10 Contoh Template Email Undangan Wawancara Terbaik

Onboarding Karyawan yang Mulus dimulai di sini: Lihat 10 contoh template email undangan wawancara terbaik kami!

Rata-rata jumlahnya, 118 orang melamar pekerjaan tunggal. Namun, hanya 20 persen dari mereka yang diundang untuk wawancara.

Jika Anda baru saja selesai meninjau resume dan memilih 20 persen pelamar yang ingin Anda kenal lebih baik, saatnya untuk menjangkau dan memberi tahu mereka. Email undangan wawancara yang ditulis dengan baik sangat penting untuk memikat kandidat terbaik dan membangun nada positif untuk perjalanan perekrutan.

Tidak yakin bagaimana cara menulis email undangan wawancara? Jika demikian, artikel ini dapat membantu. Di bawah ini, kami memberikan Anda pilihan yang dipilih sendiri dari 10 contoh template undangan wawancara terbaik yang akan menginspirasi Anda untuk membuat undangan wawancara yang menawan dan profesional serta meninggalkan kesan abadi pada calon kandidat.

Bagaimana Cara Menulis Email Undangan Wawancara Awal?

Saat membuat email undangan wawancara awal, pastikan Anda memulai dengan baris subjek yang jelas dan sapaan yang ramah dan dipersonalisasi.

Ingatlah bahwa ini adalah pertama kalinya kandidat berinteraksi dengan seseorang dari bisnis Anda. Jika email undangan Anda tampak terlalu dingin atau impersonal, hal itu dapat membuat kandidat tidak melanjutkan proses wawancara.

Selanjutnya, perkenalkan perusahaan Anda secara singkat dan perjelas posisi yang diwawancarai oleh kandidat (kemungkinan besar mereka mengirim lamaran ke beberapa perusahaan, jadi ada baiknya mengklarifikasi informasi ini untuk mencegah kebingungan). Tentukan juga tanggal, waktu, dan lokasi wawancara (atau detail konferensi video jika Anda melakukan wawancara jarak jauh).

Pastikan untuk menyampaikan kegembiraan Anda tentang bertemu dengan kandidat. Sekali lagi, kandidat mungkin mempertimbangkan kembali wawancara tersebut jika Anda terlihat jauh atau tidak tertarik.

Terakhir, akhiri dengan penutupan profesional dan informasi kontak sehingga penerima mengetahui cara menghubungi jika mereka memiliki pertanyaan atau masalah.

Jika Anda belum pernah menulis email undangan wawancara, melihat contoh dapat membantu Anda memahami detail apa yang harus disertakan atau dihilangkan. Berikut adalah beberapa contoh undangan wawancara email standar untuk digunakan sebagai titik awal:

Contoh 1: Email Undangan Wawancara Formal

Perihal: Undangan wawancara untuk posisi [Posisi] di [Perusahaan]

Halo [Nama Kandidat],

Terima kasih telah melamar posisi [Position] bersama kami. Kami dengan senang hati memberi tahu Anda bahwa wawancara Anda telah dijadwalkan pada [Waktu] pada [Tanggal].

Harap perhatikan detail wawancara berikut:

[Alamat lokasi] (untuk wawancara tatap muka)

[Tautan komunikasi] (untuk wawancara jarak jauh/virtual)

[Nama pewawancara dan jabatan]

Harap balas email ini jika Anda memiliki pertanyaan atau perlu menjadwal ulang tanggal/waktu wawancara Anda. Kami berharap dapat berbicara dengan Anda.

Sungguh-sungguh,

[Nama]

[Judul pekerjaan]

Contoh 2: Email Undangan Wawancara Santai

Perihal: Wawancara dengan [Perusahaan] untuk [Posisi]

[Nama Kandidat] yang terhormat,

Terima kasih atas lamaran Anda untuk posisi [Posisi] bersama kami. Kami telah mengevaluasi resume Anda dan terkesan dengan latar belakang dan kualifikasi Anda. Kami sangat terkesan sehingga kami ingin mengundang Anda untuk mendiskusikan pekerjaan tersebut lebih lanjut untuk mengetahui apakah Anda cocok.

