Alors que le travail à distance devient plus courant que jamais (environ 18 pour cent des personnes à travers le monde travaillent à distance à temps plein), de même que le concept des entretiens à distance. Les entreprises élargissant leurs pratiques d'embauche et recrutant des candidats du monde entier, beaucoup ont adopté des entretiens virtuels pour rencontrer les nouvelles recrues potentielles « en face à face » et en savoir plus à leur sujet.
C'est une idée fausse courante, en particulier parmi les responsables du recrutement, que seuls les interviewés doivent se préparer et s'entraîner avant de s'asseoir devant la caméra pour les entretiens Zoom. Ce n'est pas vrai, cependant. Les responsables du recrutement peuvent (et devraient) également prendre des mesures pour organiser un entretien virtuel réussi afin d'en apprendre le plus possible sur chaque candidat.
Lorsqu'ils sont effectués correctement, les entretiens virtuels offrent une variété d'avantages. Les personnes interrogées sont souvent plus détendues, ce qui produit des réponses plus naturelles et honnêtes aux questions d'entretien. Les entretiens à distance font également gagner du temps à l'intervieweur et à la personne interrogée, et ils élargissent le vivier de talents afin que les entreprises aient un plus large éventail de candidats talentueux parmi lesquels choisir.
Bien entendu, la clé pour profiter de ces avantages est que les responsables du recrutement préparent et suivent les meilleures pratiques d'entretien virtuel. Lisez la suite pour en savoir plus sur ces pratiques et découvrez d'autres conseils essentiels pour l'embauche virtuelle.
Quels sont les principaux défis liés à la réalisation d'entretiens virtuels ?
Au cours des dernières années, de nombreux gestionnaires d'embauche et employeurs ont beaucoup appris sur la façon de mener une entrevue virtuelle. Cependant, ces personnes sont toujours confrontées à des défis communs qui pourraient les empêcher de choisir la meilleure personne pour chaque poste.
Voici quelques-uns des principaux problèmes auxquels les employeurs sont confrontés lorsqu'ils mènent des entretiens virtuels :
Construire des rapports
Au début, vous pourriez supposer que communiquer avec les candidats via le chat vidéo est identique à communiquer en personne.
Il existe des similitudes évidentes – bien plus que de communiquer par téléphone ou par e-mail, bien sûr – mais il peut aussi être un peu plus difficile d'établir des relations et d'établir des liens avec quelqu'un en parlant à travers un écran plutôt qu'en face à face. Cela est particulièrement vrai lorsqu'une personne (ou les deux personnes) rencontre des difficultés techniques qui interfèrent avec la qualité de l'image, la qualité du son, etc.
Problèmes technologiques
En parlant de difficultés techniques, la technologie peut également entraver la réussite d'un entretien virtuel si vous ne faites pas attention. Si vous n'avez pas accès à une webcam de qualité ou à une connexion Internet solide (ou si la personne interrogée n'a pas ces éléments), il peut être plus difficile de mener un entretien approfondi et d'avoir une idée claire de si oui ou non elle est un bon ajustement.
La technologie a parcouru un long chemin au cours des dernières années, et il est beaucoup plus facile qu'auparavant de mener des entretiens à distance. Cependant, un petit problème peut gâcher l'intégralité de l'entretien, de sorte que les enquêteurs et les personnes interrogées doivent tous deux veiller à ce que leur équipement fonctionne correctement.
Différences contextuelles
Les différences de contexte sont un autre défi commun associé aux entretiens virtuels.
Dans un entretien traditionnel, l'intervieweur et la personne interrogée sont dans le même bureau, habillés de manière assez similaire et n'ont pas à faire face à de nombreuses distractions (voire aucune). Dans un entretien virtuel, de nombreuses autres variables peuvent entrer en ligne de compte.
Par exemple, l'enquêteur peut être à son bureau mais la personne interrogée est assise à la table de sa cuisine ou dans une chambre d'amis. D'un autre côté, l'interviewé peut avoir un endroit calme pour se rencontrer, mais l'intervieweur essaie d'embrouiller son chien et de l'empêcher d'aboyer dans le microphone.
Dans certains cas, ces types de différences contextuelles peuvent fausser le ton de l'entretien et empêcher l'intervieweur et la personne interrogée d'avoir une discussion productive.
