Che tu gestisca una concessionaria di automobili o una catena alberghiera, sai che receptionist qualificati sono fondamentali per il successo della tua attività. Senza un addetto alla reception che gestisca la reception e indirizzi gli ospiti o i clienti al posto giusto, tutto va in pezzi.
Poiché gli addetti alla reception sono così importanti per le operazioni quotidiane della tua azienda, devi prestare attenzione quando assumi una nuova persona per ricoprire questo ruolo vitale. Il primo passo per farlo è scrivere una descrizione del lavoro chiara e dettagliata che attiri il candidato più adatto.
Se non hai mai scritto un annuncio di lavoro come receptionist, non preoccuparti. Questa guida ti aiuterà. Presenta cinque qualità Esempi di descrizione del lavoro di receptionist, oltre a una spiegazione dettagliata di in cosa consiste il lavoro di un receptionist e delle competenze essenziali che ogni receptionist dovrebbe possedere.
In cosa consiste il lavoro di un receptionist?
Se stai scrivendo la descrizione del lavoro di un receptionist o riprendendo la chiamata, dovrai includere le responsabilità chiave che il candidato dovrà svolgere se ottiene il lavoro.
Quali sono i cinque compiti principali di un receptionist? Scoprilo qui sotto:
1. Incontro e saluto clienti/clienti
Generalmente, l'addetto alla reception è la prima persona che i clienti o i clienti incontrano quando arrivano alla tua attività.
Il tuo receptionist dovrebbe essere una persona amichevole ed estroversa, che si sforza di far sentire i clienti a casa non appena varcano la soglia. Altrimenti, potresti avere difficoltà ad attrarre e fidelizzare clienti o clienti.
2. Pianificazione di riunioni/appuntamenti
Gli addetti alla reception aiutano anche a prenotare riunioni e appuntamenti.
I loro compiti di pianificazione includono l'organizzazione di riunioni tra diversi dipendenti della tua azienda e la pianificazione di appuntamenti per clienti o clienti. Ad esempio, un receptionist medico aiuterà i pazienti a fissare gli appuntamenti con il loro operatore sanitario preferito.
Idealmente, il tuo receptionist sarà in grado di utilizzare diversi strumenti di pianificazione per semplificare questo processo ed evitare di far aspettare le persone.
3. Risposta e inoltro di chiamate telefoniche
In genere, un addetto alla reception risponderà alle telefonate ed eseguirà una delle seguenti azioni:
- Rispondere alle domande del chiamante (ad esempio, se desidera fissare un appuntamento o conoscere gli orari della vostra azienda), OPPURE
- Indirizzarli alla persona giusta (ad esempio, se chiamano e desiderano essere trasferiti al capo del reparto contabilità)
Un receptionist dovrebbe essere in grado di gestire entrambe le situazioni e aiutare i chiamanti a raggiungere il loro obiettivo specifico (come fissare un appuntamento) il più rapidamente possibile.
4. Invio e risposta alle e-mail
Gli addetti alla reception inviano e rispondono anche alle e-mail per conto dell'azienda. Queste e-mail potrebbero includere informazioni relative all'ordinazione di forniture, alla gestione delle buste paga, alla pianificazione di riunioni e appuntamenti o alla risposta a domande di potenziali clienti o clienti.
Poiché l'addetto alla reception rappresenta l'azienda, deve essere un abile comunicatore scritto ed essere in grado di inviare facilmente messaggi accurati e privi di errori.
5. Ricezione e smistamento posta/pacchi
Poiché l'addetto alla reception è di stanza nell'ingresso o nell'atrio della tua attività, è responsabile della ricezione e dello smistamento della posta e dei pacchi. Inoltre consegnano la posta e i pacchi ai destinatari corretti nel modo più efficiente possibile.
Quali sono i migliori esempi di descrizione del lavoro di receptionist?
Ora che conosci i cinque principali compiti di un receptionist, è tempo di entrare in alcuni esempi pratici di descrizione del lavoro di receptionist.
Cosa comporta una descrizione del lavoro ben scritta? Ecco cinque esempi che puoi utilizzare per creare il tuo annuncio di lavoro unico e accattivante:
Esempio 1: receptionist medico
[Nome della clinica] è alla ricerca di un receptionist medico che lavora sodo, affidabile e compassionevole per il nostro studio a [Località].
Ci dedichiamo a migliorare la salute e il benessere dei nostri pazienti e cerchiamo un addetto alla reception che possa assistere in questa missione, accogliendo i pazienti e aiutandoli a sentirsi a proprio agio dal momento in cui entrano nella struttura.
Se sei un receptionist medico con precedente esperienza di front office e eccellenti capacità relazionali, affidabile e degno di fiducia, vogliamo sentire la tua opinione!
