Quer você administre uma concessionária de automóveis ou uma rede de hotéis, você sabe que recepcionistas qualificados são cruciais para o sucesso do seu negócio. Sem uma recepcionista cuidando da recepção e direcionando os hóspedes ou clientes ao local correto, tudo desmorona.
Como as recepcionistas são tão importantes para as operações diárias da sua empresa, você precisa ter cuidado ao contratar uma nova pessoa para preencher essa função vital. O primeiro passo para fazer isso é escrever uma descrição de cargo clara e detalhada que atraia o candidato mais adequado.
Se você nunca escreveu um anúncio de emprego para recepcionista, não se preocupe. Este guia irá ajudar. Possui cinco qualidades exemplos de descrição de cargo de recepcionista, além de uma explicação detalhada sobre em que consiste o trabalho de uma recepcionista e as habilidades essenciais que toda recepcionista deve possuir.
Em que consiste o trabalho de uma recepcionista?
Se estiver escrevendo uma descrição do cargo de recepcionista ou retomando a ligação, você precisará incluir as principais responsabilidades que o candidato terá que desempenhar se conseguir o emprego.
Quais são as cinco principais funções de uma recepcionista? Descubra abaixo:
1. Reunir e cumprimentar clientes/clientes
Geralmente, a recepcionista é a primeira pessoa que os clientes ou clientes encontram quando chegam à sua empresa.
Sua recepcionista deve ser alguém amigável e extrovertido e se esforçar para fazer com que os clientes se sintam em casa assim que entrarem pela porta. Caso contrário, você poderá ter dificuldades para atrair e reter clientes ou clientes.
2. Agendamento de reuniões/compromissos
Os recepcionistas também auxiliam no agendamento de reuniões e compromissos.
Suas funções de agendamento incluem organizar reuniões entre diferentes funcionários da sua empresa e agendar compromissos para clientes ou clientes. Por exemplo, uma recepcionista médica ajudará os pacientes a agendar consultas com o médico de sua preferência.
O ideal é que sua recepcionista possa utilizar diferentes ferramentas de agendamento para agilizar esse processo e evitar deixar as pessoas esperando.
3. Atender e encaminhar chamadas telefônicas
Normalmente, uma recepcionista atenderá chamadas telefônicas e executará uma das seguintes ações:
- Responder às perguntas do chamador (por exemplo, se ele deseja agendar um horário ou saber o horário da sua empresa), OU
- Encaminhe-os para a pessoa adequada (por exemplo, se ligarem e quiserem ser transferidos para o chefe do seu departamento de contabilidade)
Uma recepcionista deve ser capaz de lidar com ambas as situações e ajudar os chamadores a atingir seu objetivo específico (como marcar uma consulta) o mais rápido possível.
4. Envio e resposta de e-mails
As recepcionistas também enviam e respondem e-mails em nome da empresa. Esses e-mails podem incluir informações relacionadas a pedidos de suprimentos, gerenciamento de folha de pagamento, agendamento de reuniões e compromissos ou resposta a perguntas de clientes ou clientes em potencial.
Como a recepcionista representa a empresa, ela deve ser comunicadora escrita habilidosa e ser capaz de enviar mensagens precisas e sem erros com facilidade.
5. Recebendo e classificando correspondências/pacotes
Como a recepcionista fica na entrada ou no saguão da sua empresa, ela é responsável por receber e classificar correspondências e pacotes. Eles também entregam correspondências e pacotes aos destinatários adequados da maneira mais eficiente possível.
Quais são os melhores exemplos de descrição de cargos de recepcionista?
Agora que você conhece as cinco principais funções de uma recepcionista, é hora de entrar em alguns exemplos práticos de descrição de cargos de recepcionista.
O que implica uma descrição de trabalho bem escrita? Aqui estão cinco exemplos que você pode usar para criar seu próprio anúncio de emprego exclusivo e atraente:
Exemplo 1: Recepcionista Médica
[Nome da clínica] está procurando uma recepcionista médica trabalhadora, confiável e compassiva para nosso consultório em [Local].
Dedicamo-nos a melhorar a saúde e o bem-estar dos nossos pacientes e procuramos uma recepcionista que possa auxiliar nesta missão, cumprimentando os pacientes e ajudando-os a sentirem-se à vontade desde o momento em que entram nas instalações.
Se você é uma recepcionista médica com experiência anterior em atendimento e excelentes habilidades interpessoais, que é confiável e confiável, queremos ouvir sua opinião!
