Ganz gleich, ob Sie ein Autohaus oder eine Hotelkette leiten: Sie wissen, dass qualifizierte Rezeptionisten für den Erfolg Ihres Unternehmens von entscheidender Bedeutung sind. Ohne eine Rezeptionistin, die die Rezeption besetzt und Gäste oder Kunden an den richtigen Ort weist, gerät alles ins Wanken.
Da Rezeptionisten für den täglichen Betrieb Ihres Unternehmens so wichtig sind, müssen Sie bei der Einstellung einer neuen Person für diese wichtige Rolle Vorsicht walten lassen. Der erste Schritt dazu besteht darin, eine klare und detaillierte Stellenbeschreibung zu verfassen, die den am besten geeigneten Kandidaten anspricht.
Machen Sie sich keine Sorgen, wenn Sie noch nie eine Stellenanzeige für eine Rezeptionistin geschrieben haben. Dieser Leitfaden wird Ihnen helfen. Es verfügt über fünf Qualitäten Beispiele für Stellenbeschreibungen für Rezeptionisten, plus eine ausführliche Erläuterung, woraus die Tätigkeit einer Rezeptionistin besteht und welche wesentlichen Fähigkeiten jede Rezeptionistin mitbringen sollte.
Woraus besteht der Job einer Rezeptionistin?
Wenn Sie eine Stellenbeschreibung oder einen Lebenslauf als Rezeptionist verfassen, müssen Sie die wichtigsten Verantwortlichkeiten angeben, die der Bewerber erfüllen muss, wenn er die Stelle bekommt.
Was sind die fünf wichtigsten Aufgaben einer Rezeptionistin? Finden Sie es unten heraus:
1. Treffen und Begrüßen von Kunden/Kunden
Im Allgemeinen ist die Rezeptionistin die erste Person, der Kunden begegnen, wenn sie in Ihrem Unternehmen ankommen.
Ihre Rezeptionistin sollte jemand sein, der freundlich und aufgeschlossen ist und sich darum bemüht, dass sich die Kunden sofort wie zu Hause fühlen, wenn sie die Tür betreten. Andernfalls könnten Sie Schwierigkeiten haben, Kunden zu gewinnen und zu binden.
2. Planen von Besprechungen/Terminen
Die Mitarbeiter an der Rezeption helfen auch bei der Buchung von Besprechungen und Terminen.
Zu ihren Planungsaufgaben gehört die Organisation von Besprechungen zwischen verschiedenen Mitarbeitern Ihres Unternehmens und die Planung von Terminen für Kunden oder Klienten. Beispielsweise hilft eine medizinische Empfangsdame Patienten bei der Terminvereinbarung mit ihrem bevorzugten Gesundheitsdienstleister.
Im Idealfall kann Ihre Rezeptionistin verschiedene Planungstools verwenden, um diesen Prozess zu optimieren und Wartezeiten zu vermeiden.
3. Beantwortung und Weiterleitung von Telefonanrufen
In der Regel nimmt eine Empfangsdame Anrufe entgegen und ergreift eine der folgenden Maßnahmen:
- Beantworten Sie die Fragen des Anrufers (z. B. wenn er einen Termin vereinbaren oder die Öffnungszeiten Ihres Unternehmens erfahren möchte) ODER
- Leiten Sie sie an die richtige Person weiter (z. B. wenn sie anruft und an den Leiter Ihrer Buchhaltung weitergeleitet werden möchte)
Ein Empfangsmitarbeiter sollte in der Lage sein, mit beiden Situationen umzugehen und Anrufern dabei zu helfen, ihr spezifisches Ziel (z. B. die Terminvereinbarung) so schnell wie möglich zu erreichen.
4. Senden und Beantworten von E-Mails
Empfangsmitarbeiter versenden und beantworten auch E-Mails im Namen des Unternehmens. Diese E-Mails können Informationen im Zusammenhang mit der Bestellung von Verbrauchsmaterialien, der Verwaltung der Gehaltsabrechnung, der Planung von Besprechungen und Terminen oder der Beantwortung von Fragen potenzieller Kunden oder Klienten enthalten.
Da die Rezeptionistin das Unternehmen vertritt, muss sie über gute Kenntnisse in der schriftlichen Kommunikation verfügen und in der Lage sein, präzise und fehlerfreie Nachrichten problemlos zu versenden.
5. Empfangen und Sortieren von Post/Paketen
Da die Rezeptionistin im Eingangsbereich oder in der Lobby Ihres Unternehmens stationiert ist, ist sie für den Empfang und das Sortieren von Post und Paketen verantwortlich. Außerdem stellen sie Post und Pakete so effizient wie möglich den richtigen Empfängern zu.
