Para algunos, puede parecer que una vez que se contrata a un solicitante de empleo calificado y se le ofrece un puesto en una empresa, el trabajo duro ha terminado. Sin embargo, en realidad ocurre todo lo contrario.
Proporcionar a los nuevos empleados una experiencia de incorporación integral es esencial, tanto para el empleado como para el empleador. Introducir e integrar nuevo personal en su organización no es tarea fácil; después de todo, son completamente nuevos para las operaciones comerciales y, específicamente, para la cultura laboral de su empresa. Una transición fluida que los inspire y les brinde las herramientas y el conocimiento para convertirse en miembros productivos del equipo es el objetivo final de un proceso de incorporación eficaz.
En este artículo, proporcionaremos una lista de verificación completa de todos los pasos necesarios para las empresas y negocios que buscan incorporar nuevos empleados de forma rápida y sin problemas.
Comprender la importancia de la incorporación de empleados
Una de las piezas de información más importantes que pueden seguir los propietarios de empresas o los profesionales de recursos humanos es una lista de verificación de incorporación de empleados. Prepara el escenario para la incorporación de nuevos talentos y su contenido ayuda a que estos trabajadores tengan una mayor idea de lo que representa su empresa y de cómo se ejecutan las operaciones diarias de manera más efectiva.
El proceso de incorporación de empleados en cualquier empresa suele tardar unos 90 días de principio a fin; si se realiza correctamente, la tasa de retención de empleados seguirá siendo alta. Incluso después de muchas rondas de búsqueda, prospección y entrevistas (tanto en persona como por teléfono), todavía queda mucho trabajo por hacer si a un candidato se le ha ofrecido y aceptado un puesto.
De hecho, podría decirse que el trabajo más duro es durante el proceso de incorporación, y la eficacia de este proceso depende completamente de que el equipo de contratación lo organice. Por eso es clave tener una lista de verificación eficaz.
¿Qué se debe incluir en una lista de verificación de incorporación de empleados?
Para los empleadores que buscan establecer o revisar su proceso, hemos elaborado una lista de verificación del plan de incorporación de 3 meses, simplificada pero completa, que puede usar para implementarla de manera efectiva y utilizarla para el seguimiento. Independientemente de cómo desee implementar su lista de verificación de incorporación de empleados, asegúrese de seguir al menos tantos de los puntos que se enumeran a continuación:
> Comience con una carta de oferta de felicitación
El primer paso para una experiencia de incorporación de empleados eficaz es ofrecerles una carta de oferta de felicitación. Esto no solo les comunica el valor de sus futuras contribuciones a su equipo, sino que también establece su valor como empleado. Siguiendo los elementos habituales que preceden a una carta de oferta (es decir, una verificación de antecedentes penales, seguimiento de referencias, pruebas de drogas), un nuevo empleado debe ser recibido oficialmente en persona, por teléfono, pero especialmente escrito.
Para los miembros de RR.HH., una vez que se ha aceptado y devuelto una carta de oferta de felicitación, es en esta etapa cuando el puesto anunciado debe eliminarse del sitio web de la empresa y de todas las redes sociales y canales de bolsa de trabajo correspondientes.
> Haga que todos los departamentos relevantes configuren sus cuentas y programas
Todos sabemos lo difícil que puede ser instalarse físicamente en un nuevo trabajo: el departamento de TI es una de las áreas de mayor confianza de la empresa, por lo que se debe avisarles con la mayor antelación posible sobre el inminente día de inicio de un nuevo empleado. es clave.
En primer lugar, asegúrese de que el nuevo empleado tenga una cuenta de correo electrónico antes del primer día. Esto garantiza que nunca se mantengan al tanto de las operaciones internas y que puedan recibir correos electrónicos administrativos importantes en todo momento. Lo antes posible, los miembros de RRHH deben coordinarse con TI, los equipos de gestión individuales y, especialmente, el departamento de contabilidad; los nuevos empleados deben configurarse con un número de empleado y un perfil de cuentas por pagar para que no haya retrasos en los cheques de pago en sus dos primeros semanas de empleo (de lo contrario, esto puede hacer que se sientan infravalorados e insultados).
