Perkembangan teknologi yang semakin masif membuat banyak profesi baru bermunculan. Salah satunya adalah pekerjaan virtueel assistent atau asisten virtueel. Virtueel assistent bertugas sebagai orang yang lidikan layanan administratif dan dukungan bisnis kepada perusahaan.
Berbeda dengan asisten yang bekerja di kantor, profesi assistent virtuele bisa dikerjakan dari mana saja secara online, bahkan dari negara yang berbeda.
Adapun beberapa manfaat perusahaan merekrut virtuele assistent adalah meningkatkan citra perusahaan dalam kehadirannya secara online atau virtual. Perusahaan juga bisa merekrut virtuele assistent dari berbagai negara di dunia sesuai dengan lingkup operasional mereka.
Pada artikel ini, Anda akan mengetahui lebih banyak informasi tentang cara merekrut virtuele assistent dan vaardigheid apa yang sebaiknya dimiliki oleh assistent virtueel. Berikut beberapa topik yang akan dibahas.
- Apa Pekerjaan Virtueel Assistent?
- Vaardigheid Apa yang Dibutuhkan dari Virtuele assistent?
- Apa Hal yang Harus Dilakukan Sebelum Merekrut Virtuele assistent?
- Kapan Harus Rekrut Virtuele Assistent?
- Bagaimana Cara Mengelola Virtuele Assistent?
Pada dasarnya, assist virtuele memiliki beberapa pekerjaan yang harus dilakukan. Pekerjaannya woordspeling tak sebatas menyelesaikan tugas administratif yang membosankan. Lebih dari itu, tugas yang dimiliki oleh asisten virtual beragam dan cukup menantang.
Simak ulasan berikut voor penjelasannya.
1. Assistentie
Seperti namanya, assist virtual memiliki tugas utama sebagai assist pribadi seorang pimpinan di sebuah perusahaan. Tanggung jawabnya mulai dari menyusun agenda, mengatur jadwal, melakukan panggilan telepon, dan membalas e-mail.
2. Invoergegevens
Tugas selanjutnya yang harus dilakukan virtuele assistent adalah invoergegevens. Tugasnya meliputi pengumpulan data, memeriksa keakuratan data, dan menghapus data yang salah atau tidak diperlukan.
3. Menjadi admin media sosial
Selain bertugas sebagai assist dari salah satu pimpinan perusahaan, assist virtuele juga biasanya ditugaskan sebagai admin media sosial. Fungsinya adallah to help men para pengguna secara virtual.
Tugasnya meliputi membalas komentar dan pesan terkait kendala yang dialami oleh pengguna melalui media sosial, mengunggah konten informatif, dan memahami in zicht yang diberikan oleh netizen terkait produk atau jasa perusahaan.
4. Melayani pelanggan
Selain bertugas menangani berbagai keluhan atau komentar di media sosial, beberapa perusahaan lidikan tugas kepada virtuele assistent voor juga melayani pelanggan melalui telepon. Tugas ini biasanya akan dibantu oleh klantenservice en melakukan koordinasi.
5. Mengelola-e-mail
Selain media sosial, virtual assistant juga memiliki tugas tuk mengelola email masuk.Biasanya, virtual assistant hanya membalas e-mail yang berkaitan dengan produk perusahaan dan kendala yang terjadi naar kemudian diteruskan ke customer service.
Vaardigheid Apa yang Dibutuhkan dari Virtuele assistent?
Meskipun tugas yang diemban terlihat sepele dan mudah dilakukan, seorang virtuele assistent harus menguasai beberapa keahlian dan keteralmpilan. Beberapa keterampilan tersebut bahkan tidak dimiliki oleh semua orang.
1. Komunikasi yang baik
Salah satu keterampilan yang wajib dikuasai oleh seorang asisten virtuele adalah vaardigheid komunikasi, baik komunikasi tertulis maupun komunikasi verbaal. Sebab, assist virtuele akan selalu berkomunikasi dengan banyak orang, entah itu di dalam perusahaan ataupun di luar perusahaan, yakni para customer atau pelanggan.
2. Besluitvorming
Seorang assisteert virtuele harus memiliki gevoel voor besluitvorming atau pengambil keputusan yang tepat. Terkadang, klien atau atasan akan sulit dihubungi karena kesibukan mereka. Dalam hal ini, besluitvorming adalah salah satu kemampuan yang harus dikuasai oleh seorang asisten virtueel.
