A gestão tradicional já é bastante difícil. No entanto, coordenar uma equipe apenas por meio de canais virtuais se mostrou uma tarefa extremamente difícil para muitas pessoas durante a pandemia. Foi relatado que o Harvard Business Review na semana passada, revelou que 40% dos gerentes não tinham certeza de sua capacidade de gerenciar equipes remotas. Desde a criação de dinâmicas positivas de equipe até a organização de processos, gerenciar remotamente exige um conjunto totalmente novo de habilidades. Neste post, analisamos a natureza exata dessas habilidades e como você pode desenvolver essas habilidades.
Como você organiza seus fluxos de trabalho remotos
Três elementos-chave devem ser considerados ao gerenciar fluxos de trabalho remotos:
1. Use plataformas de gerenciamento de projetos
Quem é responsável por cada produto? A que horas é devido? E para quem vão entregar?
No escritório tradicional os líderes são capazes de delegar tarefas e supervisionar a forma como são realizadas. No entanto, sem esse grau de controle ou responsabilidade, há a necessidade de um processo eficiente. Existem muitas plataformas baseadas em nuvem para gerenciar projetos que permitem aos usuários atribuir tarefas eletronicamente e monitorar o andamento de um projeto específico. Isso torna muito mais fácil controlar os fluxos de trabalho do indivíduo, mas também garante que todos estejam cientes do andamento de seu projeto.
2. Pratique uma comunicação consistente
Em um ambiente remoto, a vantagem do excesso de comunicação é maior do que a falta de comunicação. A linha de comunicação deve estar sempre aberta. Os problemas de comunicação são um risco significativo para as equipes remotas. quando dois indivíduos acreditam que estão encarregados de uma determinada tarefa, isso pode resultar em gastar muito tempo antes de reconhecer que o erro deve ser corrigido. É por isso que uma comunicação clara e consistente é crucial. É um desafio quando as pessoas estão localizadas em vários fusos horários ou trabalhando em horários diferentes. Essa é a razão pela qual as equipes remotas dependem de um processo estruturado e de mensagens síncronas para garantir que não haja atraso na comunicação. As equipes remotas podem ter “bate-papos de equipe” nos quais os membros se mantêm informados sobre suas atividades. Outras equipes são conhecidas por agendar reuniões regulares para acompanhar e discutir o que todos estão fazendo todos os dias. Não há maneira certa ou errada de conduzir – e na maioria das vezes é melhor fazer uma opção que seja decidida por toda a equipe.
Como você pode incentivar a colaboração em sua equipe remota?
De encontros aleatórios na cafeteira aos post-its em quadros brancos; o escritório tradicional oferece diversas formas de colaboração espontânea.
Muitos estão preocupados com o fato de que usar o controle remoto primeiro pode resultar na perda da qualidade mágica e, portanto, na diminuição da criatividade. Mas a verdade é que este é apenas um problema de design. A pesquisa sugere, por exemplo, que a colaboração e a comunicação podem ser um desafio em áreas de plano aberto – o que contrasta com o senso comum. Há várias maneiras pelas quais os gerentes remotos podem organizar sua força de trabalho para promover uma colaboração produtiva:
1. Utilize ferramentas para colaboração
Há uma variedade de aplicativos baseados em nuvem que permitem que os trabalhadores se comuniquem remotamente em tempo real. Eles incluem ferramentas mais gerais, como Slack ou Zoom, que permitem a comunicação básica. Existem também inúmeras ferramentas focadas para realizar tarefas como design, desenvolvimento de software ou o processo de pensamento criativo. Os gerentes remotos devem encontrar as ferramentas mais eficazes para suas necessidades de colaboração e garantir que cada membro de sua equipe possa acessar essas ferramentas.
2. Realizar reuniões regulares da equipe
As melhores ideias criativas nascem da interação em grupo que permite que as pessoas lancem ideias. Embora isso seja difícil de realizar em um ambiente virtual, reuniões regulares podem replicar o sentimento e produzir resultados surpreendentes. A chave para isso é descobrir onde sua equipe está mais à vontade. Pode ser uma combinação entre mensagens instantâneas e videoconferência. Pode ocorrer em equipes menores, onde as pessoas podem se sentir mais à vontade para falar sobre suas opiniões. Muitas empresas se beneficiam ao limitar a duração das reuniões, tanto para reduzir o clima de urgência quanto para evitar a “fadiga do zoom” indutora de ansiedade.
