La gestion traditionnelle est déjà assez difficile. Cependant, coordonner une équipe uniquement via des canaux virtuels s'est avéré être une tâche extrêmement difficile pour de nombreuses personnes pendant la pandémie. Il a été rapporté que le revue de Harvard business la semaine dernière a révélé que 40 % des managers n'étaient pas sûrs de leur capacité à gérer des équipes distantes. De la création d'une dynamique d'équipe positive à l'organisation des processus, la gestion à distance exige un tout nouvel ensemble de capacités. Dans cet article, nous examinons la nature exacte de ces compétences et comment vous pouvez développer ces compétences.
Comment organisez-vous vos workflows distants
Trois éléments clés sont à prendre en compte lors de la gestion des workflows distants :
1. Utiliser des plateformes de gestion de projet
Qui est responsable de chaque produit ? A quelle heure est-il prévu ? Et à qui le livreront-ils ?
Dans le bureau traditionnel, les dirigeants sont en mesure de déléguer des tâches et de superviser la manière dont elles sont réalisées. Cependant, sans ce degré de contrôle ou de responsabilité, il est nécessaire de mettre en place un processus efficace. Il existe de nombreuses plates-formes basées sur le cloud pour la gestion de projets qui permettent aux utilisateurs d'attribuer des tâches par voie électronique et de surveiller l'avancement d'un projet spécifique. Cela facilite grandement le contrôle des flux de travail de l'individu, mais garantit également que chacun est au courant de l'avancement de son projet.
2. Pratiquez une communication cohérente
Dans un environnement éloigné, l'avantage de la sur-communication est plus important que celui de la sous-communication. La ligne de communication doit toujours être ouverte. Les problèmes de communication constituent un risque important pour les équipes distantes. lorsque deux personnes croient qu'elles sont en charge d'une tâche particulière, cela peut aboutir à passer beaucoup de temps avant de reconnaître que l'erreur doit être rectifiée. C'est pourquoi une communication claire et cohérente est cruciale. C'est un défi lorsque les gens se trouvent dans différents fuseaux horaires ou travaillent à des heures différentes. C'est la raison pour laquelle les équipes distantes dépendent d'un processus structuré et d'une messagerie synchrone pour s'assurer qu'il n'y a pas de retard dans la communication. Les équipes distantes peuvent avoir des "chats d'équipe" dans lesquels les membres se tiennent mutuellement informés de leurs activités. D'autres équipes sont connues pour planifier des rassemblements réguliers pour suivre et discuter de ce que chacun fait chaque jour. Il n'y a pas de bonne ou de mauvaise façon de procéder – et la plupart du temps, il est préférable de faire une option qui est décidée par toute l'équipe.
Comment pouvez-vous encourager la collaboration au sein de votre équipe distante ?
Des rencontres aléatoires à la cafetière aux post-it sur les tableaux blancs ; le bureau traditionnel offre une variété de façons de collaborer de manière spontanée.
Beaucoup craignent que le fait de passer à distance en premier puisse entraîner une perte de la qualité magique et donc une diminution de la créativité. Mais la vérité est que ce n'est qu'un problème de conception. La recherche suggère, par exemple, que la collaboration et la communication peuvent être un défi dans les espaces ouverts - ce qui est contraire au bon sens. Les responsables à distance peuvent organiser leur personnel de différentes manières pour favoriser une collaboration productive :
1. Utiliser des outils de collaboration
Il existe une variété d'applications basées sur le cloud qui permettent aux travailleurs de communiquer à distance en temps réel. Ils incluent des outils plus généraux comme Slack ou Zoom qui permettent une communication de base. Il existe également de nombreux outils ciblés pour effectuer des tâches telles que la conception, le développement de logiciels ou le processus de pensée créative. Les managers distants doivent trouver les outils les plus efficaces pour leurs besoins de collaboration et s'assurer que chaque membre de leur équipe puisse accéder à ces outils.
2. Organisez des réunions d'équipe régulières
Les meilleures idées créatives naissent d'une interaction de groupe qui permet aux gens de lancer des idées. Bien que cela soit difficile à accomplir dans un environnement virtuel, des réunions régulières peuvent reproduire le sentiment et donner des résultats étonnants. La clé pour cela est de déterminer où votre équipe est le plus à l'aise. Il pourrait s'agir d'une combinaison entre la messagerie instantanée et la vidéoconférence. Cela peut avoir lieu dans des équipes plus petites, où les gens peuvent être plus à l'aise pour parler de leurs opinions. Beaucoup d'entreprises gagnent à limiter la durée des réunions, à la fois pour réduire une atmosphère d'urgence et aussi pour éviter la "fatigue du zoom" anxiogène.
