Ad alcuni, può sembrare che una volta che una persona in cerca di lavoro qualificata viene reclutata e gli viene offerta una posizione presso un'azienda, il duro lavoro è finito. Tuttavia, in realtà, è vero il contrario.
Fornire ai nuovi assunti un’esperienza di onboarding completa è essenziale, sia per il dipendente che per il datore di lavoro. Introdurre e integrare nuovo personale nella tua organizzazione non è un'impresa da poco; dopo tutto, sono una novità assoluta per la tua attività aziendale e, in particolare, per la cultura del lavoro della tua azienda. Una transizione fluida che li ispiri e fornisca loro gli strumenti e le conoscenze per diventare membri produttivi del team è l'obiettivo finale di un processo di onboarding efficace.
In questo articolo forniremo un elenco di controllo completo di tutti i passaggi necessari per le aziende e le aziende che desiderano assumere nuovi assunti in modo rapido e senza intoppi.
Comprendere l'importanza dell'onboarding dei dipendenti
Una delle informazioni più importanti che gli imprenditori o i professionisti delle risorse umane possono seguire è una lista di controllo per l'onboarding dei dipendenti. Pone le basi per l'ingresso di nuovi talenti e i suoi contenuti aiutano a dare a questi lavoratori un'idea più chiara di ciò che rappresenta la tua azienda e di come le operazioni quotidiane vengono eseguite nel modo più efficace.
Il processo di inserimento dei dipendenti in qualsiasi azienda richiede in genere circa 90 giorni dall'inizio alla fine: se eseguito correttamente, il tasso di fidelizzazione dei dipendenti rimarrà elevato. Anche dopo molti cicli di ricerca, ricerca e colloqui (sia di persona che al telefono), c'è ancora molto lavoro da fare se e quando a un candidato è stata offerta e accettata una posizione.
In effetti, il lavoro più difficile avviene, probabilmente, durante il processo di onboarding e l’efficacia di questo processo dipende interamente dalla capacità del team di assunzione di metterlo insieme. Ecco perché avere una checklist efficace è fondamentale.
Cosa dovrebbe essere incluso in una lista di controllo per l'onboarding dei dipendenti?
Per i datori di lavoro che desiderano stabilire o rivedere il proprio processo, abbiamo messo insieme un elenco di controllo del piano di onboarding di 3 mesi semplificato ma completo che è possibile utilizzare per implementare e utilizzare in modo efficace per il follow-up. Indipendentemente dal modo in cui desideri utilizzare la lista di controllo per l'onboarding dei dipendenti, assicurati di seguire almeno tutti i punti elencati di seguito:
> Inizia con una lettera di offerta di congratulazioni
Il primo passo di un'esperienza di onboarding efficace dei dipendenti è offrire loro una lettera di offerta di congratulazioni. Ciò non solo comunica loro il valore del loro futuro contributo al tuo team, ma stabilisce il loro valore come dipendente. Seguendo i consueti elementi che precedono una lettera di offerta (ovvero controllo dei precedenti penali, follow-up delle referenze, test antidroga), un nuovo assunto dovrebbe essere accolto ufficialmente di persona, per telefono, ma soprattutto per iscritto.
Per i membri delle risorse umane, una volta accettata e restituita una lettera di offerta di congratulazioni, è in questa fase che la posizione pubblicizzata dovrebbe essere rimossa dal sito web dell'azienda e da tutti i canali di social media e banche del lavoro corrispondenti.
> Chiedi a tutti i dipartimenti interessati di impostare i propri account e programmi
Sappiamo tutti quanto possa essere difficile iniziare fisicamente un nuovo lavoro: il reparto IT è una delle aree dell'azienda su cui si fa più affidamento, quindi dare loro il maggior preavviso possibile sull'imminente giorno di inizio di un nuovo assunto è la chiave.
Prima di tutto, assicurati che il nuovo assunto disponga di un account di posta elettronica prima del primo giorno. Ciò garantisce che non siano mai tenuti fuori dal giro delle operazioni interne e che possano ricevere in ogni momento importanti e-mail amministrative. Il prima possibile, i membri delle risorse umane dovrebbero coordinarsi con l'IT, i singoli team di gestione e in particolare il reparto contabilità: i nuovi assunti devono essere impostati con un numero di dipendente e un profilo di contabilità fornitori in modo che non vi siano ritardi nella busta paga nei primi due anni. settimane di lavoro (altrimenti, questo può farli sentire sottovalutati e insultati).
