Volgens de laatste statistieken 75 procent van de grote bedrijven gebruikt momenteel een volgsysteem voor sollicitanten (of ATS) om hen te helpen hun wervingsproces te stroomlijnen.
Heb je ooit gehoord van software voor het volgen van sollicitanten voordat? Ben je benieuwd hoe het je kan helpen om de beste medewerkers voor je team te vinden?
Lees verder voor meer informatie over deze technologie, hoe deze werkt en de voordelen die deze voor uw bedrijf kan bieden. U leert ook over de beste tools die u vandaag nog kunt gebruiken.
Wat is een Applicant Tracking System (ATS)?
Een sollicitantenvolgsysteem is een soort software waarmee bedrijven hun wervingsprocessen gemakkelijker kunnen beheren.
Deze tools zijn vergelijkbaar met Customer Relationship Management (CRM)-systemen, die bedrijven helpen de communicatie met klanten bij te houden en te optimaliseren. Het enige verschil is dat sollicitantenvolgsystemen dit voor kandidaten doen.
Volgsystemen voor sollicitanten helpen bij een verscheidenheid aan functies die verband houden met werving en werving, waaronder de volgende:
- Vacatures plaatsen
- Aanvragen ontvangen
- Toepassingen filteren
- Kandidaten screenen
- Sollicitanten een bericht sturen
- Interviews plannen
- Feedback geven aan kandidaten
De beste sollicitantenvolgsystemen fungeren ook als database. Ze bevatten alle aanwervingsgerelateerde informatie van een bedrijf en bewaren kandidatendossiers voor toekomstige aanwervingen.
Alle soorten bedrijven kunnen sollicitantenvolgsystemen gebruiken. Ze worden het meest gebruikt door organisaties op ondernemingsniveau die grote hoeveelheden sollicitaties ontvangen wanneer ze een vacature plaatsen.
Veel kleine en middelgrote bedrijven beginnen deze tools echter ook te gebruiken. Ze worden vooral populair nu de arbeidsmarkt booming is en veel mensen op zoek zijn naar een nieuwe baan.
Hoe werken sollicitantenvolgsystemen (ATS)?
Volgsystemen voor sollicitanten werken met behulp van verschillende geavanceerde technologieën, waaronder natuurlijke taalprocessen en kunstmatige intelligentie. Hieronder volgen enkele van de andere tools en functies die volgsystemen voor sollicitanten gebruiken om u te helpen bij uw wervingsproces:
Cv en cv parseren
Met systemen voor het volgen van sollicitanten kunt u profielen maken om u te helpen de ideale kandidaten voor elke functie te identificeren. Een manier waarop ze dit doen is met cv- en cv-parsingtechnologie, waarmee het systeem cv's en cv's kan doorzoeken, relevante informatie kan extraheren en taken zoals zoeken en sorteren kan vereenvoudigen.
geavanceerd zoeken
Volgsystemen voor sollicitanten maken gebruik van geavanceerde zoekprocessen zoals Booleaans zoeken en zoeken op straal. Met Booleaans zoeken kunt u gemakkelijk bepaalde woorden en woordgroepen opnemen of verwijderen bij het doorlichten van kandidaten. Met Radius zoeken kunt u kandidaten opnemen of uitsluiten op basis van locatiegerelateerde informatie.
CRM-software
De beste volgsystemen voor sollicitanten bevatten ook CRM-technologie. Dit helpt recruiters om gesprekken met sollicitanten bij te houden, gemakkelijk toegang te krijgen tot kandidaat-informatie en in de loop van de tijd contact te houden om de betrokkenheid te verbeteren.
E-mailsjablonen
Sollicitantenvolgsystemen bevatten een verscheidenheid aan e-mailsjablonen en toepassingssjablonen om u te helpen de communicatie, het vacatureproces en meer te stroomlijnen. Alleen al deze functie kan u een hoop tijd besparen en u helpen de werving voor elke afdeling van uw bedrijf te vereenvoudigen.
Geavanceerde rapportage
Veel tools voor het volgen van sollicitanten beschikken over geavanceerde rapportage, waarmee u de prestaties in de loop van de tijd kunt volgen en kunt zien wat wel en niet werkt.
Als u nieuwsgierig bent naar hoe een bepaald type vacatureadvertentie presteert in vergelijking met een ander, zal uw ATS u dat vertellen. Als u wilt weten waar de meeste mensen over vacatures in uw bedrijf te weten komen, zullen de rapporten van uw ATS u dit laten weten.
Integraties
Veel softwareprogramma's voor het volgen van sollicitanten kunnen ook worden geïntegreerd met andere tools die u gebruikt om uw werk te stroomlijnen en in contact te blijven met collega's en klanten.
