Voor sommigen kan het lijken alsof zodra een gekwalificeerde werkzoekende wordt aangeworven en een baan bij een bedrijf wordt aangeboden, het harde werk voorbij is. In werkelijkheid is echter het tegenovergestelde waar.
Het is van essentieel belang om nieuwe medewerkers een uitgebreide introductie-ervaring te bieden, zowel voor de werknemer als voor de werkgever. Het introduceren en integreren van nieuw personeel in uw organisatie is geen sinecure; ze zijn immers gloednieuw voor uw bedrijfsvoering en specifiek voor de werkcultuur van uw bedrijf. Een naadloze overgang die hen inspireert en hen de tools en kennis geeft om productieve leden van het team te worden, is het uiteindelijke doel van een effectief onboardingproces.
In dit artikel geven we een uitgebreide checklist met alle stappen die nodig zijn voor bedrijven en bedrijven die nieuwe medewerkers snel en naadloos willen inwerken.
Het belang van de onboarding van medewerkers begrijpen
Een van de meest kritische informatie die bedrijfseigenaren of HR-professionals kunnen volgen, is een checklist voor de onboarding van werknemers. Het vormt de basis voor nieuw talent dat aan boord komt, en de inhoud ervan helpt deze werknemers een beter idee te geven van waar uw bedrijf voor staat en hoe de dagelijkse activiteiten het meest effectief worden uitgevoerd.
Het onboardingproces van medewerkers duurt bij elk bedrijf doorgaans ongeveer 90 dagen van begin tot eind. Als het goed wordt gedaan, blijft het retentiepercentage van medewerkers hoog. Zelfs na vele rondes van sourcing, prospectie en sollicitatiegesprekken (zowel persoonlijk als via de telefoon), moet er nog steeds aanzienlijk werk worden verzet als en wanneer een kandidaat een functie wordt aangeboden en geaccepteerd.
Het zwaarste werk vindt waarschijnlijk plaats tijdens het onboardingproces – en de effectiviteit van dit proces hangt volledig af van het wervingsteam dat het samenstelt. Daarom is het hebben van een effectieve checklist essentieel.
Wat moet er in een onboardingchecklist voor werknemers staan?
Voor werkgevers die hun proces willen opzetten of herzien, hebben we een vereenvoudigde, maar toch uitgebreide checklist voor het onboardingplan voor drie maanden samengesteld die u kunt gebruiken om deze effectief te implementeren en te gebruiken voor follow-up. Hoe u uw onboarding-checklist voor werknemers ook wilt uitvoeren, zorg ervoor dat u ten minste zoveel mogelijk van de onderstaande punten volgt:
> Begin met een felicitatiebrief
De eerste stap van een effectieve onboarding-ervaring voor medewerkers is het aanbieden van een felicitatiebrief. Dit communiceert niet alleen de waarde van hun toekomstige bijdragen aan uw team, maar het bevestigt ook hun waarde als werknemer. Na de gebruikelijke elementen die aan een aanbiedingsbrief voorafgaan (dwz een strafrechtelijk antecedentenonderzoek, referentiefollow-ups, drugstests), moet een nieuwe medewerker officieel persoonlijk worden verwelkomd, via de telefoon, maar vooral geschreven.
Voor HR-leden geldt dat zodra een felicitatiebrief is geaccepteerd en geretourneerd, de geadverteerde functie in dit stadium moet worden verwijderd van de website van het bedrijf en alle bijbehorende sociale media en banenbankkanalen.
> Laat alle relevante afdelingen hun accounts en programma's opzetten
We weten allemaal hoe uitdagend het kan zijn om fysiek aan de slag te gaan in een nieuwe baan. De IT-afdeling is een van de meest vertrouwde onderdelen van het bedrijf, dus geef ze zo veel mogelijk op de hoogte van de startdag van een aanstaande nieuwe medewerker. is essentieel.
Zorg er allereerst voor dat de nieuwe medewerker vóór de eerste dag een e-mailaccount heeft. Dit zorgt ervoor dat ze nooit buiten de lijn van de interne bedrijfsvoering blijven en dat ze te allen tijde belangrijke administratieve e-mails kunnen ontvangen. HR-leden moeten zo vroeg mogelijk samenwerken met IT, individuele managementteams en vooral de boekhoudafdeling. Nieuwe medewerkers moeten worden aangesteld met een werknemersnummer en een crediteurenprofiel, zodat er geen vertragingen op de loonstrookjes optreden bij de eerste twee weken werk (anders kunnen ze zich hierdoor ondergewaardeerd en beledigd voelen).
