Template Surat Pemutusan Hubungan Kerja Karyawan

Pemutusan hubungan kerja karyawan adalah topik sensitif yang perlu dikelola dengan bijaksana dan profesionalisme. Anda dapat mematuhi prosedur umum yang tercantum di bawah ini:

• Siapkan rapat rahasia: Atur janji temu pribadi dengan karyawan tersebut sehingga Anda tidak akan diganggu atau didengar.
• Terus terang dan eksplisit: Beri tahu karyawan tersebut bahwa Anda telah memutuskan untuk menghentikan pekerjaannya sebagai langkah pertama dalam diskusi. Terus terang dan terus terang tentang alasannya, tetapi jangan bersikap antagonis atau kritis.
• Harap berikan detail: Hal-hal spesifik tentang pemutusan hubungan kerja, seperti tanggal berlakunya pemutusan hubungan kerja, pesangon atau tunjangan apa pun yang mungkin menjadi hak karyawan, dan informasi terkait lainnya, harus dijelaskan.
• Amati dan tanggapi: Izinkan pekerja untuk mengungkapkan pikiran mereka dan mengajukan pertanyaan. Bersikaplah simpatik, tetapi pertahankan pilihan Anda tetap profesional dan tegas.
• Mendukung: Jika perlu, tawarkan untuk membantu karyawan menemukan posisi baru atau memberi mereka alat untuk membantu mereka melewati masa transisi.
• Kesimpulan positif: Ucapkan terima kasih kepada karyawan tersebut atas kontribusinya dan doakan mereka beruntung dalam upaya mereka di masa depan untuk mengakhiri rapat dengan nada positif.

Ingatlah bahwa memecat karyawan bisa menjadi proses yang menantang dan sulit, namun memperlakukan mereka dengan hormat dan profesionalisme dapat membantu mengurangi perasaan atau efek tidak nyaman.

• Hindari menyatakan apa pun yang dapat ditafsirkan sebagai tidak sopan, diskriminatif, atau menghasut saat memberhentikan karyawan. Berikut ini adalah beberapa frasa yang harus Anda hindari untuk digunakan:
• Hindari menjadi kabur atau ambigu. Jujur dan ringkas saat menyatakan penyebab penghentian. Hindari memberikan penjelasan samar atau tidak jelas yang mungkin disalahpahami atau menyebabkan karyawan menjadi bingung.
• Hindari menempatkan tanggung jawab atau membuat komentar negatif tentang kinerja atau perilaku karyawan. Berkonsentrasilah pada masalah-masalah khusus yang menyebabkan pemecatan.
• Hindari membuat komitmen yang tidak dapat Anda pertahankan: Jujurlah tentang paket pesangon karyawan dan tunjangan apa pun yang memenuhi syarat. Jangan membuat janji yang tidak dapat Anda penuhi atau yang dapat menyebabkan ekspektasi yang salah.
• Hindari bersikap kasar atau tidak peka: Pertimbangkan emosi karyawan dan jangan menggunakan bahasa atau perilaku yang kasar atau tidak sopan. Tunjukkan rasa hormat dan kasih sayang individu.
• Jangan bagikan informasi sensitif atau pribadi: Minimalkan semua diskusi tentang bisnis atau karyawan lain selama rapat pemutusan hubungan kerja.
• Jangan mempersonalisasikannya: Pertahankan diskusi tentang kinerja dan perilaku karyawan daripada sifat atau kepribadian mereka.

Ingatlah bahwa cara Anda berkomunikasi selama pemutusan hubungan kerja dapat secara signifikan memengaruhi cara karyawan memandang keadaan dan reputasi perusahaan Anda. Efek buruk apa pun dapat dikurangi dengan bertindak sopan, profesional, dan terbuka.

