Of u nu een autodealer of een hotelketen runt, u weet dat bekwame receptionisten cruciaal zijn voor het succes van uw bedrijf. Zonder receptioniste die de receptie bemant en gasten of klanten naar de juiste plek verwijst, valt alles in duigen.
Omdat receptionisten zo belangrijk zijn voor de dagelijkse activiteiten van uw bedrijf, moet u voorzichtig zijn bij het aannemen van een nieuwe persoon om deze cruciale rol te vervullen. De eerste stap daartoe is het schrijven van een duidelijke en gedetailleerde functiebeschrijving die de meest geschikte kandidaat aantrekt.
Als u nog nooit een vacature voor receptioniste heeft geschreven, hoeft u zich geen zorgen te maken. Deze gids zal helpen. Het beschikt over vijf kwaliteit Voorbeelden van functiebeschrijvingen van receptionisten, plus een gedetailleerde uitleg over wat de taak van een receptioniste inhoudt en welke essentiële vaardigheden elke receptioniste moet bezitten.
Wat houdt het werk van een receptioniste in?
Als u een functiebeschrijving voor een receptioniste of een cv-oproep schrijft, moet u de belangrijkste verantwoordelijkheden vermelden die de sollicitant moet uitvoeren als hij/zij de baan krijgt.
Wat zijn de vijf belangrijkste taken van een receptioniste? Ontdek het hieronder:
1. Klanten/klanten ontmoeten en begroeten
Over het algemeen is de receptioniste de eerste persoon die klanten of klanten tegenkomen wanneer ze bij uw bedrijf aankomen.
Uw receptioniste moet iemand zijn die vriendelijk en extravert is en ernaar streeft om klanten zich thuis te laten voelen zodra ze binnenkomen. Anders kunt u moeite hebben om klanten of klanten aan te trekken en te behouden.
2. Vergaderingen/afspraken plannen
De receptionisten helpen ook bij het boeken van vergaderingen en afspraken.
Tot hun planningstaken behoren onder meer het regelen van bijeenkomsten tussen verschillende medewerkers van uw bedrijf en het plannen van afspraken voor klanten of opdrachtgevers. Een medisch receptioniste helpt patiënten bijvoorbeeld bij het plannen van afspraken met de zorgverlener van hun voorkeur.
Idealiter kan uw receptioniste verschillende planningstools gebruiken om dit proces te stroomlijnen en te voorkomen dat mensen moeten wachten.
3. Telefoongesprekken beantwoorden en doorsturen
Normaal gesproken beantwoordt een receptioniste telefoontjes en onderneemt een van de volgende acties:
- Reageer op de vragen van de beller (bijvoorbeeld als deze een afspraak wil plannen of de openingstijden van uw bedrijf wil weten), OF
- Verwijs ze door naar de juiste persoon (bijvoorbeeld als ze bellen en doorgeschakeld willen worden naar het hoofd van uw boekhoudafdeling)
Een receptioniste moet beide situaties aankunnen en bellers zo snel mogelijk helpen hun specifieke doel (zoals het maken van een afspraak) te bereiken.
4. E-mails verzenden en beantwoorden
Receptionisten verzenden en beantwoorden ook e-mails namens het bedrijf. Deze e-mails kunnen informatie bevatten met betrekking tot het bestellen van benodigdheden, het beheren van de salarisadministratie, het plannen van vergaderingen en afspraken, of het beantwoorden van vragen van potentiële klanten of opdrachtgevers.
Omdat de receptioniste het bedrijf vertegenwoordigt, moeten zij bekwame schriftelijke communicatoren zijn en gemakkelijk nauwkeurige, foutloze berichten kunnen verzenden.
5. Post/pakketten ontvangen en sorteren
Omdat de receptioniste in de entree of lobby van uw bedrijf is gestationeerd, is zij verantwoordelijk voor het ontvangen en sorteren van post en pakketten. Ook bezorgen zij post en pakketten zo efficiënt mogelijk bij de juiste ontvangers.
Wat zijn de beste voorbeelden van functieomschrijvingen voor receptionisten?