Was sind die besten Beispiele für Stellenbeschreibungen für Rezeptionisten?
Nachdem Sie nun die fünf wichtigsten Aufgaben einer Rezeptionistin kennen, ist es an der Zeit, sich mit einigen praktischen Beispielen für die Stellenbeschreibung einer Rezeptionistin zu befassen.
Was beinhaltet eine gut geschriebene Stellenbeschreibung? Hier sind fünf Beispiele, mit denen Sie Ihre eigene, einzigartige und überzeugende Stellenanzeige erstellen können:
Beispiel 1: Medizinische Empfangsdame
[Name der Klinik] sucht eine fleißige, zuverlässige und mitfühlende medizinische Empfangsdame für unsere Praxis in [Standort].
Wir setzen uns für die Verbesserung der Gesundheit und des Wohlbefindens unserer Patienten ein und suchen eine Empfangsdame, die uns bei dieser Mission unterstützen kann, indem wir die Patienten begrüßen und ihnen helfen, sich vom ersten Moment an, in dem sie die Einrichtung betreten, wohl zu fühlen.
Wenn Sie eine medizinische Rezeptionistin mit Front-Office-Erfahrung und ausgezeichneten Menschenkenntnissen sind, die zuverlässig und vertrauenswürdig ist, möchten wir von Ihnen hören!
Verantwortlichkeiten
- Begrüßen und begrüßen Sie Patienten, sobald sie in der Klinik ankommen
- Checken Sie Patienten ein und weisen Sie sie in den Wartebereich
- Beantworten, überprüfen und leiten Sie eingehende Telefonanrufe weiter
- Stellen Sie sicher, dass der Empfangs-/Wartebereich sauber ist
- Geben Sie den Patienten allgemeine Informationen persönlich und per Telefon oder E-Mail
- Empfangen, sortieren und verteilen Sie Post und Pakete
- Halten Sie Vorräte an Front-Office-Materialien bereit und bestellen Sie diese
- Aktualisieren Sie Kalender und planen Sie Besprechungen
- Halten Sie die Aufzeichnungen über die Bürokosten auf dem neuesten Stand
Erforderliche Fähigkeiten/Erfahrung
- Abitur oder gleichwertig
- Mindestens 1 Jahr Erfahrung als Rezeptionistin
- Mindestens 1 Jahr Erfahrung im Kundendienst
- Starke organisatorische Fähigkeiten
- Starke schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten
- Aufmerksamkeit fürs Detail
- Eigenmotiviert und in der Lage, selbstständig zu arbeiten
- Kenntnisse in Microsoft Office und Google Suite
Beispiel 2: Rezeptionistin
[Unternehmen] sucht eine aufgeschlossene und enthusiastische Rezeptionistin zur Verstärkung unseres Teams in einer Seniorenwohnanlage in [Standort].
Wir sind ein führender Anbieter von betreutem Wohnen mit schnellem Wachstum und freuen uns darauf, dass Top-Talente unsere Reise mit uns fortsetzen. Wenn Sie mitfühlend, organisiert und kommunikativ sind, passen Sie genau in unser Team!
Verantwortlichkeiten
- Begrüßen Sie Bewohner und Besucher
- Unterstützen Sie das Führungsteam bei administrativen Aufgaben
- Beantworten Sie Telefonanrufe und beantworten oder leiten Sie Anrufe
- Bieten Sie allen Besuchern einen hervorragenden Service
Anforderungen und Fähigkeiten
- Mindestens 1 Jahr Berufserfahrung als Rezeptionist oder in einem verwandten Bereich (bevorzugt)
- Ausgezeichnete schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten
- Solide organisatorische Fähigkeiten
- Gute Kenntnisse der Microsoft Office-Programme
Beispiel 3: Rezeptionist einer Wirtschaftsprüfungsgesellschaft
[Unternehmen] sucht eine aufgeschlossene und enthusiastische Rezeptionistin zur Verstärkung unseres Teams in einer Seniorenwohnanlage in [Standort].
Wir sind ein führender Anbieter von betreutem Wohnen mit schnellem Wachstum und freuen uns darauf, dass Top-Talente unsere Reise mit uns fortsetzen. Wenn Sie mitfühlend, organisiert und kommunikativ sind, passen Sie genau in unser Team!
