Que vous dirigiez un concessionnaire automobile ou une chaîne hôtelière, vous savez que des réceptionnistes compétents sont essentiels au succès de votre entreprise. Sans un réceptionniste qui s’occupe de la réception et dirige les invités ou les clients vers le bon endroit, tout s’effondre.
Étant donné que les réceptionnistes sont si importants pour les opérations quotidiennes de votre entreprise, vous devez faire preuve de prudence lorsque vous embauchez une nouvelle personne pour remplir ce rôle vital. La première étape pour y parvenir consiste à rédiger une description de poste claire et détaillée qui attire le candidat le plus approprié.
Si vous n'avez jamais rédigé d'offre d'emploi de réceptionniste, ne vous inquiétez pas. Ce guide vous aidera. Il comporte cinq qualités exemples de descriptions de poste de réceptionniste, ainsi qu'une explication détaillée de ce qu'est le travail d'un réceptionniste et des compétences essentielles que chaque réceptionniste doit posséder.
En quoi consiste le métier de réceptionniste ?
Si vous rédigez une description de poste de réceptionniste ou un CV, vous devrez inclure les principales responsabilités que le candidat devra assumer s'il obtient le poste.
Quelles sont les cinq principales tâches d’un réceptionniste ? Découvrez ci-dessous :
1. Rencontrer et accueillir les clients/clients
Généralement, le réceptionniste est la première personne que les clients rencontrent lorsqu'ils arrivent dans votre entreprise.
Votre réceptionniste doit être quelqu’un de sympathique et extraverti qui s’efforce de faire en sorte que les clients se sentent chez eux dès qu’ils franchissent la porte. Sinon, vous pourriez avoir du mal à attirer et à fidéliser des clients.
2. Planification des réunions/rendez-vous
Les réceptionnistes aident également à réserver des réunions et des rendez-vous.
Leurs tâches de planification comprennent l'organisation de réunions entre les différents employés de votre entreprise et la planification de rendez-vous pour les clients. Par exemple, une réceptionniste médicale aidera les patients à prendre rendez-vous avec leur prestataire de soins préféré.
Idéalement, votre réceptionniste pourra utiliser différents outils de planification pour rationaliser ce processus et éviter de faire attendre les gens.
3. Répondre et transférer des appels téléphoniques
En règle générale, un réceptionniste répondra aux appels téléphoniques et prendra l'une des mesures suivantes :
- Répondez aux questions de l'appelant (par exemple, s'il souhaite prendre rendez-vous ou connaître les horaires de votre entreprise), OU
- Dirigez-les vers la bonne personne (par exemple, s'ils appellent et souhaitent être transférés vers le chef de votre service comptable)
Un réceptionniste doit être capable de gérer les deux situations et d'aider les appelants à atteindre leur objectif spécifique (comme prendre rendez-vous) le plus rapidement possible.
4. Envoi et réponse aux e-mails
Les réceptionnistes envoient et répondent également aux e-mails au nom de l'entreprise. Ces e-mails peuvent inclure des informations relatives à la commande de fournitures, à la gestion de la paie, à la planification de réunions et de rendez-vous, ou à la réponse aux questions de clients potentiels.
Étant donné que le réceptionniste représente l’entreprise, il doit être un communicateur écrit compétent et être capable d’envoyer facilement des messages précis et sans erreur.
5. Réception et tri du courrier/colis
Étant donné que le réceptionniste est posté dans l’entrée ou le hall de votre entreprise, il est responsable de la réception et du tri du courrier et des colis. Ils livrent également le courrier et les colis aux destinataires appropriés aussi efficacement que possible.
Quels sont les meilleurs exemples de descriptions de poste de réceptionniste ?
Maintenant que vous connaissez les cinq principales tâches d'un réceptionniste, il est temps de passer à quelques exemples pratiques de descriptions de poste de réceptionniste.
Qu’implique une description de poste bien rédigée ? Voici cinq exemples que vous pouvez utiliser pour créer votre propre offre d’emploi unique et convaincante :
Exemple 1 : Réceptionniste médical
[Nom de la clinique] est à la recherche d'un réceptionniste médical travailleur, fiable et compatissant pour notre cabinet de [Emplacement].
Nous nous engageons à améliorer la santé et le bien-être de nos patients et recherchons une réceptionniste qui peut nous aider dans cette mission, en accueillant les patients et en les aidant à se sentir à l'aise dès leur entrée dans l'établissement.
Si vous êtes un réceptionniste médical avec une expérience en front office et d'excellentes compétences relationnelles, fiable et digne de confiance, nous voulons avoir de vos nouvelles !
