La gestión tradicional ya es bastante difícil. Sin embargo, coordinar un equipo únicamente a través de canales virtuales ha resultado ser una tarea extremadamente difícil para muchas personas durante la pandemia. Se informó que el Revisión de negocios de Harvard la semana pasada reveló que el 40 por ciento de los gerentes no estaban seguros de su capacidad para administrar equipos remotos. Desde la creación de dinámicas de equipo positivas hasta la organización de procesos, la gestión remota exige un conjunto de habilidades completamente nuevo. En esta publicación, analizamos la naturaleza exacta de esas habilidades y cómo puede desarrollarlas.
¿Cómo organiza sus flujos de trabajo remotos?
Se deben tener en cuenta tres elementos clave al administrar flujos de trabajo remotos:
1. Usa plataformas de gestión de proyectos
¿Quién es responsable de cada producto? ¿A qué hora es debido? ¿Y a quién se lo entregarán?
En la oficina tradicional, los líderes pueden delegar tareas y supervisar la forma en que se completan. Sin embargo, sin ese grado de control o rendición de cuentas, se necesita un proceso eficiente. Hay muchas plataformas basadas en la nube para administrar proyectos que permiten a los usuarios asignar tareas electrónicamente y monitorear el progreso de un proyecto específico. Esto hace que sea mucho más fácil controlar los flujos de trabajo de las personas, pero también asegura que todos estén al tanto del progreso de su proyecto.
2. Practica una comunicación consistente
En un entorno remoto, la ventaja de la comunicación excesiva es mayor que la de la comunicación insuficiente. La línea de comunicación debe estar siempre abierta. Los problemas de comunicación son un riesgo significativo para los primeros equipos remotos. cuando dos personas creen que están a cargo de una tarea en particular, podría pasar mucho tiempo antes de reconocer que el error debe corregirse. Es por eso que una comunicación clara y consistente es crucial. Es un desafío cuando las personas están ubicadas en varias zonas horarias o trabajan en diferentes momentos. Esta es la razón por la cual los equipos remotos dependen de un proceso estructurado y mensajería sincrónica para garantizar que no haya demoras en la comunicación. Los equipos remotos primero pueden tener "chats de equipo" en los que los miembros se mantienen informados entre sí sobre sus actividades. Se sabe que otros equipos programan reuniones regulares para realizar un seguimiento y discutir lo que todos están haciendo cada día. No hay una forma correcta o incorrecta de realizarlo, y la mayoría de las veces es mejor elegir una opción que decida todo el equipo.
¿Cómo puede fomentar la colaboración dentro de su equipo remoto?
Desde encuentros aleatorios en la cafetera hasta las notas adhesivas en las pizarras; la oficina tradicional ofrece una variedad de formas de colaborar de manera espontánea.
A muchos les preocupa que pasar primero a control remoto podría resultar en la pérdida de la calidad mágica y, por lo tanto, en la disminución de la creatividad. Pero la verdad es que esto es solo un problema de diseño. La investigación sugiere, por ejemplo, que la colaboración y la comunicación pueden ser un desafío en áreas de planta abierta, lo que contrasta con el sentido común. Hay una variedad de formas en que los gerentes remotos pueden organizar su fuerza laboral para fomentar una colaboración que sea productiva:
1. Utilizar herramientas para la colaboración
Hay una variedad de aplicaciones basadas en la nube que permiten a los trabajadores comunicarse de forma remota en tiempo real. Incluyen herramientas más generales como Slack o Zoom que permiten una comunicación básica. También existen numerosas herramientas enfocadas para realizar tareas como el diseño, el desarrollo de software o el proceso de pensamiento creativo. Los administradores remotos deben encontrar las herramientas más efectivas para sus necesidades de colaboración y asegurarse de que cada miembro de su equipo pueda acceder a estas herramientas.
2. Llevar a cabo reuniones periódicas del equipo
Las mejores ideas creativas nacen de la interacción grupal que permite a las personas lanzar ideas. Si bien esto es difícil de lograr en un entorno virtual, las reuniones periódicas pueden replicar el sentimiento y producir resultados sorprendentes. La clave para esto es determinar dónde se siente más cómodo su equipo. Podría ser una combinación entre mensajería instantánea y videoconferencia. Puede tener lugar en equipos más pequeños, donde las personas pueden sentirse más cómodas hablando de sus opiniones. Muchas empresas se benefician al limitar la duración de las reuniones, tanto para reducir una atmósfera de urgencia como para evitar la "fatiga del zoom" que induce a la ansiedad.
