Bagi sebagian orang, sepertinya begitu pencari kerja yang memenuhi syarat direkrut dan ditawari posisi di sebuah perusahaan, kerja kerasnya sudah berakhir. Namun kenyataannya justru sebaliknya.
Memberikan pengalaman orientasi yang komprehensif kepada karyawan baru sangat penting––baik bagi karyawan maupun pemberi kerja. Memperkenalkan dan mengintegrasikan staf baru ke dalam organisasi Anda bukanlah hal yang mudah; lagi pula, mereka adalah hal baru dalam operasi bisnis Anda dan, khususnya, budaya kerja perusahaan Anda. Transisi mulus yang menginspirasi mereka dan memberi mereka alat serta pengetahuan untuk menjadi anggota tim yang produktif adalah tujuan akhir dari proses orientasi yang efektif.
Dalam artikel ini, kami akan memberikan daftar periksa komprehensif tentang semua langkah yang diperlukan bagi perusahaan dan bisnis yang ingin menerima karyawan baru dengan cepat dan lancar.
Memahami Pentingnya Orientasi Karyawan
Salah satu informasi paling penting yang dapat diikuti oleh pemilik bisnis atau profesional HR adalah daftar periksa orientasi karyawan. Hal ini menjadi landasan bagi munculnya talenta-talenta baru, dan isinya membantu memberikan para pekerja pemahaman yang lebih baik tentang apa yang diperjuangkan perusahaan Anda, dan bagaimana operasi sehari-hari dilaksanakan dengan paling efektif.
Proses orientasi karyawan di perusahaan mana pun biasanya memakan waktu sekitar 90 hari dari awal hingga selesai –– jika dilakukan dengan benar, tingkat retensi karyawan akan tetap tinggi. Bahkan setelah melalui banyak proses pencarian sumber, pencarian calon pelanggan, dan wawancara (baik secara langsung maupun melalui telepon), masih ada pekerjaan penting yang harus dilakukan jika dan ketika seorang kandidat telah ditawari dan menerima suatu posisi.
Faktanya, pekerjaan yang paling sulit, bisa dibilang, adalah selama proses orientasi –– dan keefektifan proses ini bergantung sepenuhnya pada tim perekrutan yang menyusunnya. Inilah sebabnya mengapa memiliki daftar periksa yang efektif adalah kuncinya.
Apa yang Harus Disertakan dalam Daftar Periksa Orientasi Karyawan?
Bagi perusahaan yang ingin menetapkan atau merevisi prosesnya, kami telah menyusun daftar periksa rencana orientasi 3 bulan yang disederhanakan namun komprehensif yang dapat Anda gunakan untuk menerapkan secara efektif dan digunakan untuk tindak lanjut. Bagaimanapun Anda ingin menerapkan daftar periksa orientasi karyawan Anda, pastikan Anda setidaknya mengikuti poin-poin yang tercantum di bawah ini:
> Mulailah dengan surat penawaran ucapan selamat
Langkah pertama dari pengalaman orientasi karyawan yang efektif adalah dengan menawarkan mereka surat penawaran ucapan selamat. Hal ini tidak hanya mengkomunikasikan kepada mereka nilai kontribusi mereka yang akan segera terjadi pada tim Anda, namun juga menetapkan nilai mereka sebagai karyawan. Mengikuti unsur-unsur biasa yang mendahului surat penawaran (yaitu pemeriksaan latar belakang kriminal, tindak lanjut referensi, tes narkoba), karyawan baru harus disambut secara resmi secara langsung, melalui telepon, terutama melalui telepon. secara tertulis.
Untuk anggota HR, setelah surat penawaran ucapan selamat diterima dan dikembalikan, pada tahap inilah posisi yang diiklankan harus dihapus dari situs web perusahaan dan semua saluran media sosial dan bank pekerjaan terkait.
> Minta semua departemen terkait menyiapkan akun dan program mereka
Kita semua tahu betapa menantangnya mempersiapkan pekerjaan baru secara fisik––departemen TI adalah salah satu bidang yang paling diandalkan di perusahaan, jadi beri mereka pemberitahuan sebanyak mungkin tentang hari mulai perekrutan karyawan baru yang akan datang. adalah kuncinya.
Pertama-tama, pastikan karyawan baru memiliki akun email sebelum hari pertama mereka. Hal ini memastikan bahwa mereka tidak pernah ketinggalan informasi mengenai operasional internal dan mereka dapat menerima email administratif penting setiap saat. Sedini mungkin, anggota SDM harus berkoordinasi dengan TI, tim manajemen individu, dan terutama departemen akuntansi –– karyawan baru perlu dilengkapi dengan nomor karyawan dan profil hutang usaha sehingga tidak ada penundaan gaji di dua gaji pertama mereka. minggu kerja (jika tidak, hal ini dapat membuat mereka merasa diremehkan dan terhina).