Différences de fuseau horaire
Les différences de fuseau horaire peuvent également compliquer les entretiens virtuels.
Peu importe que l'intervieweur habite sur la côte est des États-Unis et que l'interviewé habite sur la côte ouest, ou si l'intervieweur et l'interviewé se trouvent dans deux pays distincts. Si les deux ne coordonnent pas les fuseaux horaires et ne gèrent pas correctement les conversions, une personne peut finir par se réveiller très tôt ou rester éveillée très tard sans aucune raison.
Évaluation des compétences
Lorsque vous menez un entretien virtuel, il peut parfois être difficile d'évaluer un candidat pour déterminer s'il possède ou non les compétences requises pour un poste particulier, ainsi que les compétences nécessaires pour travailler à distance en général.
Si vous n'avez pas pris le temps de définir les compétences spécifiques que vous recherchez chez un nouvel employé, vous aurez peut-être du mal à choisir la meilleure personne pour le poste.
Il est important d'avoir un plan d'évaluation en place à l'avance. De cette façon, vous évitez d'embaucher quelqu'un qui semble être un bon candidat sur le papier mais qui n'a pas réellement les compétences nécessaires pour bien faire le travail et contribuer à l'équipe.
Indices non verbaux
Certains recruteurs constatent qu'ils ont du mal à lire le langage corporel et à capter les indices verbaux lorsqu'ils communiquent via le chat vidéo. Oui, vous pouvez voir la personne à qui vous parlez, mais vous pouvez également faire face à des retards qui vous empêchent de lire avec précision ses mouvements ou de remarquer quand elle établit un contact visuel ou détourne le regard.
De nombreux intervieweurs s'appuient sur l'évaluation de la communication non verbale d'une personne interrogée pour les aider à choisir entre les candidats et à déterminer qui conviendra le mieux. Cela a du sens si l'on considère le fait que jusqu'à 93 pour cent de la communication humaine passe par le langage corporel.
Si vous ne pouvez pas le faire avec précision, vous pourriez finir par laisser tomber quelqu'un qui est un excellent travailleur et embaucher quelqu'un qui n'est pas fait pour le poste.
Exposer la culture d'entreprise
Enfin, exposer et expliquer la culture d'entreprise peut être délicat via le chat vidéo.
Lorsque vous rencontrez des candidats en personne, l'ambiance de votre bureau explique en grande partie pour vous. Après tout, la plupart des gens peuvent dire tout de suite quand ils sont entrés dans un bureau qui a une culture positive par rapport à une culture trop stricte ou sévère.
Si vous interviewez des candidats virtuellement, vous devez prévoir du temps pour discuter spécifiquement de la culture d'entreprise. Vous devrez également vous préparer à l'avance pour savoir comment vous allez discuter de la culture d'entreprise d'une manière qui a du sens et qui plaira aux futurs employés.
Si vous ne pouvez pas le faire, vous aurez peut-être du mal à convaincre les gens et à les convaincre de travailler pour vous plutôt que pour l'un de vos concurrents.
Quelles sont les 10 meilleures pratiques d'entretien virtuel pour les recruteurs ?
Maintenant que vous en savez plus sur les obstacles associés aux entretiens Zoom, plongeons-nous dans les étapes que vous pouvez mettre en œuvre pour les surmonter. Voici 10 meilleures pratiques d'entretiens virtuels qui vous aideront à devenir un meilleur intervieweur, à représenter votre entreprise sous un jour plus positif et à donner envie aux gens de travailler avec vous :
1. Faites un plan
L'un des conseils d'embauche les plus importants pour les entretiens virtuels à garder à l'esprit est de faire un plan.
Même si vous avez mené des centaines d'entretiens en personne, vous devriez toujours prendre le temps de préparer et de planifier vos entretiens virtuels. Comme en témoignent les défis évoqués ci-dessus, ces deux types d'entretiens ne sont pas les mêmes, et ils nécessitent chacun une préparation unique si vous voulez les réussir.
Une grande partie du processus de planification devrait inclure la rédaction d'une liste de questions que vous souhaitez poser. Vous devez également préparer quelques phrases clés qui décrivent l'entreprise et donnent à la personne interrogée un aperçu de ce à quoi elle peut s'attendre s'il finit par travailler ici.
