Manchen mag es so vorkommen, als sei die harte Arbeit vorbei, sobald ein qualifizierter Arbeitssuchender eingestellt und ihm eine Stelle bei einem Unternehmen angeboten wird. In Wirklichkeit ist jedoch das Gegenteil der Fall.
Es ist von entscheidender Bedeutung, neuen Mitarbeitern ein umfassendes Onboarding-Erlebnis zu bieten – sowohl für Arbeitnehmer als auch für Arbeitgeber. Die Einführung und Integration neuer Mitarbeiter in Ihr Unternehmen ist keine leichte Aufgabe; Schließlich sind sie für Ihren Geschäftsbetrieb und insbesondere für die Arbeitskultur Ihres Unternehmens völlig neu. Ein nahtloser Übergang, der sie inspiriert und ihnen die Werkzeuge und das Wissen vermittelt, um produktive Mitglieder des Teams zu werden, ist das ultimative Ziel eines effektiven Onboarding-Prozesses.
In diesem Artikel stellen wir eine umfassende Checkliste aller erforderlichen Schritte für Unternehmen und Betriebe bereit, die neue Mitarbeiter schnell und reibungslos einbinden möchten.
Die Bedeutung des Mitarbeiter-Onboardings verstehen
Eine der wichtigsten Informationen, die Geschäftsinhaber oder HR-Experten befolgen können, ist eine Checkliste für die Mitarbeitereingliederung. Es schafft die Voraussetzungen dafür, dass neue Talente an Bord kommen, und sein Inhalt trägt dazu bei, diesen Arbeitnehmern ein besseres Gefühl dafür zu vermitteln, wofür Ihr Unternehmen steht und wie die täglichen Abläufe am effektivsten abgewickelt werden.
Der Mitarbeiter-Onboarding-Prozess dauert in jedem Unternehmen in der Regel etwa 90 Tage von Anfang bis Ende – wenn er richtig durchgeführt wird, bleibt die Mitarbeiterbindungsrate hoch. Selbst nach vielen Runden der Suche, Akquise und Befragung (sowohl persönlich als auch telefonisch) gibt es immer noch viel zu tun, wenn einem Kandidaten eine Stelle angeboten und angenommen wurde.
Tatsächlich liegt die härteste Arbeit wohl im Onboarding-Prozess – und die Wirksamkeit dieses Prozesses hängt vollständig davon ab, wie das Einstellungsteam ihn zusammenstellt. Aus diesem Grund ist eine effektive Checkliste von entscheidender Bedeutung.
Was sollte in einer Mitarbeiter-Onboarding-Checkliste enthalten sein?
Für Arbeitgeber, die ihren Prozess etablieren oder überarbeiten möchten, haben wir eine vereinfachte, aber umfassende Checkliste für den 3-Monats-Onboarding-Plan zusammengestellt, die Sie effektiv umsetzen und für die Nachbereitung nutzen können. Wie auch immer Sie Ihre Mitarbeiter-Onboarding-Checkliste umsetzen möchten, stellen Sie sicher, dass Sie mindestens so viele der unten aufgeführten Punkte befolgen:
> Beginnen Sie mit einem Glückwunschschreiben
Der erste Schritt einer effektiven Einarbeitung von Mitarbeitern besteht darin, ihnen ein Glückwunschschreiben zu unterbreiten. Dies vermittelt ihnen nicht nur den Wert ihrer zukünftigen Beiträge für Ihr Team, sondern untermauert auch ihren Wert als Mitarbeiter. Nach den üblichen Elementen, die einem Angebotsschreiben vorausgehen (z. B. eine Überprüfung des Vorstrafenhintergrunds, Nachuntersuchungen von Referenzen, Drogentests), sollte ein neuer Mitarbeiter offiziell persönlich, aber vor allem telefonisch begrüßt werden schriftlich.
Für HR-Mitarbeiter gilt: Sobald ein Glückwunschschreiben angenommen und zurückgesendet wurde, sollte die ausgeschriebene Stelle zu diesem Zeitpunkt von der Website des Unternehmens und allen entsprechenden Social-Media- und Jobbörsenkanälen entfernt werden.