> Konfirmasikan dan amankan semua alat dan perangkat yang diperlukan
Selain semua pemrograman teknis dan akses akun yang mereka perlukan pada hari pertama, karyawan baru harus menerima alat dan perangkat bisnis apa pun yang dimaksudkan untuk membantu mereka melakukan pekerjaan dengan benar. Tergantung pada apa yang dilakukan perusahaan, dan seberapa relevannya dengan pekerjaan mereka, jenis perangkat ini dapat mencakup telepon seluler, laptop kantor, mouse, headphone––semua yang mereka perlukan. Tidak adanya akses langsung ke alat-alat ini dapat membuat karyawan merasa sedih, namun hal ini juga dapat membuat mereka merasa bahwa bisnis Anda tidak terorganisir, dan hal ini bukanlah sesuatu yang harus dipikirkan oleh karyawan baru pada hari pertama mereka.
> Hubungi kami dengan email sambutan
Ini harus merupakan email yang benar-benar terpisah dari surat penawaran. Email selamat datang harus tidak terlalu formal dan lebih menarik––dan harus mencakup semua informasi relevan yang dibutuhkan karyawan baru sebelum mereka memulai hari pertama mereka di kantor. Dalam catatan ini, pastikan untuk menyertakan rincian tentang parkir, akses gedung, keamanan, aturan berpakaian perusahaan, dan ikhtisar lengkap ke mana mereka harus pergi, lift mana yang harus diambil, lantai mana yang harus turun… semua yang mereka perlukan untuk sampai ke sana. ke meja baru mereka. Hal ini memungkinkan karyawan baru untuk datang dengan percaya diri dan siap sepenuhnya untuk memulai hari pertama mereka.
> Siapkan dokumen mereka
Anda mengharapkan karyawan baru Anda muncul pada hari pertama mereka dengan persiapan penuh, sehingga ekspektasi yang sama juga harus diterapkan pada perusahaan Anda. Pada tanggal mulainya, sediakan semua dokumen yang relevan untuk dibagikan kepada karyawan Anda––segala sesuatu dan apa pun yang memerlukan tanda tangan mereka, sehingga tidak ada penundaan dalam pemrosesan.
Pastikan untuk menyertakan semua informasi mengenai gaji, dokumen pajak, tunjangan kesehatan, kontribusi saham, dan topik penting lainnya. Dan juga, berikan karyawan baru Anda orang administratif yang dapat mereka hubungi langsung jika ada pertanyaan lanjutan.
> Siapkan meja atau ruang kerja khusus mereka
Bahkan jika Anda tidak mengantisipasi bahwa mereka akan memiliki banyak pekerjaan yang harus dilakukan pada hari pertama mereka, karyawan baru berhak mendapatkan ruang kerja, kantor, atau meja khusus yang ditugaskan kepada mereka sebelum hari pertama mereka. Sekali lagi, hal ini bertujuan untuk membuat karyawan Anda merasa dihargai––dan membiarkan mereka duduk di sudut, atau lebih buruk lagi––tidak ada tempat untuk duduk sama sekali––dapat menjadi preseden yang buruk.
Anda punya waktu sebelum mereka mulai: jadikan pengaturan ruang kerja mereka sebagai prioritas utama. Kemudian, pastikan bahwa kantor tersebut dilengkapi dengan peralatan dan alat tulis yang relevan, telepon kantor, dan bahkan beberapa aksesori bertema perusahaan untuk benar-benar memberi tahu mereka bahwa mereka adalah anggota penting dari keluarga pekerja.
> Konfirmasikan waktu mulainya Sumber Daya Manusia
Setelah Anda mendapat konfirmasi bahwa karyawan baru Anda telah menerima tawaran pekerjaan, yang penting adalah mengatur tanggal dan waktu mulai mereka dengan HR––tergantung pada seberapa banyak pemberitahuan yang perlu mereka berikan kepada perusahaan sebelumnya, atau rencana liburan apa pun yang mungkin mereka miliki. miliki, rincian ini biasanya diselesaikan selama tahap wawancara.
Minta kontak HR Anda mengonfirmasi tanggal dan waktu mulainya sehingga tindakan administratif tambahan dapat dilakukan (lebih lanjut tentang itu nanti…)
> Konfirmasikan kehadiran mereka pada orientasi
Jika bisnis Anda mengadakan pertemuan orientasi khusus untuk karyawan baru, ini adalah peluang bagus untuk mengoordinasikan tanggal mulai karyawan baru dengan pertemuan tersebut. Meskipun tidak selalu memungkinkan, meminta mereka memulai orientasi pada hari/minggu pertama akan menempatkan karyawan baru Anda segera dalam mode kerja daripada meminta mereka memulai pada tanggal ketika tidak ada orang yang bisa menunjukkan kepada mereka bagaimana caranya. Tidak ada yang lebih menginspirasi bagi karyawan baru selain duduk di meja barunya pada hari pertama tanpa melakukan apa pun.
Rapat orientasi memberikan karyawan baru semua informasi yang mereka perlukan untuk mempelajari tentang departemen perusahaan (di luar departemen mereka sendiri), meninjau dokumen administratif mereka, memahami bagan organisasi tempat kerja, dan, yang paling penting, budaya kantor.