Nu je de vijf belangrijkste taken van een receptionist kent, is het tijd om enkele praktische voorbeelden van functiebeschrijvingen voor receptionisten te bekijken.
Wat houdt een goed geschreven functieomschrijving in? Hier zijn vijf voorbeelden die u kunt gebruiken om uw eigen unieke en aantrekkelijke vacatureadvertentie te maken:
Voorbeeld 1: Medisch receptioniste
[Naam kliniek] is op zoek naar een hardwerkende, betrouwbare en meelevende medisch receptioniste voor onze praktijk in [Locatie].
We zijn toegewijd aan het verbeteren van de gezondheid en het welzijn van onze patiënten en zoeken een receptioniste die kan helpen bij deze missie, door patiënten te begroeten en hen te helpen zich op hun gemak te voelen vanaf het moment dat ze de faciliteit binnenkomen.
Als u een medisch receptioniste bent met eerdere frontoffice-ervaring en uitstekende sociale vaardigheden, die betrouwbaar en betrouwbaar is, willen we graag van u horen!
Verantwoordelijkheden
- Begroet en verwelkom patiënten zodra ze bij de kliniek aankomen
- Patiënten inchecken en doorverwijzen naar de wachtruimte
- Inkomende telefoongesprekken beantwoorden, screenen en doorsturen
- Zorg ervoor dat de receptie/wachtruimte schoon is
- Geef algemene informatie aan patiënten, zowel persoonlijk als via telefoon of e-mail
- Post en pakketten ontvangen, sorteren en distribueren
- Houd voorraad bij en bestel frontofficebenodigdheden
- Agenda's bijwerken en vergaderingen plannen
- Houd bijgewerkte kantoorkostengegevens bij
Vereiste vaardigheden/ervaring
- Middelbare school diploma of gelijkwaardig
- Minimaal 1 jaar ervaring als receptioniste
- Minimaal 1 jaar ervaring met klantenservice
- Sterke organisatorische vaardigheden
- Sterke schriftelijke en mondelinge communicatieve vaardigheden
- Aandacht voor detail
- Gemotiveerd en in staat om zelfstandig te werken
- Kennis van Microsoft Office en Google Suite
Voorbeeld 2: Receptiereceptionist
[Bedrijf] is op zoek naar een extraverte en enthousiaste receptioniste om ons team te versterken in een woongemeenschap voor senioren in [Locatie].
Wij zijn een vooraanstaande aanbieder van begeleid wonen die een snelle groei doormaakt en willen dat toptalent onze reis met ons voortzet. Ben jij medelevend, georganiseerd en communicatief vaardig, dan pas jij goed in ons team!
Verantwoordelijkheden
- Begroet bewoners en bezoekers
- Ondersteunen van het directieteam met administratieve taken
- Telefoons beantwoorden en oproepen beantwoorden of doorverbinden
- Bied uitstekende service aan alle bezoekers
Vereisten en vaardigheden
- Minimaal 1 jaar ervaring als receptioniste of in een gerelateerd vakgebied (bij voorkeur)
- Uitstekende schriftelijke en mondelinge communicatieve vaardigheden
- Solide organisatorische vaardigheden
- Sterke kennis van Microsoft Office-programma's
Voorbeeld 3: receptioniste van een accountantskantoor
[Bedrijf] is op zoek naar een extraverte en enthousiaste receptioniste om ons team te versterken in een woongemeenschap voor senioren in [Locatie].
Wij zijn een vooraanstaande aanbieder van begeleid wonen die een snelle groei doormaakt en willen dat toptalent onze reis met ons voortzet. Ben jij medelevend, georganiseerd en communicatief vaardig, dan pas jij goed in ons team!
Verantwoordelijkheden
- Begroet bewoners en bezoekers
- Ondersteunen van het directieteam met administratieve taken
- Telefoons beantwoorden en oproepen beantwoorden of doorverbinden
- Bied uitstekende service aan alle bezoekers
Vereisten en vaardigheden
- Minimaal 1 jaar ervaring als receptioniste of in een gerelateerd vakgebied (bij voorkeur)
- Uitstekende schriftelijke en mondelinge communicatieve vaardigheden
- Solide organisatorische vaardigheden
- Sterke kennis van Microsoft Office-programma's
Voorbeeld 4: Spa-receptionist
[Spa naam] is op zoek naar een spa-receptionist bij de receptie om te helpen op onze locatie [Locatienaam]. De dagelijkse verantwoordelijkheden omvatten het plannen van afspraken, het begroeten van gasten en het netjes, georganiseerd en rustig houden van de receptie.
