Een functiebeschrijving (ook bekend als een JD) is een geschreven verhaal dat is opgesteld door een personeelsmanager of recruiter. Het verhaal splitst de algemene taken en verantwoordelijkheden op die bij een specifieke functie horen.
Een samenstellen sjabloon voor functiebeschrijving is een geweldige manier om uw wervingsproces te vereenvoudigen en u te helpen er zeker van te zijn dat u hoogwaardige, duidelijke functiebeschrijvingen schrijft die de beste kandidaat voor elke functie aantrekken.
Als u een personeelsmanager bent die hulp nodig heeft bij het beheersen van het standaard functiebeschrijvingsformaat en het maken van een geweldig functieprofielsjabloon, blijf dan lezen.
Deze gids leert u alles wat u moet weten, inclusief waarom werk omschrijving en wat de belangrijkste dingen zijn om in uw beschrijvingen op te nemen. U vindt er ook een eenvoudig sjabloon om te volgen, plus een voorbeeld van hoe uw volgende beschrijving eruit zou kunnen zien.
Waarom functiebeschrijvingen belangrijk zijn
Een goed geschreven functieomschrijving kan een groot verschil maken wanneer u de meest gekwalificeerde en getalenteerde mensen voor uw team probeert aan te trekken. Hier volgen enkele van de grootste voordelen die goede functiebeschrijvingen kunnen bieden:
Verwachtingen verduidelijken
De best geschreven functiebeschrijvingen elimineren verwarring en stellen duidelijke verwachtingen voor elke sollicitant. Ze stellen vanaf het begin vast wat de functie inhoudt en welke diploma's iemand moet hebben om in aanmerking te komen voor de openstaande functie.
Vereenvoudig werving
Duidelijke functiebeschrijvingen met een duidelijke lijst met kandidaat-eisen stroomlijnen natuurlijk het aantal mensen dat op een specifieke functie zal solliciteren.
Dit geeft je op zijn beurt een kleinere pool van sollicitanten om uit te kiezen en helpt je om het hele wervingsproces te vereenvoudigen. Zo hoef je niet veel sollicitaties door te spitten van mensen die niet aan de basisvereisten voldoen om een shortlist te maken van mensen die goed passen.
Eerlijke loonschalen maken
Goed geschreven functiebeschrijvingen bepalen salarisbereiken voor openstaande functies.
Dit geeft sollicitanten niet alleen een idee van wat ze zullen verdienen als ze de baan krijgen. Het helpt je ook om een transparanter systeem te creëren en ervoor te zorgen dat alle werknemers die dezelfde of vergelijkbare functies uitoefenen eerlijk (en op een zinvolle manier) worden beloond.
Zorgen voor naleving van de wet
Uw bedrijf is mogelijk niet wettelijk verplicht om een bepaalde norm voor functiebeschrijvingen te plaatsen en te handhaven. Dit helpt uw organisatie echter om te blijven voldoen aan: huidige arbeidswetten, waaronder het volgende:
- Wet op de eerlijke arbeidsnormen: Functiebeschrijvingen die correct zijn geclassificeerd als vrijgesteld of niet-vrijgesteld, geven aan dat de persoon die de rol vervult in aanmerking komt voor overwerk.
- Wet op gelijke beloning van 1963: Deze wet heeft tot doel de genderongelijkheid op de werkvloer af te schaffen; uw functiebeschrijving moet duidelijk maken dat er binnen uw organisatie geen loonverschillen of vooroordelen bestaan.
- Titel VII van de Civil Rights Act van 1964: Deze wet verbiedt discriminatie op het werk op basis van ras, huidskleur, religie, geslacht of nationale afkomst; wanneer u kandidaten kiest op basis van relevante factoren – zoals die vermeld staan in uw functiebeschrijving – kunt u bewijzen dat beslissingen over tewerkstelling niet gebaseerd waren op discriminerende factoren.