Seorang karyawan harus diberhentikan dengan bermartabat, yang mencakup memperlakukan mereka dengan profesionalisme, empati, dan rasa hormat. Berikut adalah beberapa tindakan yang dapat Anda ambil untuk membiarkan karyawan pergi dengan hormat:

• Persiapkan rapat dengan meninjau file karyawan dan mengumpulkan dokumen atau informasi terkait sebelum rapat penghentian. Buat pembenaran yang singkat dan dapat dimengerti untuk pemecatan tersebut.
• Pilih momen dan lokasi yang ideal: Atur janji temu untuk waktu dan lokasi yang bersifat pribadi dan terhormat.
• Terus terang dan eksplisit: Beri tahu karyawan tersebut bahwa Anda telah memutuskan untuk menghentikan pekerjaannya sebagai langkah pertama dalam diskusi. Terus terang dan terus terang tentang alasannya, tetapi jangan bersikap antagonis atau kritis.
• Tunjukkan kepekaan dengan mengakui dampak pemutusan hubungan kerja karyawan terhadap mereka dan menyatakan keprihatinan atas penderitaan mereka. Hindari bersikap pribadi atau mengungkit sikap atau karakter karyawan.
• Mendukung: Jika perlu, tawarkan untuk membantu karyawan menemukan posisi baru atau memberi mereka alat untuk membantu mereka melewati masa transisi. Jadilah spesifik tentang tunjangan atau pesangon yang mungkin mereka terima.
• Amati dan tanggapi: Izinkan pekerja untuk mengungkapkan pikiran mereka dan mengajukan pertanyaan. Bersikaplah simpatik, tetapi pertahankan pilihan Anda tetap profesional dan tegas.
• Kesimpulan positif: Ucapkan terima kasih kepada karyawan tersebut atas kontribusinya dan doakan mereka beruntung dalam upaya mereka di masa depan untuk mengakhiri rapat dengan nada positif.

Perlu diingat bahwa memperlakukan pekerja dengan hormat selama pemutusan hubungan kerja dapat membantu menjaga harga diri mereka dan menjaga citra bisnis Anda. Anda dapat mengurangi efek negatif apa pun dan membantu karyawan melakukan transisi positif ke depan dengan bertindak secara profesional, hormat, dan simpatik.

Karyawan yang dipecat biasanya ditangani oleh sumber daya manusia (SDM) sesuai dengan kebijakan dan prosedur yang telah ditetapkan. Ketika seorang karyawan diberhentikan, HR umumnya dapat melakukan tindakan berikut:

• Dokumentasikan penghentian: HR akan memasukkan alasan pemecatan, tanggal pemecatan, dan informasi terkait lainnya dalam file personalia karyawan.
• Koordinasi logistik: HR akan bekerja dengan atasan atau supervisor karyawan untuk mengatur semua logistik yang diperlukan, seperti mengembalikan properti perusahaan, menghentikan akses ke sistem, dan mengatur gaji terakhir.
• Ketentuan informasi: HR akan memberi tahu karyawan tentang pesangon atau tunjangan apa pun yang menjadi hak mereka, serta tentang COBRA (jika ada) dan informasi terkait lainnya.
• Menjawab pertanyaan: HR akan menanggapi setiap pertanyaan terkait pemutusan hubungan kerja dari karyawan, manajer atau supervisor mereka, atau pekerja lain, dengan menjaga kerahasiaan dan kerahasiaan karyawan.
• Lakukan wawancara keluar: Untuk mempelajari lebih lanjut tentang waktu karyawan bekerja untuk perusahaan, HR dapat menanyai mereka di akhir masa kerja mereka. Dengan menggunakan informasi ini, kebijakan dan prosedur dapat diperbaiki, dan setiap masalah yang mungkin menyebabkan pemutusan hubungan kerja dapat diselesaikan.

Untuk memastikan bahwa setiap masalah luar biasa ditangani dan untuk menawarkan dukungan atau sumber daya tambahan kepada karyawan yang diberhentikan yang mungkin mereka perlukan, HR dapat menindaklanjutinya setelah penghentian.

Secara umum, HR bertanggung jawab untuk memastikan bahwa karyawan yang dipecat diperlakukan dengan hormat, profesionalisme, dan kepatuhan terhadap semua kebijakan dan undang-undang bisnis yang berlaku.