Ya sea que dirija un concesionario de automóviles o una cadena hotelera, sabe que los recepcionistas capacitados son cruciales para el éxito de su negocio. Sin una recepcionista atendiendo la recepción y dirigiendo a los invitados o clientes al lugar correcto, todo se desmorona.
Debido a que los recepcionistas son tan importantes para las operaciones diarias de su empresa, debe tener cuidado al contratar a una nueva persona para desempeñar esta función vital. El primer paso para hacerlo es redactar una descripción del puesto clara y detallada que atraiga al candidato más adecuado.
Si nunca ha escrito un anuncio de trabajo de recepcionista, no se preocupe. Esta guía le ayudará. Cuenta con cinco calidades. ejemplos de descripción del trabajo de recepcionista, además de una explicación detallada de en qué consiste el trabajo de un recepcionista y las habilidades esenciales que todo recepcionista debe poseer.
¿En qué consiste el trabajo de recepcionista?
Si está escribiendo una descripción del trabajo de recepcionista o una llamada para currículum, deberá incluir las responsabilidades clave que el solicitante tendrá que realizar si consigue el trabajo.
¿Cuáles son los cinco deberes principales de una recepcionista? Descúbrelo a continuación:
1. Reunirse y saludar a los clientes/clientes
Generalmente, la recepcionista es la primera persona que los clientes encuentran cuando llegan a su negocio.
Su recepcionista debe ser alguien amigable y extrovertido y que se esfuerce por hacer que los clientes se sientan como en casa tan pronto como entran por la puerta. De lo contrario, podría tener dificultades para atraer y retener clientes.
2. Programación de reuniones/citas
Los recepcionistas también ayudan a reservar reuniones y citas.
Sus tareas de programación incluyen organizar reuniones entre diferentes empleados de su empresa y programar citas para clientes o clientes. Por ejemplo, una recepcionista médica ayudará a los pacientes a programar citas con su proveedor de atención médica preferido.
Idealmente, su recepcionista podrá utilizar diferentes herramientas de programación para agilizar este proceso y evitar que la gente espere.
3. Responder y desviar llamadas telefónicas
Normalmente, una recepcionista responderá llamadas telefónicas y realizará una de las siguientes acciones:
- Responder a las preguntas de la persona que llama (por ejemplo, si quiere programar una cita o conocer el horario de su empresa), O
- Diríjalos a la persona adecuada (por ejemplo, si llaman y quieren ser transferidos al jefe de su departamento de contabilidad)
Una recepcionista debería poder manejar ambas situaciones y ayudar a las personas que llaman a lograr su objetivo específico (como programar una cita) lo más rápido posible.
4. Enviar y responder correos electrónicos
Los recepcionistas también envían y responden correos electrónicos en nombre de la empresa. Estos correos electrónicos pueden incluir información relacionada con el pedido de suministros, la gestión de nóminas, la programación de reuniones y citas o la respuesta a preguntas de clientes o clientes potenciales.
Debido a que el recepcionista representa a la empresa, debe ser un comunicador escrito capacitado y poder enviar mensajes precisos y sin errores con facilidad.
5. Recepción y clasificación de correo/paquetes
Debido a que la recepcionista está ubicada en la entrada o el vestíbulo de su empresa, es responsable de recibir y clasificar el correo y los paquetes. También entregan correo y paquetes a los destinatarios adecuados de la manera más eficiente posible.
¿Cuáles son los mejores ejemplos de descripción de puesto de recepcionista?
Ahora que conoce las cinco funciones principales de una recepcionista, es hora de analizar algunos ejemplos prácticos de descripción del trabajo de recepcionista.
¿Qué implica una descripción de trabajo bien redactada? Aquí hay cinco ejemplos que puede utilizar para crear su propio anuncio de trabajo único y atractivo:
Ejemplo 1: recepcionista médica
[Nombre de la clínica] está buscando un recepcionista médico trabajador, confiable y compasivo para nuestra práctica en [Ubicación].
Estamos dedicados a mejorar la salud y el bienestar de nuestros pacientes y buscamos una recepcionista que pueda ayudar con esta misión, saludando a los pacientes y ayudándolos a sentirse cómodos desde el momento en que ingresan a las instalaciones.
Si usted es un recepcionista médico con experiencia previa en recepción y excelentes habilidades interpersonales, confiable y digno de confianza, ¡queremos saber de usted!
Responsabilidades
- Saludar y dar la bienvenida a los pacientes tan pronto como lleguen a la clínica.
- Registrar a los pacientes y dirigirlos a la sala de espera.
- Responder, filtrar y reenviar llamadas telefónicas entrantes
- Asegúrese de que la recepción/área de espera esté limpia.
- Proporcionar información general a los pacientes en persona y por teléfono o correo electrónico.
