Para alguns, pode parecer que, uma vez recrutado um candidato qualificado e oferecido um cargo em uma empresa, o trabalho árduo acabou. No entanto, na realidade, o oposto é verdadeiro.
Fornecer aos novos contratados uma experiência de integração abrangente é essencial – tanto para o funcionário quanto para o empregador. Apresentar e integrar novos funcionários em sua organização não é tarefa fácil; afinal, eles são totalmente novos na operação do seu negócio e, especificamente, na cultura de trabalho da sua empresa. Uma transição perfeita que os inspire e forneça as ferramentas e o conhecimento para se tornarem membros produtivos da equipe é o objetivo final de um processo de integração eficaz.
Neste artigo, forneceremos uma lista de verificação abrangente de todas as etapas necessárias para empresas e negócios que desejam integrar novas contratações de forma rápida e integrada.
Compreendendo a importância da integração de funcionários
Uma das informações mais importantes que os proprietários de empresas ou profissionais de RH podem seguir é uma lista de verificação de integração de funcionários. Ele prepara o terreno para a entrada de novos talentos e seu conteúdo ajuda a dar a esses funcionários uma noção maior do que sua empresa representa e de como as operações diárias são executadas de maneira mais eficaz.
O processo de integração de funcionários em qualquer empresa normalmente leva cerca de 90 dias do início ao fim – se for feito corretamente, a taxa de retenção de funcionários permanecerá alta. Mesmo depois de muitas rodadas de busca, prospecção e entrevistas (tanto pessoalmente quanto por telefone), ainda há um trabalho significativo a ser feito se e quando um candidato tiver sido oferecido e aceito uma posição.
Na verdade, o trabalho mais difícil é, sem dúvida, durante o processo de integração – e a eficácia desse processo depende inteiramente da montagem da equipe de contratação. É por isso que ter uma lista de verificação eficaz é fundamental.
O que deve ser incluído em uma lista de verificação de integração de funcionários?
Para os empregadores que desejam estabelecer ou revisar seus processos, elaboramos uma lista de verificação simplificada, porém abrangente, do plano de integração de 3 meses, que você pode usar para implementar e usar com eficácia para acompanhamento. Independentemente de como você deseja implementar sua lista de verificação de integração de funcionários, certifique-se de seguir pelo menos o máximo dos pontos listados abaixo:
> Comece com uma carta de oferta de felicitações
O primeiro passo para uma experiência eficaz de integração de funcionários é oferecer-lhes uma carta de oferta de felicitações. Isso não apenas comunica a eles o valor de suas futuras contribuições para sua equipe, mas também estabelece seu valor como funcionário. Seguindo os elementos habituais que precedem uma carta de oferta (ou seja, verificação de antecedentes criminais, acompanhamento de referências, testes de drogas), um novo contratado deve ser recebido oficialmente pessoalmente, por telefone, mas especialmente por escrito.
Para os membros de RH, uma vez aceita e devolvida uma carta de oferta de felicitações, é nesta fase que a vaga anunciada deverá ser removida do site da empresa e de todas as redes sociais e canais de banco de empregos correspondentes.
> Faça com que todos os departamentos relevantes configurem suas contas e programas
Todos nós sabemos como pode ser desafiador se preparar fisicamente para um novo emprego – o departamento de TI é uma das áreas mais confiáveis da empresa, portanto, avise-os com a maior antecedência possível sobre o dia iminente de início de uma nova contratação é a chave.
Em primeiro lugar, certifique-se de que o novo contratado possui uma conta de e-mail antes do primeiro dia. Isso garante que eles nunca sejam mantidos fora do circuito sobre as operações internas e que possam receber e-mails administrativos importantes a qualquer momento. O mais cedo possível, os membros de RH devem coordenar-se com a TI, com as equipes de gestão individuais e, especialmente, com o departamento de contabilidade – os novos contratados precisam ter um número de funcionário e um perfil de contas a pagar para que não haja atrasos nos salários nos dois primeiros semanas de emprego (caso contrário, isso pode fazer com que se sintam desvalorizados e insultados).