> Lassen Sie alle relevanten Abteilungen ihre Konten und Programme einrichten
Wir alle wissen, wie schwierig es sein kann, sich körperlich an einen neuen Arbeitsplatz zu gewöhnen – die IT-Abteilung ist einer der Bereiche des Unternehmens, auf die man sich am meisten verlässt, und sie daher so früh wie möglich über den bevorstehenden Arbeitstag eines neuen Mitarbeiters zu informieren ist der Schlüssel.
Stellen Sie zunächst sicher, dass der neue Mitarbeiter vor seinem ersten Tag über ein E-Mail-Konto verfügt. Dadurch wird sichergestellt, dass sie nie über interne Vorgänge auf dem Laufenden gehalten werden und wichtige Verwaltungs-E-Mails jederzeit erhalten können. HR-Mitarbeiter sollten sich so früh wie möglich mit der IT, den einzelnen Managementteams und insbesondere der Buchhaltung abstimmen. Neueinstellungen müssen mit einer Mitarbeiternummer und einem Kreditorenprofil eingerichtet werden, damit es bei den ersten beiden Mitarbeitern nicht zu Verzögerungen beim Gehaltsscheck kommt Wochenlange Beschäftigung (andernfalls kann dies dazu führen, dass sie sich unterbewertet und beleidigt fühlen).
> Bestätigen und sichern Sie alle erforderlichen Werkzeuge und Geräte
Neben der gesamten technischen Programmierung und dem Kontozugriff, die sie am ersten Tag benötigen, sollten neue Mitarbeiter alle Geschäftstools und -geräte erhalten, die ihnen dabei helfen sollen, ihre Arbeit richtig zu erledigen. Je nachdem, was das Unternehmen tut und wie relevant es für ihre Arbeit ist, können diese Gerätetypen Mobiltelefone, ein Arbeits-Laptop, eine Maus, Kopfhörer – alles, was sie brauchen, umfassen. Der fehlende Zugriff auf diese Tools kann dazu führen, dass Mitarbeiter sich niedergeschlagen fühlen, aber es kann ihnen auch das Gefühl geben, dass Ihr Unternehmen unorganisiert ist, woran ein neuer Mitarbeiter am ersten Tag nie denken sollte.
> Kontaktieren Sie uns mit einer Begrüßungs-E-Mail
Dies sollte eine vollständig vom Angebotsschreiben getrennte E-Mail sein. Eine Willkommens-E-Mail sollte weniger formell und dafür persönlicher sein – und sie sollte alle relevanten Informationen enthalten, die ein neuer Mitarbeiter benötigt, bevor er seinen ersten Tag im Büro beginnt. Geben Sie in dieser Notiz unbedingt Einzelheiten zu Parkmöglichkeiten, Zugang zum Gebäude, Sicherheit, Kleiderordnung des Unternehmens und eine vollständige Übersicht darüber an, wohin Sie gehen sollen, welchen Aufzug Sie nehmen müssen, auf welcher Etage Sie aussteigen müssen … alles, was Sie benötigen an ihren neuen Schreibtisch. Dadurch können neue Mitarbeiter zuversichtlich und bestens vorbereitet in den ersten Tag starten.
> Bereiten Sie ihre Unterlagen vor
Sie erwarten von Ihren neuen Mitarbeitern, dass sie am ersten Tag vollständig vorbereitet erscheinen, daher sollte die gleiche Erwartung auch für Ihr Unternehmen gelten. Halten Sie zum Arbeitsbeginn alle relevanten Unterlagen bereit, die Sie Ihrem Mitarbeiter zur Verfügung stellen können – alles und jedes, was seine Unterschrift erfordert, damit es bei der Bearbeitung nicht zu Verzögerungen kommt.
Stellen Sie sicher, dass Sie alle Informationen zu Gehalt, Steuerdokumenten, Gesundheitsleistungen, Aktienbeiträgen und anderen wichtigen Themen angeben. Stellen Sie Ihrem neuen Mitarbeiter außerdem einen administrativen Ansprechpartner zur Verfügung, an den er sich bei weiteren Fragen direkt wenden kann.
> Richten Sie ihren eigenen Schreibtisch oder Arbeitsbereich ein
Selbst wenn Sie nicht damit rechnen, dass sie am ersten Tag viel Arbeit zu erledigen haben, verdienen es neue Mitarbeiter, vor ihrem ersten Tag einen Arbeitsplatz, ein Büro oder einen eigenen Schreibtisch zugewiesen zu bekommen. Auch hier kommt es darauf an, Ihren Mitarbeitern das Gefühl zu geben, wertgeschätzt zu werden – und wenn sie in einer Ecke oder, schlimmer noch, nirgendwo Platz nehmen, wo sie sitzen können, kann das wirklich einen schlechten Präzedenzfall schaffen.
