Une description de poste (également connue sous le nom de JD) est un récit écrit créé par un responsable du recrutement ou un recruteur. Le récit détaille les tâches et les responsabilités générales associées à un poste spécifique.
Rassembler un modèle de description de poste est un excellent moyen de simplifier votre processus de recrutement et de vous assurer que vous rédigez des descriptions de poste claires et de haute qualité qui attirent le meilleur candidat pour chaque poste.
Si vous êtes un responsable du recrutement qui a besoin d'aide pour maîtriser le format de description de poste standard et créer un excellent modèle de profil de poste, continuez à lire.
Ce guide vous apprendra tout ce que vous devez savoir, y compris pourquoi les descriptions d'emploi important et quelles sont les choses les plus importantes à inclure dans vos descriptions. Vous trouverez également un modèle simple à suivre, ainsi qu'un exemple de ce à quoi pourrait ressembler votre prochaine description.
Pourquoi les descriptions de poste sont importantes
Une description de poste bien rédigée peut faire une grande différence lorsque vous essayez d'attirer les personnes les plus qualifiées et les plus talentueuses dans votre équipe. Voici quelques-uns des plus grands avantages qu'une bonne description de poste peut offrir :
Clarifier les attentes
Les descriptions de poste les mieux rédigées éliminent la confusion et définissent des attentes claires pour chaque candidat. Ils établissent dès le début ce que le travail implique et quels types de références une personne doit avoir si elle veut se qualifier pour le poste vacant.
Simplifiez le recrutement
Des descriptions de poste claires avec une liste distincte des exigences des candidats rationaliseront naturellement le nombre de personnes qui postuleront pour un poste spécifique.
Ceci, à son tour, vous donne un plus petit bassin de candidats parmi lesquels choisir et vous aide à simplifier l'ensemble du processus de recrutement. Par exemple, vous n'aurez pas à parcourir de nombreuses candidatures de personnes qui ne répondent pas aux exigences de base pour faire une liste restreinte de personnes qui conviennent.
Créer des échelles salariales équitables
Des descriptions de poste bien rédigées établissent les échelles salariales pour les postes ouverts.
Cela ne donne pas seulement aux candidats une idée de ce qu'ils gagneront s'ils obtiennent le poste. Cela vous aide également à créer un système plus transparent et à garantir que tous les employés qui exercent des fonctions identiques ou similaires seront rémunérés équitablement (et d'une manière logique).
Assurer la conformité légale
Votre entreprise peut ne pas être légalement tenue de publier et de maintenir une certaine norme pour les descriptions de poste. Cependant, cela aide votre organisation à rester en conformité avec lois du travail en vigueur, y compris les suivants :
- Loi sur les normes de travail équitables: Les descriptions de poste correctement classées comme exonérées ou non exonérées indiqueront l'admissibilité aux heures supplémentaires pour la personne qui remplit le rôle.
- Loi sur l'égalité de rémunération de 1963: Cette loi vise à abolir les disparités entre les sexes sur le lieu de travail ; votre description de poste doit indiquer clairement qu'il n'y a pas de différences de rémunération entre les sexes ou de préjugés dans votre organisation.
- Titre VII de la loi sur les droits civils de 1964: Cette loi interdit la discrimination en matière d'emploi fondée sur la race, la couleur, la religion, le sexe ou l'origine nationale ; lorsque vous choisissez des candidats sur la base de facteurs pertinents, tels que ceux indiqués dans votre description de poste, vous pouvez prouver que les décisions d'embauche n'étaient pas fondées sur des facteurs discriminatoires.
- Loi sur la sécurité et la santé au travail (OSHA): En décrivant les conditions de travail de l'entreprise dans la fiche de poste, vous évitez de mettre une personne mal équipée dans une situation potentiellement dangereuse.
- Egalité des chances pour l'emploi: Votre description de poste doit vous permettre de mener des entretiens équitables sans ignorer les groupes de candidats potentiels.
- Loi sur la discrimination fondée sur l'âge dans l'emploi: Les employeurs (et les descriptions de poste qu'ils rédigent) ne devraient pas faire de discrimination fondée sur l'âge sans raison valable.
- Loi sur les Américains handicapés: Votre description de poste doit décrire clairement les fonctions essentielles du poste afin que les personnes handicapées sachent si cela leur convient ou non. Cela peut vous protéger d'être accusé de discrimination fondée sur les capacités.