De ideale kandidaat is zeer georganiseerd, vriendelijk en een uitstekende multitasker. Als dit je wat lijkt, en als je in een rustige omgeving wilt werken, neem dan vandaag nog contact met ons op!
Verantwoordelijkheden van de spa-receptionist
- Beantwoord telefoons en reageer op vragen of directe oproepen
- Afspraken coördineren
- Producten verkopen
- Houd de receptieruimte netjes en schoon
- Klanten in- en uitchecken
- Spa-kluisjes opzetten
- Was lakens, handdoeken en dekens indien nodig
Vereisten voor spa-receptionisten
- Middelbare school diploma of gelijkwaardig
- Ervaring als receptioniste (bij voorkeur)
- Kennis van Microsoft Officepakket
- Mogelijkheid om door spabeheersoftware te navigeren
- Professionele houding en uitstraling
- Schriftelijke en mondelinge communicatieve vaardigheden
- Superieure organisatorische vaardigheden
- Solide tijdmanagementvaardigheden
- Klanten service vaardigheden
Voorbeeld 5: Administratief medewerker/receptioniste
[Bedrijf], een snelle en dynamische vastgoedmakelaardij in [Locatie], is op zoek naar een administratief assistent/receptioniste om ons te helpen ons kantoor te beheren en onze groeiende klantenlijst bij te houden. Als u een georganiseerde, gemotiveerde en enthousiaste persoon bent die van de vastgoedsector houdt en anderen helpt, dan hebben wij de baan voor u!
Verantwoordelijkheden
- Begroet en verwelkom bezoekers
- Telefoongesprekken beantwoorden en doorverbinden
- Neem berichten aan
- Geef informatie aan bellers
- Afspraken plannen
- Bijhouden van de agenda's van de medewerkers
- Voer dagelijkse administratieve taken uit, zoals archiveren, fotokopiëren, scannen en faxen.
- Beheer inkomende en uitgaande post en pakketten
- Houd de voorraad kantoorbenodigdheden bij en bestel indien nodig meer
Vereiste vaardigheden/ervaring
- Uitstekende computervaardigheden
- Vermogen om snel nieuwe computerprogramma's te leren
- Ervaring als receptioniste of administratief medewerker (bij voorkeur)
- Vaardigheid in Google Documenten, Spreadsheets, Presentaties, enz., en Microsoft Office Suite (Word, Excel, PowerPoint, enz.)
- Kennis van boekhoudsoftware QuickBooks
- Uitstekende mondelinge en schriftelijke communicatieve vaardigheden
- Sterke organisatorische vaardigheden
- Vermogen om te multitasken en effectief prioriteiten te stellen
- Klanten service vaardigheden
- Zelfstandig kunnen werken
Wat zijn de belangrijkste taken en vaardigheden van een receptioniste?
Naast de vijf belangrijkste verantwoordelijkheden die eerder in deze handleiding zijn besproken, is het ook nuttig om de belangrijkste taken en vaardigheden van een receptionist te begrijpen.
Hier zijn enkele van de belangrijkste vaardigheden en eigenschappen waar u waarschijnlijk naar wilt vragen bij het schrijven van een functiebeschrijving of het beter leren kennen van kandidaten tijdens sollicitatiegesprekken:
Organisatievaardigheden
Organiseren is een van de belangrijkste vaardigheden die een goede receptioniste zal bezitten.
De receptioniste van uw bedrijf moet systemen kunnen ontwikkelen en implementeren om bestanden en digitale documenten gesorteerd te houden en een nette en gemakkelijk te navigeren kantoorruimte te behouden. Als u een document of kopie van iemands planning nodig heeft, moet hij/zij dit meteen kunnen verstrekken, omdat hij/zij precies weet waar hij deze kan vinden.
