Omdat werken op afstand gebruikelijker wordt dan ooit tevoren (ongeveer 18 procent van de mensen over de hele wereld werkt fulltime op afstand), evenals het concept van interviews op afstand. Nu bedrijven hun wervingspraktijken uitbreiden en kandidaten van over de hele wereld rekruteren, hebben velen virtuele interviews aangenomen om potentiële nieuwe medewerkers "van aangezicht tot aangezicht" te ontmoeten en meer over hen te weten te komen.
Het is een veel voorkomende misvatting, vooral onder personeelsmanagers, dat alleen geïnterviewden zich moeten voorbereiden en oefenen voordat ze voor de camera gaan zitten voor Zoom-interviews. Dat is echter niet waar. Wervingsmanagers kunnen (en moeten) ook stappen ondernemen om een succesvol virtueel interview op te zetten om zoveel mogelijk over elke kandidaat te leren.
Als ze correct worden uitgevoerd, bieden virtuele interviews een aantal voordelen. Geïnterviewden zijn vaak meer ontspannen, wat resulteert in natuurlijkere en eerlijkere antwoorden op interviewvragen. Interviews op afstand besparen ook tijd voor zowel de interviewer als de geïnterviewde, en ze verbreden de talentenpool, zodat bedrijven een breder scala aan getalenteerde kandidaten hebben om uit te kiezen.
De sleutel tot het ervaren van deze voordelen is natuurlijk dat wervingsmanagers de best practices voor virtuele sollicitatiegesprekken voorbereiden en volgen. Lees verder voor meer informatie over deze praktijken en leer enkele andere essentiële virtuele wervingstips.
Wat zijn de grootste uitdagingen bij het uitvoeren van virtuele interviews?
De afgelopen jaren hebben veel wervingsmanagers en werkgevers veel geleerd over het voeren van een virtueel sollicitatiegesprek. Er zijn echter nog steeds enkele veelvoorkomende uitdagingen waarmee deze personen worden geconfronteerd, die hen ervan kunnen weerhouden de beste persoon voor elke baan te kiezen.
Hier volgen enkele van de belangrijkste problemen waarmee werkgevers worden geconfronteerd tijdens het uitvoeren van virtuele interviews:
Opbouwrapport
In eerste instantie zou je kunnen denken dat communiceren met kandidaten via videochat hetzelfde is als persoonlijk communiceren.
Er zijn enkele duidelijke overeenkomsten - meer dan communiceren via telefoon of e-mail, zeker - maar het kan ook een beetje moeilijker zijn om een verstandhouding op te bouwen en connecties met iemand te maken wanneer je via een scherm praat in plaats van face-to-face te praten. Dit is met name het geval wanneer een persoon (of beide personen) technische problemen ondervindt die de beeldkwaliteit, geluidskwaliteit enz. verstoren.
Technologische problemen
Over technische problemen gesproken, technologie kan een succesvol virtueel interview ook in de weg staan als je niet oppast. Als je geen toegang hebt tot een kwaliteitswebcam of een sterke internetverbinding (of als de geïnterviewde deze dingen niet heeft), kan het moeilijker zijn om een grondig interview te houden en een duidelijk idee te krijgen of ze wel of niet een goede pasvorm.
De technologie heeft de afgelopen jaren een lange weg afgelegd en het is veel gemakkelijker dan ooit om op afstand interviews te houden. Een klein probleempje kan het hele interview echter in de war sturen, dus interviewers en geïnterviewden moeten er allebei voor zorgen dat hun apparatuur goed werkt.
Contextuele verschillen
Een andere veelvoorkomende uitdaging in verband met virtuele interviews zijn verschillen in context.
In een traditioneel interview zijn zowel de interviewer als de geïnterviewde in hetzelfde kantoor, enigszins op dezelfde manier gekleed en hebben ze niet te maken met veel (of geen) afleiding. In een virtueel interview zijn er veel andere variabelen die een rol kunnen spelen.
De interviewer kan bijvoorbeeld op zijn kantoor zijn, maar de geïnterviewde zit aan de keukentafel of in een logeerkamer. Aan de andere kant heeft de geïnterviewde misschien een rustige plek om af te spreken, maar de interviewer probeert met hun hond te ruziën en te voorkomen dat ze in de microfoon blaffen.
In sommige gevallen kunnen dit soort contextuele verschillen de toon van het interview verstoren en de interviewer en geïnterviewde in de weg staan om een productieve discussie te voeren.