Assurez-vous de partager votre plan avec tous les membres de votre équipe qui participeront au processus d'entrevue. De cette façon, vous êtes tous sur la même longueur d'onde dès le début et pouvez offrir une expérience d'entretien plus uniforme.
2. Testez la technologie à l'avance
Testez toujours votre équipement avant un entretien virtuel. Assurez-vous que votre caméra, votre microphone et votre connexion Internet fonctionnent correctement afin de ne pas perdre de temps lors du dépannage de l'entretien.
Si possible, testez également l'équipement dans la zone où l'entretien aura lieu. Vous avez peut-être une excellente connexion dans votre bureau, mais en sera-t-il de même si vous déménagez dans la salle de conférence au bout du couloir ?
Encouragez également les personnes que vous interrogerez à tester leur équipement avant le grand jour. Envoyez un e-mail expliquant comment tout vérifier et rappelez-leur de faire le test au même endroit où ils passeront l'entretien s'ils le peuvent.
3. Envoyez les instructions de connexion aux candidats à l'avance
En plus de contacter les candidats pour tester leur équipement, assurez-vous également de leur envoyer à l'avance toutes les informations de connexion ou instructions pertinentes.
N'oubliez pas que si vous devez envoyer des e-mails ou discuter par e-mail pour essayer de les connecter et de les configurer, il est préférable de traiter de manière préventive autant de problèmes que possible.
Bien sûr, parfois, des problèmes peuvent encore survenir. Cependant, vous serez au moins en mesure de vous sentir en confiance en sachant que vous avez fait tout votre possible pour les éviter.
4. Définir des attentes claires
Au début de l'entretien, prenez un moment pour définir des attentes claires et mettre chaque candidat à l'aise.
Lorsque vous menez de nombreux entretiens virtuels l'un après l'autre, il peut être facile de passer en revue ces informations ou de les négliger complètement. Gardez à l'esprit, cependant, que les personnes interrogées sont probablement nerveuses et que définir des attentes claires peut les aider à se détendre et à être plus ouvertes pendant l'entretien.
Certains détails spécifiques que vous devez couvrir au début de l'entretien comprennent :
- Présentations pour vous-même et pour toute autre personne participant à l'entretien
- Une chronologie de la durée approximative de l'entretien
- Une ventilation de ce qui se passera pendant l'entretien (Allez-vous simplement poser des questions ? Devra-t-il répondre à un quiz ou effectuer un test ?)
C'est aussi une bonne idée de partager un numéro de téléphone de secours. De cette façon, si quelque chose se passe à mi-parcours de l'entretien, ils peuvent vous joindre par téléphone et terminer la discussion de cette façon. Ce n'est pas idéal, mais c'est quand même mieux que de couper l'interview au milieu.
5. Standardiser les questions et les évaluations
La normalisation des questions et des évaluations pour les entretiens d'embauche peut éliminer beaucoup de conjectures du processus. Cela aide également à minimiser les effets du biais implicite et vous permet de comparer plus facilement les candidats de manière pomme à pomme plutôt que pomme à orange.
Cette approche est utile lors de tous les types d'entretiens, mais elle peut être particulièrement utile lors de la conduite d'entretiens virtuels.
Il peut être facile de laisser de petits problèmes vous distraire ou gêner votre évaluation lorsque vous passez un entretien à distance. Si vous avez un ensemble de questions standardisées et un système de notation standardisé, vous pouvez résister à ces envies et vous concentrer sur les candidats devant vous.
Si plusieurs personnes mènent des entretiens, un processus standardisé garantit également que personne ne devient un voyou ou ne pose des questions qui ne sont pas pertinentes.
6. Discuter de la culture d'entreprise
Lors des entretiens Zoom et d'autres types d'entretiens à distance, les responsables du recrutement doivent faire un effort concentré pour aborder la culture d'entreprise et expliquer la mission et les valeurs de l'entreprise.
Tout d'abord, parler de culture d'entreprise permet de définir clairement les attentes de l'interviewé. Cela leur donne une meilleure idée de ce qu'est votre entreprise et si elle correspond ou non à leurs propres valeurs.