- Arbowet (OSHA): Door de arbeidsomstandigheden van het bedrijf in de functiebeschrijving te beschrijven, kunt u voorkomen dat iemand met een slechte uitrusting in een potentieel gevaarlijke situatie terechtkomt.
- Gelijke kansen op werk: Uw functieomschrijving moet u in staat stellen eerlijke sollicitatiegesprekken te voeren zonder groepen potentiële kandidaten te negeren.
- Wet discriminatie op grond van leeftijd: Werkgevers (en de functiebeschrijvingen die ze schrijven) mogen niet discrimineren op basis van leeftijd zonder een geldige reden om dit te doen.
- Americans with Disabilities Act: Uw functiebeschrijving moet de essentiële functies van de baan duidelijk omschrijven, zodat mensen met een handicap weten of het al dan niet goed bij hen past. Dit kan u beschermen tegen beschuldiging van discriminatie op basis van vaardigheden.
Verbeter de planning van mensen
Goede functiebeschrijvingen helpen ook bij het planningsproces in uw bedrijf. Ze helpen je om alle beschikbare vacatures in je bedrijf bij te houden en maken het je gemakkelijker om op de hoogte te blijven van welke functies nog niet zijn ingevuld en welke je in de toekomst mogelijk opnieuw moet openen.
Stel normen vast voor prestatiebeoordeling
In het ideale geval kunt u uw functiebeschrijving een nieuwe bestemming geven en deze gebruiken om duidelijke normen voor prestatiebeoordelingen vast te stellen. Wanneer u gaat zitten om uw werknemers te evalueren en te zien hoe goed ze het doen, kunt u de functiebeschrijving raadplegen om te bepalen of ze al dan niet aan bepaalde criteria voldoen en de verantwoordelijkheden vervullen waarvoor ze oorspronkelijk waren aangenomen.
Hoe schrijf je een goede functieomschrijving?
Voordat we ingaan op de details van het standaard formaat van de functiebeschrijving, laten we eerst enkele stilistische elementen behandelen waarmee elke personeelsmanager rekening zou moeten houden.
Wanneer u een functiebeschrijving samenstelt om te delen op een online vacaturesite, moet u deze regels en richtlijnen met betrekking tot het formaat en de stijl van het functieprofiel in gedachten houden:
Wees specifiek
Als u de ideale kandidaat voor uw bedrijf wilt aantrekken, moet u een functiebeschrijving schrijven die op hen is afgestemd.
Wees zo specifiek mogelijk met wat je wilt als het gaat om zaken als vaardigheidsvereisten, opleidingsvereisten en ervaringsvereisten. Onthoud dat hoe gedetailleerder u kunt zijn met wat u verwacht, hoe gemakkelijker het zal zijn om iemand te vinden die in het model past en een aanwinst voor uw bedrijf zal zijn.
Wees beknopt
Het is belangrijk om specifiek te zijn. Tegelijkertijd is het echter ook belangrijk om beknopt te zijn en ter zake te komen.
Als uw functiebeschrijving is gevuld met lange alinea's en niet goed is opgemaakt (daarover later meer), kan de ideale kandidaat deze verdoezelen en doorgaan naar de volgende vermelding. Vervreemd groot talent niet omdat uw functiebeschrijving slecht geschreven of moeilijk te begrijpen is.
Spreek rechtstreeks met kandidaten
Wanneer je begint met schrijven, verplaats jezelf dan in de schoenen van de mensen die je functiebeschrijving zullen lezen. Denk na over wat ze zoeken in een nieuwe baan en vind manieren om uw functie af te stemmen op die behoeften en wensen. Dit maakt de functie aantrekkelijk voor het soort mensen dat u bij uw bedrijf wilt laten werken.
Maak het spannend
Doe wat je kunt om je functieomschrijving (en het bedrijf waarvoor je werkt) spannend en aantrekkelijk te maken voor nieuwe medewerkers.
Dit is vooral belangrijk wanneer u de voordelen en voordelen van de vacatures benadrukt. Immers, zelfs de saaiste banen ter wereld kunnen aantrekkelijker worden gemaakt als ze gepaard gaan met een geweldige lijst met voordelen.