Tijdzoneverschillen
Tijdzoneverschillen kunnen virtuele interviews ook lastig maken.
Het maakt niet uit of de interviewer aan de oostkust van de Verenigde Staten woont en de geïnterviewde aan de westkust, of dat de interviewer en de geïnterviewde zich in twee verschillende landen bevinden. Als de twee tijdzones niet coördineren en conversies niet goed afhandelen, kan een persoon extra vroeg wakker worden of super laat opblijven zonder enige reden.
Vaardigheden evalueren
Wanneer u een virtueel sollicitatiegesprek voert, kan het soms moeilijk zijn om een kandidaat te evalueren om te bepalen of ze al dan niet over de vaardigheden beschikken die nodig zijn voor een bepaalde functie, evenals over de vaardigheden die nodig zijn om in het algemeen op afstand te werken.
Als je niet de tijd hebt genomen om de specifieke vaardigheden te definiëren waarnaar je op zoek bent naar een nieuwe medewerker, kan het moeilijk zijn om de beste persoon voor de baan te kiezen.
Het is belangrijk om van tevoren een evaluatieplan te hebben. Op die manier voorkom je dat je iemand in dienst neemt die op papier goed lijkt te passen, maar niet echt over de vaardigheden beschikt die nodig zijn om het werk goed te doen en bij te dragen aan het team.
Non-verbale aanwijzingen
Sommige personeelsmanagers vinden dat ze moeite hebben om lichaamstaal te lezen en verbale signalen op te pikken wanneer ze communiceren via videochat. Ja, u kunt de persoon zien met wie u praat, maar u kunt ook te maken krijgen met vertragingen waardoor u hun bewegingen niet goed kunt lezen of niet kunt zien wanneer ze oogcontact maken of wegkijken.
Veel interviewers vertrouwen op het beoordelen van de non-verbale communicatie van een geïnterviewde om hen te helpen kiezen tussen kandidaten en te bepalen wie goed bij hen past. Dit is logisch als je bedenkt dat tot 93 procent van menselijke communicatie vindt plaats via lichaamstaal.
Als je dit niet nauwkeurig kunt doen, zou je iemand kunnen doorgeven die een geweldige werker is en iemand in dienst nemen die niet geschikt is voor de rol.
Bedrijfscultuur tentoonstellen
Ten slotte kan het tonen en uitleggen van de bedrijfscultuur lastig zijn via videochat.
Wanneer u kandidaten persoonlijk ontmoet, verklaart de sfeer van uw kantoor veel voor u. De meeste mensen weten het immers meteen wanneer ze een kantoor binnenlopen met een positieve cultuur in plaats van een die overdreven streng of hardvochtig is.
Als u kandidaten virtueel interviewt, moet u tijd vrijmaken om specifiek de bedrijfscultuur te bespreken. Je moet je ook van tevoren voorbereiden, zodat je het weet hoe je gaat de bedrijfscultuur bespreken op een manier die zinvol is en aantrekkelijk is voor toekomstige medewerkers.
Als u dit niet kunt, kan het moeilijk zijn om mensen voor u te winnen en hen te overtuigen om voor u te werken in plaats van voor een van uw concurrenten.
Wat zijn de top 10 best practices voor virtuele sollicitatiegesprekken voor het inhuren van managers?
Nu u meer weet over de obstakels die bij Zoom-interviews horen, gaan we dieper in op de stappen die u kunt nemen om ze te overwinnen. Hier zijn 10 praktische tips voor virtuele interviews die u zullen helpen een betere interviewer te worden, uw bedrijf in een positiever daglicht te stellen en ervoor te zorgen dat mensen met u willen samenwerken:
1. Maak een plan
Een van de belangrijkste tips voor het inhuren van virtuele sollicitaties om in gedachten te houden, is het maken van een plan.
Zelfs als je honderden persoonlijke interviews hebt gehouden, moet je nog steeds de tijd nemen om je virtuele interviews voor te bereiden en te plannen. Zoals blijkt uit de hierboven besproken uitdagingen, zijn deze twee soorten interviews niet hetzelfde en vereisen ze elk een unieke voorbereiding als je ze goed wilt doen.
Een groot deel van het planningsproces moet bestaan uit het opschrijven van een lijst met vragen die u wilt stellen. Je moet ook een paar sleutelzinnen voorbereiden die het bedrijf beschrijven en de geïnterviewde inzicht geven in wat ze kunnen verwachten als ze hier komen werken.