Améliorer la planification des personnes
De bonnes descriptions de poste facilitent également le processus de planification dans votre entreprise. Ils vous aident à garder une trace de tous les postes disponibles dans votre entreprise et vous permettent de savoir plus facilement quels postes n'ont pas encore été pourvus et lesquels vous devrez peut-être ouvrir à nouveau à l'avenir.
Établir des normes pour l'évaluation des performances
Idéalement, vous pouvez réutiliser votre description de poste et l'utiliser pour définir des normes claires pour les évaluations de performance. Lorsque vous vous asseyez pour évaluer vos employés et voir à quel point ils réussissent, vous pouvez vous référer à la description de poste pour déterminer s'ils répondent ou non à certains critères et remplissent les responsabilités pour lesquelles ils ont été embauchés à l'origine.
Comment rédiger une bonne description de poste ?
Avant d'entrer dans les détails du format de description de poste standard, abordons certains éléments stylistiques que tout responsable du recrutement devrait prendre en compte.
Lorsque vous préparez une description de poste à partager sur un site d'offres d'emploi en ligne, vous devez garder à l'esprit ces règles et directives concernant le format et le style du profil de poste :
Être spécifique
Si vous souhaitez attirer le candidat idéal dans votre entreprise, vous devez rédiger une description de poste qui lui est destinée.
Soyez aussi précis que possible avec ce que vous voulez en ce qui concerne les exigences en matière de compétences, d'éducation et d'expérience. N'oubliez pas que plus vous détaillerez ce que vous attendez, plus il sera facile de trouver quelqu'un qui correspond au moule et qui sera un atout pour votre entreprise.
Soyez concis
Il est important d'être précis. Dans le même temps, cependant, il est également important d'être concis et d'aller droit au but.
Si votre description de poste est remplie de longs paragraphes et n'est pas bien formatée (nous en parlerons plus tard), le candidat idéal pourrait la passer sous silence et passer à la liste suivante. Ne vous éloignez pas des grands talents parce que votre description de poste est mal rédigée ou difficile à comprendre.
Parlez directement aux candidats
Lorsque vous commencez à écrire, mettez-vous à la place des personnes qui liront votre description de poste. Réfléchissez à ce qu'ils rechercheront dans un nouvel emploi et trouvez des moyens d'adapter votre poste à ces besoins et désirs. Cela rendra le poste attrayant pour le type de personnes que vous souhaitez travailler dans votre entreprise.
Rendez-le passionnant
Faites ce que vous pouvez pour que votre description de poste (et l'entreprise pour laquelle vous travaillez) semble excitante et attrayante pour les nouvelles recrues.
Ceci est particulièrement important lorsque vous mettez en évidence les avantages et les avantages des offres d'emploi. Après tout, même les emplois les plus ennuyeux au monde peuvent être rendus plus attrayants lorsqu'ils s'accompagnent d'une grande liste d'avantages.
Ne soyez pas dur
Vous pouvez avoir des attentes strictes envers vos employés et vous recherchez peut-être un type de personne très spécifique pour remplir un rôle ouvert.
Dans le même temps, cependant, si vous êtes trop dur dans votre description de poste, vous risquez de vous aliéner les personnes qui vous conviennent, simplement parce qu'elles pensent que votre entreprise n'offre pas un environnement de travail positif.
Ne soyez pas mystérieux
Rédiger une description de poste n'est pas un bon moment pour laisser les gens deviner. Soyez aussi clair et direct que possible et n'omettez aucun détail important.
Si vous laissez des lacunes dans la description de poste, vous constaterez qu'il vous sera plus difficile de remplir le rôle parce que les gens seront confus quant à savoir s'ils sont ou non des candidats qualifiés. Cela crée plus de travail pour vous car vous devrez éliminer plus de personnes qui ne répondent pas à vos besoins spécifiques.
Quel est le meilleur format pour les descriptions de poste ?
Lors de l'élaboration d'un modèle de description de poste, il est important d'inclure certaines sections. Il existe un format de profil de poste standard que suivront presque tous les modèles et descriptions de poste.
Voici les sections essentielles que les meilleurs modèles de description de poste comportent toujours :
Profession
Chaque description de poste et modèle de spécification de poste doit commencer par un titre clair. La recherche montre que 36 pour cent des demandeurs d'emploi recherchent un emploi en ligne en utilisant le titre du poste qu'ils souhaitent, c'est donc l'un des aspects les plus importants de votre annonce.