- Recibir, clasificar y distribuir correo y paquetes.
- Mantenga existencias y solicite suministros de recepción
- Actualizar calendarios y programar reuniones
- Mantenga registros actualizados de gastos de oficina
Habilidades/experiencia requeridas
- Diploma de escuela secundaria o su equivalente
- Al menos 1 año de experiencia en recepcionista.
- Al menos 1 año de experiencia en atención al cliente.
- Fuertes habilidades organizativas.
- Fuertes habilidades de comunicación escrita y verbal
- Atención a los detalles
- Automotivado y capaz de trabajar de forma independiente.
- Conocimientos de Microsoft Office y Google Suite.
Ejemplo 2: Recepcionista de recepción
[Empresa] está buscando un recepcionista extrovertido y entusiasta para unirse a nuestro equipo en una comunidad de viviendas para personas mayores en [Ubicación].
Somos un proveedor de vida asistida de primer nivel que experimenta un rápido crecimiento y buscamos que los mejores talentos continúen nuestro viaje con nosotros. Si eres compasivo, organizado y un excelente comunicador, ¡eres el candidato ideal para nuestro equipo!
Responsabilidades
- Saludar a residentes y visitantes.
- Apoyar al equipo ejecutivo en tareas administrativas.
- Contestar teléfonos y responder o dirigir llamadas
- Brindar un excelente servicio a todos los visitantes.
Requisitos y habilidades
- Al menos 1 año de experiencia previa como recepcionista o en un campo relacionado (preferido)
- Excelentes habilidades de comunicación escrita y verbal
- Sólidas habilidades organizativas.
- Fuerte conocimiento de los programas de Microsoft Office.
Ejemplo 3: Recepcionista de una empresa de contabilidad
[Empresa] está buscando un recepcionista extrovertido y entusiasta para unirse a nuestro equipo en una comunidad de viviendas para personas mayores en [Ubicación].
Somos un proveedor de vida asistida de primer nivel que experimenta un rápido crecimiento y buscamos que los mejores talentos continúen nuestro viaje con nosotros. Si eres compasivo, organizado y un excelente comunicador, ¡eres el candidato ideal para nuestro equipo!
Responsabilidades
- Saludar a residentes y visitantes.
- Apoyar al equipo ejecutivo en tareas administrativas.
- Contestar teléfonos y responder o dirigir llamadas
- Brindar un excelente servicio a todos los visitantes.
Requisitos y habilidades
- Al menos 1 año de experiencia previa como recepcionista o en un campo relacionado (preferido)
- Excelentes habilidades de comunicación escrita y verbal
- Sólidas habilidades organizativas.
- Fuerte conocimiento de los programas de Microsoft Office.
Ejemplo 4: Recepcionista de Spa
[Nombre del spa] está buscando una recepcionista de spa en la recepción para ayudar en nuestra ubicación de [Nombre de la ubicación]. Las responsabilidades del día a día incluyen programar citas, saludar a los invitados y mantener el área de recepción limpia, organizada y tranquila.
El candidato ideal será muy organizado, amigable y un excelente multitarea. Si esto le suena familiar y desea trabajar en un ambiente tranquilo, ¡póngase en contacto con nosotros hoy!
Responsabilidades del recepcionista del spa
- Contestar teléfonos y responder preguntas o llamadas directas
- coordinar citas
- Vender productos
- Mantener el área de recepción ordenada y limpia.
- Registrar la entrada y salida de los clientes
- Configurar casilleros de spa
- Lave sábanas, toallas y mantas según sea necesario.
Requisitos para recepcionista de spa
- Diploma de escuela secundaria o su equivalente
- Experiencia previa como recepcionista (preferiblemente)
- Conocimiento de la suite Microsoft Office.
- Capacidad para navegar por el software de gestión de spa.
- Actitud y apariencia profesional.
- Habilidades de comunicación verbal y escrita
- Habilidades organizativas superiores.
- Sólidas habilidades de gestión del tiempo.
- Habilidades de servicio al cliente
Ejemplo 5: Asistente administrativo/recepcionista
[Empresa], una corredora de bienes raíces dinámica y de ritmo rápido en [Ubicación], está buscando un asistente administrativo/recepcionista para ayudarnos a administrar nuestra oficina y mantenernos al día con nuestra creciente lista de clientes. Si es una persona organizada, motivada y entusiasta que ama la industria de bienes raíces y ayuda a los demás, ¡tenemos el trabajo para usted!
Responsabilidades
- Saludar y dar la bienvenida a los visitantes.
- Atender y dirigir llamadas telefónicas
- tomar mensajes
- Proporcionar información a las personas que llaman.
- Programar citas
- Mantener los calendarios de los miembros del personal.
- Realice tareas administrativas cotidianas como archivar, fotocopiar, escanear y enviar faxes.