Zorg ervoor dat u uw plan deelt met iedereen in uw team die zal helpen bij het sollicitatieproces. Op die manier zit u vanaf het begin allemaal op dezelfde pagina en kunt u een meer uniforme interviewervaring bieden.
2. Tech vooraf testen
Test altijd uw apparatuur voor een virtueel interview. Zorg ervoor dat uw camera, microfoon en internetverbinding allemaal goed werken, zodat u geen tijd verspilt tijdens het oplossen van problemen met het interview.
Test indien mogelijk ook apparatuur in de ruimte waar het interview zal plaatsvinden. Je hebt misschien een goede connectie op je kantoor, maar zal dat ook zo zijn als je naar de vergaderruimte verderop in de hal verhuist?
Moedig de mensen die je gaat interviewen aan om hun uitrusting ook voor de grote dag te testen. Stuur een e-mail waarin je uitlegt hoe je alles kunt controleren en herinner hen eraan om de test te doen op dezelfde plek waar ze een sollicitatiegesprek hebben, als dat mogelijk is.
3. Stuur de aanmeldingsinstructies voor kandidaten vooraf
Zorg er niet alleen voor dat u contact opneemt met kandidaten over het testen van hun apparatuur, maar zorg ervoor dat u hen ook van tevoren relevante inloggegevens of instructies stuurt.
Onthoud dat het hele interview wordt verstoord als je heen en weer moet e-mailen of chatten om ze in te loggen en in te stellen, dus het is het beste om preventief zoveel mogelijk problemen aan te pakken.
Natuurlijk kunnen er soms nog problemen ontstaan. U zult echter in ieder geval vertrouwen kunnen hebben in de wetenschap dat u er alles aan hebt gedaan om ze te vermijden.
4. Stel duidelijke verwachtingen in
Neem aan het begin van het gesprek even de tijd om duidelijke verwachtingen te scheppen en elke kandidaat op zijn gemak te stellen.
Wanneer u veel virtuele interviews achter elkaar voert, kan het gemakkelijk zijn om door deze informatie te bladeren of deze helemaal te negeren. Houd er echter rekening mee dat de geïnterviewden waarschijnlijk nerveus zijn, en het stellen van duidelijke verwachtingen kan hen helpen ontspannen en opener te zijn tijdens het interview.
Enkele specifieke details die u aan het begin van het interview moet bespreken, zijn:
- Introducties voor uzelf en iedereen die aan het interview deelneemt
- Een tijdlijn van hoe lang het interview ongeveer zal duren
- Een overzicht van wat er tijdens het interview zal gebeuren (ga je gewoon vragen stellen? Wordt van hen verwacht dat ze een quiz maken of een testopdracht voltooien?)
Het is een goed idee om ook een back-uptelefoonnummer te delen. Zo kunnen ze je, als er halverwege het gesprek iets gebeurt, telefonisch bereiken en zo het gesprek afronden. Het is niet ideaal, maar het is nog altijd beter dan het interview halverwege af te hakken.
5. Standaardiseer vragen en beoordelingen
Het standaardiseren van vragen en beoordelingen voor sollicitatiegesprekken kan veel giswerk uit het proces wegnemen. Het helpt ook om de effecten van impliciete vooringenomenheid te minimaliseren en maakt het voor u gemakkelijker om kandidaten appels met appels te vergelijken in plaats van appels met peren.
Deze aanpak is handig tijdens alle soorten interviews, maar kan vooral handig zijn bij het uitvoeren van virtuele interviews.
Het kan gemakkelijk zijn om u door kleine problemen te laten afleiden of uw evaluatie in de weg te staan wanneer u op afstand een sollicitatiegesprek voert. Als je echter een gestandaardiseerde reeks vragen en een gestandaardiseerd scoresysteem hebt, kun je deze neigingen weerstaan en je concentreren op de kandidaten voor je.
Als meerdere mensen interviews afnemen, zorgt een gestandaardiseerd proces er ook voor dat niemand schurkenstaat of vragen stelt die niet relevant zijn.
6. Bespreek de bedrijfscultuur
Tijdens Zoom-interviews en andere soorten interviews op afstand moeten wervingsmanagers een geconcentreerde inspanning leveren om de bedrijfscultuur aan te pakken en de missie en waarden van het bedrijf uit te leggen.
Allereerst helpt praten over de bedrijfscultuur om duidelijke verwachtingen te scheppen voor de geïnterviewde. Het geeft hen een beter idee van waar uw bedrijf voor staat en of het al dan niet in overeenstemming is met hun eigen waarden.