Responsabilités
- Accueillir et accueillir les patients dès leur arrivée à la clinique
- Accueillir les patients et les diriger vers la salle d'attente
- Répondre, filtrer et transférer les appels téléphoniques entrants
- S'assurer que la zone d'accueil/d'attente est propre
- Fournir des informations générales aux patients en personne et par téléphone ou par courrier électronique
- Recevoir, trier et distribuer le courrier et les colis
- Tenir un stock et commander des fournitures de front office
- Mettre à jour les calendriers et planifier les réunions
- Tenir à jour les registres des dépenses de bureau
Compétences/expérience requises
- Diplôme d'études secondaires ou équivalent
- Au moins 1 an d'expérience en réceptionniste
- Au moins 1 an d'expérience en service client
- Solides compétences organisationnelles
- Solides compétences en communication écrite et verbale
- Attention au détail
- Motivé et capable de travailler de manière indépendante
- Connaissance de Microsoft Office et de la suite Google
Exemple 2 : Réceptionniste à la réception
[Entreprise] est à la recherche d'un réceptionniste extraverti et enthousiaste pour rejoindre notre équipe dans une communauté de résidence pour personnes âgées à [Emplacement].
Nous sommes un fournisseur de premier plan de résidences-services connaissant une croissance rapide et nous souhaitons que les meilleurs talents poursuivent notre voyage avec nous. Si vous êtes compatissant, organisé et excellent communicateur, vous êtes la bonne personne pour notre équipe !
Responsabilités
- Accueillir les résidents et les visiteurs
- Assister l'équipe de direction dans les tâches administratives
- Répondre aux téléphones et répondre ou diriger des appels
- Fournir un excellent service à tous les visiteurs
Exigences et compétences
- Au moins 1 an d'expérience préalable en tant que réceptionniste ou dans un domaine connexe (de préférence)
- Excellentes compétences de communication écrite et verbale
- Solides compétences organisationnelles
- Solide connaissance des programmes Microsoft Office
Exemple 3 : Réceptionniste d'un cabinet comptable
[Entreprise] est à la recherche d'un réceptionniste extraverti et enthousiaste pour rejoindre notre équipe dans une communauté de résidence pour personnes âgées à [Emplacement].
Nous sommes un fournisseur de premier plan de résidences-services connaissant une croissance rapide et nous souhaitons que les meilleurs talents poursuivent notre voyage avec nous. Si vous êtes compatissant, organisé et excellent communicateur, vous êtes la bonne personne pour notre équipe !
Responsabilités
- Accueillir les résidents et les visiteurs
- Assister l'équipe de direction dans les tâches administratives
- Répondre aux téléphones et répondre ou diriger des appels
- Fournir un excellent service à tous les visiteurs
Exigences et compétences
- Au moins 1 an d'expérience préalable en tant que réceptionniste ou dans un domaine connexe (de préférence)
- Excellentes compétences de communication écrite et verbale
- Solides compétences organisationnelles
- Solide connaissance des programmes Microsoft Office
Exemple 4 : Réceptionniste de spa
[Nom du spa] recherche un réceptionniste de spa à la réception pour nous aider à notre emplacement de [Nom de l'emplacement]. Les responsabilités quotidiennes comprennent la planification des rendez-vous, l'accueil des invités et le maintien de la zone de réception propre, organisée et paisible.
Le candidat idéal sera très organisé, sympathique et excellent multitâche. Si cela vous ressemble et si vous souhaitez travailler dans un environnement tranquille, contactez-nous dès aujourd'hui !
Responsabilités du réceptionniste du spa
- Répondre aux téléphones et répondre aux questions ou aux appels directs
- Coordonner les rendez-vous
- Vendez des produits
- Gardez la zone de réception propre et nette
- Enregistrez les entrées et sorties des clients
- Installer des casiers de spa
- Laver les draps, les serviettes et les couvertures si nécessaire
Exigences du réceptionniste du spa
- Diplôme d'études secondaires ou équivalent
- Expérience antérieure en tant que réceptionniste (un atout)
- Connaissance de la suite Microsoft Office
- Capacité à naviguer dans un logiciel de gestion de spa
- Attitude et apparence professionnelles
- Compétences en communication écrite et verbale
- Compétences organisationnelles supérieures
- Solides compétences en gestion du temps
- Compétences en service à la clientèle
Exemple 5 : Adjoint administratif/réceptionniste
[Entreprise], une société de courtage immobilier dynamique et au rythme rapide située à [Emplacement], est à la recherche d'un adjoint administratif/réceptionniste pour nous aider à gérer notre bureau et à suivre notre liste croissante de clients. Si vous êtes une personne organisée, motivée et enthousiaste qui aime le secteur immobilier et aider les autres, nous avons le poste qu'il vous faut !
Responsabilités
- Accueillir et accueillir les visiteurs
- Répondre et diriger les appels téléphoniques
- Prendre des messages
- Fournir des informations aux appelants
- Planifier des rendez-vous
- Tenir à jour les agendas des membres du personnel
- Effectuer des tâches de bureau quotidiennes telles que le classement, la photocopie, la numérisation et la télécopie.
