La gestione tradizionale è già già abbastanza difficile. Tuttavia, il coordinamento di un team esclusivamente attraverso canali virtuali si è rivelato un compito estremamente difficile per molte persone durante la pandemia. È stato riferito che il Harvard Business Review la scorsa settimana ha rivelato che il 40% dei manager non era sicuro della propria capacità di gestire team remoti. Dalla creazione di dinamiche di squadra positive all'organizzazione dei processi, la gestione da remoto richiede una serie completamente nuova di abilità. In questo post, esaminiamo l'esatta natura di tali abilità e come puoi svilupparle.
Come organizzi i tuoi flussi di lavoro remoti
Tre elementi chiave da considerare quando si gestiscono flussi di lavoro remoti:
1. Utilizzare piattaforme di gestione dei progetti
Chi è responsabile di ogni prodotto? A che ora è dovuto? E a chi lo consegneranno?
Nell'ufficio tradizionale i leader sono in grado di delegare compiti e supervisionare il modo in cui viene completato. Tuttavia, senza quel grado di controllo o responsabilità vi è la necessità di un processo efficiente in atto. Esistono molte piattaforme basate su cloud per la gestione dei progetti che consentono agli utenti di assegnare compiti elettronicamente e monitorare lo stato di avanzamento di un progetto specifico. Ciò rende molto più facile controllare i flussi di lavoro dell'individuo, ma assicura anche che tutti siano consapevoli dello stato di avanzamento del proprio progetto.
2. Pratica una comunicazione coerente
In un ambiente remoto il vantaggio della comunicazione eccessiva è maggiore della comunicazione insufficiente. La linea di comunicazione deve essere sempre aperta. I problemi di comunicazione rappresentano un rischio significativo per i team che operano in remoto. quando due individui credono di essere responsabili di un determinato compito, potrebbe passare molto tempo prima di riconoscere che l'errore deve essere rettificato. Ecco perché una comunicazione chiara e coerente è fondamentale. È una sfida quando le persone si trovano in diversi fusi orari o lavorano in orari diversi. Questo è il motivo per cui i team remoti dipendono da un processo strutturato e da messaggi sincroni per garantire che non vi siano ritardi nella comunicazione. I team Remote-first possono avere "chat di squadra" in cui i membri si tengono reciprocamente informati sulle loro attività. È noto che altre squadre programmano incontri regolari per tenere traccia e discutere di ciò che tutti stanno facendo ogni giorno. Non c'è un modo giusto o sbagliato per farlo – e la maggior parte delle volte è meglio scegliere un'opzione decisa dall'intero team.
Come puoi incoraggiare la collaborazione all'interno del tuo team remoto?
Dagli incontri casuali alla macchinetta del caffè ai post-it sulle lavagne; l'ufficio tradizionale offre una varietà di modi per collaborare in modo spontaneo.
Molti sono preoccupati che andare a distanza potrebbe far perdere la qualità magica e quindi diminuire la creatività. Ma la verità è che questo è solo un problema di design. La ricerca suggerisce, ad esempio, che la collaborazione e la comunicazione possono essere una sfida nelle aree del piano aperto, il che è in contrasto con il buon senso. Esistono vari modi in cui i gestori remoti possono organizzare la propria forza lavoro per promuovere una collaborazione produttiva:
1. Utilizzare strumenti per la collaborazione
Esistono numerose applicazioni basate su cloud che consentono ai dipendenti di comunicare in remoto in tempo reale. Includono strumenti più generali come Slack o Zoom che consentono la comunicazione di base. Ci sono anche numerosi strumenti mirati per eseguire attività come la progettazione, lo sviluppo di software o il processo di pensiero creativo. I gestori remoti devono trovare gli strumenti più efficaci per le loro esigenze di collaborazione e assicurarsi che ogni membro del proprio team sia in grado di accedere a questi strumenti.
2. Condurre riunioni di squadra regolari
Le migliori idee creative nascono dall'interazione di gruppo che consente alle persone di lanciare idee in giro. Sebbene ciò sia difficile da realizzare in un ambiente virtuale, riunioni regolari possono replicare la sensazione e produrre risultati sorprendenti. La chiave per questo è capire dove la tua squadra è più a suo agio. Potrebbe essere una combinazione tra la messaggistica istantanea e la videoconferenza. Può aver luogo in squadre più piccole, dove le persone possono sentirsi più a proprio agio nel parlare delle proprie opinioni. Molte aziende traggono vantaggio dalla limitazione della durata delle riunioni, sia per ridurre un'atmosfera di urgenza, sia per evitare la "stanchezza dello zoom" che induce ansietà.