> Confirme e proteja todas as ferramentas e dispositivos necessários
Além de toda a programação técnica e acesso à conta de que precisarão no primeiro dia, os novos contratados devem receber todas as ferramentas e dispositivos de negócios destinados a ajudá-los a fazer seu trabalho corretamente. Dependendo do que a empresa faz e da relevância para o seu trabalho, esses tipos de dispositivos podem incluir telefones celulares, um laptop de trabalho, um mouse, fones de ouvido – tudo o que eles precisam. Não ter acesso imediato a essas ferramentas pode fazer com que os funcionários se sintam desanimados, mas também pode dar-lhes a sensação de que seu negócio está desorganizado, o que nunca é algo em que um novo contratado deveria pensar no primeiro dia.
> Entre em contato com um e-mail de boas-vindas
Este deve ser um e-mail completamente separado da carta de oferta. Um e-mail de boas-vindas deve ser menos formal e mais pessoal – e deve incluir todas as informações relevantes que um novo contratado precisará antes de iniciar seu primeiro dia no escritório. Nesta nota, certifique-se de incluir detalhes sobre estacionamento, acesso ao prédio, segurança, código de vestimenta da empresa e um resumo completo de onde eles devem ir, qual elevador pegar, em que andar descer... tudo o que eles precisam para chegar para sua nova mesa. Isso permite que os novos contratados cheguem confiantes e totalmente preparados para iniciar o primeiro dia.
> Prepare sua papelada
Você espera que seus novos contratados cheguem no primeiro dia totalmente preparados, portanto, a mesma expectativa deve existir para sua empresa. Na data de início, tenha toda a documentação relevante disponível para compartilhar com seu funcionário – tudo e qualquer coisa que exija sua assinatura, para que não haja atrasos no processamento.
Certifique-se de incluir todas as informações sobre pagamento, documentos fiscais, benefícios de saúde, contribuições em ações e outros tópicos importantes. E também, forneça ao seu novo contratado um responsável administrativo com quem ele possa entrar em contato diretamente para qualquer dúvida de acompanhamento.
> Configure sua mesa ou espaço de trabalho dedicado
Mesmo que você não preveja que eles terão muito trabalho para fazer no primeiro dia, os novos contratados merecem ter um cubículo de trabalho, escritório ou mesa dedicada atribuído a eles antes do primeiro dia. Novamente, tudo se resume a fazer com que seus funcionários se sintam valorizados – e tê-los sentados em um canto, ou pior – sem nenhum lugar para sentar – pode realmente estabelecer uma má precedência.
Você tem tempo antes de eles começarem: faça da configuração do espaço de trabalho uma grande prioridade. Em seguida, certifique-se de que ele esteja abastecido com ferramentas e itens de papelaria relevantes, um telefone funcional e até mesmo alguns acessórios com o tema da empresa para que eles realmente saibam que são um membro importante da família profissional.
> Confirme o horário de início Recursos Humanos
Depois de ter a confirmação de que seu novo funcionário aceitou a oferta de emprego, é uma questão de combinar a data e hora de início com o RH - dependendo de quanto aviso eles precisam dar ao empregador anterior ou de quaisquer planos de férias existentes que possam tiver, esses detalhes geralmente são finalizados durante a fase de entrevista.
Peça ao seu contato de RH para confirmar a data e hora de início para que medidas administrativas adicionais possam ser implementadas (mais sobre isso mais tarde…)
> Confirme sua presença na orientação
Se a sua empresa realiza reuniões dedicadas de orientação para novas contratações, é uma ótima oportunidade para coordenar a data de início do novo funcionário com a referida reunião. Embora nem sempre seja possível, fazer com que eles comecem a orientação no primeiro dia/semana coloca seu novo contratado imediatamente no modo de trabalho, em vez de fazê-los começar em uma data em que não há ninguém disponível para mostrar-lhes o que fazer. Nada é menos inspirador para um novo funcionário do que sentar-se em sua nova mesa no primeiro dia sem nada para fazer.
As reuniões de orientação fornecem aos novos contratados todas as informações de que precisam para aprender sobre os departamentos da empresa (fora dos seus), revisar sua documentação administrativa, compreender os organogramas do local de trabalho e, o mais importante, a cultura do escritório.
