E-Mail-Vorlage zur Terminverschiebung von Vorstellungsgesprächen

Es ist wichtig, dass Sie die folgenden Details in Ihre E-Mail zur Verschiebung des Vorstellungsgesprächs aufnehmen:

• Geben Sie das Ziel der E-Mail deutlich in der Betreffzeile an, z. B. „Anfrage zur Verschiebung eines Vorstellungsgesprächs“.
• Eine höfliche Einführung, die Ihr Bedauern über die durch die Fahrplanänderung verursachte Störung ausdrückt und die Unannehmlichkeiten anerkennt.
• Eine knappe Begründung für die Fahrplanänderung.
• Eine Anfrage über die Verfügbarkeit des Kandidaten und empfohlene Zeiten und Termine für das neue Vorstellungsgespräch.
• Fügen Sie die Videokonferenzsoftware und alle zusätzlichen Anweisungen oder Richtlinien für das Interview hinzu, wenn es sich um ein virtuelles Interview handelt.
• Ein Fazit, das dem Kandidaten für seine Geduld und Bereitschaft zur Umplanung dankt.
• Kontaktinformationen oder andere Informationen, die der Antragsteller möglicherweise benötigt.

Halten Sie Ihren Ton während der gesamten Kommunikation höflich und professionell.

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Versuchen Sie, mindestens 24 bis 48 Stunden im Voraus Bescheid zu geben, wenn Sie ein Vorstellungsgespräch aufgrund unvorhergesehener Umstände verschieben müssen. Der Kandidat wird ausreichend Zeit haben, seine Pläne zu ändern und alle erforderlichen Vorbereitungen für das neue Datum und die neue Uhrzeit zu treffen.

Auch wenn die Frist weniger als 24 Stunden beträgt, ist es vorzuziehen, die E-Mail so schnell wie möglich zu übermitteln, wenn eine dringende Situation eine sofortige Terminverschiebung erfordert. In dieser Situation ist es wichtig, die Umstände zu beschreiben und sich für etwaige Probleme zu entschuldigen, die die kurze Nachricht verursacht haben könnte.

Verschieben Sie ein Vorstellungsgespräch nur, wenn dies unbedingt erforderlich ist, da dies dem Bewerber Unannehmlichkeiten bereiten und einen schlechten Eindruck beim Arbeitgeber hinterlassen kann. Es kann gute Gründe geben, ein Vorstellungsgespräch zu verschieben, wie zum Beispiel:

• Unerwartete Ereignisse, wie ein Notfall in der Familie oder Krankheit.
• Terminüberschneidungen oder Terminkonflikte, wie z. B. ein Meeting mit einem wichtigen Kunden oder eine ursprünglich geschäftlich geplante Reise.
• Probleme mit dem Videokonferenzsystem oder einer Internetverbindung sind Beispiele für technische Probleme oder Gerätestörungen.
• Eine Umplanung ist aufgrund unvermeidbarer Änderungen des Rekrutierungsverfahrens oder der Geschäftspolitik erforderlich.

Was auch immer der Grund ist, es ist wichtig, daran zu denken, dass Sie mit dem Bewerber ehrlich und offen kommunizieren und niemals zögern sollten, sich für etwaige Unannehmlichkeiten zu entschuldigen, die Sie möglicherweise verursacht haben.