Traditioneel beheer is al moeilijk genoeg. Het is echter tijdens de pandemie voor veel mensen een uiterst moeilijke taak gebleken om een team uitsluitend via virtuele kanalen te coördineren. Er werd gemeld dat de Harvard Business Review vorige week bleek dat 40 procent van de managers niet zeker was van hun vermogen om teams op afstand te managen. Van het creëren van een positieve teamdynamiek tot het organiseren van processen, beheren op afstand vereist een geheel nieuwe reeks vaardigheden. In dit bericht kijken we naar de exacte aard van die vaardigheden en hoe je deze vaardigheden kunt ontwikkelen.
Hoe organiseer je je workflows op afstand
Bij het beheren van externe workflows moet u rekening houden met drie belangrijke elementen:
1. Gebruik projectbeheerplatforms
Wie is verantwoordelijk voor elk product? Hoe laat is het? En aan wie gaan ze het bezorgen?
In het traditionele kantoor zijn de leiders in staat om taken te delegeren en toezicht te houden op de manier waarop het wordt voltooid. Zonder die mate van controle of verantwoordelijkheid is er echter behoefte aan een efficiënt proces. Er zijn veel cloudgebaseerde platforms voor het beheren van projecten waarmee gebruikers taken elektronisch kunnen toewijzen en de voortgang van een specifiek project kunnen volgen. Dit maakt het veel gemakkelijker om de workflows van het individu te controleren, maar het zorgt er ook voor dat iedereen op de hoogte is van de voortgang van hun project.
2. Oefen consistente communicatie
In een afgelegen omgeving is het voordeel van overcommunicatie groter dan ondercommunicatie. De communicatielijn moet altijd open zijn. Communicatieproblemen vormen een aanzienlijk risico voor remote-first teams. wanneer twee personen denken dat ze de leiding hebben over een bepaalde taak, kan dit ertoe leiden dat ze veel tijd besteden voordat ze inzien dat de fout moet worden hersteld. Daarom is een heldere en consistente communicatie cruciaal. Het is een uitdaging wanneer mensen zich in verschillende tijdzones bevinden, of op verschillende tijden werken. Dit is de reden waarom teams op afstand afhankelijk zijn van een gestructureerd proces en synchrone berichten om ervoor te zorgen dat er geen vertraging is in de communicatie. Remote-first teams kunnen "teamchats" hebben waarin leden elkaar op de hoogte houden van hun activiteiten. Van andere teams is bekend dat ze regelmatig bijeenkomsten plannen om bij te houden en te bespreken wat iedereen elke dag doet. Er is geen goede of foute manier om het uit te voeren - en meestal is het het beste om een optie te maken die door het hele team wordt beslist.
Hoe stimuleer je samenwerking binnen je team op afstand?
Van toevallige ontmoetingen bij het koffiezetapparaat tot de post-it's op whiteboards; het traditionele kantoor biedt verschillende manieren om op een spontane manier samen te werken.
Velen zijn bezorgd dat als je naar remote-first gaat, je de magische kwaliteit zou verliezen en daardoor de creativiteit zou verminderen. Maar de waarheid is dat dit gewoon een probleem is met design. Uit onderzoek blijkt bijvoorbeeld dat samenwerking en communicatie een uitdaging kan zijn in open ruimten – wat in tegenspraak is met gezond verstand. Er zijn verschillende manieren waarop externe managers hun personeel kunnen organiseren om een productieve samenwerking te bevorderen:
1. Gebruik tools voor samenwerking
Er zijn verschillende cloudgebaseerde applicaties waarmee werknemers in realtime op afstand kunnen communiceren. Ze bevatten tools die algemener zijn, zoals Slack of Zoom, waarmee basiscommunicatie mogelijk is. Er zijn ook tal van gerichte tools om taken uit te voeren zoals ontwerpen, softwareontwikkeling of het proces van creatief denken. Externe managers moeten de meest effectieve tools vinden voor hun samenwerkingsbehoeften en ervoor zorgen dat elk lid van hun team toegang heeft tot deze tools.
2. Organiseer regelmatig teamvergaderingen
De beste creatieve ideeën worden geboren uit groepsinteractie waarmee mensen ideeën kunnen rondstrooien. Hoewel dit moeilijk te bereiken is in een virtuele omgeving, kunnen regelmatige vergaderingen het gevoel nabootsen en verbazingwekkende resultaten opleveren. De sleutel hiervoor is uitzoeken waar uw team zich het meest op hun gemak voelt. Het kan een combinatie zijn tussen Instant Messaging en videoconferenties. Het kan plaatsvinden in kleinere teams, waar mensen meer op hun gemak kunnen zijn om over hun mening te praten. Veel bedrijven hebben er baat bij om de duur van vergaderingen te beperken, zowel om de sfeer van urgentie te verminderen als om de angstwekkende "zoommoeheid" te voorkomen.
3. Stimuleer interactie tussen medewerkers
Veel bedrijven passen een techniek van gamification toe waarbij werknemers willekeurig met elkaar worden gematcht en moeten communiceren. Het is de bedoeling om het gevoel van collega's 'op de werkvloer tegen het lijf te lopen' na te bootsen, interessante gesprekken aan te moedigen en concepten uit te wisselen. Behalve dat het de gewenste resultaten op het gebied van innovatie oplevert, kan het echter ook effectiever zijn op afstand, omdat de interactie niet wordt beperkt door fysieke nabijheid. Daarom kunnen teams die bijzonder effectief zijn, hun ideeën sneller en efficiënter ontwikkelen.