> Bevestig en beveilig al hun benodigde tools en apparaten
Naast alle technische programmering en accounttoegang die ze op de eerste dag nodig hebben, moeten nieuwe medewerkers alle zakelijke tools en apparaten ontvangen die bedoeld zijn om hen te helpen hun werk goed te doen. Afhankelijk van wat het bedrijf doet en hoe relevant het is voor hun werk, kunnen dit soort apparaten bestaan uit mobiele telefoons, een werklaptop, een muis, een koptelefoon – alles wat ze nodig hebben. Als u niet direct toegang heeft tot deze tools, kunnen werknemers zich neerslachtig voelen, maar het kan hen ook het gevoel geven dat uw bedrijf ongeorganiseerd is, iets wat een nieuwe medewerker nooit zou moeten bedenken op de eerste dag.
> Neem contact op met een welkomstmail
Dit moet een volledig afzonderlijke e-mail zijn van de aanbiedingsbrief. Een welkomstmail moet minder formeel en persoonlijker zijn, en moet alle relevante informatie bevatten die een nieuwe medewerker nodig heeft voordat hij aan zijn eerste werkdag op kantoor begint. Zorg ervoor dat u in dit bericht details opneemt over parkeren, toegang tot het gebouw, beveiliging, dresscode van het bedrijf en een compleet overzicht van waar ze heen moeten, welke lift ze moeten nemen, op welke verdieping ze moeten uitstappen... alles wat ze nodig hebben naar hun nieuwe bureau. Hierdoor kunnen nieuwe medewerkers zelfverzekerd en volledig voorbereid aan de slag gaan.
> Bereid hun papierwerk voor
U verwacht dat uw nieuwe medewerkers volledig voorbereid op de eerste dag verschijnen, dus dezelfde verwachting moet voor uw bedrijf gelden. Zorg ervoor dat u op de ingangsdatum al het relevante papierwerk bij de hand heeft om met uw werknemer te delen – alles en nog wat waarvoor hun handtekening vereist is, zodat er geen vertragingen optreden bij de verwerking.
Zorg ervoor dat u alle informatie vermeldt met betrekking tot loon, belastingdocumenten, gezondheidsvoordelen, aandelenbijdragen en andere belangrijke onderwerpen. En zorg ervoor dat uw nieuwe medewerker een administratief aanspreekpunt heeft waar hij/zij rechtstreeks contact mee kan opnemen voor eventuele vervolgvragen.
> Richt hun eigen bureau of werkruimte in
Zelfs als u niet verwacht dat ze op hun eerste dag veel werk te doen zullen hebben, verdienen nieuwe medewerkers het om vóór hun eerste dag een werkplek, kantoor of speciaal bureau toegewezen te krijgen. Nogmaals, het komt er op neer dat u ervoor moet zorgen dat uw werknemers zich gewaardeerd voelen – en als u ze in een hoek laat zitten, of erger nog – helemaal nergens kunt zitten – kan dit echt een slechte prioriteit opleveren.
Je hebt nog de tijd voordat ze beginnen: maak van het inrichten van hun werkruimte een topprioriteit. Zorg er vervolgens voor dat deze is gevuld met relevante gereedschappen en kantoorbenodigdheden, een werkende telefoon en zelfs enkele accessoires met een bedrijfsthema, zodat ze echt weten dat ze een belangrijk lid van de werkfamilie zijn.
> Bevestig hun starttijd Human Resources
Zodra u de bevestiging heeft dat uw nieuwe werknemer de baanaanbieding heeft geaccepteerd, is het een kwestie van het afspreken van de startdatum en -tijd met HR, afhankelijk van hoeveel kennisgeving ze moeten doen aan hun vorige werkgever, of van eventuele bestaande vakantieplannen die ze hebben. hebben, worden deze details meestal tijdens de interviewfase afgerond.
Laat uw HR-contactpersoon hun startdatum en -tijd bevestigen, zodat aanvullende administratieve maatregelen kunnen worden getroffen (daarover later meer...)
> Bevestig hun aanwezigheid bij de oriëntatie
Als uw bedrijf speciale oriëntatiebijeenkomsten organiseert voor nieuwe medewerkers, is dit een geweldige kans om de startdatum van de nieuwe medewerker op die bijeenkomst af te stemmen. Hoewel dit niet altijd mogelijk is, zorgt het ervoor dat uw nieuwe medewerker meteen op de eerste dag/week met de oriëntatie begint, in plaats van dat hij of zij begint op een datum waarop niemand beschikbaar is om hem wegwijs te maken. Niets is minder inspirerend voor een nieuwe medewerker dan op de eerste dag aan je nieuwe bureau zitten en niets te doen hebben.
Oriëntatiebijeenkomsten bieden nieuwe medewerkers alle informatie die ze nodig hebben om meer te weten te komen over de afdelingen van het bedrijf (buiten hun eigen afdelingen), om hun administratieve papierwerk door te nemen, om de organisatieschema's van de werkplek te begrijpen en, het allerbelangrijkste, om de kantoorcultuur te leren kennen.
