Pour certains, il peut sembler qu’une fois qu’un demandeur d’emploi qualifié est recruté et se voit proposer un poste dans une entreprise, le dur labeur est terminé. Cependant, en réalité, c’est le contraire qui est vrai.
Offrir aux nouvelles recrues une expérience d’intégration complète est essentiel, tant pour l’employé que pour l’employeur. Présenter et intégrer du nouveau personnel dans votre organisation n’est pas une mince affaire ; après tout, ils sont tout nouveaux dans les opérations de votre entreprise et, plus particulièrement, dans la culture de travail de votre entreprise. Une transition fluide qui les inspire et leur donne les outils et les connaissances nécessaires pour devenir des membres productifs de l’équipe est le but ultime d’un processus d’intégration efficace.
Dans cet article, nous fournirons une liste de contrôle complète de toutes les étapes requises pour les entreprises et les entreprises qui cherchent à intégrer de nouvelles recrues rapidement et en toute transparence.
Comprendre l'importance de l'intégration des employés
L’une des informations les plus importantes que les propriétaires d’entreprise ou les professionnels des ressources humaines peuvent suivre est une liste de contrôle d’intégration des employés. Il ouvre la voie à l'arrivée de nouveaux talents et son contenu aide à donner à ces travailleurs une meilleure idée de ce que représente votre entreprise et de la manière dont les opérations quotidiennes sont exécutées le plus efficacement possible.
Le processus d'intégration des employés dans n'importe quelle entreprise prend généralement environ 90 jours du début à la fin. S'il est effectué correctement, le taux de rétention des employés restera élevé. Même après de nombreuses séries de recherche, de prospection et d'entretiens (en personne et par téléphone), il reste encore un travail important à faire si et quand un candidat se voit proposer et accepte un poste.
En fait, le travail le plus dur a sans doute lieu pendant le processus d’intégration – et l’efficacité de ce processus dépend entièrement de la mise en place par l’équipe de recrutement. C’est pourquoi il est essentiel d’avoir une liste de contrôle efficace.
Que devrait être inclus dans une liste de contrôle d'intégration des employés ?
Pour les employeurs qui souhaitent établir ou réviser leur processus, nous avons élaboré une liste de contrôle du plan d'intégration de 3 mois, simplifiée mais complète, que vous pouvez utiliser pour mettre en œuvre et utiliser efficacement le suivi. Quelle que soit la manière dont vous souhaitez mettre en œuvre votre liste de contrôle d'intégration des employés, assurez-vous de suivre au moins autant de points répertoriés ci-dessous :
> Commencez par une lettre d'offre de félicitations
La première étape d’une expérience d’intégration efficace des employés consiste à leur offrir une lettre d’offre de félicitations. Cela leur communique non seulement la valeur de leurs futures contributions à votre équipe, mais cela établit également leur valeur en tant qu'employé. Suite aux éléments habituels qui précèdent une lettre d'offre (c'est-à-dire vérification d'antécédents criminels, suivi des références, dépistage de drogues), une nouvelle recrue doit être accueillie officiellement en personne, par téléphone, mais surtout en cours d'écriture.
Pour les membres RH, une fois qu'une lettre d'offre de félicitations a été acceptée et retournée, c'est à ce stade que le poste annoncé doit être supprimé du site Web de l'entreprise et de tous les réseaux sociaux et banques d'emplois correspondants.
> Faire en sorte que tous les services concernés mettent en place leurs comptes et programmes
Nous savons tous à quel point il peut être difficile de s'installer physiquement dans un nouvel emploi : le service informatique est l'un des domaines les plus sollicités de l'entreprise, il est donc important de les informer le plus tôt possible du jour de début imminent d'une nouvelle recrue. C est la clé.
Tout d’abord, assurez-vous que le nouvel employé dispose d’un compte de messagerie avant son premier jour. Cela garantit qu’ils ne sont jamais tenus à l’écart des opérations internes et qu’ils peuvent recevoir à tout moment des e-mails administratifs importants. Dès que possible, les membres des RH doivent se coordonner avec le service informatique, les équipes de direction individuelles et en particulier le service comptable : les nouvelles recrues doivent être configurées avec un numéro d'employé et un profil de comptes créditeurs afin qu'il n'y ait pas de retard de paiement au cours de leurs deux premières. semaines d’emploi (sinon, ils pourraient se sentir sous-évalués et insultés).
