i modelli e le descrizioni dei lavori.
Ecco le sezioni essenziali che i migliori modelli di descrizione del lavoro presentano sempre:
Titolo di lavoro
Ogni descrizione del lavoro e modello di specifica del lavoro dovrebbe iniziare con un titolo chiaro. La ricerca mostra che 36 percento delle persone in cerca di lavoro cerca un lavoro online utilizzando il titolo della posizione che desidera, quindi questo è uno degli aspetti più importanti della tua inserzione.
Tieni presente, inoltre, che i siti di lavoro si comportano come mini motori di ricerca. Quando intitola le tue descrizioni in modo appropriato e usi parole chiave che le persone hanno maggiori probabilità di essere incluse nelle loro ricerche, è più facile per i candidati giusti trovare la tua inserzione e candidarsi per la posizione aperta.
Riepilogo del lavoro
Successivamente, dovrai includere un riepilogo del lavoro.
Se guardi un modello di descrizione del lavoro di esempio, includerà una ripartizione di ciò che il lavoro comporta e le principali responsabilità che i candidati dovranno svolgere se vengono assunti. Probabilmente includerà anche una ripartizione di chi il candidato riporterà in azienda (supervisore, capo squadra, capo contabile, ecc.).
La maggior parte delle persone in cerca di lavoro concorda sul fatto che il riepilogo del lavoro è una delle cose più importanti che cercano quando si considera una particolare posizione. Vogliono sapere subito cosa ci si aspetta da loro e che tipo di compiti dovranno svolgere.
Ruoli e responsabilità
Il prossimo slot che troverai sui migliori modelli di descrizione del lavoro è un posto per i ruoli e le responsabilità della posizione.
Questo è un elenco dettagliato delle attività che una persona dovrà svolgere se viene assunta per il lavoro. Dovrebbe presentare responsabilità specifiche come fare copie o programmare appuntamenti.
In questa sezione puoi anche analizzare le attività quotidiane che una persona svolgerà se viene scelta per il lavoro. È utile se puoi anche illustrare come questa persona si inserisce nell'azienda e come aiuta a svolgere la missione dell'azienda.
Qualifiche e competenze
Un modello di ruoli e responsabilità dovrebbe anche contenere un elenco di qualifiche e competenze specifiche che ogni candidato dovrebbe possedere.
La sezione delle qualifiche descrive il tipo di istruzione o formazione che una persona avrebbe dovuto ottenere prima di candidarsi per il lavoro. La sezione delle competenze, invece, include un elenco di competenze hard e soft che sono necessarie per svolgere bene il lavoro.
Quando si tratta di questa sezione, ricorda che meno può essere di più. Non è necessario includere un elenco completo di qualifiche e competenze richieste per trovare una soluzione ottimale. In effetti, se le liste sono troppo lunghe, a volte possono ritorcersi contro e dissuadere i candidati qualificati dall'applicare.
Vantaggi e impegni
Ogni modello JD dovrebbe includere uno spazio per l'elenco dei benefici per i dipendenti. Ciò include una ripartizione delle offerte di assicurazione sanitaria e dei benefici pensionistici, nonché un elenco di vantaggi derivanti dal lavoro presso la tua azienda specifica. Ad esempio, offrite tempo flessibile o permessi retribuiti illimitati? Se è così, questa è la sezione in cui prenderai nota di ciò.
Il tuo modello dovrebbe includere anche un luogo in cui affrontare gli impegni della tua azienda. Ad esempio, è qui che indicheresti che sei un datore di lavoro con pari opportunità e che hai un forte impegno per la diversità e l'inclusione.
Lista di controllo per la descrizione del lavoro
Ora che hai una migliore comprensione di un modello standard di ruoli e responsabilità, ecco una pratica lista di controllo a cui fare riferimento.
Questo elenco ti aiuterà a non tralasciare nulla dal tuo modello JD. Inoltre, ti sarà molto più facile scrivere in modo efficiente ottime descrizioni:
- Titolo di lavoro: Una breve descrizione delle responsabilità lavorative e della posizione.
- Dipartimento: L'area o il dipartimento dell'azienda in cui rientrerà il lavoro.
- Ruolo Panoramica: Elenca 2-3 funzioni principali del ruolo.
- Chiave Compiti: Elenco dettagliato dei principali compiti e compiti coinvolti nella posizione
- Responsabilità: Elenco dettagliato delle responsabilità che il candidato dovrà svolgere.
- Responsabilità: nominare la persona a cui il candidato riporterà se gli viene offerto il lavoro.
- Requisiti: Elenca requisiti come qualifiche formali, titoli accademici, controlli sull'occupazione, ecc.
- Posizione: Se c'è più di un ufficio? In caso affermativo, specificare quale sta cercando un nuovo dipendente.