- Gestionar correo y paquetes entrantes y salientes.
- Mantener el inventario de suministros de oficina y pedir más cuando sea necesario.
Habilidades/experiencia requeridas
- Excelentes habilidades informáticas.
- Capacidad para aprender nuevos programas informáticos rápidamente.
- Experiencia previa como recepcionista o asistente administrativo (preferiblemente)
- Dominio de Google Docs, Sheets, Slides, etc., y Microsoft Office Suite (Word, Excel, PowerPoint, etc.)
- Conocimiento del software de contabilidad QuickBooks.
- Excelentes habilidades de comunicación verbal y escrita
- Fuertes habilidades organizativas.
- Capacidad para realizar múltiples tareas y priorizar de manera efectiva
- Habilidades de servicio al cliente
- habilidad para trabajar de manera independiente
¿Cuáles son los deberes y habilidades más importantes de los recepcionistas?
Además de las cinco responsabilidades principales compartidas anteriormente en esta guía, también es útil comprender los deberes y habilidades más importantes de los recepcionistas.
Estas son algunas de las principales habilidades y rasgos que probablemente querrás preguntar al escribir una descripción de trabajo o conocer mejor a los candidatos durante las entrevistas:
Habilidades organizativas
La organización es una de las habilidades más importantes que poseerá un buen recepcionista.
El recepcionista de su empresa debería poder desarrollar e implementar sistemas para mantener ordenados los archivos y documentos digitales y mantener un espacio de oficina limpio y fácil de navegar. Si necesita un documento o una copia del horario de alguien, esa persona debería poder proporcionárselo de inmediato porque sabe exactamente dónde encontrarlo.
Habilidades de manejo del tiempo
Los recepcionistas suelen tener que hacer malabarismos con muchas pelotas a la vez. Por ejemplo, pueden encontrarse ingresando datos en una hoja de cálculo mientras hablan por teléfono con un cliente y firman para recibir un paquete que acaba de llegar.
Debido a que el trabajo de recepcionista requiere muchos malabarismos a diario, es esencial que su recepcionista pueda administrar bien su tiempo y realizar múltiples tareas cuando sea necesario. Si trabajan demasiado lento o no pueden mantenerse al día con varios problemas a la vez, probablemente no sean la mejor opción para el trabajo.
Actitud amistosa y educada
Dado que los recepcionistas son responsables de saludar y dirigir a los huéspedes, es vital que tengan una actitud amigable y educada, pero al mismo tiempo profesional. Deberían ayudar a que los clientes se sientan cómodos tan pronto como entren a su edificio, y si parecen desinteresados o molestos, tendrán el efecto contrario.
Habilidades de servicio al cliente
Además de una actitud amistosa y educada, también es fundamental que el recepcionista de su empresa tenga sólidas habilidades de servicio al cliente. Ejemplos de habilidades de servicio al cliente incluyen ser un oyente activo, ser un buen solucionador de problemas y ser empático con las situaciones de los demás.
Si su recepcionista puede marcar estas casillas, es más probable que dé una impresión positiva a sus clientes y los haga volver en el futuro.
Conocimientos básicos de informática
La mayoría de los trabajos de recepcionista requieren al menos conocimientos básicos de informática. Por ejemplo, su recepcionista debería poder navegar por programas de software comunes como Microsoft Office o Google Suite.
También deberían poder adoptar rápidamente nuevas soluciones de software. Si obtiene un nuevo software de programación, por ejemplo, deberían estar dispuestos y ser capaces de aprender los conceptos básicos poco después de su implementación.
Habilidades de comunicación escrita y verbal.
Los recepcionistas suelen comunicarse por escrito (por correo electrónico o chat, por ejemplo) y verbalmente (por teléfono o en persona).
La mejor recepcionista podrá manejar ambos métodos de comunicación con facilidad y confianza. Ya sea que respondan preguntas, respondan quejas o ayuden con las tareas diarias, podrán transmitir su mensaje de manera clara y concisa.
Auto motivado
Los recepcionistas generalmente trabajan solos o con una sola persona (algunas oficinas de compras tienen varios recepcionistas trabajando al mismo tiempo). A menudo tampoco tienen a nadie que los supervise directamente.
Debido a esta situación, es importante que su recepcionista sea alguien motivado y que pueda trabajar solo con una supervisión mínima. Debe confiar en que realizarán su trabajo de manera constante lo mejor que puedan, incluso si nadie está mirando.
Siga estos ejemplos de descripción de trabajo de recepcionista hoy
Prepararse para escribir y publicar una descripción del trabajo de recepcionista y una solicitud de currículum puede parecer intimidante al principio. Sin embargo, si sigue los cuatro ejemplos de descripción del trabajo de recepcionista compartidos anteriormente, descubrirá que es más fácil de lo que pensaba.
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