> Conferma e proteggi tutti gli strumenti e i dispositivi necessari
Oltre a tutta la programmazione tecnica e l'accesso all'account di cui avranno bisogno fin dal primo giorno, i nuovi assunti dovrebbero ricevere tutti gli strumenti e i dispositivi aziendali pensati per aiutarli a svolgere correttamente il proprio lavoro. A seconda di ciò che fa l'azienda e di quanto sia rilevante per il suo lavoro, questi tipi di dispositivi possono includere telefoni cellulari, un laptop da lavoro, un mouse, cuffie: tutto ciò di cui hanno bisogno. Non avere un accesso immediato a questi strumenti può far sentire i dipendenti abbattuti, ma può anche dare loro la sensazione che la tua azienda sia disorganizzata, cosa a cui un nuovo assunto non dovrebbe mai pensare il primo giorno.
> Contattalo con un'e-mail di benvenuto
Dovrebbe trattarsi di un'e-mail completamente separata dalla lettera di offerta. Un'e-mail di benvenuto dovrebbe essere meno formale e più gradevole e dovrebbe includere tutte le informazioni rilevanti di cui un nuovo assunto avrà bisogno prima di iniziare il suo primo giorno in ufficio. In questa nota, assicurati di includere dettagli su parcheggio, accesso all'edificio, sicurezza, codice di abbigliamento aziendale e una carrellata completa di dove dovrebbero andare, quale ascensore prendere, a quale piano scendere... tutto ciò di cui avranno bisogno per arrivare alla loro nuova scrivania. Ciò consente ai nuovi assunti di arrivare sicuri e completamente preparati per iniziare il loro primo giorno.
> Preparare la documentazione
Ti aspetti che i tuoi nuovi assunti si presentino il primo giorno completamente preparati, quindi la stessa aspettativa dovrebbe essere valida per la tua azienda. Alla data di inizio, tieni a disposizione tutta la documentazione pertinente da condividere con il tuo dipendente: tutto ciò che richiede la sua firma, in modo che non ci siano ritardi nell'elaborazione.
Assicurati di includere tutte le informazioni relative alla retribuzione, ai documenti fiscali, ai benefici sanitari, ai contributi azionari e ad altri argomenti importanti. Inoltre, fornisci al tuo nuovo assunto un punto di riferimento amministrativo a cui possa rivolgersi direttamente per eventuali domande di follow-up.
> Configura la loro scrivania o spazio di lavoro dedicato
Anche se non si prevede che avranno molto lavoro da fare il primo giorno, i nuovi assunti meritano di avere uno spazio di lavoro, un ufficio o una scrivania dedicata assegnata loro prima del primo giorno. Ancora una volta, si tratta di far sentire apprezzati i tuoi dipendenti – e farli sedere in un angolo, o peggio, senza sedersi – può davvero costituire una pessima precedenza.
Hai tempo prima che inizino: rendi la configurazione del loro spazio di lavoro una priorità assoluta. Quindi, assicurati che sia fornito di strumenti e articoli di cancelleria pertinenti, di un telefono funzionante e persino di alcuni accessori a tema aziendale per far loro sapere davvero che sono un membro importante della famiglia lavorativa.
> Conferma l'ora di inizio Risorse umane
Una volta che hai la conferma che il tuo nuovo dipendente ha accettato l'offerta di lavoro, è questione di concordare la data e l'ora di inizio con le risorse umane, a seconda del preavviso che deve dare al precedente datore di lavoro o di eventuali piani di ferie esistenti che potrebbero avere, questi dettagli vengono solitamente definiti durante la fase del colloquio.
Chiedi al tuo contatto delle risorse umane di confermare la data e l'ora di inizio in modo che possano essere messe in atto ulteriori misure amministrative (ne parleremo più avanti...)
> Confermare la partecipazione all'orientamento
Se la tua azienda organizza riunioni di orientamento dedicate per i nuovi assunti, è una grande opportunità per coordinare la data di inizio del nuovo dipendente con tale riunione. Anche se non è sempre possibile, farli iniziare l'orientamento il primo giorno/settimana mette immediatamente il nuovo assunto in modalità lavorativa invece di farli iniziare in una data in cui nessuno è disponibile a mostrare loro le basi. Niente è meno stimolante per un nuovo dipendente che sedersi alla nuova scrivania il primo giorno senza niente da fare.
Le riunioni di orientamento forniscono ai nuovi assunti tutte le informazioni di cui hanno bisogno per conoscere i dipartimenti dell'azienda (al di fuori del proprio), rivedere la documentazione amministrativa, comprendere gli organigrammi del posto di lavoro e, soprattutto, la cultura dell'ufficio.