Wees niet hard
U heeft misschien strikte verwachtingen van uw medewerkers en bent misschien op zoek naar een heel specifiek type persoon om een openstaande functie in te vullen.
Maar als je te hard overkomt in je functieomschrijving, kan het zijn dat je mensen vervreemdt die goed bij je passen, simpelweg omdat ze denken dat je bedrijf geen positieve werkomgeving biedt.
Wees niet mysterieus
Het schrijven van een functiebeschrijving is geen goed moment om mensen aan het gissen te laten. Wees zo duidelijk en direct mogelijk en laat geen belangrijke details weg.
Als je hiaten in de functiebeschrijving achterlaat, zul je merken dat je het moeilijker hebt om de functie te vervullen, omdat mensen in de war raken of ze al dan niet gekwalificeerde kandidaten zijn. Dit levert meer werk voor u op, omdat u meer mensen moet uitsluiten die niet aan uw specifieke eisen voldoen.
Wat is het beste formaat voor functiebeschrijvingen?
Bij het samenstellen van een functiebeschrijvingssjabloon is het belangrijk om bepaalde secties op te nemen. Er is een standaard functieprofielformaat dat vrijwel alle sjablonen en functiebeschrijvingen zullen volgen.
Dit zijn de essentiële secties die altijd de beste functiebeschrijvingssjablonen bevatten:
Functietitel
Elke functieomschrijving en functiespecificatiesjabloon moet beginnen met een duidelijke titel. Onderzoek toont aan dat 36 procent van de werkzoekenden zoekt online naar een baan met de titel van de functie die ze willen, dus dit is een van de belangrijkste aspecten van uw vermelding.
Houd er ook rekening mee dat vacaturesites fungeren als mini-zoekmachines. Wanneer u uw beschrijvingen de juiste titel geeft en zoekwoorden gebruikt die mensen waarschijnlijk in hun zoekopdrachten zullen opnemen, is het voor de juiste kandidaten gemakkelijker om uw vermelding te vinden en op de openstaande functie te solliciteren.
Taakoverzicht
Vervolgens moet u een taakoverzicht opnemen.
Als u een voorbeeldsjabloon voor een functiebeschrijving bekijkt, bevat deze een uitsplitsing van wat de baan inhoudt en de belangrijkste verantwoordelijkheden die de sollicitanten zullen moeten uitvoeren als ze worden aangenomen. Het zal waarschijnlijk ook een uitsplitsing bevatten van aan wie de kandidaat bij het bedrijf zal rapporteren (supervisor, teamleider, hoofdaccountant, enz.).
De meeste werkzoekenden zijn het erover eens dat het functieoverzicht een van de belangrijkste dingen is waarnaar ze op zoek zijn bij het overwegen van een bepaalde functie. Ze willen meteen weten wat er van hen wordt verwacht en wat voor taken ze moeten uitvoeren.
Rollen en verantwoordelijkheden
Het volgende vak dat u in de beste functiebeschrijvingssjablonen vindt, is een plaats voor de rollen en verantwoordelijkheden van de functie.
Dit is een gedetailleerde lijst van de taken die een persoon moet uitvoeren als hij voor de baan wordt aangenomen. Het moet specifieke verantwoordelijkheden bevatten, zoals het maken van kopieën of het plannen van afspraken.
In dit gedeelte kunt u ook de dagelijkse activiteiten uitsplitsen die een persoon zal uitvoeren als hij voor de baan wordt gekozen. Het is handig als je ook kunt illustreren hoe deze persoon in het bedrijf past en hoe hij bijdraagt aan het uitvoeren van de missie van het bedrijf.
Kwalificaties en vaardigheden
Een sjabloon voor rollen en verantwoordelijkheden moet ook een plaats hebben om specifieke kwalificaties en vaardigheden op te sommen die elke kandidaat zou moeten bezitten.