Gardez également à l'esprit que les sites d'emploi agissent comme des mini moteurs de recherche. Lorsque vous intitulez vos descriptions de manière appropriée et utilisez des mots-clés que les gens sont les plus susceptibles d'inclure dans leurs recherches, il est plus facile pour les bons candidats de trouver votre annonce et de postuler pour le poste vacant.
Résumé du poste
Ensuite, vous devrez inclure un résumé du travail.
Si vous regardez un exemple de modèle de description de poste, il comprendra une ventilation de ce que le poste implique et des principales responsabilités que les candidats devront assumer s'ils sont embauchés. Il comprendra également probablement une ventilation des personnes à qui le candidat relèvera dans l'entreprise (superviseur, chef d'équipe, chef comptable, etc.).
La plupart des demandeurs d'emploi conviennent que le résumé de l'emploi est l'une des choses les plus importantes qu'ils recherchent lorsqu'ils envisagent un poste en particulier. Ils veulent savoir tout de suite ce qu'on attend d'eux et quels types de tâches ils devront accomplir.
Rôles et responsabilités
Le prochain emplacement que vous trouverez sur les meilleurs modèles de description de poste est un emplacement pour les rôles et les responsabilités du poste.
Il s'agit d'une liste détaillée des tâches qu'une personne devra effectuer si elle est embauchée pour le poste. Il doit comporter des responsabilités spécifiques telles que faire des copies ou prendre des rendez-vous.
Dans cette section, vous pouvez également décomposer les activités quotidiennes qu'une personne effectuera si elle est choisie pour le poste. Il est utile que vous puissiez également illustrer comment cette personne s'intègre dans l'entreprise et comment elle contribue à la réalisation de la mission de l'entreprise.
Diplômes et compétences
Un modèle de rôles et de responsabilités devrait également avoir un endroit pour répertorier les qualifications et les compétences spécifiques que chaque candidat devrait posséder.
La section des qualifications détaille le type d'éducation ou de formation qu'une personne devrait avoir obtenu avant de postuler à l'emploi. La section des compétences, quant à elle, comprend une liste de compétences techniques et générales nécessaires pour bien faire le travail.
En ce qui concerne cette section, n'oubliez pas que moins peut être plus. Vous n'avez pas nécessairement besoin d'inclure une liste solide de qualifications et de compétences requises pour trouver la solution idéale. En effet, si les listes sont trop longues, elles peuvent parfois se retourner contre elles et dissuader les candidats qualifiés de postuler.
Avantages et engagements
Chaque modèle JD doit inclure un espace pour répertorier les avantages sociaux des employés. Cela comprend une ventilation des offres d'assurance maladie et des prestations de retraite, ainsi qu'une liste des avantages liés au travail dans votre entreprise spécifique. Par exemple, proposez-vous des horaires flexibles ou des congés payés illimités ? Si c'est le cas, c'est la section où vous prendrez note de cela.
Votre modèle doit également inclure un endroit pour aborder les engagements de votre entreprise. Par exemple, c'est ici que vous indiquerez que vous êtes un employeur garantissant l'égalité des chances et que vous êtes fortement engagé en faveur de la diversité et de l'inclusion.
Liste de contrôle de la description de poste
Maintenant que vous avez une meilleure compréhension d'un modèle standard de rôles et de responsabilités, voici une liste de contrôle pratique à consulter.
Cette liste vous aidera à vous assurer que vous n'oubliez rien de votre modèle JD. Il vous sera également beaucoup plus facile de rédiger efficacement de bonnes descriptions :
- Profession: Une brève description des responsabilités et du poste.
- département: Le domaine ou le département de l'entreprise auquel le travail relèvera.
- Rôle Aperçu: Répertorie 2-3 fonctions principales du rôle.
- Clé Tâches: Liste détaillée des principales tâches et tâches liées au poste
- Responsabilités: Liste détaillée des responsabilités que le candidat exercera.
- Responsabilité: Nommez la personne à qui le candidat se rapportera si le poste lui est offert.
- Exigences: Énumérez les exigences telles que les qualifications formelles, les qualifications académiques, les contrôles d'emploi, etc.
- Emplacement: S'il y a plus d'un bureau ? Si oui, précisez lequel recherche un nouvel employé.
- Présentation/Mission de l'entreprise: Une brève description de ce que fait l'entreprise et de votre mission.