Kami ingin bertemu dengan Anda untuk wawancara langsung di [Address] untuk mengenal Anda lebih baik dan memberi tahu Anda lebih banyak tentang posisi tersebut.

Berikut adalah beberapa slot waktu wawancara terbuka. Balas email ini untuk memberi tahu kami mana yang terbaik untuk Anda, dan saya akan mengirimkan pesan konfirmasi dengan detail tambahan:

[Hari, Waktu 1]

[Hari, Waktu 2]

[Hari, Waktu 3]

Saya menantikan kabar dari Anda segera.

Bersulang,

[Nama]

[Judul pekerjaan]

Apa yang Harus Disertakan dalam Email Selamat Datang untuk Karyawan Baru?

Minimal, email undangan wawancara harus berisi hal-hal berikut:

Perkenalan yang hangat
Detail penting (jadwal dan lokasi wawancara, tautan konferensi video, dll.)
Dokumen atau persiapan yang diperlukan
Akhiran yang sopan (termasuk informasi kontak untuk pertanyaan potensial)

Semua elemen ini harus disertakan dalam email dengan nada positif. Pastikan Anda mengungkapkan antusiasme untuk bertemu dengan calon karyawan baru. Jika Anda memiliki nada positif, mereka akan merasa lebih optimis tentang posisi tersebut dan lebih bersemangat untuk mengedepankan yang terbaik selama wawancara.

Lakukan yang terbaik untuk mencapai keseimbangan antara memenuhi semua persyaratan penting tanpa membanjiri kandidat dengan informasi asing (yang dapat menyebabkan mereka kehilangan detail penting atau mematikannya dari penjadwalan wawancara yang sebenarnya).

Apakah Anda memerlukan contoh email untuk undangan wawancara? Jika demikian, referensikan salah satu (atau keduanya) dari sampel ini, yang berhasil menyeimbangkan keramahan dengan faktor wawancara yang penting:

Contoh 3: Undangan Email Wawancara Telepon

Perihal: Undangan wawancara telepon untuk [Posisi] di [Nama Perusahaan]

Halo [Nama Kandidat],

Terima kasih atas lamaran Anda untuk posisi [Posisi] di perusahaan kami. Setelah meninjau resume Anda, kami ingin menjadwalkan wawancara telepon untuk memberi tahu Anda lebih banyak tentang perusahaan dan posisi terbuka sambil mengenal Anda lebih baik.

Beri tahu kami ketersediaan Anda di salah satu slot waktu yang disebutkan di bawah ini.

[Hari, Waktu 1]

[Hari, Waktu 2]

[Hari, Waktu 3]

Setelah Anda menanggapi ketersediaan Anda, kami akan dengan senang hati mengatur wawancara dan membagikan undangan beserta detail lainnya.

Jangan ragu untuk membalas email ini dengan pertanyaan lain yang Anda miliki. Kami berharap untuk mendengar dari Anda segera.

Salam,

[Nama]

[Judul pekerjaan]

Contoh 4: Email Undangan Wawancara Konferensi Video

Perihal: Ketersediaan Video Wawancara untuk [Posisi] di [Perusahaan]

Halo [Nama Kandidat],

Terima kasih atas lamaran Anda untuk posisi [Posisi] di perusahaan kami. Setelah melihat resume Anda, kami ingin melanjutkan dengan wawancara konferensi video menggunakan [nama Aplikasi atau Platform].

Inilah slot yang kami sarankan:

[Hari, Waktu 1]

[Hari, Waktu 2]

[Hari, Waktu 3]

Harap balas email ini untuk memberi tahu kami waktu wawancara pilihan Anda. Setelah kami menerima konfirmasi Anda, kami akan membagikan tautan konferensi video agar Anda dapat bergabung.