Deze integraties helpen u de technologie gemakkelijker in uw kantoor te integreren en al uw collega's aan boord te krijgen. Ze voorkomen ook dat waardevolle gegevens per ongeluk tussen de oren vallen.
10 voordelen van het gebruik van Applicant Tracking Systems (ATS) voor werving
Als je nog steeds twijfelt over het gebruik van een volgsysteem voor sollicitanten, zal deze lijst met voordelen je misschien van gedachten doen veranderen. Hier zijn 10 redenen waarom u een ATS-systeem zou moeten gaan gebruiken.
1. Bespaar tijd
Een van de grootste voordelen van het gebruik van ATS-tracking is dat u tijd kunt besparen. Als personeelsmanager heb je dagelijks veel te doen. Hoe leuk zou het zijn als je enkele van de simpele (maar ook tijdrovende) taken uit ons schema zou kunnen halen en iemand (of iets) anders zou kunnen laten doen?
Wanneer u een sollicitantenvolgsysteem gaat gebruiken, kunt u veel van de processen die u dagelijks moet uitvoeren stroomlijnen. U kunt bijvoorbeeld met slechts één klik een advertentie op verschillende vacaturesites plaatsen, zodat u niet handmatig informatie hoeft in te voeren op tientallen websites. In één seconde kun je doen wat je voorheen uren kostte!
2. Bespaar geld
Hulpprogramma's voor het volgen van sollicitanten besparen u niet alleen tijd. Ze besparen je ook geld.
Kleine bedrijven kunnen gemakkelijk besparen meer dan $10,000 in verspilde tijd en moeite door een ATS op te nemen in hun wervingspraktijken. Voor grote bedrijven kunnen de besparingen nog groter zijn.
In het begin zullen sommige mensen het idee van het gebruik van een volgsysteem voor sollicitanten niet erg vinden. Als dit voor u het geval is en u vindt het moeilijk om de machthebbers van uw bedrijf ervan te overtuigen dat ze moeten investeren in een ATS, praat dan met hen over de mogelijke kostenbesparingen die met deze technologie gepaard gaan.
Welke baas wil er nu niet tienduizenden dollars per jaar besparen?
3. Beheer kandidaten gemakkelijker
Hoe moeilijk is het om cv's van verschillende vacaturesites te verzamelen, ze in één map te ordenen en ze vervolgens te sorteren om de meest veelbelovende kandidaten uit te kiezen? Dit is een van de moeilijkste en meest frustrerende onderdelen van het wervingsproces, toch?
Wanneer u een sollicitantenvolgsysteem gebruikt, wordt het een stuk eenvoudiger om kandidaten te beheren, hun informatie bij te houden en te voorkomen dat gekwalificeerde mensen tussen de oren glippen.
U hoeft zich geen zorgen te maken dat u onthoudt waar u de cv's hebt geplaatst en of u wel of niet vergeet de reacties van een bepaalde site te controleren. Van cv's en cv's tot contactgegevens, alles bevindt zich op één centrale locatie. Je kunt ook gemakkelijk zoeken naar wat je nodig hebt.
4. Plaats vacatures sneller
Zoals we eerder vermeldden, kunt u met de beste volgsystemen voor sollicitanten met slechts één klik vacatures op meerdere sites plaatsen.
Naast het stroomlijnen van het vacatureproces, kun je met veel tools voor het volgen van sollicitanten ook gemakkelijker vacatures maken. Ze bieden sjablonen om u te helpen erachter te komen welke informatie u aan werkzoekenden moet verstrekken.
Als je moeite hebt om boeiende vacatures te schrijven of als je merkt dat je relevante details vergeet op te nemen, kan investeren in het juiste volgsysteem voor sollicitanten helpen. Het biedt ook sjablonen om u te helpen bij het werven van e-mails en andere belangrijke documenten.
5. Krijg sneller reacties
ATS-software helpt u niet alleen om sneller vacatures te plaatsen, maar stelt u ook in staat sneller reacties van gekwalificeerde kandidaten te krijgen.
De beste ATS-tools vereenvoudigen het sollicitatieproces voor werkzoekenden en helpen hen om direct contact met u op te nemen met hun cv's of cv's. Dit versnelt op zijn beurt het hele wervingsproces en helpt je om openstaande vacatures sneller in te vullen.
Als je moe bent van het wachten op kandidaten om te solliciteren, om vervolgens te ontdekken dat ze in de eerste plaats niet gekwalificeerd zijn voor de baan, overweeg dan om een ATS te gebruiken. Het doet veel screening en doorlichting voor u, zodat u sneller reacties kunt krijgen en alleen in contact kunt komen met mensen die goed bij uw bedrijf passen.