Sie haben die Zeit, bevor sie anfangen: Machen Sie der Einrichtung ihres Arbeitsplatzes höchste Priorität. Stellen Sie dann sicher, dass es mit den entsprechenden Werkzeugen und Schreibwaren, einem funktionierenden Telefon und sogar einigen unternehmensbezogenen Accessoires ausgestattet ist, damit sie wirklich wissen, dass sie ein wichtiges Mitglied der Arbeitsfamilie sind.
> Bestätigen Sie die Startzeit der Personalabteilung
Sobald Sie die Bestätigung erhalten haben, dass Ihr neuer Mitarbeiter das Stellenangebot angenommen hat, müssen Sie mit der Personalabteilung das Datum und die Uhrzeit für den Arbeitsbeginn vereinbaren – abhängig davon, wie lange er seinem vorherigen Arbeitgeber Bescheid geben muss und welche Urlaubspläne er möglicherweise bereits hat Diese Details werden normalerweise während der Interviewphase festgelegt.
Lassen Sie sich von Ihrem HR-Ansprechpartner das Startdatum und die Startzeit bestätigen, damit zusätzliche administrative Maßnahmen ergriffen werden können (dazu später mehr …)
> Bestätigen Sie ihre Teilnahme an der Orientierungsveranstaltung
Wenn Ihr Unternehmen spezielle Einführungstreffen für neue Mitarbeiter abhält, ist dies eine gute Gelegenheit, den Starttermin des neuen Mitarbeiters mit diesem Treffen abzustimmen. Auch wenn dies nicht immer möglich ist, versetzt Ihr neuer Mitarbeiter Ihren neuen Mitarbeiter sofort in den Arbeitsmodus, wenn er bereits am ersten Tag bzw. in der ersten Woche mit der Einarbeitung beginnt, anstatt dass er zu einem Zeitpunkt beginnt, an dem niemand verfügbar ist, um ihm die Grundlagen zu zeigen. Nichts ist für einen neuen Mitarbeiter weniger inspirierend, als am ersten Tag an seinem neuen Schreibtisch zu sitzen und nichts zu tun zu haben.
In Orientierungsgesprächen erhalten neue Mitarbeiter alle Informationen, die sie benötigen, um mehr über die Abteilungen des Unternehmens (außerhalb ihrer eigenen Abteilungen) zu erfahren, ihre Verwaltungsunterlagen zu überprüfen, Organigramme am Arbeitsplatz zu verstehen und, was am wichtigsten ist, die Bürokultur zu verstehen.
> Stellen Sie eine Kopie der Unternehmensrichtlinien und/oder des Mitarbeiterhandbuchs bereit
Dieser Schritt findet normalerweise während der Einarbeitung statt. Wenn Ihr Unternehmen jedoch kein spezielles Onboarding-Meeting vorsieht, sollte die Dokumentation der Geschäftsrichtlinien und -richtlinien ausgetauscht werden, bevor neue Mitarbeiter mit arbeitsbezogenen Aufgaben beauftragt werden. In den ersten ein bis zwei Wochen wird es für den Mitarbeiter wahrscheinlich reichlich Ausfallzeiten geben, daher ist jede Gelegenheit, ihm relevante handbuchartige Informationen über das Unternehmen zu geben, von entscheidender Bedeutung.
> Nehmen Sie sie mit auf einen Rundgang durch das Büro
Dies mag wie eine Selbstverständlichkeit erscheinen, aber wenn man bedenkt, wie beschäftigt einige Büros sein können, kann es leicht übersehen werden. Neue Mitarbeiter müssen den Standort wichtiger Geschäftseinrichtungen (wie Faxgeräte und Kopierräume) kennen, ganz zu schweigen von Toiletten, Küchen und anderen Annehmlichkeiten. Lassen Sie sie nicht ziellos auf der Suche nach einer Richtung umherwandern – erstellen Sie einen kurzen Rundgang durch den Grundriss und geben Sie so viele Details wie möglich an.
