Les 10 meilleurs exemples de modèles d'e-mails d'invitation à un entretien

L'intégration transparente des employés commence ici : découvrez nos 10 meilleurs exemples de modèles d'e-mails d'invitation à un entretien !

En nombre moyen, 118 personnes postuler pour un seul emploi. Cependant, seuls 20% d'entre eux sont invités à un entretien.

Si vous venez de terminer l'examen des CV et que vous avez sélectionné les 20 % de candidats que vous souhaitez mieux connaître, il est temps de les contacter et de les informer. Un e-mail d'invitation à un entretien bien rédigé est essentiel pour attirer les meilleurs candidats et établir un ton positif pour le parcours d'embauche.

Vous ne savez pas comment rédiger un e-mail d'invitation à un entretien ? Si oui, cet article peut vous aider. Ci-dessous, nous vous proposons une sélection triée sur le volet des 10 meilleurs exemples de modèles d'invitation à un entretien qui vous inspirera pour créer des invitations à des entretiens captivantes et professionnelles et laisser une impression durable sur les candidats potentiels.

Comment rédiger l'e-mail d'invitation à l'entretien initial ?

Lors de la rédaction d'un premier e-mail d'invitation à un entretien, assurez-vous de commencer par un objet clair et une salutation amicale et personnalisée.

N'oubliez pas que c'est la première fois que le candidat interagit avec quelqu'un de votre entreprise. Si votre e-mail d'invitation semble trop froid ou impersonnel, il peut empêcher les candidats d'aller de l'avant avec le processus d'entretien.

Ensuite, présentez brièvement votre entreprise et clarifiez le poste pour lequel le candidat passe l'entretien (il envoie probablement des candidatures à plusieurs entreprises, il est donc utile de clarifier ces informations pour éviter toute confusion). Spécifiez également la date, l'heure et le lieu de l'entretien (ou les détails de la vidéoconférence si vous interviewez à distance).

Assurez-vous de transmettre votre enthousiasme à l'idée de rencontrer le candidat. Encore une fois, le candidat pourrait reconsidérer l'entretien si vous semblez distant ou indifférent.

Enfin, concluez avec une clôture professionnelle et des informations de contact afin que le destinataire sache comment entrer en contact s'il a des questions ou des préoccupations.

Si vous n'avez jamais écrit d'e-mail d'invitation à un entretien, l'examen d'exemples peut vous aider à avoir une idée des détails à inclure ou à omettre. Voici quelques exemples d'invitations à un entretien par e-mail standard à utiliser comme point de départ :

Exemple 1 : E-mail d'invitation à un entretien formel

Objet : Invitation à un entretien pour le poste de [Poste] chez [Entreprise]

Bonjour [nom du candidat],

Merci d'avoir postulé pour le poste de [Poste] chez nous. Nous sommes heureux de vous informer que votre entretien est prévu pour [Heure] le [Date].

Veuillez noter les détails suivants de l'entretien :

[Adresse du lieu] (pour les entretiens en face à face)

[Lien de communication] (pour les entretiens à distance/virtuels)

[Nom de l'intervieweur et fonction]

Veuillez répondre à cet e-mail si vous avez des questions ou si vous avez besoin de reprogrammer la date/l'heure de votre entretien. Nous avons hâte de parler avec vous.

Sincèrement,

[Nom]

[Titre d'emploi]

Exemple 2 : E-mail d'invitation à un entretien occasionnel

Objet : Entretien avec [Entreprise] pour [Poste]

Cher [nom du candidat],

Merci pour votre candidature pour le poste [Position] chez nous. Nous avons évalué votre CV et sommes impressionnés par vos antécédents et vos qualifications. Nous sommes tellement impressionnés que nous aimerions vous inviter à discuter plus en détail du travail pour savoir si vous êtes un bon candidat.

Nous aimerions vous rencontrer pour un entretien en personne à [Adresse] afin de mieux vous connaître et vous en dire un peu plus sur le poste.