> Confirmer et sécuriser tous leurs outils et appareils nécessaires
En plus de toute la programmation technique et de l'accès aux comptes dont ils auront besoin dès le premier jour, les nouvelles recrues doivent recevoir tous les outils et appareils professionnels destinés à les aider à bien faire leur travail. En fonction de ce que fait l'entreprise et de sa pertinence par rapport à son travail, ces types d'appareils peuvent inclure des téléphones portables, un ordinateur portable de travail, une souris, des écouteurs – tout ce dont ils ont besoin. Ne pas avoir facilement accès à ces outils peut déprimer les employés, mais cela peut aussi leur donner le sentiment que votre entreprise est désorganisée, ce à quoi un nouvel employé ne devrait jamais penser dès son premier jour.
> Contactez-nous avec un e-mail de bienvenue
Il doit s'agir d'un e-mail complètement distinct de la lettre d'offre. Un e-mail de bienvenue doit être moins formel et plus personnalisé – et il doit inclure toutes les informations pertinentes dont un nouvel employé aura besoin avant de commencer sa première journée au bureau. Dans cette note, assurez-vous d'inclure des détails sur le stationnement, l'accès au bâtiment, la sécurité, le code vestimentaire de l'entreprise et un aperçu complet de l'endroit où ils doivent se rendre, quel ascenseur prendre, à quel étage descendre… tout ce dont ils auront besoin. à leur nouveau bureau. Cela permet aux nouvelles recrues d’arriver confiantes et pleinement préparées pour commencer leur première journée.
> Préparer leurs papiers
Vous vous attendez à ce que vos nouvelles recrues se présentent dès le premier jour entièrement préparées, la même attente devrait donc être en place pour votre entreprise. À leur date de début, ayez tous les documents pertinents à disposition pour les partager avec votre employé – tout et n'importe quoi qui nécessite sa signature, afin qu'il n'y ait aucun retard dans le traitement.
Assurez-vous d'inclure toutes les informations concernant la paie, les documents fiscaux, les prestations de santé, les cotisations en actions et d'autres sujets importants. Et également, fournissez à votre nouvelle recrue un point de contact administratif qu’elle peut contacter directement pour toute question complémentaire.
> Aménager leur bureau ou espace de travail dédié
Même si vous ne prévoyez pas qu'ils auront beaucoup de travail à faire le premier jour, les nouvelles recrues méritent de se voir attribuer un espace de travail, un bureau ou un bureau dédié avant leur premier jour. Encore une fois, il s’agit de faire en sorte que vos employés se sentent valorisés – et les faire asseoir dans un coin, ou pire – nulle part où s’asseoir – peut vraiment créer un mauvais précédent.
Vous avez le temps avant qu'ils ne commencent : faites de l'aménagement de leur espace de travail une priorité majeure. Ensuite, assurez-vous qu'il contient les outils et articles de papeterie pertinents, un téléphone fonctionnel et même des accessoires sur le thème de l'entreprise pour leur faire vraiment savoir qu'ils sont un membre important de la famille professionnelle.
> Confirmer leur heure de début Ressources Humaines
Une fois que vous avez la confirmation que votre nouvel employé a accepté l'offre d'emploi, il s'agit d'organiser sa date et son heure de début avec les RH, en fonction du délai de préavis qu'il doit donner à son ancien employeur ou de ses projets de vacances existants. ont, ces détails sont généralement finalisés au cours de la phase d’entretien.
Faites confirmer par votre interlocuteur RH sa date et heure de début afin que des mesures administratives complémentaires puissent être mises en place (nous en reparlerons plus tard…)
> Confirmer leur présence à l'orientation
Si votre entreprise organise des réunions d'orientation dédiées aux nouvelles recrues, c'est une excellente occasion de coordonner la date de début du nouvel employé avec ladite réunion. Bien que ce ne soit pas toujours possible, leur faire commencer l'orientation dès leur premier jour/semaine met immédiatement votre nouvel employé en mode travail plutôt que de le faire commencer à une date où personne n'est disponible pour lui montrer les ficelles du métier. Rien n'est moins inspirant pour un nouvel employé que d'être assis à son nouveau bureau le premier jour sans rien faire.
Les réunions d'orientation fournissent aux nouvelles recrues toutes les informations dont elles ont besoin pour en savoir plus sur les services de l'entreprise (en dehors du leur), revoir leurs documents administratifs, comprendre les organigrammes du lieu de travail et, surtout, la culture du bureau.