> Memberikan salinan pedoman perusahaan dan/atau buku pegangan karyawan
Langkah ini biasanya dilakukan selama orientasi, namun jika perusahaan Anda tidak menyertakan pertemuan orientasi khusus, berbagi dokumentasi pedoman dan kebijakan bisnis harus dilakukan sebelum karyawan baru ditugaskan untuk melakukan apa pun yang berhubungan dengan pekerjaan. Kemungkinan besar akan ada banyak waktu henti selama satu atau dua minggu pertama kerja karyawan, jadi setiap kesempatan untuk memberi mereka informasi seperti buku pegangan yang relevan tentang perusahaan adalah kuncinya.
> Ajak mereka berkeliling kantor
Hal ini mungkin tampak sepele, namun mengingat betapa sibuknya beberapa kantor, hal ini mudah untuk diabaikan. Karyawan baru perlu mengetahui lokasi fitur bisnis yang penting (seperti mesin faks dan ruang fotokopi), belum lagi toilet, dapur, dan fasilitas lainnya. Jangan biarkan mereka berkeliaran tanpa tujuan sendirian mencari arah––buatlah tur singkat tentang denah lantai dan berikan sedetail mungkin.
> Tetapkan mereka sebagai mentor kerja
Bisnis Anda sedang sibuk––itu wajar saja. Namun bagi karyawan baru yang baru memulai, tidak ada tahap perkenalan yang lebih baik daripada memasangkan mereka dengan seorang mentor kerja, seseorang (sebaiknya karyawan tingkat senior atau supervisor yang bekerja di departemennya) yang dapat menginspirasi dan memotivasi sekaligus berbagi pengalaman. seluk beluk dunia usaha, industri, dan perkantoran.
Jika kantor Anda memiliki program bimbingan formal, ini adalah cara yang bagus untuk memulai karyawan baru. Namun bahkan dalam kapasitas tidak resmi, mentor kerja memberikan orientasi yang menarik dan berwawasan luas yang tidak bisa dilakukan oleh buku panduan dan rapat.
> Beritahu seluruh kantor tentang kedatangan mereka
Setelah tanggal mulai karyawan baru Anda dikonfirmasi, penting untuk mengirimkan memo internal ke semua anggota tim tentang kedatangan mereka yang akan datang. Lebih baik lagi, jika Anda mengadakan lokakarya atau balai kota yang bertepatan dengan hari mulai perekrutan karyawan baru, ini adalah kesempatan sempurna untuk memberikan kesadaran kepada sebanyak mungkin orang––bahkan jika mereka yang hadir bekerja di departemen lain, selalu merupakan hal yang cerdas untuk melakukannya. membuat orang baru merasa disambut bahkan sebelum mereka memulai.
Saat mengumumkan kedatangan karyawan baru tim secara langsung, sertakan posisi mereka dan tugas kerja sehari-hari mereka. Coba juga sertakan perkenalan pemecah kebekuan, yang menampilkan beberapa fakta menarik, minat pribadi, hobi, dan sebagainya. Jenis penyambutan ini cenderung mendorong karyawan saat ini untuk menjangkau pendatang baru.
> Tetapkan ekspektasi kerja kepada mereka
Tidak ada kata terlalu dini untuk melibatkan karyawan baru dengan menjelaskan tanggung jawab sehari-hari –– ditambah, apa yang dapat mereka harapkan untuk dilakukan. Menetapkan ekspektasi pekerjaan bagi karyawan baru pada hari pertama mereka tidak boleh dianggap agresif atau terlalu dini. Sebaliknya, orang-orang yang memulai usaha dengan motivasi tinggi akan berkeinginan untuk memiliki prospek sehingga mereka dapat menetapkan standar kinerja dan hasil mereka sendiri.
> Minta umpan balik dan tindak lanjuti secara teratur
Baik Anda sendiri atau anggota tim HR Anda ada, tindak lanjut rutin dengan karyawan baru harus selalu menjadi prioritas utama. Tahap akhir orientasi ini tidak hanya memberikan rasa nilai dan apresiasi kepada karyawan baru, tetapi juga merupakan kesempatan lain untuk mengumpulkan umpan balik dan menentukan apakah mereka beradaptasi dengan lingkungan kerja dan memahami nuansa dan harapan peran mereka.
Mungkin lebih mudah diucapkan daripada dilakukan untuk mengadakan pertemuan individu pasca-orientasi dengan semua karyawan baru selama tahap terakhir orientasi mereka, namun ini adalah tolok ukur yang sangat penting, jadi Anda harus selalu membuat jadwal khusus dalam jadwal Anda untuk menyelesaikannya. . Ajukan pertanyaan lanjutan sebanyak mungkin dan, tentu saja, berikan kesempatan kepada karyawan baru untuk memberi tahu Anda tentang kemajuan mereka.
Itu dia! Daftar lengkap langkah-langkah paling penting yang diperlukan untuk memasukkan karyawan baru ke bisnis Anda secara efektif. Dengan mengikuti poin-poin ini, Anda dapat yakin bahwa karyawan baru di organisasi Anda tidak hanya terinspirasi untuk menjadi anggota keluarga kerja yang lebih produktif, tetapi juga bahwa Anda menetapkan landasan untuk retensi karyawan jangka panjang yang membuat semua pihak senang.