> Confirme y asegure todas sus herramientas y dispositivos necesarios
Además de toda la programación técnica y el acceso a la cuenta que necesitarán desde el primer día, los nuevos empleados deben recibir todas las herramientas y dispositivos comerciales destinados a ayudarles a hacer bien su trabajo. Dependiendo de lo que haga la empresa y de su relevancia para su trabajo, este tipo de dispositivos pueden incluir teléfonos móviles, una computadora portátil de trabajo, un mouse, auriculares, todo lo que necesiten. No tener fácil acceso a estas herramientas puede hacer que los empleados se sientan abatidos, pero también puede darles la sensación de que su negocio está desorganizado, algo en lo que un nuevo empleado nunca debería pensar en su primer día.
> Comuníquese con un correo electrónico de bienvenida
Este debe ser un correo electrónico completamente independiente de la carta de oferta. Un correo electrónico de bienvenida debe ser menos formal y más afable, y debe incluir toda la información relevante que un nuevo empleado necesitará antes de comenzar su primer día en la oficina. En esta nota, asegúrese de incluir detalles sobre estacionamiento, acceso al edificio, seguridad, código de vestimenta de la empresa y un resumen completo de dónde deben ir, qué ascensor tomar, en qué piso bajarse... todo lo que necesitarán para llegar. a su nuevo escritorio. Esto permite que los nuevos empleados lleguen confiados y completamente preparados para comenzar su primer día.
> Preparar su documentación
Espera que sus nuevos empleados se presenten el primer día completamente preparados, por lo que la misma expectativa debe existir para su empresa. En la fecha de inicio, tenga disponible toda la documentación relevante para compartir con su empleado: todo y cualquier cosa que requiera su firma, para que no haya demoras en el procesamiento.
Asegúrese de incluir toda la información sobre salarios, documentos fiscales, beneficios de salud, contribuciones de acciones y otros temas importantes. Y también, proporcione a su nuevo empleado una persona administrativa de contacto con la que pueda comunicarse directamente si tiene alguna pregunta de seguimiento.
> Configurar su escritorio o espacio de trabajo exclusivo
Incluso si no anticipa que tendrán mucho trabajo que hacer el primer día, los nuevos empleados merecen que se les asigne un cubículo de espacio de trabajo, una oficina o un escritorio exclusivo antes del primer día. Una vez más, todo se reduce a hacer que sus empleados se sientan valorados, y tenerlos sentados en un rincón, o peor aún, sin ningún lugar donde sentarse, realmente puede sentar un mal precedente.
Tienes tiempo antes de que comiencen: haz de la configuración de su espacio de trabajo una prioridad importante. Luego, asegúrese de que esté equipado con herramientas y artículos de papelería relevantes, un teléfono que funcione e incluso algunos accesorios temáticos de la empresa para que realmente sepan que son un miembro importante de la familia laboral.
> Confirmar su hora de inicio Recursos Humanos
Una vez que tenga la confirmación de que su nuevo empleado ha aceptado la oferta de trabajo, es cuestión de acordar su fecha y hora de inicio con Recursos Humanos, dependiendo de cuánto aviso deba avisar a su empleador anterior o de cualquier plan de vacaciones existente que pueda tener. Si tiene, estos detalles generalmente se ultiman durante la etapa de entrevista.
Haga que su contacto de Recursos Humanos confirme su fecha y hora de inicio para que se puedan implementar medidas administrativas adicionales (más sobre esto más adelante...)
> Confirmar su asistencia a la orientación.
Si su empresa realiza reuniones de orientación dedicadas a los nuevos empleados, es una gran oportunidad para coordinar la fecha de inicio del nuevo empleado con dicha reunión. Si bien no siempre es posible, hacer que comiencen la orientación en su primer día/semana pone a su nuevo empleado inmediatamente en modo de trabajo en lugar de hacer que comiencen en una fecha en la que no hay nadie disponible para mostrarles los entresijos. Nada es menos inspirador para un nuevo empleado que sentarse en su nuevo escritorio el primer día sin nada que hacer.
Las reuniones de orientación brindan a los nuevos empleados toda la información que necesitan para conocer los departamentos de la empresa (aparte del suyo), revisar su documentación administrativa, comprender los organigramas del lugar de trabajo y, lo más importante, la cultura de la oficina.
> Proporcionar una copia de las directrices de la empresa y/o del manual del empleado.