- Panoramica/Missione dell'azienda: Una breve descrizione di ciò che fa l'azienda e della tua missione.
- Stipendio e benefici: Indica quanto verrà pagato il candidato e quali vantaggi e vantaggi riceverà.
- Istruzioni per l'applicazione: spiega come fare domanda
Se includi uno slot per ciascuna di queste cose nel modello dei doveri e delle responsabilità del personale, non avrai problemi a mettere insieme una descrizione del lavoro ben pianificata che semplifichi il tuo lavoro come responsabile delle assunzioni. Inizialmente potrebbe volerci del tempo per mettere insieme questo tipo di modello, ma ti ripagherà quando avrai a tua disposizione un elenco di candidati qualificati e ben abbinati.
Modello di descrizione del lavoro di base
Sei pronto a vedere un modello di specifica del lavoro in azione? Di seguito è riportato un modello di base delle mansioni e delle responsabilità del personale, oltre a una descrizione di esempio del lavoro per un ruolo di amministratore.
Puoi utilizzare questa guida per aiutarti a iniziare quando crei il tuo modello di descrizione del lavoro di esempio:
Lavoro: [Titolo di lavoro]
Descrizione del lavoro: [Lavoro] aiuterà nella missione [dell'azienda] da [aspettative giornaliere generali].
Responsabilità:
[Job Title] avrà le seguenti responsabilità e doveri:
- [Responsabilità 1]
- [Responsabilità 2]
- [Responsabilità 3]
- [Responsabilità 4]
- [Responsabilità 5]
Requisiti:
[Lavoro] deve avere le seguenti competenze, istruzione ed esperienza:
- [Requisito 1]
- [Requisito 2]
- [Requisito 3]
- [Requisito 4]
- [Requisito 5]
La missione dell'azienda:
[Azienda] si dedica a fornire [prodotto/servizio] a [mercato di destinazione].
Risarcimento:
[Azienda] fornirà il seguente compenso:
Benefici:
- Benefici medici:
- Prestazioni pensionistiche:
- Altri benefici:
Esempio di descrizione del lavoro
Lavoro: Assistente amministrativo
Descrizione del lavoro: L'assistente amministrativo lavorerà sotto il responsabile dell'ufficio e aiuterà nella missione di ABC Accounting di fornire servizi contabili professionali fornendo supporto amministrativo ad altri membri del team, rispondendo alle telefonate, programmando riunioni e dirigendo i clienti.
Responsabilità:
L'assistente amministrativo avrà le seguenti responsabilità e compiti:
- Rispondere ai telefoni e indirizzare le chiamate dei clienti al personale appropriato
- Pianificare riunioni tra clienti e commercialisti, nonché riunioni tra uffici
- Pianificare e assegnare progetti amministrativi
- Accogliere i clienti e indirizzarli agli uffici preposti per riunioni e consulenze
- Comunicare in modo educato e professionale per telefono, e-mail e per iscritto
- Manutenzione preventiva completa sulle apparecchiature per ufficio
- Mantenere l'inventario delle forniture controllando regolarmente le scorte
- Mantenere l'organizzazione e l'ordine dell'ufficio tra le visite dei clienti
Requisiti di abilità:
L'assistente amministrativo deve possedere le seguenti competenze, istruzione ed esperienza:
Abilità:
- Capacità di reportistica
- Capacità organizzative
- Capacità analitiche
- Professionalità
- Risoluzione dei problemi
- Capacità di gestione delle forniture
- Abilità di controllo dell'inventario
- Capacità di comunicazione verbale e scritta
Istruzione ed esperienza:
- Diploma di scuola superiore o equivalente
- 2+ anni di esperienza di assistenza amministrativa
- Esperienza con Microsoft Word, Excel e Outlook
La missione dell'azienda:
ABC Accounting è dedicato a fornire servizi di contabilità professionale e conveniente ai clienti nell'area di Denver.
Risarcimento:
ABC Accounting fornirà il seguente compenso: $17,50 all'ora
Benefici:
- Benefici medici: Assicurazione sanitaria, assicurazione dentistica, assicurazione della vista
- Benefici per la pensione: 4% 401(k) corrispondente
- Altri benefici: PTO generosa, pasti e snack gratuiti per i dipendenti, ufficio pet friendly, stipendio di viaggio
Usa questo modello di descrizione del lavoro oggi
Ora che sai cosa succede in un modello di descrizione del lavoro di qualità (e una descrizione del lavoro di qualità), è ora di mettersi al lavoro. Se utilizzi i suggerimenti per creare un modello di descrizione della posizione discussi sopra, non avrai problemi a mettere insieme descrizioni ben scritte ed efficaci per ogni ruolo aperto nella tua squadra.
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