Voici quelques créneaux horaires d'entrevue ouverts. Veuillez répondre à cet e-mail pour nous faire savoir ce qui vous convient le mieux, et je vous enverrai un message de confirmation avec des détails supplémentaires :

[Jour, Heure 1]

[Jour, Heure 2]

[Jour, Heure 3]

J'ai hâte d'avoir de vos nouvelles bientôt.

Acclamations,

[Nom]

[Titre d'emploi]

Que faut-il inclure dans un e-mail de bienvenue à un nouvel employé ?

Au minimum, un e-mail d'invitation à un entretien doit comprendre les éléments suivants :

Une introduction chaleureuse
Détails essentiels (horaire et lieu de l'entrevue, lien de vidéoconférence, etc.)
Documents ou préparatifs requis
Fin courtoise (y compris les informations de contact pour les requêtes potentielles)

Tous ces éléments doivent être inclus dans l'e-mail en utilisant un ton positif. Assurez-vous d'exprimer votre enthousiasme à l'idée de rencontrer le nouvel employé potentiel. Si vous avez un ton positif, ils se sentiront plus optimistes quant au poste et plus enthousiastes à l'idée de présenter leur meilleur atout lors de l'entretien.

Faites de votre mieux pour trouver un équilibre entre répondre à toutes les exigences essentielles sans submerger le candidat avec des informations superflues (ce qui pourrait lui faire manquer des détails importants ou l'empêcher de programmer un entretien).

Avez-vous besoin d'un exemple d'e-mail pour une invitation à un entretien ? Si tel est le cas, faites référence à l'un (ou aux deux) de ces échantillons, qui permettent d'équilibrer la convivialité avec les facteurs d'entretien essentiels :

Exemple 3 : Invitation par e-mail à un entretien téléphonique

Objet : Invitation à un entretien téléphonique pour [Poste] chez [Nom de l'entreprise]

Bonjour [nom du candidat],

Merci pour votre candidature au poste de [Poste] au sein de notre entreprise. Après avoir examiné votre CV, nous aimerions planifier un entretien téléphonique pour vous en dire plus sur l'entreprise et le poste vacant tout en apprenant à mieux vous connaître.

Veuillez nous faire part de vos disponibilités dans l'un des créneaux horaires mentionnés ci-dessous.

[Jour, Heure 1]

[Jour, Heure 2]

[Jour, Heure 3]

Une fois que vous aurez répondu avec votre disponibilité, nous serons heureux d'organiser l'entretien et de partager l'invitation avec d'autres détails.

N'hésitez pas à répondre à cet e-mail si vous avez d'autres questions. Nous espérons avoir de vos nouvelles bientôt.

Cordialement,

[Nom]

[Titre d'emploi]

Exemple 4 : E-mail d'invitation à un entretien de visioconférence

Objet : Disponibilité pour un entretien vidéo pour [Poste] chez [Entreprise]

Bonjour [nom du candidat],

Merci pour votre candidature au poste de [Poste] au sein de notre entreprise. Après avoir examiné votre CV, nous aimerions passer à un entretien par vidéoconférence en utilisant [Nom de l'application ou de la plate-forme].

Voici nos suggestions de créneaux :

[Jour, Heure 1]

[Jour, Heure 2]

[Jour, Heure 3]

Veuillez répondre à cet e-mail pour nous indiquer l'heure de votre choix pour l'entretien. Une fois que nous aurons reçu votre confirmation, nous partagerons le lien de la vidéoconférence auquel vous pourrez vous joindre.

Nous sommes impatients d'interagir davantage avec vous.

Sincèrement,

[Nom]

[Titre d'emploi]

Quelle doit être la durée d'un e-mail d'invitation à un entretien ?

Ne vous laissez pas emporter lors de la rédaction de votre invitation à un entretien !

Un e-mail d'invitation à un entretien doit être concis et direct. Il comprend généralement quelques paragraphes (environ 150 à 300 mots) et ne devrait certainement pas dépasser une page.

N'oubliez pas que l'objectif de la rédaction de ce type d'e-mail est de fournir au candidat toutes les informations nécessaires de manière claire et succincte tout en garantissant que le destinataire comprend facilement et peut répondre immédiatement à l'invitation.