> Forneça uma cópia das diretrizes da empresa e/ou manual do funcionário
Essa etapa geralmente ocorre durante a orientação, mas se sua empresa não incluir uma reunião de integração dedicada, o compartilhamento da documentação das diretrizes e políticas de negócios deve acontecer antes que os novos contratados sejam encarregados de qualquer tarefa relacionada ao trabalho. Provavelmente haverá um amplo tempo de inatividade durante as primeiras duas semanas do funcionário, portanto, qualquer oportunidade de fornecer-lhes informações relevantes sobre a empresa, como um manual, é fundamental.
> Leve-os para um tour pelo escritório
Isso pode parecer óbvio, mas considerando o quão ocupados alguns escritórios podem estar, pode ser fácil ignorar. Os novos funcionários precisarão saber a localização de recursos comerciais cruciais (como máquinas de fax e salas de copiadoras), sem mencionar banheiros, cozinhas e outras comodidades. Não os deixe vagar sem rumo por conta própria em busca de orientação – prepare um tour rápido pela planta baixa e forneça o máximo de detalhes possível.
> Designe-lhes um mentor de trabalho
Sua empresa está ocupada – isso é um dado adquirido. Mas para um novo contratado que acabou de começar, não há melhor estágio introdutório do que combiná-lo com um mentor de trabalho, alguém (de preferência um funcionário de nível sênior ou supervisor trabalhando em seu departamento) que possa inspirar e motivar ao mesmo tempo que compartilha o meandros do negócio, da indústria e do escritório.
Se o seu escritório tiver um programa formal de mentoria, esta é uma ótima maneira para novos contratados começarem. Mas mesmo em uma capacidade não oficial, os mentores de trabalho fornecem o tipo de integração envolvente e perspicaz que manuais e reuniões simplesmente não conseguem.
> Informe ao resto do escritório sobre sua chegada
Assim que a data de início do seu novo funcionário for confirmada, é importante enviar um memorando interno a todos os membros da equipe sobre sua chegada iminente. Melhor ainda, se você tiver algum workshop ou reunião municipal que coincida com o dia de início da nova contratação, esta é uma oportunidade perfeita para conscientizar o maior número de pessoas possível - mesmo que os presentes trabalhem em outros departamentos, é sempre inteligente fazer com que novas pessoas se sintam bem-vindas antes mesmo de começarem.
Ao anunciar pessoalmente a chegada do novo contratado da equipe, inclua seu cargo e as tarefas diárias de trabalho. Tente incluir também uma introdução para quebrar o gelo, apresentando algumas curiosidades, interesses pessoais, hobbies e assim por diante. Esse tipo de acolhimento tende a incentivar os funcionários atuais a se aproximarem do recém-chegado.
> Atribua-lhes expectativas de trabalho
Nunca é cedo demais para incluir totalmente os novos contratados, descrevendo as responsabilidades do dia a dia – além do que se pode esperar que eles tragam para a mesa. Nunca deve ser considerado agressivo ou prematuro definir expectativas de trabalho para novos funcionários no primeiro dia. Pelo contrário, os empreendedores motivados estarão ansiosos por ter perspectivas definidas para que possam estabelecer os seus próprios padrões de desempenho e entrega.
> Solicite feedback e faça acompanhamento regularmente para entrar em contato
Quer você ou um membro de sua equipe de RH esteja disponível, o acompanhamento de rotina com os novos contratados deve estar sempre em mente. Esta fase final de integração não só dá aos novos colaboradores uma sensação de valor e apreciação, mas também é outra oportunidade para recolher feedback e determinar se estão a adaptar-se ao ambiente de trabalho e a compreender as nuances e expectativas do seu papel.
Pode ser mais fácil falar do que fazer realizar reuniões individuais de pós-orientação com todos os novos contratados durante os últimos estágios de sua integração, mas é uma referência absolutamente essencial, portanto, você deve sempre criar uma janela dedicada em sua agenda para que isso seja feito. . Faça tantas perguntas de acompanhamento quanto possível e, claro, dê aos novos contratados a oportunidade de informá-lo sobre seu progresso.
Aí está! Uma lista de verificação abrangente das etapas mais importantes necessárias para integrar efetivamente novos funcionários à sua empresa. Com esses pontos seguidos, você pode ter certeza de que os novos contratados em sua organização não estão apenas inspirados a se tornarem membros mais produtivos do trabalho e da família, mas também de que você está estabelecendo as bases para a retenção de funcionários a longo prazo, o que mantém todas as partes felizes.