- Gérer le courrier et les colis entrants et sortants
- Maintenir l'inventaire des fournitures de bureau et en commander davantage si nécessaire
Compétences/expérience requises
- Excellentes compétences informatiques
- Capacité à apprendre rapidement de nouveaux programmes informatiques
- Expérience antérieure en tant que réceptionniste ou assistant administratif (un atout)
- Maîtrise de Google Docs, Sheets, Slides, etc. et de la suite Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, etc.)
- Connaissance du logiciel de comptabilité QuickBooks
- Excellentes compétences de communication verbale et écrite
- Solides compétences organisationnelles
- Capacité à effectuer plusieurs tâches à la fois et à établir des priorités efficacement
- Compétences en service à la clientèle
- Capacité de travailler indépendamment
Quelles sont les tâches et compétences les plus importantes d’un réceptionniste ?
En plus des cinq principales responsabilités évoquées plus haut dans ce guide, il est également utile de comprendre les tâches et compétences les plus essentielles des réceptionnistes.
Voici quelques-unes des principales compétences et caractéristiques que vous souhaiterez probablement demander lors de la rédaction d'une description de poste ou pour mieux connaître les candidats lors des entretiens :
Compétences organisationnelles
L’organisation est l’une des compétences les plus importantes qu’un bon réceptionniste possède.
Le réceptionniste de votre entreprise doit être capable de développer et de mettre en œuvre des systèmes permettant de trier les fichiers et les documents numériques et de maintenir un espace de bureau soigné et facile à naviguer. Si vous avez besoin d'un document ou d'une copie de l'emploi du temps d'une personne, cette personne devrait pouvoir le fournir immédiatement car elle sait exactement où le trouver.
Compétences de gestion du temps
Les réceptionnistes doivent souvent jongler avec plusieurs balles à la fois. Par exemple, ils peuvent se retrouver à saisir des données dans une feuille de calcul tout en parlant au téléphone avec un client et en signant pour un colis qui vient d'arriver.
Parce qu'un travail de réceptionniste nécessite beaucoup de jonglerie au quotidien, il est essentiel que votre réceptionniste puisse bien gérer son temps et être multitâche en cas de besoin. S’ils travaillent trop lentement ou ne peuvent pas gérer plusieurs problèmes à la fois, ils ne sont probablement pas les mieux placés pour le poste.
Attitude amicale et polie
Étant donné que les réceptionnistes sont chargés d’accueillir et de diriger les invités, il est essentiel qu’ils aient une attitude amicale et polie, tout en restant professionnelle. Ils devraient contribuer à mettre les clients à l'aise dès qu'ils entrent dans votre immeuble, et s'ils semblent désintéressés ou agacés, ils auront l'effet inverse.
Compétences en service à la clientèle
En plus d'une attitude amicale et polie, il est également crucial que le réceptionniste de votre entreprise possède de solides compétences en service client. Des exemples de compétences en matière de service client incluent être un auditeur actif, être un bon résolveur de problèmes et faire preuve d'empathie envers les situations des autres.
Si votre réceptionniste peut cocher ces cases, il est plus susceptible de faire une impression positive sur vos clients et de les inciter à revenir à l'avenir.
Connaissances informatiques de base
La plupart des emplois de réceptionniste nécessitent au moins des connaissances de base en informatique. Par exemple, votre réceptionniste doit être capable de naviguer dans les logiciels courants tels que Microsoft Office ou Google Suite.
Ils devraient également être en mesure d’adopter rapidement de nouvelles solutions logicielles. Si vous obtenez un nouveau logiciel de planification, par exemple, ils devraient être disposés et capables d'apprendre les bases assez rapidement après sa mise en œuvre.
Compétences en communication écrite et verbale
Les réceptionnistes communiquent généralement par écrit (par e-mail ou par chat, par exemple) et verbalement (par téléphone ou en personne).
Le meilleur réceptionniste sera capable de gérer les deux méthodes de communication avec facilité et confiance. Qu'ils répondent à des questions, répondent à des plaintes ou participent aux tâches quotidiennes, ils seront en mesure de faire passer leur message de manière claire et concise.
Motivé
Les réceptionnistes travaillent généralement seuls ou avec une seule autre personne (certains bureaux d'achat ont plusieurs réceptionnistes en service en même temps). Souvent, personne ne les supervise directement non plus.
En raison de cette situation, il est important que votre réceptionniste soit quelqu’un de motivé et capable de travailler seul avec un minimum de surveillance. Vous devez avoir la certitude qu’ils effectueront systématiquement leur travail au mieux de leurs capacités, même si personne ne vous regarde.
Suivez ces exemples de descriptions de poste de réceptionniste aujourd'hui
Se préparer à rédiger et à publier une description de poste de réceptionniste et une demande de CV peut sembler intimidant au début. Si vous suivez les quatre exemples de descriptions de poste de réceptionniste partagés ci-dessus, vous constaterez que c'est plus facile que vous ne le pensiez.
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