Responsabilidades
- Cumprimentar e receber os pacientes assim que eles chegam à clínica
- Fazer o check-in dos pacientes e encaminhá-los para a área de espera
- Atender, filtrar e encaminhar chamadas recebidas
- Certifique-se de que a área de recepção/espera esteja limpa
- Fornecer informações gerais aos pacientes pessoalmente e por telefone ou e-mail
- Receber, classificar e distribuir correspondências e pacotes
- Mantenha estoque e solicite suprimentos de escritório
- Atualizar calendários e agendar reuniões
- Mantenha registros de despesas de escritório atualizados
Habilidades/experiências necessárias
- diploma do ensino medio ou equivalente
- Pelo menos 1 ano de experiência como recepcionista
- Pelo menos 1 ano de experiência em atendimento ao cliente
- Fortes habilidades organizacionais
- Fortes habilidades de comunicação escrita e verbal
- Atenção aos detalhes
- Auto-motivado e capaz de trabalhar de forma independente
- Conhecimento em Microsoft Office e Google Suite
Exemplo 2: Recepcionista de recepção
A [Empresa] está procurando uma recepcionista extrovertida e entusiasmada para se juntar à nossa equipe em uma comunidade de idosos em [Local].
Somos um fornecedor líder de vida assistida com rápido crescimento e buscamos os melhores talentos para continuar nossa jornada conosco. Se você é compassivo, organizado e um excelente comunicador, você é a pessoa certa para nossa equipe!
Responsabilidades
- Cumprimentar moradores e visitantes
- Auxiliar a equipe executiva nas tarefas administrativas
- Atender telefones e responder ou direcionar chamadas
- Oferecer um excelente serviço a todos os visitantes
Requisitos e habilidades
- Pelo menos 1 ano de experiência anterior como recepcionista ou em áreas afins (preferencial)
- Excelentes habilidades de comunicação escrita e verbal
- Sólidas habilidades organizacionais
- Forte conhecimento de programas Microsoft Office
Exemplo 3: Recepcionista de Empresa de Contabilidade
A [Empresa] está procurando uma recepcionista extrovertida e entusiasmada para se juntar à nossa equipe em uma comunidade de idosos em [Local].
Somos um fornecedor líder de vida assistida com rápido crescimento e buscamos os melhores talentos para continuar nossa jornada conosco. Se você é compassivo, organizado e um excelente comunicador, você é a pessoa certa para nossa equipe!
Responsabilidades
- Cumprimentar moradores e visitantes
- Auxiliar a equipe executiva nas tarefas administrativas
- Atender telefones e responder ou direcionar chamadas
- Oferecer um excelente serviço a todos os visitantes
Requisitos e habilidades
- Pelo menos 1 ano de experiência anterior como recepcionista ou em áreas afins (preferencial)
- Excelentes habilidades de comunicação escrita e verbal
- Sólidas habilidades organizacionais
- Forte conhecimento de programas Microsoft Office
Exemplo 4: Recepcionista de Spa
[Nome do spa] está procurando uma recepcionista de spa para ajudar em nossa localização em [Nome do local]. As responsabilidades do dia a dia incluem agendar compromissos, receber convidados e manter a área de recepção limpa, organizada e tranquila.
O candidato ideal será altamente organizado, amigável e excelente multitarefa. Se isso soa como você e deseja trabalhar em um ambiente tranquilo, entre em contato conosco hoje mesmo!
Responsabilidades do recepcionista do spa
- Atender telefones e responder a perguntas ou chamadas diretas
- Coordenar compromissos
- Vender produtos
- Mantenha a área da recepcionista arrumada e limpa
- Check-in e check-out de clientes
- Configurar armários de spa
- Lave lençóis, toalhas e cobertores conforme necessário
Requisitos para recepcionista de spa
- diploma do ensino medio ou equivalente
- Experiência anterior como recepcionista (preferencial)
- Conhecimento do pacote Microsoft Office
- Capacidade de navegar no software de gerenciamento de spa
- Atitude e aparência profissional
- Habilidades de comunicação escrita e verbal
- Habilidades organizacionais superiores
- Sólidas habilidades de gerenciamento de tempo
- Habilidades de atendimento ao cliente
Exemplo 5: Assistente Administrativo/Recepcionista
A [Empresa], uma corretora imobiliária dinâmica e dinâmica em [Local], está procurando um assistente administrativo/recepcionista para nos ajudar a administrar nosso escritório e acompanhar nossa crescente lista de clientes. Se você é um indivíduo organizado, automotivado e entusiasmado que adora o setor imobiliário e ajuda os outros, temos o emprego para você!
Responsabilidades
- Cumprimentar e dar as boas-vindas aos visitantes
- Atender e direcionar chamadas telefônicas
- Receba mensagens
- Fornecer informações aos chamadores
- Agendar compromissos
- Manter os calendários dos funcionários
- Execute tarefas administrativas diárias, como arquivar, fotocopiar, digitalizar e enviar fax.
