Sjabloon voor het bijhouden van jaarlijks verlof

• Medewerker Naam: Elke medewerker van wie u jaarlijks verlof bijhoudt, hoort in deze kolom. 
• Begin datum: De begindatum van het dienstverband van elke werknemer bij het bedrijf moet in deze kolom worden vermeld. 
• Totale toelage: Het volledige bedrag aan jaarlijkse verlofuitkeringen waar elke werknemer recht op heeft geeft recht moet in deze kolom worden vermeld. 
• Gebruikt verlof: In deze kolom moet het aantal vakantiedagen worden geregistreerd dat elke werknemer dit jaar tot nu toe heeft opgenomen. 
• Resterend verlof: In deze kolom moet het bedrag aan jaarlijkse vakantie worden geregistreerd dat elke werknemer over heeft voor het jaar. 
• Goedgekeurd verlof: Elk goedgekeurd jaarlijks verlof voor elke werknemer moet in deze kolom worden geregistreerd. 
• Wachtend verlof: Alle aanvragen voor jaarlijks verlof die momenteel op goedkeuring wachten, moeten in deze kolom worden bijgehouden. 
• Overdragen Vertrekken: Alle ongebruikte vakantiedagen van het voorgaande jaar die zijn overgedragen naar het lopende jaar, moeten in deze kolom worden geregistreerd. 

Om ervoor te zorgen dat de tracker constant actueel en correct is, zijn een goed idee om voor elke medewerker een rij op te nemen en bij te werken vaak. Bovendien wilt u misschien de tracker wijzigen om extra kolommen op te nemen om bij te houden verschillende soorten van bladeren, zoals ziek of sterfgeval vertrekken.  

Afhankelijk van de vereisten van het bedrijf kan het formaat van de Annual Leave Tracker veranderen. Het gebruik van een spreadsheetprogramma zoals Microsoft Excel of Google Spreadsheets is echter een typisch formaat. Dit maakt het eenvoudig om de gegevens bij te houden, te organiseren en bij te werken. 

Elke rij in de spreadsheet moet overeenkomen met een specifieke persoon en elke kolom met een bepaald element van het verlof van die werknemer, zoals zijn totale verlofvergoeding, zijn bestede verlof, zijn resterende verlof, enz. Om de gegevens leesbaarder en begrijpelijker te maken , kunt u de informatie ook opmaken met verschillende kleuren of lettertypen. 

Een andere keuze is om het verlof van werknemers bij te houden met behulp van gespecialiseerde software of tools, die meer geavanceerde functies en automatiseringsmogelijkheden kunnen bieden. Welk formaat u ook kiest, zorg ervoor dat iedereen die de gegevens moet gebruiken of beoordelen, er toegang toe heeft en deze begrijpt.  

Afhankelijk van het beleid en de processen van het bedrijf, kunnen meerdere mensen verantwoordelijk zijn voor het bijwerken van de jaarlijkse verloftracker. Het is vaak de verantwoordelijkheid van de HR-afdeling om het verlof van werknemers nauwkeurig bij te houden, inclusief het bijwerken van de Annual Leave Tracker. 

In bepaalde omstandigheden kan de directe manager van de werknemer ook betrokken zijn bij het bewaken en goedkeuren van het verlof van de werknemer, en kan hij updates doorgeven aan de HR-afdeling om de nauwkeurigheid van de tracker te garanderen. Elke werknemer moet ook zijn manager en HR op de hoogte stellen van goedgekeurd verlof, aanpassingen aan zijn verlofschema's of relevante informatie die van invloed kan zijn op de tracker. 

Over het algemeen hangt het bijhouden van een nauwkeurige en up-to-date jaarlijkse verloftracker af van uitstekende communicatie en samenwerking tussen HR, supervisors en werknemers.