Baik Anda menjalankan dealer mobil atau jaringan hotel, Anda tahu bahwa resepsionis yang terampil sangat penting bagi kesuksesan bisnis Anda. Tanpa resepsionis yang menjaga meja depan dan mengarahkan tamu atau pelanggan ke tempat yang tepat, semuanya akan berantakan.
Karena resepsionis sangat penting dalam operasional sehari-hari bisnis Anda, Anda perlu berhati-hati saat merekrut orang baru untuk mengisi peran penting ini. Langkah pertama untuk melakukannya adalah menulis deskripsi pekerjaan yang jelas dan terperinci yang menarik kandidat yang paling sesuai.
Jika Anda belum pernah menulis iklan pekerjaan resepsionis, jangan khawatir. Panduan ini akan membantu. Ini menampilkan lima kualitas contoh deskripsi pekerjaan resepsionis, ditambah penjelasan rinci tentang pekerjaan resepsionis dan keterampilan penting yang harus dimiliki setiap resepsionis.
Terdiri dari Apa Pekerjaan Resepsionis?
Jika Anda menulis deskripsi pekerjaan resepsionis atau panggilan resume, Anda harus menyertakan tanggung jawab utama yang harus dilakukan pelamar jika mereka mendapatkan pekerjaan tersebut.
Apa lima tugas utama seorang resepsionis? Cari tahu di bawah:
1. Bertemu dan Menyapa Klien/Pelanggan
Umumnya resepsionis adalah orang pertama yang ditemui klien atau pelanggan ketika mereka tiba di bisnis Anda.
Resepsionis Anda haruslah seseorang yang ramah dan supel serta berusaha membuat pelanggan merasa betah begitu mereka masuk. Jika tidak, Anda mungkin kesulitan menarik dan mempertahankan pelanggan atau klien.
2. Menjadwalkan Rapat/Janji
Resepsionis juga membantu dengan pemesanan pertemuan dan janji temu.
Tugas penjadwalan mereka termasuk mengatur pertemuan antara berbagai karyawan di perusahaan Anda dan menjadwalkan janji temu untuk pelanggan atau klien. Misalnya, resepsionis medis akan membantu pasien menjadwalkan janji temu dengan penyedia layanan kesehatan pilihan mereka.
Idealnya, resepsionis Anda dapat menggunakan alat penjadwalan yang berbeda untuk menyederhanakan proses ini dan menghindari membuat orang menunggu.
3. Menjawab dan Meneruskan Panggilan Telepon
Biasanya, resepsionis akan menjawab panggilan telepon dan melakukan salah satu tindakan berikut:
- Tanggapi pertanyaan penelepon (misalnya, jika mereka ingin menjadwalkan janji temu atau mengetahui jam kerja perusahaan Anda), ATAU
- Arahkan mereka ke orang yang tepat (misalnya, jika mereka menelepon dan ingin dipindahkan ke kepala departemen akuntansi Anda)
Seorang resepsionis harus mampu menangani kedua situasi tersebut dan membantu penelepon mencapai tujuan spesifik mereka (seperti membuat janji) secepat mungkin.
4. Mengirim dan Menanggapi Email
Resepsionis juga mengirim dan membalas email atas nama perusahaan. Email ini mungkin berisi informasi terkait pemesanan persediaan, pengelolaan penggajian, penjadwalan rapat dan janji temu, atau menjawab pertanyaan dari calon pelanggan atau klien.
Karena resepsionis mewakili perusahaan, mereka harus terampil dalam komunikator tertulis dan mampu mengirimkan pesan yang akurat dan bebas kesalahan dengan mudah.
5. Menerima dan Menyortir Surat/Paket
Karena resepsionis ditempatkan di pintu masuk atau lobi bisnis Anda, mereka bertanggung jawab untuk menerima dan menyortir surat dan paket. Mereka juga mengirimkan surat dan paket ke penerima yang tepat seefisien mungkin.
Apa Contoh Deskripsi Pekerjaan Resepsionis Terbaik?
Sekarang setelah Anda mengetahui lima tugas utama seorang resepsionis, sekarang saatnya membahas beberapa contoh deskripsi pekerjaan resepsionis yang praktis.