6. Routinetaken automatiseren
Veel van de taken die verband houden met werving en werving zijn niet bepaald ingewikkeld, maar ze zijn tijdrovend.
Het is bijvoorbeeld misschien niet moeilijk om e-mails te sturen om mensen te laten weten dat je een interview wilt plannen. Het duurt echter even om hun contactgegevens te vinden, hun naam en e-mailadres in te typen, de berichten te verzenden, enz.
Wanneer u een volgsysteem voor sollicitanten gebruikt, kunt u veel van deze routinetaken automatiseren. Dit zorgt er op zijn beurt voor dat u zich kunt concentreren op andere dingen die uw vaardigheden en aandacht vereisen. Ondertussen kunt u erop vertrouwen dat alles wordt afgehandeld en komt u dichter bij het invullen van de vacatures bij uw bedrijf.
7. Verbeter de communicatie
Volgsystemen voor sollicitanten helpen de communicatie tussen u en werkzoekenden die geïnteresseerd zijn om voor uw bedrijf te werken, te verbeteren. Ze vergroten de betrokkenheid en helpen je om verbonden te blijven met de mensen die op een dag werknemers kunnen worden.
Sommige gekwalificeerde werkzoekenden kunnen gefrustreerd raken als ze niet meteen iets horen van een bedrijf waar ze contact mee hebben opgenomen. Ze kunnen zelfs besluiten dat ze helemaal niet voor hen willen werken.
Door de communicatie te vereenvoudigen en u te helpen in contact te blijven met werkzoekenden, kunt u met sollicitantenvolgsystemen betere relaties opbouwen en iedereen helpen om op de juiste manier te beginnen.
8. Verbeter de naleving van aanwervingen
Investeren in ATS-rekrutering maakt uw werk niet alleen gemakkelijker. Het helpt u er ook voor te zorgen dat u voldoet aan de specifieke wetten en vereisten van uw land en staat op het gebied van aanwerving.
Uw ATS kan het u bijvoorbeeld gemakkelijker maken om aan het volgende te voldoen:
- Loon- en arbeidsrecht: Naleving van de betaalbare zorgwet, naleving van COBRA, enz.
- Belastingen: Geautomatiseerde belastingberekening, belastingaangifte, enz.
- Gezondheids- en veiligheidstrainingen op de werkplek: Gezondheids- en veiligheidsbeleid, diversiteits- en inclusietraining, seksuele intimidatietraining, cyberbeveiligingstraining, enz.
Door u aan deze wet- en regelgeving te houden, zorgt u er niet alleen voor dat uw bedrijf zich aan de regels houdt. U kunt ook boetes vermijden, waardoor uw bedrijf nog meer geld bespaart.
9. Vereenvoudig onboarding
Sollicitantenvolgsystemen helpen niet alleen bij het aannemen. Ze helpen ook bij het inwerken van nieuwe medewerkers. Je ATS kan helpen met een verscheidenheid aan onboarding-gerelateerde taken, waaronder het verzenden van aanbiedingsbrieven, het opzetten van de salarisadministratie, het geven van introducties in bedrijfssystemen en meer.
Wanneer u deze processen automatiseert, maakt u uw nieuwe medewerkers meteen klaar voor succes. Ook laat je ze zien dat je bedrijf overzichtelijk en professioneel is. Zo maak je al een goede indruk voordat ze officieel aan het werk gaan.
Onthouden, 69 procent van de werknemers zegt dat ze waarschijnlijk ten minste 3 jaar bij een bedrijf zullen blijven als ze een geweldige onboarding-ervaring hebben. Als u de retentiepercentages van uw bedrijf wilt verbeteren, is het gebruik van een ATS een geweldige eerste stap.
10. Verminder stress
Ten slotte kan een volgsysteem voor sollicitanten de stress voor u, de rest van uw HR-afdeling en anderen in uw bedrijf verminderen. Door tijdrovende processen te automatiseren, uitgaven te verminderen en de communicatie te verbeteren, krijgt u minder op uw bord en kunt u meer genieten van uw werk.
Onthoud dat de gemiddelde HR-manager ongeveer besteedt 33 procent van hun tijd aan papierwerkgerelateerde taken, waaronder salarisadministratie en administratie. Hierdoor heeft u minder tijd om u te concentreren op andere belangrijke taken, zoals strategie, training van medewerkers en contact met huidige medewerkers.