Verantwortlichkeiten
- Begrüßen Sie Bewohner und Besucher
- Unterstützen Sie das Führungsteam bei administrativen Aufgaben
- Beantworten Sie Telefonanrufe und beantworten oder leiten Sie Anrufe
- Bieten Sie allen Besuchern einen hervorragenden Service
Anforderungen und Fähigkeiten
- Mindestens 1 Jahr Berufserfahrung als Rezeptionist oder in einem verwandten Bereich (bevorzugt)
- Ausgezeichnete schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten
- Solide organisatorische Fähigkeiten
- Gute Kenntnisse der Microsoft Office-Programme
Beispiel 4: Spa-Rezeptionistin
[Name des Spas] ist auf der Suche nach einer Spa-Rezeptionistin an der Rezeption, die Sie an unserem Standort [Name des Standorts] unterstützt. Zu den alltäglichen Aufgaben gehören die Planung von Terminen, die Begrüßung der Gäste und die Aufrechterhaltung eines sauberen, organisierten und friedlichen Empfangsbereichs.
Der ideale Kandidat ist gut organisiert, freundlich und ein ausgezeichneter Multitasker. Wenn das auf Sie zutrifft und Sie in einer ruhigen Umgebung arbeiten möchten, nehmen Sie noch heute Kontakt mit uns auf!
Aufgaben der Spa-Rezeptionistin
- Beantworten Sie Telefonanrufe und beantworten Sie Fragen oder Direktanrufe
- Termine koordinieren
- Produkte verkaufen
- Halten Sie den Rezeptionsbereich ordentlich und sauber
- Checken Sie Kunden ein und aus
- Richten Sie Spa-Schließfächer ein
- Waschen Sie Bettwäsche, Handtücher und Decken nach Bedarf
Anforderungen an Spa-Rezeptionisten
- Abitur oder gleichwertig
- Berufserfahrung als Empfangsdame (wünschenswert)
- Kenntnisse der Microsoft Office Suite
- Fähigkeit, in der Spa-Management-Software zu navigieren
- Professionelle Einstellung und Auftreten
- Schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten
- Überlegene organisatorische Fähigkeiten
- Solide Zeitmanagementfähigkeiten
- Kompetenz im Kundenservice
Beispiel 5: Verwaltungsassistent/Rezeptionist
[Unternehmen], ein schnelllebiger und dynamischer Immobilienmakler in [Standort], sucht einen Verwaltungsassistenten/Rezeptionist, der uns bei der Verwaltung unseres Büros hilft und mit unserer wachsenden Kundenliste Schritt hält. Wenn Sie eine organisierte, selbstmotivierte und enthusiastische Person sind, die die Immobilienbranche liebt und anderen hilft, haben wir den richtigen Job für Sie!
Verantwortlichkeiten
- Begrüßen und begrüßen Sie Besucher
- Beantworten und direkte Telefonanrufe
- Nehmen Sie Nachrichten entgegen
- Informieren Sie Anrufer
- Vereinbaren Sie Termine
- Pflegen Sie die Kalender Ihrer Mitarbeiter
- Erledigen Sie alltägliche Büroarbeiten wie Ablegen, Fotokopieren, Scannen und Faxen.
- Verwalten Sie ein- und ausgehende Post und Pakete
- Halten Sie Ihren Bürobedarfsbestand aufrecht und bestellen Sie bei Bedarf mehr
Erforderliche Fähigkeiten/Erfahrung
- Ausgezeichnete Computerkenntnisse
- Fähigkeit, neue Computerprogramme schnell zu erlernen
- Berufserfahrung als Rezeptionistin oder Verwaltungsassistentin (bevorzugt)
- Kenntnisse in Google Docs, Sheets, Slides usw. und der Microsoft Office Suite (Word, Excel, PowerPoint usw.)
- Kenntnisse der Buchhaltungssoftware QuickBooks
- Ausgezeichnete mündliche und schriftliche Kommunikationsfähigkeiten
- Starke organisatorische Fähigkeiten
- Fähigkeit zum Multitasking und zur effektiven Priorisierung
- Kompetenz im Kundenservice
- Die Fähigkeit, selbständig zu arbeiten
Was sind die wichtigsten Aufgaben und Fähigkeiten eines Rezeptionisten?
Zusätzlich zu den fünf wichtigsten Verantwortlichkeiten, die weiter oben in diesem Leitfaden beschrieben wurden, ist es auch hilfreich, die wichtigsten Aufgaben und Fähigkeiten eines Empfangsmitarbeiters zu verstehen.
Hier sind einige der wichtigsten Fähigkeiten und Eigenschaften, nach denen Sie wahrscheinlich fragen werden, wenn Sie eine Stellenbeschreibung verfassen oder Kandidaten in Vorstellungsgesprächen besser kennenlernen:
Organisatorische Fähigkeiten
Organisation ist eine der wichtigsten Fähigkeiten einer guten Rezeptionistin.