Apa yang dimaksud dengan deskripsi pekerjaan yang ditulis dengan baik? Berikut lima contoh yang dapat Anda gunakan untuk membuat iklan lowongan kerja Anda sendiri yang unik dan menarik:
Contoh 1: Resepsionis Medis
[Nama Klinik] sedang mencari Resepsionis Medis yang pekerja keras, andal, dan penuh kasih sayang untuk praktik kami di [Lokasi].
Kami mengabdikan diri untuk meningkatkan kesehatan dan kesejahteraan pasien kami dan mencari resepsionis yang dapat membantu misi ini, menyapa pasien dan membantu mereka merasa nyaman sejak mereka memasuki fasilitas.
Jika Anda seorang resepsionis medis dengan pengalaman kantor depan sebelumnya dan keterampilan sumber daya manusia yang sangat baik yang dapat diandalkan dan dipercaya, kami ingin mendengar pendapat Anda!
tanggung jawab
- Menyapa dan menyambut pasien segera setelah mereka tiba di klinik
- Periksa pasien dan arahkan mereka ke ruang tunggu
- Jawab, saring, dan teruskan panggilan telepon masuk
- Pastikan area resepsionis/ruang tunggu bersih
- Memberikan informasi umum kepada pasien secara langsung dan melalui telepon atau email
- Menerima, menyortir, dan mendistribusikan surat dan paket
- Menyimpan stok dan memesan perlengkapan kantor depan
- Perbarui kalender dan jadwalkan pertemuan
- Selalu perbarui catatan pengeluaran kantor
Keterampilan/Pengalaman yang Dibutuhkan
- Ijazah SMA atau sederajat
- Pengalaman sebagai resepsionis minimal 1 tahun
- Setidaknya 1 tahun pengalaman layanan pelanggan
- Keterampilan organisasi yang kuat
- Keterampilan komunikasi tertulis dan verbal yang kuat
- Perhatian terhadap detail
- Memiliki motivasi diri dan mampu bekerja secara mandiri
- Pengetahuan tentang Microsoft Office dan Google Suite
Contoh 2: Resepsionis Meja Depan
[Perusahaan] sedang mencari Resepsionis Meja Depan yang ramah dan antusias untuk bergabung dengan tim kami di komunitas senior di [Lokasi].
Kami adalah penyedia bantuan hidup terkemuka yang mengalami pertumbuhan pesat dan menyediakan talenta terbaik untuk melanjutkan perjalanan bersama kami. Jika Anda penyayang, terorganisir, dan komunikator yang hebat, Anda cocok untuk tim kami!
tanggung jawab
- Menyapa warga dan pengunjung
- Membantu tim eksekutif dengan tugas-tugas administratif
- Jawab telepon dan jawab atau arahkan panggilan
- Memberikan pelayanan prima kepada seluruh pengunjung
Persyaratan dan Keterampilan
- Setidaknya 1 tahun pengalaman sebelumnya sebagai resepsionis atau di bidang terkait (lebih disukai)
- Keterampilan komunikasi tertulis dan verbal yang sangat baik
- Keterampilan organisasi yang solid
- Pengetahuan yang kuat tentang program Microsoft Office
Contoh 3: Resepsionis Kantor Akuntan
[Perusahaan] sedang mencari Resepsionis Meja Depan yang ramah dan antusias untuk bergabung dengan tim kami di komunitas senior di [Lokasi].
Kami adalah penyedia bantuan hidup terkemuka yang mengalami pertumbuhan pesat dan menyediakan talenta terbaik untuk melanjutkan perjalanan bersama kami. Jika Anda penyayang, terorganisir, dan komunikator yang hebat, Anda cocok untuk tim kami!
tanggung jawab
- Menyapa warga dan pengunjung
- Membantu tim eksekutif dengan tugas-tugas administratif
- Jawab telepon dan jawab atau arahkan panggilan
- Memberikan pelayanan prima kepada seluruh pengunjung
Persyaratan dan Keterampilan
- Setidaknya 1 tahun pengalaman sebelumnya sebagai resepsionis atau di bidang terkait (lebih disukai)
- Keterampilan komunikasi tertulis dan verbal yang sangat baik
- Keterampilan organisasi yang solid
- Pengetahuan yang kuat tentang program Microsoft Office
Contoh 4: Resepsionis Spa
[Nama spa] sedang mencari resepsionis spa di meja depan untuk membantu di lokasi [Nama lokasi] kami. Tanggung jawab sehari-hari termasuk menjadwalkan janji temu, menyambut tamu, dan menjaga area resepsi tetap rapi, terorganisir, dan damai.