Tijdmanagementvaardigheden
Receptionisten moeten vaak met veel ballen tegelijk jongleren. Het kan bijvoorbeeld gebeuren dat ze gegevens in een spreadsheet invoeren terwijl ze aan de telefoon zijn met een klant en tekenen voor een pakket dat net is aangekomen.
Omdat een baan als receptioniste dagelijks zoveel jongleerwerk vereist, is het essentieel dat uw receptioniste zijn tijd goed kan indelen en kan multitasken wanneer dat nodig is. Als ze te langzaam werken of meerdere problemen niet tegelijk kunnen oplossen, zijn ze waarschijnlijk niet de meest geschikte persoon voor de functie.
Vriendelijke en beleefde houding
Omdat receptionisten verantwoordelijk zijn voor het begroeten en doorverwijzen van gasten, is het van essentieel belang dat ze een vriendelijke en beleefde, maar toch professionele houding hebben. Ze moeten klanten of opdrachtgevers op hun gemak stellen zodra ze uw gebouw binnenkomen, en als ze ongeïnteresseerd of geïrriteerd overkomen, hebben ze het tegenovergestelde effect.
Klanten service vaardigheden
Naast een vriendelijke en beleefde houding is het ook van cruciaal belang dat de receptioniste van uw bedrijf over goede vaardigheden op het gebied van klantenservice beschikt. Voorbeelden van vaardigheden op het gebied van klantenservice zijn onder meer een actieve luisteraar zijn, een goede probleemoplosser zijn en empathisch zijn voor de situaties van anderen.
Als uw receptioniste deze vakjes kan aanvinken, is de kans groter dat hij of zij een positieve indruk op uw klanten of opdrachtgevers maakt en ervoor zorgt dat ze in de toekomst terugkomen.
Basiscomputerkennis
De meeste receptionistenbanen vereisen op zijn minst basiskennis van de computer. Uw receptioniste moet bijvoorbeeld kunnen navigeren door gangbare softwareprogramma's zoals Microsoft Office of Google Suite.
Ook moeten ze nieuwe softwareoplossingen snel kunnen oppikken. Als u bijvoorbeeld nieuwe planningssoftware aanschaft, moeten ze vrij snel nadat deze is geïmplementeerd, bereid en in staat zijn de basisbeginselen onder de knie te krijgen.
Schriftelijke en mondelinge communicatieve vaardigheden
Receptionisten communiceren doorgaans schriftelijk (bijvoorbeeld via e-mail of chat) en mondeling (via de telefoon of persoonlijk).
De beste receptioniste zal beide communicatiemethoden gemakkelijk en met vertrouwen kunnen hanteren. Of ze nu vragen beantwoorden, reageren op klachten of assisteren bij dagelijkse taken, ze zullen hun boodschap duidelijk en beknopt kunnen overbrengen.
Zelf gemotiveerd
Receptionisten werken over het algemeen alleen of met slechts één andere persoon (sommige inkoopkantoren hebben meerdere receptionisten tegelijk in dienst). Vaak hebben ze ook niemand die rechtstreeks toezicht op hen houdt.
Vanwege deze situatie is het van belang dat uw receptioniste iemand is die gemotiveerd is en alleen kan werken met minimaal toezicht. Je moet erop vertrouwen dat ze hun werk consequent en zo goed mogelijk zullen uitvoeren, zelfs als niemand kijkt.
Volg vandaag nog deze voorbeelden van functiebeschrijvingen voor receptionisten
Het voorbereiden van het schrijven en publiceren van een functiebeschrijving en cv-aanvraag voor een receptioniste kan in eerste instantie intimiderend lijken. Als u echter de vier voorbeelden van functiebeschrijvingen voor receptionisten volgt die hierboven zijn gedeeld, zult u merken dat het eenvoudiger is dan u dacht.
Heeft u meer hulp nodig bij het werven van een bekwame en gekwalificeerde receptioniste voor uw bedrijf? Als dat zo is, kan GrabJobs helpen.
Ons wervingsplatform verbindt u met miljoenen werkzoekenden en stelt u in staat direct advertenties op meer dan 20 verschillende sites te publiceren. Probeer het vandaag nog gratis.
