Een functieomschrijving is een verklaring die de bijzonderheden van een baan of functie in het bedrijf schetst. Het moet in detail gaan over de verantwoordelijkheden en voorwaarden die bij de baan horen. Bedrijven doen meestal een functieanalyse die de functie grondig bekijkt om een uitgebreide beschrijving te krijgen van wat de functie inhoudt.
Voor werkgevers definieert een functiebeschrijving de beschikbare functie en de ideale kandidaat om deze in te vullen. Het helpt bij gerichte werving om ideale kandidaten aan te trekken met een grondige en aanlokkelijke beschrijving. Wervingsmanagers gebruiken het later om de kandidaten te doorzoeken bij het kiezen van individuen voor interviews.
Waarom is een functieomschrijving belangrijk?
De HR-afdeling zal de functiebeschrijving ook gebruiken om trainingen te implementeren en te plannen. Door naar de beschrijving te verwijzen, kunnen ze de vaardigheden identificeren die de werknemer nodig heeft om uit te blinken in de baan en kunnen ze die specifieke vaardigheden in training behandelen. Later kan het worden gebruikt bij evaluaties van werknemers, omdat supervisors kunnen verwijzen naar de taken en verantwoordelijkheden. Dit kan bepalen hoe goed de werknemer heeft gepresteerd.
Wanneer werkzoekenden op zoek zijn naar werk, besteden ze waarschijnlijk veel tijd aan het doorbladeren van veel functiebeschrijvingen. Ze gebruiken dit om te beslissen of een potentiële baan interessant is en aansluit bij hun doelen en interesses. Het kan hen ook een idee geven van wat het bedrijf zou kunnen verwachten en ze zullen kunnen beslissen of ze passen bij de kwalificaties van de functie. De meesten van hen gebruiken de beschrijving misschien zelfs wanneer ze hun sollicitatiemateriaal afstemmen op wat de personeelsmanager wil. Ze kunnen er zelfs naar verwijzen als ze zich voorbereiden op interviews.
Een taakanalyse uitvoeren
Voordat u een functieomschrijving schrijft, is het altijd belangrijk om een Functieanalyse uit te voeren. U moet begrijpen hoe uw concurrenten voor dezelfde positie adverteren, controleren op nieuwe vereisten voor de positie en alle andere details leren die specifiek en cruciaal zijn om uw openstaande positie nauwkeurig te beschrijven in de beschrijving.
Er zijn twee manieren om een functieanalyse uit te voeren:
- Praten met mensen die hebben en zullen werken met de nieuwe medewerker voor de functie. Mensen houden van superieuren, collega's en direct ondergeschikten. Ze hebben mogelijk informatie die u hebt gemist bij het voorbereiden van het schrijven van een functiebeschrijving.
- Stel jezelf deze vragen
- Wat was de (externe/interne) druk op uw organisatie die de vacature veroorzaakte?
- Hoe zijn de eisen van deze functie de afgelopen 5 jaar veranderd of verbeterd binnen dit bedrijf en deze branche?
- Kijk naar vacatures voor dezelfde functie die door de concurrent zijn geplaatst. Wat zijn enkele van de verschillen?
- Wat zijn NIET de typische vereisten van deze functie?
- Hoe zal deze baan helpen bij het ondersteunen van de andere rollen in het bedrijf?
- Welke vaardigheden moet de nieuwe medewerker hebben om aan de eisen van de baan te voldoen?
- Hoe scoort de vergoeding die u voor de functie aanbiedt in vergelijking met concurrenten?
Onderdelen van een goede functieomschrijving
Functietitels
Een functietitel is het eerste wat werkzoekenden zien als ze naar uw functiebeschrijving kijken. Daarom is het erg belangrijk dat u uw functietitel zo specifiek mogelijk maakt. Gerichte functietitels zijn effectiever dan generieke, dus voeg sleutelzinnen toe om de functie nauwkeurig te beschrijven. Overdrijf het belang van de rol niet. Zorg ervoor dat deze overeenkomt met de rangorde met de andere banen in het bedrijf. Zorg er ten slotte voor dat u termen gebruikt die werkzoekenden zouden begrijpen.
Vermijd het gebruik van termen die alleen werknemers in uw bedrijf zouden begrijpen en gebruik geen kleurrijke woorden om de titel creatiever en leuker te maken. Hoewel het een meer relaxte cultuur zou suggereren, moet je een titel gebruiken waarnaar werkzoekenden daadwerkelijk zouden zoeken. U moet uit de interne terminologie van uw bedrijf stappen.