> Fornire una copia delle linee guida aziendali e/o del manuale del dipendente
Questo passaggio di solito avviene durante l'orientamento, ma se la tua azienda non prevede una riunione di onboarding dedicata, la condivisione della documentazione delle linee guida e delle politiche aziendali dovrebbe avvenire prima che ai nuovi assunti venga assegnato qualsiasi compito legato al lavoro. Probabilmente ci saranno ampi tempi di inattività durante la prima o due settimane del dipendente, quindi ogni opportunità di fornire loro informazioni pertinenti sull'azienda, tipo manuale, è fondamentale.
> Portali a fare un giro dell'ufficio
Questo può sembrare un gioco da ragazzi, ma dato quanto possono essere occupati alcuni uffici, può essere facile trascurarlo. I nuovi dipendenti dovranno conoscere l'ubicazione delle strutture aziendali cruciali (come fax e sale fotocopiatrici), per non parlare di servizi igienici, cucine e altri servizi. Non lasciarli vagare da soli senza meta in cerca di indicazioni: organizza un rapido tour della planimetria e fornisci quanti più dettagli possibili.
> Assegnare loro un tutor lavorativo
La tua attività è piena di impegni: questo è un dato di fatto. Ma per un nuovo assunto che ha appena iniziato, non esiste davvero una fase introduttiva migliore che affiancarlo a un mentore lavorativo, qualcuno (preferibilmente un dipendente di livello senior o un supervisore che lavora all'interno del suo dipartimento) che può ispirare e motivare condividendo allo stesso tempo le dettagli del business, dell'industria e dell'ufficio.
Se il tuo ufficio dispone di un programma formale di tutoraggio, questo è un ottimo modo per iniziare i nuovi assunti. Ma anche in veste non ufficiale, i mentori lavorativi forniscono il tipo di onboarding coinvolgente e approfondito che i manuali e le riunioni semplicemente non possono offrire.
> Informa il resto dell'ufficio del loro arrivo
Una volta confermata la data di inizio lavoro del nuovo dipendente, è importante inviare un promemoria interno a tutti i membri del team riguardo al suo imminente arrivo. Meglio ancora, se hai seminari o riunioni che coincidono con il giorno di inizio del nuovo assunto, questa è un'opportunità perfetta per sensibilizzare quante più persone possibile: anche se i presenti lavorano in altri dipartimenti, è sempre intelligente farlo far sentire le nuove persone accolte prima ancora che inizino.
Quando annunci l'arrivo di persona del nuovo assunto nel team, includi la sua posizione e cosa comporteranno le sue mansioni lavorative quotidiane. Prova a includere anche un'introduzione rompighiaccio, con alcuni fatti divertenti, interessi personali, hobby e così via. Questo tipo di accoglienza tende a incoraggiare i dipendenti attuali a mettersi in contatto con il nuovo arrivato.
> Assegnare loro le aspettative lavorative
Non è mai troppo presto per coinvolgere pienamente i nuovi assunti descrivendo le responsabilità quotidiane e cosa ci si può aspettare che portino sul tavolo. Non dovrebbe mai essere considerato aggressivo o prematuro definire le aspettative lavorative per i nuovi dipendenti il primo giorno. Al contrario, gli intraprendenti motivati saranno ansiosi di avere potenziali clienti in modo che possano stabilire i propri standard in termini di prestazioni e risultati.
> Richiedi feedback e segui regolarmente per contattare la base
Indipendentemente dal fatto che tu stesso o un membro del tuo team delle risorse umane siate disponibili, i follow-up di routine con i nuovi assunti dovrebbero essere sempre in primo piano. Questa fase finale dell’onboarding non solo dà ai nuovi dipendenti un senso di valore e apprezzamento, ma è anche un’altra opportunità per raccogliere feedback e determinare se si stanno adattando all’ambiente di lavoro e cogliendo le sfumature e le aspettative del loro ruolo.
Potrebbe essere più facile a dirsi che a farsi organizzare incontri individuali post-orientamento con tutti i nuovi assunti durante le ultime fasi del loro onboarding, ma è un punto di riferimento assolutamente essenziale, quindi dovresti sempre ritagliare una finestra dedicata nei tuoi programmi per farlo . Poni quante più domande di follow-up possibili e, ovviamente, dai ai nuovi assunti l'opportunità di aggiornarti sui loro progressi.
Ecco qua! Un elenco di controllo completo dei passaggi più importanti necessari per inserire in modo efficace nuovi dipendenti nella tua azienda. Seguendo questi punti, puoi essere certo che i nuovi assunti nella tua organizzazione non solo saranno ispirati a diventare membri della famiglia lavorativa più produttivi, ma anche che stai gettando le basi per la fidelizzazione dei dipendenti a lungo termine che soddisfi tutte le parti.