Die Rezeptionistin Ihres Unternehmens sollte in der Lage sein, Systeme zu entwickeln und zu implementieren, um Akten und digitale Dokumente zu sortieren und für ein aufgeräumtes und übersichtliches Büro zu sorgen. Wenn Sie ein Dokument oder eine Kopie des Stundenplans einer anderen Person benötigen, sollte diese Person Ihnen diese sofort zur Verfügung stellen können, da sie genau weiß, wo sie zu finden ist.
Zeitorganisationsfähigkeiten
Rezeptionisten müssen oft mit vielen Bällen gleichzeitig jonglieren. Es kann beispielsweise vorkommen, dass sie Daten in eine Tabelle eingeben, während sie mit einem Kunden telefonieren und für ein Paket unterschreiben, das gerade angekommen ist.
Da der Job als Rezeptionist täglich so viel Jonglieren erfordert, ist es wichtig, dass Ihr Rezeptionist seine Zeit gut einteilen und bei Bedarf mehrere Aufgaben gleichzeitig erledigen kann. Wenn sie zu langsam arbeiten oder nicht mit mehreren Problemen gleichzeitig Schritt halten können, sind sie wahrscheinlich nicht die beste Wahl für den Job.
Freundliche und höfliche Haltung
Da Rezeptionisten für die Begrüßung und Führung der Gäste verantwortlich sind, ist es wichtig, dass sie freundlich und höflich, aber dennoch professionell sind. Sie sollen dazu beitragen, dass Kunden sich wohl fühlen, sobald sie Ihr Gebäude betreten, und wenn sie desinteressiert oder verärgert wirken, werden sie den gegenteiligen Effekt bewirken.
Kompetenz im Kundenservice
Neben einer freundlichen und höflichen Einstellung ist es für die Rezeptionistin Ihres Unternehmens auch wichtig, über solide Fähigkeiten im Kundenservice zu verfügen. Beispiele für Kundendienstfähigkeiten sind aktives Zuhören, gute Problemlöser und Einfühlungsvermögen gegenüber der Situation anderer.
Wenn Ihre Empfangsdame diese Kästchen ankreuzen kann, ist es wahrscheinlicher, dass sie bei Ihren Kunden einen positiven Eindruck hinterlassen und sie dazu bringen, in Zukunft wiederzukommen.
Grundlegende Computerkenntnisse
Für die meisten Jobs als Rezeptionist sind zumindest grundlegende Computerkenntnisse erforderlich. Beispielsweise sollte Ihre Rezeptionistin in der Lage sein, mit gängigen Softwareprogrammen wie Microsoft Office oder Google Suite umzugehen.
Sie sollten auch in der Lage sein, sich schnell in neue Softwarelösungen einzuarbeiten. Wenn Sie beispielsweise eine neue Planungssoftware erwerben, sollten diese bereit und in der Lage sein, die Grundlagen schon bald nach der Implementierung zu erlernen.
Schriftliche und verbale Kommunikationsfähigkeiten
Rezeptionisten kommunizieren in der Regel schriftlich (z. B. per E-Mail oder Chat) und mündlich (per Telefon oder persönlich).
Die beste Rezeptionistin wird beide Kommunikationsmethoden problemlos und sicher beherrschen. Ganz gleich, ob sie Fragen beantworten, auf Beschwerden reagieren oder bei alltäglichen Aufgaben helfen, sie werden in der Lage sein, ihre Botschaft klar und prägnant zu vermitteln.
Selbst motiviert
Rezeptionisten arbeiten in der Regel allein oder mit nur einer weiteren Person (in manchen Büros sind mehrere Rezeptionisten gleichzeitig im Einsatz). Oft haben sie auch keine direkte Aufsichtsperson.
Aufgrund dieser Situation ist es wichtig, dass Ihre Rezeptionistin jemand ist, der eigenmotiviert ist und mit minimaler Aufsicht alleine arbeiten kann. Sie müssen darauf vertrauen, dass sie ihre Arbeit stets nach besten Kräften erledigen, auch wenn niemand zusieht.
Befolgen Sie noch heute diese Beispiele für Stellenbeschreibungen für Rezeptionisten
Die Vorbereitung auf das Verfassen und Veröffentlichen einer Stellenbeschreibung und eines Lebenslaufs als Rezeptionist kann zunächst einschüchternd wirken. Wenn Sie jedoch die vier oben genannten Beispiele für Stellenbeschreibungen für Rezeptionisten befolgen, werden Sie feststellen, dass es einfacher ist, als Sie dachten.
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