Rol Doelstelling
Dit is geen volledige uitsplitsing van de exacte verantwoordelijkheden die de rol zou hebben. Dit is slechts een algemene samenvatting van wat de baan zal vragen. Leg uit waarom uw bedrijf iemand aanneemt voor deze functie, wat u verwacht dat de werknemer in deze functie zal bereiken en hoe hij of zij deze doelen moet bereiken.
Rol Verantwoordelijkheden
Dit is de uitbreiding van de Roldoelstellingen. Nu ga je dieper in op de taken van de baan. Leg de dagelijkse verantwoordelijkheden in puntvorm uit. Maak een lijst van alle taken die de werknemer zal doen, zodat de werkzoekenden die ervaring hebben met deze taken, zich zekerder kunnen voelen. U moet de personeelsmanager raadplegen over de juiste taal die u moet gebruiken, zodat de verantwoordelijkheden van de baan goed worden weergegeven.
Gewenste ervaring
Benodigde Vaardigheden en certificaten zijn eenvoudig te definiëren. Gewenste ervaring is dat echter niet. Het is het enige dat veel bedrijven geneigd zijn te vergeten. In plaats van een willekeurig jaarbereik te raden en te gooien, bespreek het met de personeelsmanager. Het helpt ook om rekening te houden met het ervaringsniveau van de andere leden van het team. Dit kan helpen om te zien waar de persoon in deze rol zou passen.
bedrijfsomschrijving
Vertel de werkzoekenden altijd wat uw bedrijf doet en hoe het voor hen zou zijn om werknemer te zijn. De meeste werkzoekenden willen een baan waarvoor ze gekwalificeerd zijn in een bedrijf dat past bij hun persoonlijkheid. Leg uw bedrijf en zijn cultuur uit om werkzoekenden meer inzicht te geven in het bedrijf waarvoor ze mogelijk solliciteren.
Salaris schaal
Hoewel veel werkgevers niet zeker weten hoeveel informatie over het salaris moet worden bekendgemaakt, is het zeker een goed idee om de werkzoekende een idee te geven, zodat hun verwachtingen overeenkomen met die van u.
Werkuren
Werkzoekenden die geïnteresseerd zijn in een functie in uw bedrijf, willen graag weten of ze zich kunnen committeren aan de werkuren die voor deze functie vereist zijn. Geef zoveel mogelijk informatie over de werkuren en reisvereisten.
Samenvatting
Beschrijf bij het schrijven van de samenvatting van de functiebeschrijving alleen de vaardigheden, taken en kennis die vereist zijn voor de functie. Vermeld alleen opleiding, certificering en ervaring als u kunt aantonen dat ze nodig zijn om uit te blinken in de taken en verantwoordelijkheden van de functie of als ze wettelijk verplicht zijn. Maak een lijst van de algemene verantwoordelijkheden en beschrijvingen van de belangrijkste taken en hun doel, de relatie met klanten, collega's en anderen, evenals de resultaten die van hen worden verwacht. Gebruik één tot vier zinnen om de belangrijkste functies te beschrijven en hoe dit bijdraagt aan grotere bedrijfsdoelstellingen. Vermeld het beloningsbereik en de personeelsvoordelen die bij de functie horen.
Vermijd het gebruik van superlatieven, modifiers en taal die de focus op een beperkt aantal vaardigheden beschrijft, zoals 'perfectionist', die hooggekwalificeerd talent zou kunnen uitschakelen dat zou kunnen uitblinken in de functie, maar die eigenschappen niet heeft of zich niet identificeert met de gebruikte termen. Voeg geen meningen en aanbevelingen toe. Praat in plaats daarvan over wat de werknemer zou moeten doen in plaats van hoe het zou moeten of hoe moeilijk het zou zijn.
Tips voor het schrijven van een goede functieomschrijving
Samenwerken met de wervingsmanager
De personeelsmanager moet altijd worden betrokken bij het schrijven van de functiebeschrijving om ervoor te zorgen dat het eindproduct precies weergeeft waarnaar ze op zoek zijn.
Gebruik genderneutrale voornaamwoorden
Gebruik altijd genderneutrale voornaamwoorden en concentreer u niet op een specifiek geslacht zoals "hij/zijn" of "zij/haar", omdat dat zou kunnen betekenen dat u slechts één geslacht wilt aannemen en dat dit waarschijnlijk een slechte indruk zou maken op de werkzoekenden die het lezen .
Te veel informatie is nooit genoeg
Maak je geen zorgen over de lengte van je functieomschrijving. Het is geen slechte zaak dat je moet vermijden! Door zoveel mogelijk details op te nemen, vergroot u uw kansen om de perfecte kandidaat aan te trekken.
Bekijk voor meer geweldige artikelen om uw wervingsproces te verbeteren GrabJobs.