Que se passe-t-il si vous devez fournir des détails supplémentaires, tels que des formulaires à remplir par le candidat ou une liste de choses qu'il doit apporter ? Dans ce cas, envisagez d'envoyer ces informations dans un e-mail de suivi séparé après avoir confirmé la date et l'heure de l'entretien.

De cette façon, vous partagez toujours tout ce que vous voulez qu'ils aient, mais vous ne les bombardez pas trop à la fois.

Cet exemple d'invitation à un entretien par e-mail est un bon exemple pour montrer à quel point ces e-mails peuvent être brefs (sans lésiner sur les informations cruciales) :

Exemple 5 : court, simple et convivial

Objet : Entretien avec [Nom] pour [Poste] chez [Entreprise]

Bonjour [nom du candidat],

Merci pour votre candidature à [Entreprise]. Nous avons été impressionnés par votre parcours et aimerions vous inviter à un entretien le [date] à [heure] à [emplacement du bureau] pour vous en dire un peu plus sur le poste et mieux vous connaître.

[Ajouter des détails pertinents sur l'entretien, y compris l'adresse du bureau, les documents spécifiques qu'ils doivent apporter, etc.]

Veuillez me faire savoir laquelle des heures suivantes vous convient, et je vous enverrai un e-mail de confirmation avec des détails supplémentaires :

[Jour, Heure 1]

[Jour, Heure 2]

[Jour, Heure 3]

Hâte de te rencontrer,

[Nom]

[Titre d'emploi]

Quels sont quelques bons exemples d'un modèle d'e-mail d'invitation à un entretien ?

En plus de faire référence aux exemples d'e-mails pour une invitation à un entretien ci-dessus, il peut également être utile d'utiliser un modèle pour vous guider tout au long du processus de rédaction.

Les modèles vous aident à structurer votre e-mail de manière appropriée et à vous assurer de ne laisser aucun détail pertinent de côté. Ils vous aident également à gagner du temps sur le processus de rédaction des invitations tout en personnalisant les messages pour établir une relation entre votre entreprise et le candidat.

Vous n'avez jamais utilisé de modèle auparavant ? Vous trouverez ci-dessous cinq exemples de modèles d'e-mails d'invitation à un entretien (adaptés à différentes situations, telles que contacter une personne référée par un autre employé ou contacter une personne qui a déjà passé un entretien pour un autre emploi) à prendre en compte :

Exemple 6 : Modèle d'invitation à un entretien court et agréable

"Objet : Invitation à un entretien - Rejoignez notre équipe [Nom de l'entreprise] !"

Cher [nom du candidat],

[Présentation mettant en avant l'entreprise et le poste]

[Détails de l'entretien : date, heure, lieu]

[Mentionner toute préparation ou documents nécessaires]

[Exprimez votre enthousiasme à l'idée de rencontrer le candidat]

[Fermeture professionnelle avec coordonnées]

Exemple 7 : E-mail d'invitation à un entretien virtuel

Objet : Vous êtes invité ! Opportunité d'entretien virtuel avec [Nom de l'entreprise]

Cher [nom du candidat],

[Présentation chaleureuse de l'entreprise et du rôle]

[Énoncez clairement les détails de l'entretien : date, heure et détails de la vidéoconférence]

[Fournir toute instruction ou matériel supplémentaire requis]

[Transmettre un véritable enthousiasme à l'idée de rencontrer le candidat]

[Fermeture polie et coordonnées]

Exemple 8 : Laisser le candidat choisir la date et l'heure de son entretien

Objet : [Nom de l'entreprise] : Invitation à un entretien

Cher [nom du candidat],

[Montrez votre gratitude pour la candidature du candidat, y compris le titre du poste et le nom de l'entreprise]

[Invitez le candidat à un entretien pour le poste]

[Inclure la durée estimée de l'entretien]

[Invitez le candidat à répondre directement à l'e-mail avec sa disponibilité]

[Option date et heure]

[Fermeture polie et coordonnées]

Exemple 9 : contacter une personne référée par un employé actuel

Objet : [Entreprise] : [Titre du poste] Opportunité d'entretien

Bonjour [nom du candidat],

[Introduction et explication de l'offre d'emploi actuelle]