In de sectie kwalificaties wordt uiteengezet wat voor soort opleiding of training iemand had moeten volgen voordat hij naar de baan solliciteerde. De sectie vaardigheden bevat daarentegen een lijst met harde en zachte vaardigheden die nodig zijn om het werk goed te doen.
Als het op dit onderdeel aankomt, onthoud dan dat minder meer kan zijn. U hoeft niet per se een uitgebreide lijst met kwalificaties en vereiste vaardigheden op te nemen om een goede match te vinden. Als de lijsten te lang zijn, kunnen ze soms averechts werken en gekwalificeerde kandidaten ervan weerhouden te solliciteren.
Voordelen en verplichtingen
Elke JD-sjabloon zou een ruimte moeten bevatten voor het vermelden van personeelsbeloningen. Dit omvat een uitsplitsing van het aanbod van ziektekostenverzekeringen en pensioenuitkeringen, evenals een lijst met voordelen die gepaard gaan met werken bij uw specifieke bedrijf. Bied je bijvoorbeeld flextijd of onbeperkt betaald verlof aan? Zo ja, dan is dit het gedeelte waar u dat zult noteren.
Uw sjabloon moet ook een plaats bevatten om de verplichtingen van uw bedrijf aan te pakken. Hier geeft u bijvoorbeeld aan dat u een werkgever bent die gelijke kansen biedt en dat u zich sterk inzet voor diversiteit en inclusie.
Functieomschrijving Checklist
Nu u een beter begrip hebt van een standaardsjabloon voor rollen en verantwoordelijkheden, vindt u hier een handige checklist om te raadplegen.
Deze lijst helpt u ervoor te zorgen dat u niets uit uw JD-sjabloon weglaat. Het zal het ook veel gemakkelijker voor je maken om efficiënt geweldige beschrijvingen te schrijven:
- Functietitel: Een korte omschrijving van de functie en de functie.
- afdeling: Het gebied of de afdeling van het bedrijf waar de taak onder zal vallen.
- Rol Overzicht: somt 2-3 hoofdfuncties van de rol op.
- Sleutel Taken: Gedetailleerde lijst van de belangrijkste taken en taken die bij de functie betrokken zijn
- Verantwoordelijkheden: Gedetailleerde lijst van de verantwoordelijkheden die de kandidaat zal uitoefenen.
- Verantwoordelijkheid: Noem de persoon aan wie de kandidaat zal rapporteren als de baan wordt aangeboden.
- Vereisten: Lijst met vereisten zoals formele kwalificaties, academische kwalificaties, werkgelegenheidscontroles, enz.
- Plaats: Als er meer dan één kantoor is? Geef dan aan wie een nieuwe medewerker zoekt.
- Bedrijfsoverzicht/missie: Een korte beschrijving van wat het bedrijf doet en uw missie.
- Salaris en voordelen: Geef aan hoeveel de kandidaat zal worden betaald, evenals welke voordelen en voordelen ze zullen ontvangen.
- Toepassingsinstructies:: Leg uit hoe je moet solliciteren
Als u voor elk van deze zaken een ruimte opneemt in uw sjabloon voor personeelstaken en -verantwoordelijkheden, zult u geen moeite hebben om een goed geplande functiebeschrijving samen te stellen die uw werk als personeelsmanager vereenvoudigt. Het kan aanvankelijk wat tijd kosten om dit soort sjablonen samen te stellen, maar het loont de moeite als u een lijst met gekwalificeerde, goed op elkaar afgestemde kandidaten tot uw beschikking heeft.
Sjabloon voor basistaakbeschrijving
Bent u klaar om een sjabloon voor functiespecificaties in actie te zien? Hieronder vindt u een sjabloon voor basistaken en -verantwoordelijkheden, plus een voorbeeldfunctiebeschrijving voor een beheerdersrol.
U kunt deze handleiding gebruiken om u op weg te helpen wanneer u uw eigen voorbeeldsjabloon voor een functiebeschrijving maakt:
Functie: [Functietitel]
Functieomschrijving: [Functietitel] zal bijdragen aan de missie van [bedrijf] door [algemene dagelijkse verwachtingen].