Deuxièmement, aborder la culture d'entreprise peut vous aider à différencier votre entreprise des autres qui pourraient embaucher pour des postes similaires. Si vous pouvez raconter une histoire convaincante et présenter de manière positive la culture de votre entreprise, vous risquez moins de perdre des candidats qualifiés au profit de vos concurrents.
Rédigez un bref argumentaire sur la culture d'entreprise pendant le processus de planification. Ensuite, pratiquez-le avec vos collègues pour vous assurer qu'il ne manque rien et qu'il représente fidèlement la marque.
7. Soyez professionnel
Lorsque vous menez un entretien virtuel, vous devez être tout aussi (sinon plus) professionnel que lors d'un entretien en personne.
N'oubliez pas que les différences contextuelles peuvent gêner les entretiens virtuels et nuire à la qualité de vos discussions si vous ne faites pas attention. Faites tout votre possible de votre côté pour vous assurer de ne pas contribuer à ces problèmes.
Gardez également à l'esprit qu'un engagement envers le professionnalisme montre aux candidats que vous vous souciez de vous. Si vous faites un effort pour vous habiller, préparer des notes et sourire pendant l'entretien, ils se sentiront valorisés et seront plus intéressés à travailler pour votre entreprise.
8. Prenez des notes
Un autre conseil clé pour ceux qui apprennent à mener une entrevue virtuelle est de prendre des notes.
Vous constaterez peut-être que vous avez plus de mal à rester concentré ou à retenir des informations lorsque vous communiquez par chat vidéo plutôt qu'en face à face. Ne laissez pas cela vous empêcher d'évaluer correctement les candidats ou d'en apprendre le plus possible à leur sujet.
Prendre des notes vous aide à rester concentré et montre que vous êtes déterminé à avoir un entretien productif. Il vous fournit également une référence pratique à laquelle vous pourrez revenir plus tard lorsque vous choisirez entre différents candidats.
9. Laissez du temps pour répondre
Lors des entretiens d'embauche virtuels, il est particulièrement important de laisser aux candidats le temps de répondre à vos questions. N'oubliez pas que les connexions Internet et les problèmes technologiques peuvent entraîner des retards dans leurs réponses.
Ne les coupez pas accidentellement et ne passez pas à la question suivante, car il semble qu'ils mettent trop de temps à répondre. Ils peuvent donner une réponse très réfléchie et perspicace, mais c'est juste retardé de quelques secondes.
10. Suivi des commentaires
Un autre de nos meilleurs conseils d'embauche pour les entretiens virtuels consiste à assurer le suivi de chaque candidat que vous interviewez. Contactez tout le monde et dites-leur s'ils ont obtenu le poste ou s'ils ont été sélectionnés pour passer à la prochaine série d'entretiens.
Gardez également à l'esprit que les personnes qui ont été rejetées veulent savoir pourquoi c'était le cas. Quatre-vingt-quatorze pour cent des candidats déclarent vouloir des commentaires après un entretien d'embauche, mais seulement 41 % déclarent avoir réellement reçu des informations après un entretien avec une entreprise.
Lorsque vous effectuez un suivi, incluez des commentaires qui peuvent les aider à mieux se préparer ou à mieux performer lors de leur prochain entretien virtuel.
Offrez des conseils sur les points forts qu'ils peuvent vouloir développer ou les compétences sur lesquelles ils pourraient vouloir travailler avant de postuler pour des emplois similaires à l'avenir. Même une simple note comme celle-ci peut remonter le moral et orienter les candidats dans la bonne direction pour aller de l'avant.
Réflexions finales sur les meilleures pratiques d'entrevue virtuelle
L'embauche virtuelle est là pour rester, ce qui signifie qu'il est temps de commencer à suivre ces 10 meilleures pratiques d'entretien virtuel. Si vous gardez à l'esprit les conseils d'embauche virtuelle discutés ci-dessus, vous aurez plus de facilité à vous connecter avec les candidats et à trouver la bonne personne pour chaque poste.
Si vous avez besoin de plus d'aide pour recruter des personnes talentueuses et attirer les meilleurs employés dans votre entreprise, assurez-vous de visiter le Grabjobs bibliothèque de ressources aujourd'hui. Cette guide d'embauche est un excellent point de départ.