Kandidat yang ideal adalah orang yang sangat terorganisir, ramah, dan mampu melakukan banyak tugas sekaligus. Jika ini terdengar seperti Anda, dan jika Anda ingin bekerja di lingkungan yang tenang, hubungi kami hari ini!
Tanggung Jawab Resepsionis Spa
- Jawab telepon dan tanggapi pertanyaan atau panggilan langsung
- Mengkoordinasikan janji temu
- Jual produk
- Jaga area resepsionis tetap rapi dan bersih
- Periksa klien masuk dan keluar
- Siapkan loker spa
- Cuci seprai, handuk, dan selimut sesuai kebutuhan
Persyaratan Resepsionis Spa
- Ijazah SMA atau sederajat
- Pengalaman sebelumnya sebagai resepsionis (lebih disukai)
- Pengetahuan tentang Microsoft Office Suite
- Kemampuan untuk menavigasi perangkat lunak manajemen spa
- Sikap dan penampilan profesional
- Keterampilan komunikasi tertulis dan verbal
- Keterampilan organisasi yang unggul
- Keterampilan manajemen waktu yang solid
- Keterampilan layanan pelanggan
Contoh 5: Asisten Administrasi/Resepsionis
[Perusahaan], pialang real estat yang bergerak cepat dan dinamis di [Lokasi], sedang mencari asisten administratif/resepsionis untuk membantu kami mengelola kantor kami dan mengikuti daftar klien kami yang terus bertambah. Jika Anda adalah individu yang terorganisir, memiliki motivasi diri, dan antusias yang mencintai industri real estat dan membantu orang lain, kami punya pekerjaan untuk Anda!
tanggung jawab
- Menyapa dan menyambut pengunjung
- Jawab dan arahkan panggilan telepon
- Ambil pesan
- Memberikan informasi kepada penelepon
- Jadwalkan janji temu
- Memelihara kalender anggota staf
- Lakukan tugas administrasi sehari-hari seperti pengarsipan, fotokopi, pemindaian, dan faks.
- Kelola surat dan paket masuk dan keluar
- Menjaga inventaris perlengkapan kantor dan memesan lebih banyak bila diperlukan
Keterampilan/Pengalaman yang Dibutuhkan
- Keterampilan komputer yang sangat baik
- Kemampuan untuk mempelajari program komputer baru dengan cepat
- Pengalaman sebelumnya sebagai resepsionis atau asisten administrasi (lebih disukai)
- Kemahiran dalam Google Dokumen, Spreadsheet, Slide, dll., dan Microsoft Office Suite (Word, Excel, PowerPoint, dll.)
- Pengetahuan tentang perangkat lunak akuntansi QuickBooks
- Keterampilan komunikasi verbal dan tertulis yang sangat baik
- Keterampilan organisasi yang kuat
- Kemampuan untuk melakukan banyak tugas dan membuat prioritas secara efektif
- Keterampilan layanan pelanggan
- Kemampuan untuk bekerja secara mandiri
Apa Tugas dan Keterampilan Resepsionis yang Paling Penting?
Selain lima tanggung jawab utama yang dibagikan sebelumnya dalam panduan ini, memahami tugas dan keterampilan resepsionis yang paling penting juga akan membantu.
Berikut adalah beberapa keterampilan dan sifat utama yang mungkin ingin Anda tanyakan saat menulis deskripsi pekerjaan atau mengenal kandidat lebih baik selama wawancara:
Kemampuan organisasi
Organisasi adalah salah satu keterampilan terpenting yang harus dimiliki seorang resepsionis yang baik.
Resepsionis perusahaan Anda harus mampu mengembangkan dan menerapkan sistem untuk menjaga file dan dokumen digital tetap tersortir serta menjaga ruang kantor tetap rapi dan mudah dinavigasi. Jika Anda membutuhkan dokumen atau salinan jadwal seseorang, mereka harus bisa segera menyediakannya karena mereka tahu persis di mana menemukannya.