Verantwoordelijkheden:
[Functietitel] heeft de volgende verantwoordelijkheden en taken:
- [Verantwoordelijkheid 1]
- [Verantwoordelijkheid 2]
- [Verantwoordelijkheid 3]
- [Verantwoordelijkheid 4]
- [Verantwoordelijkheid 5]
Vereisten:
[Functietitel] moet de volgende vaardigheden, opleiding en ervaring hebben:
- [Eis 1]
- [Eis 2]
- [Eis 3]
- [Eis 4]
- [Eis 5]
Missie van het bedrijf:
[Bedrijf] is toegewijd aan het leveren van [product/dienst] aan [doelmarkt].
Een vergoeding:
[Bedrijf] zal de volgende vergoeding verstrekken:
Voordelen:
- Medische voordelen:
- Pensioen voordelen:
- Andere voordelen:
Voorbeeld functieomschrijving
Functie: Administratief Medewerker
Functieomschrijving: De administratief medewerker zal werken onder de officemanager en helpen bij de missie van ABC Accounting om professionele boekhouddiensten te bieden door administratieve ondersteuning te bieden aan andere teamleden, telefoongesprekken te beantwoorden, vergaderingen te plannen en klanten te leiden.
Verantwoordelijkheden:
De administratief medewerker heeft de volgende verantwoordelijkheden en taken:
- Telefoons beantwoorden en klantoproepen doorverwijzen naar het juiste personeel
- Plan vergaderingen tussen klanten en accountants, evenals interoffice-vergaderingen
- Plannen en toewijzen van administratieve projecten
- Klanten begroeten en doorverwijzen naar de juiste kantoren voor vergaderingen en overleg
- Communiceer beleefd en professioneel via telefoon, e-mail en schriftelijk
- Compleet preventief onderhoud aan kantoorapparatuur
- Voorraadvoorraad bijhouden door de voorraad regelmatig te controleren
- Behoud van kantoororganisatie en netheid tussen klantbezoeken in
Vaardigheidsvereisten:
De administratief medewerker moet de volgende vaardigheden, opleiding en ervaring hebben:
Vaardigheden:
- Rapportagevaardigheden
- Organisatie vaardigheden
- Analytische vaardigheden
- Professionaliteit
- Probleemoplossing
- Vaardigheden voor voorraadbeheer
- Vaardigheden voor voorraadbeheer
- Mondelinge en schriftelijke communicatieve vaardigheden
Opleiding en ervaring:
- Middelbare school diploma of gelijkwaardig
- 2+ jaar ervaring met administratieve bijstand
- Ervaring met Microsoft Word, Excel en Outlook
Missie van het bedrijf:
ABC Accounting is toegewijd aan het leveren van professionele en betaalbare boekhouddiensten aan klanten in de omgeving van Denver.
Een vergoeding:
ABC Accounting geeft de volgende vergoeding: $17,50 per uur
Voordelen:
- Medische voordelen: Ziektekostenverzekering, tandartsverzekering, visieverzekering
- Pensioen voordelen: 4% 401(k) matching
- Andere voordelen: Royale PTO, gratis maaltijden en snacks voor werknemers, huisdiervriendelijk kantoor, reisvergoeding
Gebruik deze functiebeschrijvingssjabloon vandaag nog
Nu u weet wat er in een kwalitatief goede functiebeschrijvingssjabloon (en een kwalitatief hoogwaardige functiebeschrijving) komt te staan, is het tijd om aan de slag te gaan. Als u de hierboven besproken tips voor het maken van een functiebeschrijvingssjabloon gebruikt, zult u geen moeite hebben om goed geschreven, effectieve beschrijvingen samen te stellen voor elke openstaande functie in uw team.
Heeft u meer hulp nodig dan het opstellen van een functieprofielsjabloon? Als u op zoek bent naar begeleiding bij andere aspecten van het wervingsproces, hebben we veel bronnen beschikbaar op de GrabJobs website. Bekijk ze vandaag nog voor meer informatie.