3. Manajemen waktu
Tanpa manajemen waktu yang baik, seorang assist virtuele akan kewalahan dalam menyelesaikan semua pekerjaannya. Manajemen waktu bisa dimulai dari membuat te doen lijst atau daftar tugas harian agar tidak terlewat. Selain it, selalu buat catan di kalender tot jadwal lainnya agar tidak lupa.
4. Multitasken
Biasanya, assist virtuele akan melakukan beberapa pekerjaan dalam stu waktu. Misalnya, virtueel assistent harus mengatur jadwal meeting atasan dengan klien sambil memastikan bahwa tidak ada email terlewat agar jadwal yang dibuat tidak bentrok dengan jadwal lain.
5. Fokus dan konsentrasi
Seorang virtuele assistent harus memiliki tingkat fokus dan konsentrasi yang tinggi. Hal ini diperlukan karena biasanya assist virtual akan dihadapkan pada situasi sulit, seperti balasan komentar negatief dari para pengguna media sosial atau keluhan dari pelanggan melalui telepon.
Dengan memiliki fokus dan konsentrasi yang tinggi, seorang assist virtual lebih bisa blendedalikan emosi dan dapat menyelesaikan semua tugas tanpa hambatan.
Apa Hal yang Harus Dilakukan Sebelum Merekrut virtuele assistent
Virtueel assistent adalah spelwisselaar sebuah perusahaan dalam memberikan pelayanan kepada pelanggan. Sebab, kehadiran virtueel assistent dapat menjadi garda terdepan perusahaan dalam kehadirannya di dunia virtueel.
Namun, ada beberapa hal yang harus diperhatikan sebelum merekrut virtuele assistent. Cara merekrut virtuele assistent woordspeling dapat dilakukan dengan berbagai strategi agar tepat sesuai kebutuhan perusahaan. Berikut pembahasannya.
1. Memastikan job desk secara jelas
Lingkup pekerjaan assist virtuele bisa dibilang sangat luas. Segala hal yang berhubungan dengan dunia virtuele bisa menjadi tanggung jawabnya. Namun, tentu saja semua beban ini tidak mungkin diberikan hanya pada satu orang atau satu posisi saja.
Oleh karena itu, sebaiknya Anda memastikan terlebih dahulu tugas dan tanggung jawab apa yang mesti dilakukan oleh assist virtueel.
2. Menulis persyaratan dan kualifikasi yang dibutuhkan
Cara merekrut virtuele assistent selanjutnya adalah memastikan persyaratan dan kualifikasi yang dibutuhkan secara jelas. Hal ini akan menentukan seberapa tepat kandidat yang melamar lowongan pekerjaan Anda.
Anda juga harus menuliskan secara spesifik keterampilan apa yang dibutuhkan dari kandidat assistent virtueel. Pada dasarnya, kemampuan komunikasi yang baik, manajemen waktu, dan kemampuan bekerja multitasking menjadi beberapa keterampilan yang diperlukan assist virtueel.
3. Lowongan pekerjaan plaatsen
Setelah menentukan semua persyaratan dan kualifikasi yang dibutuhkan, saatnya Anda menentukan platform yang tepat voor memposting lowongan.
Untuk merekrut assistent virtueel, sebaiknya post lowongan di situs kerja terpercaya agar informasi lowongan pekerjaan dapat terpublikasikan dengan baik. Sebagai rekomendasi, Anda bisa menggunakan portal kerja GrabJobs.
Saat menggunakan GrabJobs, Anda bisa memposting lowongan kerja di lebih dari 20 vacaturebank sekaligus.
Lowongan pekerjaan yang Anda post juga secara otomatis akan disebarluaskan di berbagai media sosial, termasuk LinkedIn secara otomatis.
Di GrabJobs, Anda juga bisa memanfaatkan fitur volgsysteem voor sollicitanten (ATS) Yang dapat digunakan untuk menyaring kandidat sebelum tahap wawancara.
Sistem ATS bermanfaat dalam mencocokkan profiel kandidat dengan kualifikasi en deskripsi pekerjaan yang dibutuhkan secara otomatis. Selain itu, GrabJobs juga memiliki fitur automasi lainnya, seperti Chatbots interviewen, Interviewplanner, dan Wervingsanalyse.
Kapan Harus Rekrut Virtuele Assistent?
Sebelum menjawab pertanyaan tersebut, sebaiknya Anda terlebih dahulu menganalisis pekerjaan apa yang membutuhkan bantuan virtuele assistent. Dengan cara ini, Anda akan mengetahui prioritas tugas yang diperlukan.