> Weisen Sie ihnen einen Arbeitsmentor zu
Ihr Unternehmen ist beschäftigt – das ist eine Selbstverständlichkeit. Aber für einen neuen Mitarbeiter, der gerade erst angefangen hat, gibt es wirklich keine bessere Einführungsphase als die Zusammenarbeit mit einem Arbeitsmentor, jemandem (vorzugsweise einem leitenden Mitarbeiter oder Vorgesetzten, der in seiner Abteilung arbeitet), der inspirieren und motivieren und gleichzeitig seine Ideen weitergeben kann Besonderheiten des Unternehmens, der Branche und des Büros.
Wenn Ihr Büro über ein formelles Mentoring-Programm verfügt, ist dies eine gute Einstiegsmöglichkeit für neue Mitarbeiter. Aber selbst in inoffizieller Funktion bieten Arbeitsmentoren die Art von engagiertem und aufschlussreichem Onboarding, die Handbücher und Meetings einfach nicht bieten können.
> Informieren Sie den Rest des Büros über ihre Ankunft
Sobald der Starttermin Ihres neuen Mitarbeiters bestätigt wurde, ist es wichtig, allen Teammitgliedern ein internes Memo über seine bevorstehende Ankunft zu senden. Besser noch: Wenn Sie Workshops oder Townhalls abhalten, die mit dem Arbeitsbeginn des neuen Mitarbeiters zusammenfallen, ist dies eine perfekte Gelegenheit, so viele Menschen wie möglich darauf aufmerksam zu machen – selbst wenn die Teilnehmer in anderen Abteilungen arbeiten, ist es immer klug, dies zu tun Geben Sie neuen Menschen das Gefühl, willkommen zu sein, bevor sie überhaupt anfangen.
Wenn Sie die persönliche Ankunft des neuen Mitarbeiters für das Team ankündigen, geben Sie dessen Position und seine täglichen Arbeitsaufgaben an. Versuchen Sie, auch eine Einleitung zum Eisbrecher mit einigen interessanten Fakten, persönlichen Interessen, Hobbys usw. beizufügen. Diese Art der Begrüßung tendiert dazu, bestehende Mitarbeiter dazu zu ermutigen, auf den Neuankömmling zuzugehen.
> Weisen Sie ihnen Arbeitserwartungen zu
Es ist nie zu früh, neue Mitarbeiter umfassend einzubinden, indem man die täglichen Aufgaben beschreibt – und auch, was von ihnen erwartet wird. Es sollte niemals als aggressiv oder verfrüht angesehen werden, neuen Mitarbeitern gleich am ersten Tag Arbeitserwartungen zu stellen. Im Gegenteil, motivierte Selbststarter werden bestrebt sein, Perspektiven zu haben, damit sie ihre eigenen Maßstäbe für Leistung und Lieferung setzen können.
> Fordern Sie Feedback an und setzen Sie sich regelmäßig mit der Kontaktbasis in Verbindung
Unabhängig davon, ob Sie selbst oder ein Mitglied Ihres HR-Teams verfügbar sind, sollten routinemäßige Nachverfolgungen bei Neueinstellungen immer im Vordergrund stehen. Diese letzte Phase des Onboardings vermittelt neuen Mitarbeitern nicht nur ein Gefühl von Wertschätzung und Wertschätzung, sondern ist auch eine weitere Gelegenheit, Feedback zu sammeln und festzustellen, ob sie sich an das Arbeitsumfeld anpassen und die Nuancen und Erwartungen ihrer Rolle verstehen.
Es mag leichter gesagt als getan sein, mit allen neuen Mitarbeitern während der letzten Phasen ihres Onboardings individuelle Nachorientierungsgespräche abzuhalten, aber es ist ein absolut wichtiger Maßstab, weshalb Sie in Ihren Zeitplänen immer ein eigenes Zeitfenster dafür einplanen sollten . Stellen Sie so viele Folgefragen wie möglich und geben Sie neuen Mitarbeitern natürlich die Möglichkeit, Sie über ihre Fortschritte zu informieren.
Hier hast du es! Eine umfassende Checkliste der wichtigsten Schritte, die für eine effektive Eingliederung neuer Mitarbeiter in Ihr Unternehmen erforderlich sind. Wenn Sie diese Punkte beachten, können Sie sicher sein, dass die neuen Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen nicht nur dazu inspiriert werden, produktivere Mitglieder der Arbeitsfamilie zu werden, sondern dass Sie auch den Grundstein für eine langfristige Mitarbeiterbindung legen, die alle Beteiligten zufrieden stellt.