> Zorg voor een kopie van de bedrijfsrichtlijnen en/of het personeelshandboek
Deze stap vindt meestal plaats tijdens de oriëntatie, maar als uw bedrijf geen speciale onboarding-bijeenkomst heeft, moet het delen van documentatie over zakelijke richtlijnen en beleid plaatsvinden voordat nieuwe medewerkers worden belast met iets dat met het werk te maken heeft. Er zal waarschijnlijk voldoende downtime zijn tijdens de eerste twee weken van de werknemer, dus elke mogelijkheid om hem relevante, handboekachtige informatie over het bedrijf te geven, is van cruciaal belang.
> Neem ze mee op een rondleiding door het kantoor
Dit lijkt misschien een no-brainer, maar gezien de drukte in sommige kantoren kan dit gemakkelijk over het hoofd worden gezien. Nieuwe werknemers zullen de locatie moeten weten van cruciale bedrijfsfuncties (zoals faxmachines en kopieerruimtes), om nog maar te zwijgen van toiletten, keukens en andere voorzieningen. Laat ze niet doelloos ronddwalen op zoek naar richting. Maak een korte rondleiding door de plattegrond en geef zoveel mogelijk details.
> Wijs ze een werkmentor toe
Uw bedrijf heeft het druk, dat is een gegeven. Maar voor een nieuwe medewerker die net is begonnen, is er werkelijk geen betere introductiefase dan het koppelen aan een werkmentor, iemand (bij voorkeur een medewerker op senior niveau of supervisor die op zijn afdeling werkt) die kan inspireren en motiveren en tegelijkertijd de inzichten kan delen. ins en outs van het bedrijf, de industrie en het kantoor.
Als uw kantoor een formeel mentorprogramma heeft, is dit een geweldige manier voor nieuwe medewerkers om te beginnen. Maar zelfs in een niet-officiële hoedanigheid bieden werkmentoren het soort boeiende en inzichtelijke onboarding dat handboeken en bijeenkomsten gewoon niet kunnen.
> Vertel de rest van het kantoor over hun aankomst
Zodra de startdatum van uw nieuwe medewerker is bevestigd, is het belangrijk om een interne memo naar alle teamleden te sturen over hun aanstaande komst. Beter nog: als u workshops of gemeentehuizen heeft die samenvallen met de startdag van de nieuwe medewerker, is dit een perfecte gelegenheid om zoveel mogelijk mensen onder de aandacht te brengen. Zelfs als de aanwezigen op andere afdelingen werken, is het altijd slim om zorg ervoor dat nieuwe mensen zich welkom voelen voordat ze zelfs maar beginnen.
Wanneer u de persoonlijke aankomst van de nieuwe medewerker van het team aankondigt, vermeld dan hun functie en wat hun dagelijkse werktaken met zich meebrengen. Probeer ook een ijsbrekerintroductie op te nemen, met enkele leuke weetjes, persoonlijke interesses, hobby's, enzovoort. Deze vorm van verwelkoming moedigt huidige werknemers aan om contact op te nemen met de nieuwkomer.
> Wijs ze werkverwachtingen toe
Het is nooit te vroeg om nieuwe medewerkers volledig bij het bedrijf te betrekken door de dagelijkse verantwoordelijkheden te beschrijven – plus wat van hen verwacht kan worden. Het mag nooit als agressief of voorbarig worden beschouwd om op de eerste dag werkverwachtingen voor nieuwe werknemers te stellen. Integendeel, gemotiveerde zelfstarters zullen graag prospects willen hebben, zodat ze hun eigen normen voor prestaties en resultaten kunnen bepalen.
> Vraag feedback en geef regelmatig follow-up aan de touchbase
Of u nu zelf of een lid van uw HR-team beschikbaar bent, routinematige follow-ups met nieuwe medewerkers moeten altijd voorop staan. Deze laatste fase van de onboarding geeft nieuwe medewerkers niet alleen een gevoel van waarde en waardering, maar het is ook een nieuwe kans om feedback te verzamelen en te bepalen of ze zich aanpassen aan de werkomgeving en de nuances en verwachtingen van hun rol begrijpen.
Het is misschien gemakkelijker gezegd dan gedaan om individuele post-oriëntatiegesprekken te houden met alle nieuwe medewerkers tijdens de laatste fasen van hun onboarding, maar het is een absoluut essentieel ijkpunt, dus u moet altijd een speciaal tijdstip in uw planning vrijmaken om dit gedaan te krijgen. . Stel zoveel mogelijk vervolgvragen en geef nieuwe medewerkers natuurlijk de kans om u op de hoogte te houden van hun voortgang.
Daar heb je het! Een uitgebreide checklist met de belangrijkste stappen die nodig zijn om nieuwe medewerkers effectief in uw bedrijf te introduceren. Als u deze punten opvolgt, kunt u er zeker van zijn dat de nieuwe medewerkers in uw organisatie niet alleen worden geïnspireerd om productievere gezinsleden te worden, maar ook dat u de basis legt voor langdurig personeelsbehoud, waar alle partijen tevreden mee zijn.