Ten tweede kan het aanpakken van de bedrijfscultuur u helpen uw bedrijf te onderscheiden van anderen die mogelijk voor soortgelijke functies inhuren. Als u een overtuigend verhaal kunt vertellen en uw bedrijfscultuur positief kunt presenteren, is de kans kleiner dat u gekwalificeerde kandidaten kwijtraakt aan uw concurrenten.
Stel tijdens het planningsproces een korte bedrijfscultuurpitch op. Oefen het vervolgens met uw collega's om ervoor te zorgen dat er niets ontbreekt en dat het het merk nauwkeurig weergeeft.
7. Wees professioneel
Wanneer u een virtueel interview houdt, moet u net zo (zo niet meer) professioneel zijn dan tijdens een persoonlijk interview.
Onthoud dat contextuele verschillen tijdens virtuele interviews in de weg kunnen staan en de kwaliteit van uw discussies kunnen belemmeren als u niet voorzichtig bent. Doe er alles aan om ervoor te zorgen dat u niet bijdraagt aan deze problemen.
Houd er ook rekening mee dat een toewijding aan professionaliteit de kandidaten laat zien dat u om hen geeft. Als je moeite doet om je te kleden, aantekeningen te maken en te glimlachen tijdens het interview, zullen ze zich gewaardeerd voelen en meer geïnteresseerd zijn om voor je bedrijf te werken.
8. Maak aantekeningen
Een andere belangrijke tip voor degenen die leren hoe ze een virtueel interview moeten voeren, is om aantekeningen te maken.
Mogelijk vindt u het moeilijker om gefocust te blijven of informatie vast te houden wanneer u communiceert via videochat in plaats van face-to-face. Laat dat je niet in de weg staan om kandidaten goed te evalueren of zoveel mogelijk over hen te leren.
Door aantekeningen te maken, blijf je gefocust en laat je zien dat je toegewijd bent aan een productief interview. Het biedt u ook een handige referentie waar u later op terug kunt komen wanneer u tussen verschillende kandidaten kiest.
9. Geef de tijd om te reageren
Tijdens virtuele sollicitatiegesprekken is het vooral belangrijk om kandidaten de tijd te geven om op uw vragen te reageren. Houd er rekening mee dat internetverbindingen en technologische problemen vertragingen in hun reacties kunnen veroorzaken.
Knip ze niet per ongeluk af of ga niet verder met de volgende vraag, omdat het lijkt alsof het te lang duurt om ze te beantwoorden. Ze geven misschien een zeer attent en inzichtelijk antwoord, maar het is slechts een paar seconden vertraagd.
10. Follow-up met feedback
Nog een van onze beste tips voor het inhuren van virtuele sollicitaties is om contact op te nemen met elke kandidaat die u interviewt. Neem contact op met iedereen en laat ze weten of ze de baan hebben gekregen of niet zijn geselecteerd om door te gaan naar de volgende sollicitatieronde.
Houd er ook rekening mee dat mensen die zijn afgewezen willen weten waarom dat zo was. Vierennegentig procent van de kandidaten zegt dat ze feedback willen na een sollicitatiegesprek, maar slechts 41 procent zegt dat ze daadwerkelijk informatie hebben ontvangen na een sollicitatiegesprek met een bedrijf.
Geef bij de follow-up wat feedback die hen kan helpen zich beter voor te bereiden of beter te presteren tijdens hun volgende virtuele interview.
Geef advies over sterke punten die ze misschien willen ontwikkelen of vaardigheden waaraan ze zouden willen werken voordat ze in de toekomst naar soortgelijke banen solliciteren. Zelfs een simpele opmerking als deze kan het moreel een boost geven en kandidaten in de goede richting wijzen.
Laatste gedachten over praktische tips voor virtuele sollicitatiegesprekken
Virtueel inhuren is een blijvertje, wat betekent dat het tijd is om deze top 10 best practices voor virtuele sollicitatiegesprekken te volgen. Als u de hierboven besproken virtuele wervingstips in gedachten houdt, kunt u gemakkelijker contact maken met kandidaten en de juiste persoon voor elke functie vinden.
Als u meer hulp nodig heeft bij het werven van getalenteerde personen en het aantrekken van de beste werknemers voor uw bedrijf, bezoek dan zeker de Grijpbanen bronnenbibliotheek vandaag. Deze wervingsgids is een prima startpunt.