Responsabilità
- Salutare e accogliere i pazienti non appena arrivano in clinica
- Effettua il check-in dei pazienti e indirizzali verso l'area di attesa
- Rispondi, filtra e inoltra le telefonate in arrivo
- Assicurarsi che l'area reception/attesa sia pulita
- Fornire informazioni generali ai pazienti di persona e tramite telefono o e-mail
- Ricevi, ordina e distribuisci posta e pacchi
- Conservare le scorte e ordinare le forniture del front office
- Aggiorna i calendari e pianifica le riunioni
- Mantieni aggiornati i registri delle spese d'ufficio
Competenze/Esperienza richieste
- Diploma di scuola superiore o equivalente
- Almeno 1 anno di esperienza come receptionist
- Almeno 1 anno di esperienza nel servizio clienti
- Forti capacità organizzative
- Forti capacità di comunicazione scritta e verbale
- Attenzione ai dettagli
- Automotivato e in grado di lavorare in modo indipendente
- Conoscenza di Microsoft Office e Google Suite
Esempio 2: addetto alla reception
[Azienda] è alla ricerca di un receptionist estroverso ed entusiasta che si unisca al nostro team presso una comunità per anziani a [Località].
Siamo un importante fornitore di servizi di residenza assistita in rapida crescita e desideriamo che i migliori talenti continuino il nostro viaggio con noi. Se sei compassionevole, organizzato e un eccellente comunicatore, sei la persona giusta per il nostro team!
Responsabilità
- Saluto residenti e visitatori
- Assistere il team esecutivo nelle attività amministrative
- Rispondi ai telefoni e rispondi o dirigi le chiamate
- Fornire un servizio eccellente a tutti i visitatori
Requisiti e competenze
- Almeno 1 anno di esperienza pregressa come receptionist o in un settore correlato (preferibile)
- Ottime capacità di comunicazione scritta e verbale
- Solide capacità organizzative
- Ottima conoscenza dei programmi Microsoft Office
Esempio 3: receptionist di una società di contabilità
[Azienda] è alla ricerca di un receptionist estroverso ed entusiasta che si unisca al nostro team presso una comunità per anziani a [Località].
Siamo un importante fornitore di servizi di residenza assistita in rapida crescita e desideriamo che i migliori talenti continuino il nostro viaggio con noi. Se sei compassionevole, organizzato e un eccellente comunicatore, sei la persona giusta per il nostro team!
Responsabilità
- Saluto residenti e visitatori
- Assistere il team esecutivo nelle attività amministrative
- Rispondi ai telefoni e rispondi o dirigi le chiamate
- Fornire un servizio eccellente a tutti i visitatori
Requisiti e competenze
- Almeno 1 anno di esperienza pregressa come receptionist o in un settore correlato (preferibile)
- Ottime capacità di comunicazione scritta e verbale
- Solide capacità organizzative
- Ottima conoscenza dei programmi Microsoft Office
Esempio 4: receptionist della spa
[Nome della spa] sta cercando un addetto alla reception della spa che possa assisterci nella nostra sede di [Nome della località]. Le responsabilità quotidiane includono la pianificazione degli appuntamenti, l'accoglienza degli ospiti e il mantenimento dell'area della reception ordinata, organizzata e tranquilla.
Il candidato ideale sarà altamente organizzato, amichevole e un eccellente multitasking. Se suona come te e se vuoi lavorare in un ambiente tranquillo, contattaci oggi stesso!
Responsabilità dell'addetto alla reception della spa
- Rispondi ai telefoni e rispondi a domande o chiamate dirette
- Coordinare gli appuntamenti
- Vendi prodotti
- Mantenere l'area della reception ordinata e pulita
- Controlla l'ingresso e l'uscita dei clienti
- Installa gli armadietti della spa
- Lavare lenzuola, asciugamani e coperte secondo necessità
Requisiti dell'addetto alla reception della spa
- Diploma di scuola superiore o equivalente
- Precedenti esperienze come receptionist (preferibile)
- Conoscenza della suite Microsoft Office
- Capacità di navigare nel software di gestione della spa
- Atteggiamento e aspetto professionale
- Capacità di comunicazione scritta e verbale
- Capacità organizzative superiori
- Solide capacità di gestione del tempo
- Capacità di servizio al cliente
Esempio 5: Assistente amministrativo/addetto alla reception
[Azienda], un'agenzia di intermediazione immobiliare dinamica e frenetica con sede a [Località], è alla ricerca di un assistente amministrativo/addetto alla reception che ci aiuti a gestire il nostro ufficio e a stare al passo con il nostro crescente elenco di clienti. Se sei una persona organizzata, motivata ed entusiasta che ama il settore immobiliare e aiuta gli altri, abbiamo il lavoro che fa per te!
Responsabilità
- Saluta e accogli i visitatori
- Rispondere e telefonare direttamente
- Prendi messaggi
- Fornire informazioni ai chiamanti
- Pianifica appuntamenti
- Mantenere i calendari dei membri dello staff
- Svolgi compiti d'ufficio quotidiani come archiviazione, fotocopie, scansioni e fax.