[Informations sur la personne qui a référé le candidat]

[Explication de la raison pour laquelle vous pensez que le candidat est un bon candidat]

[Convocation pour un entretien à une date précise et à une heure précise]

[Fermeture polie et coordonnées]

Exemple 10 : Inviter un ancien interviewé à un entretien pour un nouveau poste

Ligne d'objet : [Entreprise] : Nouvelle opportunité [titre du poste]

Bonjour [nom du candidat],

[Accueil chaleureux et reconnaissance de l'entretien d'embauche précédent]

[Explication que vous avez conservé le CV du candidat dans le dossier]

[Présentation du nouveau poste qui s'est ouvert]

[Invitation à fixer un entretien]

[Questions sur la date et l'heure de l'entretien]

[Lien vers la fiche de poste]

[Invitation à poser des questions]

[Fermeture polie et coordonnées]

Conseils bonus

Entre les exemples et les modèles partagés ci-dessus, vous êtes sur la bonne voie pour créer un e-mail d'invitation à un entretien convaincant.

Une fois que vous avez rédigé un message de base, vous souhaiterez peut-être personnaliser l'e-mail d'invitation à un entretien en fonction du style et des exigences de votre entreprise (tout en conservant un ton accueillant et professionnel, bien sûr).

Voici quelques exemples de détails supplémentaires que vous voudrez peut-être inclure :

Code vestimentaire: Comment le candidat doit-il s'habiller pour l'entretien ? Doivent-ils porter une tenue de soirée ? Vêtement décontracté?
Articles à apporter: Le candidat doit-il apporter une copie de son CV ? Leur portefeuille ? Clarifiez ce détail pour vous assurer que personne ne se présente les mains vides.
Recommandations de stationnement ou de voyage: Où le candidat doit-il garer sa voiture ? Quelle est la station de bus ou de métro la plus proche ? À quelle distance de marche se trouve le bureau de ces arrêts ?
Détails spécifiques à l'emplacement: Y a-t-il un aspect de votre bureau qui déroute les nouveaux arrivants ? Par exemple, est-il situé dans un autre bâtiment ou a-t-il une entrée difficile à trouver ? Si c'est le cas, ajoutez ces informations pour minimiser le stress des personnes interrogées à leur arrivée.
Format d'entretien: Le candidat sera-t-il assis pour un entretien individuel ? Un entretien en groupe ou en panel ?
Présentations des intervieweurs: Avec qui le candidat va-t-il se rencontrer ? Quel est leur poste dans l'entreprise ?

Si vous avez besoin de plus d'aide ou si vous souhaitez voir des exemples d'e-mails supplémentaires, assurez-vous de consulter GrabJobs' modèle d'e-mail d'invitation à un entretien.

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En tirant parti de ces exemples d'e-mails d'invitation à un entretien et des options de modèle d'e-mail d'invitation à un entretien, vous pouvez améliorer l'expérience de votre candidat et faire une impression durable sur les embauches potentielles.

N'oubliez pas qu'une invitation bien conçue prépare le terrain pour un processus d'entretien positif et engageant, menant finalement à une acquisition de talents réussie. Bonne chance pour trouver les candidats parfaits pour votre équipe !

Si vous recherchez plus d'aide au recrutement ou si vous souhaitez trouver un modèle d'e-mail d'invitation à un entretien, consultez GrabJobs' bibliothèque de ressources aujourd'hui!

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Quelle doit être la durée d'un e-mail d'invitation à un entretien ?

Exemple 5 : court, simple et convivial

Quels sont quelques bons exemples d'un modèle d'e-mail d'invitation à un entretien ?

Exemple 6 : Modèle d'invitation à un entretien court et agréable

Exemple 7 : E-mail d'invitation à un entretien virtuel

Exemple 8 : Laisser le candidat choisir la date et l'heure de son entretien

Exemple 9 : contacter une personne référée par un employé actuel

Exemple 10 : Inviter un ancien interviewé à un entretien pour un nouveau poste

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