4. Houd contact
Open communicatiekanalen met uw werknemers voordat ze stoppen, zorgen ervoor dat ze zich gewaardeerd voelen bij uw bedrijf, maar deze kanalen zijn ook waardevol voor het opbouwen van echte persoonlijke connecties. Uw medewerkers zijn natuurlijk een aanwinst voor uw bedrijf, maar er is geen reden om niet meer met ze te praten alleen omdat ze weg zijn.
In contact blijven met uw oude werknemers is uiteindelijk wat hen zal overtuigen om ook terug te keren. Door dit soort persoonlijke aandacht voelen ze zich gewaardeerd en erkend, wat niet ondergewaardeerd kan worden. Die emoties helpen hen ook om beter af te stemmen op de visie van uw bedrijf.
Hoe kunt u feedback geven aan werknemers die op afstand werken?
Feedback is cruciaal voor een gelukkig en productief personeelsbestand, omdat het werknemers in staat stelt de kwaliteit van hun werk te verhogen en zich gewaardeerd te voelen. Uit een onderzoek bleek dat organisaties die regelmatig feedback geven aan werknemers, omzetpercentages die lager waren dan 14,9 procent Een ander onderzoek bracht het volgende aan het licht: de meerderheid van de werknemers is niet betrokken vanwege het ontbreken van feedback.
Hier zijn vier richtlijnen die u kunt toepassen om effectieve feedback op afstand te geven:
1. Selecteer het juiste kanaal
Elke medewerker heeft zijn favoriete communicatiekanaal. Sommigen geven de voorkeur aan videogesprekken, terwijl anderen de voorkeur geven aan Direct Message of e-mail. Om aan te tonen dat u om de voorkeuren van uw werknemer geeft, kiest u de beste methode voor hen. denken dat ze dat liever zouden hebben, en stem je feedback ook af op hun voorkeuren.
2. Wees specifiek
Feedback moet niet worden beschouwd als een algemene kritiek en moet altijd worden gekoppeld aan specifieke acties en specifieke richtlijnen bevatten. Hierdoor weet de medewerker precies waar je het over hebt en krijgt hij een middel om zijn prestaties continu te verbeteren.
3. Bepaal specifieke doelen
Als u op afstand werkt, heeft u geen controle over uw team zoals velen op het werk zouden doen. Daarom zijn doelen belangrijk om ervoor te zorgen dat u en uw medewerkers synchroon werken. Probeer daarom uw opmerkingen te beëindigen door vast te stellen - of op zijn minst te herhalen, de doelen die u wilt dat elke werknemer bereikt.
4. Vraag feedback en vraag het terug
Feedback zou geen eenrichtingsproces moeten zijn, vooral niet als u zich allemaal in de nieuwe wereld van remote-first samenwerking bevindt. Vraag uw teamleden altijd om feedback over hoe ze uw behoeften kunnen begrijpen en hoe goed u communiceert; en ook hoe zeker ze zijn met de tools die ze gebruiken. Thill kan helpen bij het creëren van een positievere, open werkomgeving.
Wees nooit bang om je methoden te verfijnen
Net als de conventionele leiderschapstaak evolueert het managen van externe teams voortdurend. De taak van het management omvat niet alleen het initiëren van processen, maar ook het aanpassen van processen aan de wensen van uw medewerkers.
Veel bedrijven die ervoor kiezen om eerst op afstand te gaan, moeten dit pijnlijk leren: het systeem dat aan het begin van uw groei voor u werkt, kan onvoldoende zijn wanneer nieuwe teamleden arriveren en nieuwe uitdagingen voor uw bedrijf worden gesteld.
Wat u nodig heeft, is een solide basis van veerkrachtige, vindingrijke en oprecht betrokken medewerkers die kunnen meegroeien met uw behoeften. Dit is op zijn beurt waar de werkplekcultuur in het spel komt.
Maak teams op afstand met Snaphunt
Snaphunt is het populairste wervingsplatform op afstand in Azië dat toonaangevende startups en bedrijven helpt bij het creëren van teams met behulp van het beste talent dat ter plaatse of op afstand beschikbaar is - overal ter wereld. Opstarttaken plaatsen Vandaag!
Tegenwoordig helpen we meer dan 5.500 werkgevers om kandidaten uit 86 landen aan te nemen met behulp van efficiënte sourcingtools die meer dan 650 miljoen professionals en een exclusieve talentenpool van meer dan 1,5 miljoen potentiële kandidaten bereiken.
Het Snaphunt-platform van Snaphunt biedt onmiddellijke toegang tot talent, zodat u onmiddellijk met potentiële medewerkers kunt communiceren, samen met screening- en samenwerkingshulpmiddelen om de ideale personen voor uw bedrijf aan te nemen.
Verder is onze 'Flexpert‘, evenals de oplossingen van Snaphyre, bieden u een gemakkelijke manier om uw teams samen te stellen met professionele recruiters die u zullen helpen op afstand experts te vinden die uw zakelijke doelen snel kunnen afstemmen.
Denk je erover om je eigen te vormen? team op afstand? Neem contact met ons op.