Een sollicitantenvolgsysteem kan helpen bij veel documentbeheerprocessen en u in staat stellen zich op andere zaken te concentreren. Als u zich gestrest en uitgeput voelt door alles wat u dagelijks moet doen, kan het gebruik van een ATS u meer bandbreedte geven en voorkomen dat u een burn-out krijgt.
Zijn er uitdagingen bij het gebruik van Applicant Tracking Systems (ATS)?
Zoals met elk type technologie, zijn er enkele potentiële uitdagingen waar u tegenaan kunt lopen bij het gebruik van volgsystemen voor sollicitanten. Hier volgen enkele van de meest opvallende obstakels voor ATS-werving waarvan u op de hoogte moet zijn:
Potentiële technische problemen
Telkens wanneer u een nieuw softwareprogramma gaat gebruiken, loopt u de kans op technische problemen. Er is altijd een kans dat er een probleem is met het programma of een van de tools waarmee het integreert.
Dit kan leiden tot tijdelijke vertragingen in uw bedrijf terwijl u eraan werkt om het probleem op te lossen en het systeem in gebruik te nemen. Als u echter software kiest die wordt geleverd met robuuste klantenondersteuningsservices, zult u deze problemen waarschijnlijk niet al te vaak tegenkomen.
Wegversperringen inhuren
Wanneer u erop vertrouwt dat een sollicitantenvolgsysteem helpt bij het screenen en aannemen van kandidaten, bestaat de kans dat u enkele kandidaten verwijdert die volledig gekwalificeerd zijn voor de baan. Als ze niet de juiste trefwoorden gebruiken of hun cv niet op de juiste manier opmaken, kunnen ze door de kieren glippen en worden afgewezen, ook al passen ze goed bij hen.
Dit is een risico dat u bereid moet zijn te nemen wanneer u een ATS gaat gebruiken. Over het algemeen zijn deze tools echter erg goed in het oppikken van de juiste kandidaten en het verbinden van u met degenen die het beste met uw team zullen samenwerken.
Initiële investering
De initiële investering en initiële kosten van een ATS kunnen voor sommige professionals onaangenaam zijn. Dit geldt vooral voor degenen die met krappe budgetten werken. Als u echter kijkt naar de kostenbesparingen die gepaard gaan met een volgsysteem voor sollicitanten, kan het de moeite waard zijn om in eerste instantie wat extra geld uit te geven als dit in de toekomst tot besparingen leidt.
Leercurven
Natuurlijk zal er een leercurve zijn wanneer u voor het eerst een ATS gaat gebruiken.
In het begin lijkt het misschien alsof het langer duurt om de ATS te gebruiken dan om dingen alleen handmatig af te handelen. Als u eenmaal gewend bent aan de tool en hoe deze werkt, zult u echter merken dat u veel tijd begint te besparen en een groot deel van de stress van uw werk wegneemt.
Je hoeft alleen maar het werk te doen om over de eerste bult te komen.
Hoe aan de slag te gaan met inhuren met een sollicitantenvolgsysteem
Wilt u zelf de voordelen van ATS-tracking ervaren? Als dat zo is, is GrabJobs een van de beste tools die u kunt gebruiken.
GrabJobs is een mobiel wervingsplatform met een robuuste ATS-functie. Wanneer u GrabJobs gebruikt, krijgt u toegang tot verschillende tools, waaronder: HR-chatbots, waarmee u uw wervingsproces kunt stroomlijnen, de beste kandidaten kunt identificeren voor elke opening, sollicitatiegesprekken kunt plannen en meer.
Met GrabJobs kunt u ook vacatures plaatsen op meer dan 20 verschillende vacaturesites met slechts één klik. Door deze tool in uw wervingsstrategie op te nemen, kunt u een groter publiek bereiken, meer bekwame kandidaten vinden en uw talentenpool uitbreiden voor wanneer toekomstige wervingskansen zich voordoen.
GrabJobs biedt ook een verscheidenheid aan bronnen om u te helpen uw wervingsprocessen te verbeteren. U krijgt bijvoorbeeld toegang tot gidsen zoals deze op de beste voorbeelden van vacatures om u te helpen meer opvallende lijsten te schrijven en betere kandidaten aan te trekken.
Probeer vandaag nog een kandidatenvolgsysteem uit
Nu u meer weet over hoe ATS-software werkt en de voordelen die het te bieden heeft, bent u klaar om te zien wat een sollicitantenvolgsysteem voor u en uw team kan doen?
Wil je alle voordelen van een ATS systeem ervaren, bekijk dan GrabJobs.
GrabJobs stroomlijnt het wervingsproces en helpt bij alles, van het matchen van kandidaten tot het plannen van sollicitatiegesprekken. Probeer het vandaag nog om te zien waar het allemaal over gaat.