3. Incoraggiare l'interazione tra i dipendenti
Molte aziende utilizzano una tecnica di ludicizzazione in cui i dipendenti vengono abbinati casualmente tra loro e devono interagire. L'intento è quello di ricreare la sensazione di “sbattere contro” i colleghi sul posto di lavoro, incoraggiando conversazioni interessanti e lo scambio di concetti. Oltre a portare i risultati desiderati in termini di innovazione, tuttavia, potrebbe anche rivelarsi più efficace a distanza poiché l'interazione non è limitata dalla vicinanza fisica. Pertanto, i team particolarmente efficaci possono sviluppare le proprie idee in modo più rapido ed efficiente.
4. Resta in contatto
Aprire canali di comunicazione con i tuoi dipendenti prima che smettano li fa sentire apprezzati nella tua azienda, ma questi canali sono preziosi anche per costruire autentiche connessioni personali. I tuoi dipendenti sono ovviamente una risorsa per la tua azienda, ma non c'è motivo per cui dovresti smettere di parlare con loro solo perché se ne sono andati.
Restare in contatto con i tuoi vecchi dipendenti è alla fine ciò che convincerà anche loro a tornare. Questo tipo di attenzione personale li fa sentire apprezzati e riconosciuti, cosa che non può essere sottovalutata. Quelle emozioni li aiutano anche ad allinearsi meglio con la visione della tua azienda.
Come puoi fornire feedback ai dipendenti che lavorano in remoto
Il feedback è fondamentale per una forza lavoro felice e produttiva, poiché consente ai dipendenti di aumentare la qualità del proprio lavoro e di sentirsi apprezzati. Uno studio ha rivelato che le organizzazioni che forniscono feedback regolari ai dipendenti hanno tassi di rotazione inferiori al 14,9 per cento Uno studio diverso ha rivelato quanto segue: la maggior parte dei dipendenti è disimpegnata per assenza di feedback.
Ecco quattro linee guida che puoi applicare per fornire un feedback remoto efficace:
1. Selezionare il canale corretto
Ogni dipendente ha il suo canale di comunicazione preferito. Alcuni preferiscono le videochiamate mentre altri preferiscono il messaggio diretto o l'e-mail. Per dimostrare che tieni alle preferenze dei tuoi dipendenti, scegli il metodo migliore per loro. credono che preferirebbero e anche adattare il tuo feedback alle loro preferenze.
2. Sii specifico
Il feedback non deve essere considerato una critica generale e dovrebbe essere sempre collegato ad azioni specifiche e includere linee guida specifiche. Ciò consentirà al dipendente di sapere esattamente di cosa si sta parlando e fornirà loro un mezzo per migliorare continuamente le proprie prestazioni.
3. Stabilisci obiettivi specifici
Lavorando da remoto, non puoi controllare il tuo team come molti al lavoro. Ecco perché gli obiettivi sono importanti per garantire che tu e i tuoi dipendenti lavoriate in sincronia. Pertanto, cerca di terminare i tuoi commenti stabilendo o almeno ribadendo gli obiettivi che vorresti che ogni dipendente raggiungesse.
4. Richiedi feedback e poi richiedilo indietro
Il feedback non dovrebbe essere un processo a senso unico, specialmente quando siete tutti nel nuovo mondo della collaborazione remota. Chiedi sempre ai membri del tuo team di dare un feedback su come sono in grado di comprendere le tue esigenze e su quanto sei bravo nella comunicazione; e anche quanto sono sicuri degli strumenti che stanno utilizzando. Thill può aiutare a creare lo sviluppo di un ambiente di lavoro più positivo e aperto.
Non aver mai paura di perfezionare i tuoi metodi
Come il lavoro di leadership convenzionale di gestione dei team remoti è in continua evoluzione. Il lavoro di gestione non riguarda solo l'avvio dei processi, ma anche l'adattamento dei processi per soddisfare i requisiti del vostro personale.
Molte aziende che scelgono di passare da remoto prima devono impararlo dolorosamente: il sistema che funziona per te all'inizio della tua crescita potrebbe essere insufficiente quando arrivano nuovi membri del team e vengono poste nuove sfide alla tua azienda.
Ciò di cui hai bisogno è una solida base di dipendenti resilienti, pieni di risorse e sinceramente impegnati che possano crescere con le tue esigenze. Questo, a sua volta, è il punto in cui entra in gioco la cultura del posto di lavoro.
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