Este paso generalmente se lleva a cabo durante la orientación, pero si su empresa no incluye una reunión de incorporación dedicada, se debe compartir la documentación de las pautas y políticas comerciales antes de que a los nuevos empleados se les asigne cualquier tarea relacionada con el trabajo. Es probable que haya mucho tiempo de inactividad durante la primera o segunda semana del empleado, por lo que cualquier oportunidad de brindarles información relevante tipo manual sobre la empresa es clave.
> Llévelos a recorrer la oficina
Esto puede parecer una obviedad, pero dado lo ocupadas que pueden estar algunas oficinas, puede ser fácil pasarlo por alto. Los nuevos empleados necesitarán conocer la ubicación de elementos comerciales cruciales (como máquinas de fax y salas de fotocopias), sin mencionar los baños, cocinas y otras comodidades. No permita que deambulen solos sin rumbo buscando dirección: programe un recorrido rápido por el plano y brinde tantos detalles como sea posible.
> Asignarles un mentor laboral
Su negocio está ocupado, eso es un hecho. Pero para un nuevo empleado que acaba de comenzar, realmente no hay mejor etapa introductoria que emparejarlo con un mentor laboral, alguien (preferiblemente un empleado de alto nivel o un supervisor que trabaje dentro de su departamento) que pueda inspirar y motivar al mismo tiempo que comparte el entresijos del negocio, la industria y la oficina.
Si su oficina tiene un programa de tutoría formal, esta es una excelente manera de comenzar para los nuevos empleados. Pero incluso en una capacidad no oficial, los mentores laborales brindan el tipo de incorporación interesante y reveladora que los manuales y las reuniones simplemente no pueden ofrecer.
> Informar al resto de la oficina sobre su llegada.
Una vez confirmada la fecha de inicio de su nuevo empleado, es importante enviar una nota interna a todos los miembros del equipo sobre su inminente llegada. Mejor aún, si tiene talleres o reuniones públicas que coincidan con el día de inicio del nuevo empleado, esta es una oportunidad perfecta para concienciar a la mayor cantidad de personas posible; incluso si los asistentes trabajan en otros departamentos, siempre es inteligente Haga que las personas nuevas se sientan bienvenidas incluso antes de comenzar.
Al anunciar la llegada en persona del nuevo empleado del equipo, incluya su puesto y lo que implicarán sus tareas laborales diarias. Intente incluir también una introducción para romper el hielo, que incluya algunos datos divertidos, intereses personales, pasatiempos, etc. Este tipo de bienvenida tiende a animar a los empleados actuales a acercarse al recién llegado.
> Asígnales expectativas laborales
Nunca es demasiado pronto para involucrar plenamente a los nuevos empleados describiéndoles las responsabilidades diarias, además de lo que se puede esperar que aporten. Nunca debe considerarse agresivo o prematuro establecer expectativas laborales para los nuevos empleados en su primer día. Por el contrario, los emprendedores motivados estarán ansiosos por contar con prospectos que les permitan establecer sus propios estándares de desempeño y entrega.
> Solicitar comentarios y realizar un seguimiento periódico hasta la base de contacto
Ya sea que usted o un miembro de su equipo de recursos humanos esté disponible, los seguimientos de rutina con los nuevos empleados siempre deben ser una prioridad. Esta etapa final de la incorporación no solo brinda a los nuevos empleados una sensación de valor y aprecio, sino que también es otra oportunidad para recopilar comentarios y determinar si se están adaptando al entorno laboral y comprendiendo los matices y expectativas de su función.
Puede ser más fácil decirlo que hacerlo celebrar reuniones individuales posteriores a la orientación con todos los nuevos empleados durante las últimas etapas de su incorporación, pero es un punto de referencia absolutamente esencial, por lo que siempre debes crear una ventana dedicada en tus horarios para hacerlo. . Haga tantas preguntas de seguimiento como sea posible y, por supuesto, brinde a los nuevos empleados la oportunidad de informarle sobre su progreso.
¡Ahí tienes! Una lista de verificación completa de los pasos más importantes necesarios para incorporar eficazmente nuevos empleados a su empresa. Si sigue estos puntos, puede estar seguro de que los nuevos empleados de su organización no solo estarán inspirados para convertirse en miembros más productivos de su familia y su trabajo, sino que también estará sentando las bases para una retención de empleados a largo plazo que mantenga felices a todas las partes.