- Gestisci la posta e i pacchi in entrata e in uscita
- Mantieni l'inventario delle forniture per ufficio e ordinane di più quando necessario
Competenze/Esperienza richieste
- Ottime competenze informatiche
- Capacità di apprendere rapidamente nuovi programmi informatici
- Precedenti esperienze come receptionist o assistente amministrativo (preferibile)
- Competenza in Google Documenti, Fogli, Presentazioni, ecc. e nella suite Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, ecc.)
- Conoscenza del software di contabilità QuickBooks
- Eccellenti capacità di comunicazione verbale e scritta
- Forti capacità organizzative
- Capacità di multitasking e di stabilire le priorità in modo efficace
- Capacità di servizio al cliente
- Capacità di lavorare in modo indipendente
Quali sono i compiti e le competenze più importanti dell'addetto alla reception?
Oltre alle cinque principali responsabilità condivise in precedenza in questa guida, è utile anche comprendere i compiti e le competenze più importanti del receptionist.
Ecco alcune delle competenze e delle caratteristiche principali che probabilmente vorrai chiedere quando scrivi una descrizione del lavoro o conosci meglio i candidati durante i colloqui:
Capacità organizzative
L'organizzazione è una delle abilità più importanti che un buon receptionist possiede.
L'addetto alla reception della tua azienda dovrebbe essere in grado di sviluppare e implementare sistemi per mantenere ordinati file e documenti digitali e mantenere uno spazio ufficio ordinato e facile da navigare. Se hai bisogno di un documento o di una copia del programma di qualcuno, dovrebbe essere in grado di fornirtelo subito perché sa esattamente dove trovarlo.
Abilità di gestione del tempo
Gli addetti alla reception spesso devono destreggiarsi tra più palline contemporaneamente. Ad esempio, potrebbero ritrovarsi a inserire dati in un foglio di calcolo mentre parlano al telefono con un cliente e firmano per un pacco appena arrivato.
Poiché il lavoro di receptionist richiede tanti giochi di destrezza su base giornaliera, è essenziale che il tuo receptionist possa gestire bene il proprio tempo e svolgere più attività quando necessario. Se lavorano troppo lentamente o non riescono a tenere il passo con più problemi contemporaneamente, probabilmente non sono la soluzione migliore per il lavoro.
Atteggiamento amichevole ed educato
Poiché gli addetti alla reception sono responsabili di accogliere e indirizzare gli ospiti, è fondamentale che abbiano un atteggiamento amichevole ed educato, ma comunque professionale. Dovrebbero aiutare a mettere a proprio agio i clienti o i clienti non appena entrano nel tuo edificio e, se sembrano disinteressati o infastiditi, avranno l'effetto opposto.
Competenze nel servizio clienti
Oltre a un atteggiamento amichevole ed educato, è anche fondamentale che l'addetto alla reception della tua azienda abbia solide capacità di servizio al cliente. Esempi di capacità di servizio al cliente includono essere un ascoltatore attivo, essere un buon risolutore di problemi ed essere empatico verso le situazioni degli altri.
Se il tuo receptionist può selezionare queste caselle, è più probabile che faccia un'impressione positiva sui tuoi clienti e li induca a tornare in futuro.
Conoscenza informatica di base
La maggior parte dei lavori di receptionist richiedono almeno una conoscenza informatica di base. Ad esempio, il tuo addetto alla reception dovrebbe essere in grado di navigare nei programmi software più comuni come Microsoft Office o Google Suite.
Dovrebbero anche essere in grado di apprendere rapidamente nuove soluzioni software. Se ottieni un nuovo software di pianificazione, ad esempio, dovrebbero essere disposti e in grado di apprendere le nozioni di base abbastanza presto dopo la sua implementazione.
Abilità di comunicazione scritta e verbale
Gli addetti alla reception in genere comunicano per iscritto (via e-mail o chat, ad esempio) e verbalmente (via telefono o di persona).
Il miglior receptionist sarà in grado di gestire entrambi i metodi di comunicazione con facilità e sicurezza. Sia che rispondano a domande, rispondano a reclami o assistano nelle attività quotidiane, saranno in grado di trasmettere il loro messaggio in modo chiaro e conciso.
Automotivato
Gli addetti alla reception generalmente lavorano da soli o con un'altra persona (alcuni uffici acquisti hanno più receptionist in servizio contemporaneamente). Spesso non hanno nemmeno nessuno che li supervisioni direttamente.
A causa di questa situazione, è importante che il tuo receptionist sia qualcuno che sia automotivato e possa lavorare da solo con una supervisione minima. Devi avere fiducia che svolgeranno costantemente il loro lavoro al meglio delle loro capacità, anche se nessuno sta guardando.
Segui oggi questi esempi di descrizione del lavoro di receptionist
Prepararsi a scrivere e pubblicare la descrizione del lavoro di un receptionist e la richiesta di curriculum potrebbe sembrare inizialmente intimidatorio. Se segui i quattro esempi di descrizione del lavoro di receptionist condivisi sopra, scoprirai che è più facile di quanto pensassi.
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