- Gerencie correspondências e pacotes recebidos e enviados
- Mantenha o estoque de materiais de escritório e peça mais quando necessário
Habilidades/experiências necessárias
- Excelentes conhecimentos de informática
- Capacidade de aprender novos programas de computador rapidamente
- Experiência anterior como recepcionista ou auxiliar administrativo (preferencial)
- Proficiência em Google Docs, Sheets, Slides, etc., e Microsoft Office Suite (Word, Excel, PowerPoint, etc.)
- Conhecimento do software de contabilidade QuickBooks
- Excelentes habilidades de comunicação verbal e escrita
- Fortes habilidades organizacionais
- Capacidade de realizar multitarefas e priorizar de forma eficaz
- Habilidades de atendimento ao cliente
- Capacidade de trabalhar de forma independente
Quais são as funções e habilidades mais importantes do recepcionista?
Além das cinco principais responsabilidades compartilhadas anteriormente neste guia, também é útil compreender as funções e habilidades mais vitais da recepcionista.
Aqui estão algumas das principais habilidades e características que você provavelmente desejará solicitar ao escrever uma descrição de cargo ou ao conhecer melhor os candidatos durante as entrevistas:
Habilidades organizacionais
A organização é uma das habilidades mais importantes que uma boa recepcionista possui.
A recepcionista da sua empresa deve ser capaz de desenvolver e implementar sistemas para manter arquivos e documentos digitais classificados e manter um espaço de escritório organizado e fácil de navegar. Se você precisar de um documento ou cópia da agenda de alguém, essa pessoa poderá fornecê-lo imediatamente, pois sabe exatamente onde encontrá-lo.
Habilidades de gestão de tempo
Muitas vezes, as recepcionistas precisam fazer malabarismos com muitas bolas ao mesmo tempo. Por exemplo, eles podem inserir dados em uma planilha enquanto falam ao telefone com um cliente e assinam um pacote que acabou de chegar.
Como o trabalho de recepcionista exige muito malabarismo diariamente, é essencial que sua recepcionista consiga administrar bem seu tempo e realizar várias tarefas quando necessário. Se eles trabalham muito devagar ou não conseguem lidar com vários problemas ao mesmo tempo, provavelmente não são os mais adequados para o trabalho.
Atitude amigável e educada
Como as recepcionistas são responsáveis por receber e orientar os hóspedes, é vital que tenham uma atitude amigável e educada, mas ainda assim profissional. Eles devem ajudar a deixar os clientes à vontade assim que entrarem em seu prédio e, se parecerem desinteressados ou irritados, terão o efeito oposto.
Habilidades de atendimento ao cliente
Além de uma atitude amigável e educada, também é fundamental que o recepcionista da sua empresa tenha sólidas habilidades de atendimento ao cliente. Exemplos de habilidades de atendimento ao cliente incluem ser um ouvinte ativo, ser um bom solucionador de problemas e ser empático com as situações dos outros.
Se a sua recepcionista puder marcar essas caixas, é mais provável que ela cause uma impressão positiva em seus clientes ou clientes e faça com que eles voltem no futuro.
Conhecimento Básico de Informática
A maioria dos trabalhos de recepcionista exige pelo menos conhecimentos básicos de informática. Por exemplo, sua recepcionista deve ser capaz de navegar em programas de software comuns, como Microsoft Office ou Google Suite.
Eles também devem ser capazes de adquirir novas soluções de software rapidamente. Se você adquirir um novo software de agendamento, por exemplo, eles deverão estar dispostos e ser capazes de aprender o básico logo após sua implementação.
Habilidades de comunicação escrita e verbal
Os recepcionistas normalmente se comunicam por escrito (por e-mail ou chat, por exemplo) e verbalmente (por telefone ou pessoalmente).
A melhor recepcionista será capaz de lidar com ambos os métodos de comunicação com facilidade e confiança. Quer estejam respondendo a perguntas, respondendo a reclamações ou auxiliando nas tarefas diárias, eles serão capazes de transmitir sua mensagem de forma clara e concisa.
Auto motivado
As recepcionistas geralmente trabalham sozinhas ou com apenas uma pessoa (alguns escritórios de compras têm várias recepcionistas de plantão ao mesmo tempo). Freqüentemente, eles também não têm ninguém supervisionando-os diretamente.
Devido a esta situação, é importante que a sua recepcionista seja alguém automotivada e que possa trabalhar sozinha com o mínimo de supervisão. Você precisa confiar que eles realizarão seu trabalho de maneira consistente, da melhor maneira possível, mesmo que ninguém esteja observando.
Siga estes exemplos de descrição de cargo de recepcionista hoje
Preparar-se para escrever e publicar uma descrição do cargo de recepcionista e uma solicitação de currículo pode parecer intimidante inicialmente. Porém, se você seguir os quatro exemplos de descrição de cargos de recepcionista compartilhados acima, descobrirá que é mais fácil do que pensava.
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