- Salaire & Avantages: Indiquez combien le candidat sera payé, ainsi que les avantages et les avantages qu'il recevra.
- Instructions de candidature: Expliquez comment postuler
Si vous incluez un emplacement pour chacun de ces éléments dans votre modèle de tâches et de responsabilités du personnel, vous n'aurez aucun mal à rédiger une description de poste bien planifiée qui simplifie votre travail en tant que responsable du recrutement. La création de ce type de modèle peut prendre du temps au départ, mais cela sera payant lorsque vous aurez à votre disposition une liste de candidats qualifiés et bien assortis.
Modèle de description de poste de base
Êtes-vous prêt à voir un modèle de spécification de travail en action ? Vous trouverez ci-dessous un modèle de base des tâches et des responsabilités du personnel, ainsi qu'un exemple de description de poste pour un rôle d'administrateur.
Vous pouvez utiliser ce guide pour vous aider à démarrer lorsque vous créez votre propre modèle de description de poste :
Travail: [Titre d'emploi]
Description de l'emploi: [Titre du poste] contribuera à la mission de [l'entreprise] en [attentes quotidiennes globales].
Responsabilités:
[Titre du poste] aura les responsabilités et tâches suivantes :
- [Responsabilité 1]
- [Responsabilité 2]
- [Responsabilité 3]
- [Responsabilité 4]
- [Responsabilité 5]
Exigences:
[Titre du poste] doit avoir les compétences, l'éducation et l'expérience suivantes :
- [Exigence 1]
- [Exigence 2]
- [Exigence 3]
- [Exigence 4]
- [Exigence 5]
Mission de l'entreprise:
[Société] se consacre à fournir [produit/service] à [marché cible].
Compensation:
[Société] fournira la compensation suivante :
Avantages:
- Bénéfices médicaux:
- Prestations de retraite :
- Autres bénéfices:
Exemple de description de poste
Travail: Adjointe administrative
Description de l'emploi: L'assistant administratif travaillera sous la direction du chef de bureau et contribuera à la mission d'ABC Accounting de fournir des services comptables professionnels en fournissant un soutien administratif aux autres membres de l'équipe, en répondant aux appels téléphoniques, en planifiant des réunions et en dirigeant les clients.
Responsabilités:
L'adjoint administratif aura les responsabilités et tâches suivantes :
- Répondre aux téléphones et diriger les appels des clients vers le personnel approprié
- Planifier des réunions entre les clients et les comptables, ainsi que des réunions interservices
- Planifier et assigner les projets administratifs
- Accueillir les clients et les diriger vers les bureaux appropriés pour des réunions et des consultations
- Communiquer poliment et professionnellement par téléphone, e-mail et par écrit
- Maintenance préventive complète des équipements de bureau
- Maintenir l'inventaire des approvisionnements en vérifiant régulièrement les stocks
- Maintenir l'organisation et la propreté du bureau entre les visites des clients
Compétences requises:
L'adjoint administratif doit avoir les compétences, la formation et l'expérience suivantes :
Compétences:
- Compétences en rapport
- Compétences d'organisation
- Compétences analytiques
- Professionnalisme
- Résolution de problème
- Compétences en gestion des approvisionnements
- Compétences en contrôle des stocks
- Aptitudes à la communication verbale et écrite
Éducation et expérience:
- Diplôme d'études secondaires ou équivalent
- 2+ ans d'expérience en assistance administrative
- Expérience avec Microsoft Word, Excel et Outlook
Mission de l'entreprise:
ABC Accounting se consacre à fournir des services comptables professionnels et abordables aux clients de la région de Denver.
Compensation:
ABC Comptabilité fournira la rémunération suivante : $17,50 par heure
Avantages:
- Bénéfices médicaux: Assurance maladie, assurance dentaire, assurance vision
- Prestations de retraite: correspondance 4% 401(k)
- Autres bénéfices: Prise de force généreuse, repas et collations gratuits pour les employés, bureau acceptant les animaux domestiques, allocation de voyage
Utilisez ce modèle de description de poste aujourd'hui
Maintenant que vous savez ce qui se passe dans un modèle de description de poste de qualité (et une description de poste de qualité), il est temps de vous mettre au travail. Si vous utilisez les conseils pour créer un modèle de description de poste discuté ci-dessus, vous n'aurez aucun mal à créer des descriptions bien écrites et efficaces pour chaque rôle ouvert de votre équipe.
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