3. Encourager l'interaction entre les employés
De nombreuses entreprises utilisent une technique de gamification dans laquelle les employés sont appariés au hasard les uns avec les autres et sont tenus d'interagir. L'intention est de recréer le sentiment de « tomber sur » des collègues sur le lieu de travail, d'encourager des conversations intéressantes et d'échanger des concepts. Cependant, en plus d'apporter les résultats souhaités en termes d'innovation, il pourrait également s'avérer plus efficace à distance car l'interaction n'est pas limitée par la proximité physique. Par conséquent, les équipes particulièrement efficaces peuvent développer leurs idées plus rapidement et plus efficacement.
4. Restez en contact
Des canaux de communication ouverts avec vos employés avant qu'ils ne démissionnent les font se sentir valorisés dans votre entreprise, mais ces canaux sont également précieux pour établir de véritables relations personnelles. Vos employés sont bien sûr un atout pour votre entreprise, mais il n'y a aucune raison pour que vous cessiez de leur parler simplement parce qu'ils sont partis.
Rester en contact avec vos anciens employés est finalement ce qui les convaincra de revenir également. Ce type d'attention personnelle les fait se sentir valorisés et reconnus, ce qui ne peut être sous-évalué. Ces émotions les aident également à mieux s'aligner sur la vision de votre entreprise.
Comment pouvez-vous fournir des commentaires aux employés qui travaillent à distance
La rétroaction est cruciale pour une main-d'œuvre heureuse et productive, car elle permet aux employés d'augmenter la qualité de leur travail et de se sentir appréciés. Une étude a révélé que les organisations qui fournissent régulièrement des commentaires aux employés ont des taux de rotation inférieurs à 14,9 % Une autre étude a révélé ce qui suit : la majorité des employés sont désengagés en raison de l'absence de retour d'information.
Voici quatre lignes directrices que vous pouvez appliquer pour fournir une rétroaction à distance efficace :
1. Sélectionnez la bonne chaîne
Chaque employé a son canal de communication préféré. Certains préfèrent les appels vidéo tandis que d'autres préfèrent les messages directs ou les e-mails. Pour démontrer que vous vous souciez des préférences de vos employés, choisissez la meilleure méthode pour eux. pensez qu'ils préféreraient, et adaptez également vos commentaires à leurs préférences.
2. Soyez précis
Les commentaires ne doivent pas être considérés comme une critique générale et doivent toujours être liés à des actions spécifiques et inclure des directives spécifiques. Cela permettra à l'employé de savoir exactement de quoi vous parlez et lui fournira un moyen d'améliorer continuellement ses performances.
3. Fixez-vous des objectifs précis
En travaillant à distance, vous ne pouvez pas contrôler votre équipe comme beaucoup le feraient au travail. C'est pourquoi les objectifs sont importants pour vous assurer que vous et vos employés travaillez en synchronisation. Par conséquent, essayez de terminer vos commentaires en établissant – ou à tout le moins en réitérant les objectifs que vous souhaiteriez que chaque employé atteigne.
4. Demandez des commentaires, puis demandez-les en retour
Les commentaires ne doivent pas être un processus à sens unique, en particulier lorsque vous êtes tous dans le nouveau monde de la collaboration à distance. Demandez toujours aux membres de votre équipe de donner leur avis sur la façon dont ils sont capables de comprendre vos besoins ainsi que sur la qualité de votre communication ; et aussi à quel point ils sont confiants avec les outils qu'ils emploient. Thill peut aider à créer un environnement de travail plus positif et plus ouvert.
N'ayez jamais peur d'affiner vos méthodes
Comme le travail de leadership conventionnel de gestion d'équipes à distance évolue continuellement. Le travail de management ne consiste pas seulement à initier des processus, mais aussi à adapter des processus pour répondre aux exigences de votre personnel.
De nombreuses entreprises qui choisissent d'abord d'aller à distance doivent l'apprendre douloureusement : le système qui fonctionne pour vous au début de votre croissance peut être insuffisant lorsque de nouveaux membres d'équipe arrivent et que de nouveaux défis sont posés à votre entreprise.
Ce dont vous avez besoin, c'est d'une base solide d'employés résilients, ingénieux et véritablement engagés qui peuvent évoluer avec vos besoins. C'est là que la culture du lieu de travail entre en jeu.
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