Keterampilan Manajemen Waktu
Resepsionis sering kali harus menyulap banyak bola sekaligus. Misalnya, mereka mungkin memasukkan data ke dalam spreadsheet sambil berbicara di telepon dengan klien dan menandatangani paket yang baru saja tiba.
Karena pekerjaan resepsionis membutuhkan begitu banyak pekerjaan sehari-hari, penting bagi resepsionis Anda untuk dapat mengatur waktunya dengan baik dan melakukan banyak tugas saat dibutuhkan. Jika mereka bekerja terlalu lambat atau tidak dapat menangani banyak masalah sekaligus, kemungkinan besar mereka bukan orang yang paling cocok untuk pekerjaan itu.
Sikap Ramah dan Sopan
Karena resepsionis bertanggung jawab untuk menyapa dan mengarahkan tamu, maka sangat penting bagi mereka untuk memiliki sikap ramah dan sopan, namun tetap profesional. Mereka harus membantu membuat pelanggan atau klien merasa nyaman segera setelah mereka memasuki gedung Anda, dan jika mereka tampak tidak tertarik atau kesal, hal itu akan menimbulkan efek sebaliknya.
Keterampilan Layanan Pelanggan
Selain sikap ramah dan sopan, resepsionis bisnis Anda juga harus memiliki keterampilan layanan pelanggan yang solid. Contoh keterampilan layanan pelanggan termasuk menjadi pendengar yang aktif, menjadi pemecah masalah yang baik, dan berempati terhadap situasi orang lain.
Jika resepsionis Anda dapat mencentang kotak-kotak ini, kemungkinan besar mereka akan memberikan kesan positif pada pelanggan atau klien Anda dan membuat mereka datang kembali di masa mendatang.
Pengetahuan Dasar Komputer
Sebagian besar pekerjaan resepsionis memerlukan setidaknya pengetahuan dasar komputer. Misalnya, resepsionis Anda harus dapat menggunakan program perangkat lunak umum seperti Microsoft Office atau Google Suite.
Mereka juga harus dapat mengambil solusi perangkat lunak baru dengan cepat. Jika Anda mendapatkan perangkat lunak penjadwalan baru, misalnya, mereka harus bersedia dan mampu mempelajari dasar-dasarnya segera setelah diterapkan.
Keterampilan Komunikasi Tertulis dan Verbal
Resepsionis biasanya berkomunikasi secara tertulis (melalui email atau chat, misalnya) dan secara lisan (melalui telepon atau secara langsung).
Resepsionis terbaik akan mampu menangani kedua metode komunikasi tersebut dengan mudah dan percaya diri. Baik mereka menjawab pertanyaan, menanggapi keluhan, atau membantu tugas sehari-hari, mereka akan mampu menyampaikan pesan mereka dengan jelas dan ringkas.
Motivasi Diri
Resepsionis umumnya bekerja sendiri atau hanya dengan satu orang (beberapa kantor pembelian memiliki beberapa resepsionis yang bertugas pada waktu yang sama). Seringkali juga tidak ada orang yang mengawasi mereka secara langsung.
Karena situasi ini, penting bahwa resepsionis Anda adalah seseorang yang memiliki motivasi diri dan dapat bekerja sendiri dengan pengawasan minimal. Anda perlu percaya bahwa mereka akan secara konsisten melakukan tugasnya dengan kemampuan terbaik mereka, bahkan jika tidak ada yang melihat.
Ikuti Contoh Deskripsi Pekerjaan Resepsionis Ini Sekarang
Bersiap untuk menulis dan menerbitkan deskripsi pekerjaan resepsionis dan permintaan resume mungkin tampak menakutkan pada awalnya. Namun, jika Anda mengikuti empat contoh deskripsi pekerjaan resepsionis yang dibagikan di atas, Anda akan menemukan bahwa itu lebih mudah dari yang Anda kira.
Apakah Anda memerlukan bantuan lebih lanjut untuk merekrut resepsionis yang terampil dan berkualitas untuk bisnis Anda? Jika ya, GrabJobs dapat membantu.
Platform rekrutmen kami menghubungkan Anda dengan jutaan pencari kerja dan memungkinkan Anda mempublikasikan iklan ke lebih dari 20 situs berbeda secara instan. Cobalah secara gratis hari ini.