> Fournir une copie des directives de l'entreprise et/ou du manuel de l'employé
Cette étape a généralement lieu lors de l'orientation, mais si votre entreprise n'inclut pas de réunion d'intégration dédiée, le partage de la documentation sur les directives et politiques commerciales devrait avoir lieu avant que les nouvelles recrues ne soient chargées de quoi que ce soit lié au travail. Il y aura probablement beaucoup de temps d'arrêt au cours de la première ou des deux premières semaines de l'employé, donc toute opportunité de lui donner des informations pertinentes de type manuel sur l'entreprise est essentielle.
> Faites-leur visiter le bureau
Cela peut sembler évident, mais étant donné l’affluence dans certains bureaux, il peut être facile de l’oublier. Les nouveaux employés devront connaître l'emplacement des éléments essentiels de l'entreprise (comme les télécopieurs et les salles de photocopie), sans parler des toilettes, des cuisines et d'autres commodités. Ne les laissez pas errer seuls sans but à la recherche d'une direction : organisez une visite rapide du plan d'étage et fournissez autant de détails que possible.
> Attribuez-leur un mentor de travail
Votre entreprise est occupée, c'est une évidence. Mais pour une nouvelle recrue qui vient de commencer, il n'y a vraiment pas de meilleure étape d'introduction que de la jumeler à un mentor de travail, quelqu'un (de préférence un employé de haut niveau ou un superviseur travaillant au sein de son service) qui peut inspirer et motiver tout en partageant le les tenants et les aboutissants de l'entreprise, de l'industrie et du bureau.
Si votre bureau dispose d’un programme de mentorat formel, c’est une excellente façon de démarrer pour les nouvelles recrues. Mais même à titre non officiel, les mentors professionnels offrent le type d’intégration engageante et perspicace que les manuels et les réunions ne peuvent tout simplement pas offrir.
> Informez le reste du bureau de leur arrivée
Une fois la date d'entrée en fonction de votre nouvel employé confirmée, il est important d'envoyer une note interne à tous les membres de l'équipe concernant son arrivée imminente. Mieux encore, si vous organisez des ateliers ou des assemblées publiques qui coïncident avec le jour d'arrivée du nouvel employé, c'est l'occasion idéale de sensibiliser le plus grand nombre de personnes possible. Même si les personnes présentes travaillent dans d'autres services, il est toujours judicieux de faire en sorte que les nouvelles personnes se sentent accueillies avant même de commencer.
Lorsque vous annoncez l'arrivée en personne du nouvel employé de l'équipe, indiquez son poste et ce qu'impliqueront ses tâches quotidiennes. Essayez également d'inclure une introduction brise-glace, présentant des faits amusants, des intérêts personnels, des passe-temps, etc. Ce type d'accueil a tendance à inciter les employés actuels à tendre la main au nouvel arrivant.
> Attribuez-leur des attentes professionnelles
Il n'est jamais trop tôt pour intégrer pleinement les nouvelles recrues en décrivant leurs responsabilités quotidiennes et ce qu'elles peuvent apporter à la table. Il ne faut jamais considérer comme agressif ou prématuré de fixer des attentes professionnelles pour les nouveaux employés dès leur premier jour. Au contraire, les entrepreneurs motivés seront impatients d’avoir des prospects en place afin de pouvoir établir leurs propres normes de performance et de livraison.
> Demander des commentaires et effectuer un suivi régulier auprès de la base de contact
Que vous-même ou un membre de votre équipe RH soyez disponible, les suivis de routine auprès des nouvelles recrues doivent toujours être une priorité. Non seulement cette dernière étape de l'intégration donne aux nouveaux employés un sentiment de valeur et d'appréciation, mais elle constitue également une autre occasion de recueillir des commentaires et de déterminer s'ils s'adaptent à l'environnement de travail et comprennent les nuances et les attentes de leur rôle.
Il est peut-être plus facile à dire qu'à faire d'organiser des réunions individuelles de post-orientation avec toutes les nouvelles recrues au cours des dernières étapes de leur intégration, mais il s'agit d'une référence absolument essentielle, vous devez donc toujours prévoir une fenêtre dédiée dans votre emploi du temps pour le faire. . Posez autant de questions de suivi que possible et, bien sûr, donnez aux nouvelles recrues l'occasion de vous informer de leurs progrès.
Voilà! Une liste de contrôle complète des étapes les plus importantes nécessaires pour intégrer efficacement les nouveaux employés dans votre entreprise. Une fois ces points suivis, vous pouvez être assuré que les nouvelles recrues de votre organisation sont non seulement inspirées à devenir des membres travail-famille plus productifs, mais également que vous jetez les bases d'une fidélisation à long terme des employés qui satisfait toutes les parties.