Pada dasarnya, berikut adalah kondisi yang memungkinkan Anda membutuhkan seorang virtuele assistent di dalam perusahaan.
- Anda merasa kewalahan dengan tugas yang diemban setiap hari. Pada tahap ini, Anda berpikir bahwa Anda akan bisa mengerjakan tugas utama lebih baik jika memiliki waktu dan tenaga lebih banyak untuk fokus. Oleh karena it, tugas lain seperti mengatur jadwal, menyusun data, dan membalas keluhan pelanggan bisa dikerjakan oleh seorang virtuele assistent.
- Anda memiliki bujet uk merekrut seorang virtual assistant. Sebab, pekerjaan seorang assist virtuele tidak bisa dianggap sebelah mata. Jadi, Anda juga harus memberikan kewajiban yang sesuai dengan tugas dan tanggung jawab yang karyawan emban.
- Bisnis Anda berkembang secara pesat dan membutuhkan bantuan seorang assist virtual unuk menyempurnakan tugas yang belum terselesaikan.
- Anda ingin meningkatkan kehadiran virtuele agar lebih dekat dengan pelanggan dan menjawab semua pertanyaan atau keluhan mereka di media sosial.
Bagaimana Cara Mengelola Virtuele Assistent?
Setelah Anda mengetahui cara merekrut virtual assistant, penting bagi Anda juga naar memahami cara mengelola virtual assistant agar tugas dan tanggung jawab yang diemban dapat diselesaikan dengan efektif serta efisien.
1. Buat pelatihan semudah dan setransparan mungkin
Pelatihan atau opleiding adalah bagian terpenting dari proza rekrutmen assist virtueel. Memiliki assist virtuele yang terlatih akan meringankan tugas Anda sebagai pemilik bisnis dan membantu perusahaan lebih weerbaar dalam menghadapi tantangan.
Rory Vaden dalam buku berjudul Met opzet uitstellen menegaskan konsep "30x regel". Dalam konsep ini, Anda harus menghabiskan 30x lebih banyak waktu to melakukan pelatihan pada satu tugas tertentu.
Misalnya, jika Anda membutuhkan empat menit voor menambahkan nama klien ke situs web perusahaan Anda, perlu waktu 120 menit atau dua jam untuk melatih assist virtual Anda tentang cara melakukannya.
2. Lakukan komunikasi dua arah dengan assist virtueel
Salah satu tugas terpenting manajer adalah memastikan setiap anggota tim mengerjakan tugas secara efektif. Door melakukannya, Anda perlu memiliki hubungan yang baik dengan virtuele assistent Anda. Pada setiap pertemuan, izinkan mereka menyampaikan masukan atau mengajukan pertanyaan. Pastikan pula mereka memiliki semua yang dibutuhkan.
3. Delegasikan tugas sesuai keahlian
Pada suatu kondisi, Anda mungkin memiliki beberapa assisteren virtueel. Alih-alih memberikan tugas yang sama kepada mereka, lebih baik bagikan masing-masing tuga's sesuai dengan keahlian yang paling menonjol yang mereka kuasai.
Sebagai contoh, virtuele assistent Een memiliki tugas utama dalam mengatur jadwal manajer dan klien, virtual assistant B memiliki tugas tuk mengelola media sosial, dan virtual assistant C mengembang tanggung jawab dalam mengelola data.
4. Menggunakan metriek naar melihat produktivitas
Mungkin Anda kan memiliki kesulitan dalam melacak produktivitas virtual assistant karena tidak selalu berada di cantor touk tatap muka. Oleh karena itu, sebaiknya manfaatkan berbagai macam meetinstrumenten voor het mengen van producten met masing-masing.
Misalnya, jika tugas mereka adalah meningkatkan jumlah kunjungan pada media sosial, pantau berapa postingan yang harus kerjakan setiap minggu en bagaimana progres pada setiap postingan tersebut.
Sebagai kesimpuan, virtueel assistent merupakan profesi yang cukup baru di Indonesië. Namun, seiring perkembangan teknologi, profesi ini semakin diminati.
Hal terpenting adalah selalu lakukan identifikasi terhadap tugas yang akan Anda berikan pada seorang virtuele assistent. Bila sudah mendapatkan data yang jelas, Anda bisa langsung merekrut virtuele assistent dengan memposting lowongan pekerjaan di GrabJobs. Klik op tautan ini voor informatie over lebih lanjut.