3. Incentivar a interação entre os funcionários
Muitas empresas empregam uma técnica de gamificação na qual os funcionários são combinados aleatoriamente e são obrigados a interagir. A intenção é recriar a sensação de “esbarrar” com os colegas no local de trabalho, incentivando conversas interessantes e troca de conceitos. Além de trazer os resultados desejados em termos de inovação, no entanto, também pode ser mais eficaz à distância, pois a interação não é restrita pela proximidade física. Portanto, equipes especialmente eficazes podem desenvolver suas ideias com mais rapidez e eficiência.
4. Mantenha contato
Abrir canais de comunicação com seus funcionários antes que eles saiam faz com que eles se sintam valorizados em sua empresa, mas esses canais também são valiosos para construir conexões pessoais genuínas. É claro que seus funcionários são um ativo para sua empresa, mas não há motivo para você parar de falar com eles só porque eles saíram.
Manter contato com seus antigos funcionários é o que os convencerá a retornar também. Esse tipo de atenção pessoal faz com que se sintam valorizados e reconhecidos, o que não pode ser desvalorizado. Essas emoções também os ajudam a se alinhar melhor com a visão da sua empresa.
Como você pode fornecer feedback aos funcionários que trabalham remotamente
O feedback é crucial para uma força de trabalho feliz e produtiva, pois permite que os funcionários aumentem a qualidade de seu trabalho e se sintam valorizados. Um estudo revelou que as organizações que fornecem feedback regular aos funcionários têm taxas de rotatividade inferiores a 14,9 por cento Um estudo diferente revelou o seguinte: a maioria dos funcionários está desengajada por falta de retorno.
Aqui estão quatro diretrizes que você pode aplicar para fornecer feedback remoto eficaz:
1. Selecione o canal correto
Cada funcionário tem seu canal de comunicação preferido. Alguns preferem chamadas de vídeo, enquanto outros preferem mensagem direta ou e-mail. Para demonstrar que você se importa com as preferências de seus funcionários, escolha o melhor método para eles. acreditam que eles prefeririam e também adaptem seu feedback às preferências deles.
2. Seja específico
O feedback não deve ser considerado uma crítica geral e deve estar sempre vinculado a ações específicas e incluir diretrizes específicas. Isso permitirá que o funcionário saiba exatamente do que você está falando e fornecerá meios para melhorar continuamente seu desempenho.
3. Defina metas específicas
Trabalhando remotamente, você não pode controlar sua equipe como muitos fariam no trabalho. É por isso que as metas são importantes para garantir que você e seus funcionários estejam trabalhando em sincronia. Portanto, tente encerrar seus comentários estabelecendo – ou pelo menos reiterando as metas que você gostaria que cada funcionário alcançasse.
4. Solicite feedback e depois peça de volta
O feedback não deve ser um processo de mão única, especialmente quando você está no novo mundo da colaboração remota. Sempre peça aos membros de sua equipe para dar feedback sobre como eles são capazes de compreender suas necessidades e quão bem você está na comunicação; e também como eles estão confiantes com as ferramentas que estão empregando. Thill pode ajudar a criar um ambiente de trabalho mais positivo e aberto.
Nunca tenha medo de refinar seus métodos
Como o trabalho de liderança convencional de gerenciamento de equipes remotas está em constante evolução. O trabalho do gerenciamento não envolve apenas iniciar processos, mas também adaptar processos para atender aos requisitos de sua equipe.
Muitas empresas que optam por trabalhar remotamente primeiro precisam aprender isso dolorosamente: o sistema que está funcionando para você no início de seu crescimento pode ser insuficiente quando novos membros da equipe chegam e novos desafios são colocados à sua empresa.
O que você precisa é de uma base sólida de funcionários resilientes, engenhosos e genuinamente comprometidos que possam crescer de acordo com suas necessidades. Isso, por sua vez, é onde a cultura do local de trabalho entra em jogo.
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