3. Fomenta la interacción entre los empleados
Muchas empresas emplean una técnica de gamificación en la que los empleados se emparejan aleatoriamente entre sí y se les pide que interactúen. La intención es recrear la sensación de “tropezarse” con los compañeros de trabajo, fomentando conversaciones interesantes e intercambio de conceptos. Sin embargo, además de brindar los resultados deseados en términos de innovación, también podría resultar más efectivo a distancia, ya que la interacción no está restringida por la proximidad física. Por lo tanto, los equipos que son especialmente efectivos pueden desarrollar sus ideas de manera más rápida y eficiente.
4. Mantente en contacto
Abrir canales de comunicación con sus empleados antes de que renuncien los hace sentir valorados en su empresa, pero estos canales también son valiosos para construir conexiones personales genuinas. Sus empleados son, por supuesto, un activo para su empresa, pero no hay razón para que deje de hablar con ellos solo porque se han ido.
Mantenerse en contacto con sus antiguos empleados es, en última instancia, lo que los convencerá de regresar también. Este tipo de atención personal los hace sentir valorados y reconocidos, lo cual no puede ser menospreciado. Esas emociones también les ayudan a alinearse mejor con la visión de su empresa.
¿Cómo puede proporcionar comentarios a los empleados que trabajan de forma remota?
La retroalimentación es crucial para una fuerza laboral feliz y productiva, ya que permite a los empleados aumentar la calidad de su trabajo y sentirse apreciados. Un estudio reveló que las organizaciones que brindan retroalimentación regular a los empleados tienen Tasas de rotación inferiores al 14,9 % Un estudio diferente reveló lo siguiente: la mayoría de los empleados están desconectados debido a la ausencia de retroalimentación.
Aquí hay cuatro pautas que puede aplicar para proporcionar comentarios remotos efectivos:
1. Seleccione el canal correcto
Cada empleado tiene su canal de comunicación preferido. Algunos prefieren las videollamadas, mientras que otros prefieren los mensajes directos o el correo electrónico. Para demostrar que te preocupas por las preferencias de tus empleados, elige el mejor método para ellos. cree que preferirían, y también adapte sus comentarios a sus preferencias.
2. Sea específico
Los comentarios no deben considerarse una crítica general y siempre deben estar vinculados a acciones específicas e incluir pautas específicas. Esto permitirá que el empleado sepa exactamente de lo que está hablando y le proporcionará un medio para mejorar continuamente su desempeño.
3. Establece metas específicas
Al trabajar de forma remota, no puede controlar a su equipo como muchos lo harían en el trabajo. Es por eso que los objetivos son importantes para garantizar que usted y sus empleados trabajen en sincronía. Por lo tanto, intente finalizar sus comentarios estableciendo, o al menos, reiterando los objetivos que le gustaría que alcanzara cada empleado.
4. Solicita retroalimentación y luego pídela de vuelta
La retroalimentación no debería ser un proceso unidireccional, especialmente cuando todos están en el nuevo mundo de la colaboración remota. Pida siempre a los miembros de su equipo que den su opinión sobre cómo pueden comprender sus necesidades y qué tan bien se comunican; y también la confianza que tienen con las herramientas que están empleando. Thill puede ayudar a crear el desarrollo de un ambiente de trabajo abierto y más positivo.
Nunca tengas miedo de refinar tus métodos.
Al igual que el trabajo de liderazgo convencional de gestión de equipos remotos, está en constante evolución. El trabajo de gestión no solo implica iniciar procesos, sino también adaptarlos para cumplir con los requisitos de su personal.
Muchas empresas que optan por ir primero a distancia tienen que aprender esto dolorosamente: el sistema que está funcionando para usted al comienzo de su crecimiento puede ser insuficiente cuando llegan nuevos miembros del equipo y se plantean nuevos desafíos para su empresa.
Lo que necesita es una base sólida de empleados resilientes, ingeniosos y genuinamente comprometidos que puedan crecer con sus necesidades. Esto, a su vez, es donde entra en juego la cultura del lugar de trabajo.
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