Kami berharap dapat berinteraksi lebih jauh dengan Anda.

Sungguh-sungguh,

[Nama]

[Judul pekerjaan]

Berapa Lama Seharusnya Email Undangan Wawancara?

Jangan terbawa suasana saat menulis undangan wawancara Anda!

Email undangan wawancara harus ringkas dan lugas. Biasanya terdiri dari beberapa paragraf (sekitar 150 hingga 300 kata) dan tentunya tidak boleh lebih dari satu halaman.

Ingatlah bahwa tujuan penulisan email jenis ini adalah untuk memberikan semua informasi yang diperlukan kepada kandidat secara jelas dan ringkas sambil juga memastikan penerima mudah memahami dan dapat segera menanggapi undangan tersebut.

Bagaimana jika Anda perlu memberikan detail tambahan, seperti formulir yang harus diisi oleh kandidat atau daftar barang yang harus dibawa? Dalam hal ini, pertimbangkan untuk mengirimkan informasi tersebut dalam email tindak lanjut terpisah setelah mereka mengonfirmasi tanggal dan waktu wawancara.

Dengan begitu, Anda tetap membagikan semua yang Anda ingin mereka miliki, tetapi Anda tidak membombardir mereka terlalu banyak sekaligus.

Contoh undangan wawancara email ini bagus untuk menunjukkan seberapa singkat email ini (tanpa mengurangi informasi penting):

Contoh 5: Singkat, Sederhana, dan Ramah

Perihal: Wawancara dengan [Nama] untuk [Posisi] di [Perusahaan]

Hai [Nama Kandidat],

Terima kasih atas lamaran Anda ke [Perusahaan]. Kami terkesan dengan latar belakang Anda dan ingin mengundang Anda untuk wawancara pada [Tanggal] pukul [Waktu] di [Lokasi kantor] untuk memberi tahu Anda lebih banyak tentang posisi tersebut dan mengenal Anda lebih baik.

[Tambahkan detail yang relevan tentang wawancara, termasuk alamat kantor, dokumen khusus yang harus mereka bawa, dll.]

Beri tahu saya waktu mana yang cocok untuk Anda, dan saya akan mengirimkan email konfirmasi dengan detail tambahan:

[Hari, Waktu 1]

[Hari, Waktu 2]

[Hari, Waktu 3]

Berharap untuk bertemu dengan Anda,

[Nama]

[Judul pekerjaan]

Apa Saja Contoh Bagus dari Templat Email Undangan Wawancara?

Selain mereferensikan contoh email untuk undangan wawancara di atas, penggunaan template juga dapat membantu untuk memandu Anda melalui proses penulisan.

Template membantu Anda menyusun email dengan tepat dan memastikan Anda tidak melewatkan detail yang relevan. Mereka juga membantu Anda menghemat waktu dalam proses penulisan undangan sambil tetap mempersonalisasi pesan untuk membangun hubungan baik antara perusahaan Anda dan kandidat.

Belum pernah menggunakan template sebelumnya? Di bawah ini adalah lima contoh template email undangan wawancara (disesuaikan dengan situasi yang berbeda, seperti menjangkau seseorang yang dirujuk oleh karyawan lain atau menjangkau seseorang yang telah diwawancarai sebelumnya untuk pekerjaan yang berbeda) untuk dipertimbangkan:

Contoh 6: Template Undangan Wawancara Singkat dan Manis

“Subjek: Undangan untuk Wawancara – Bergabunglah dengan Tim [nama Perusahaan] kami!”

[Nama Kandidat] yang terhormat,

[Pengantar menyoroti perusahaan dan posisi]

[Detail wawancara: tanggal, waktu, lokasi]

[Sebutkan persiapan atau dokumen yang diperlukan]

[Ungkapkan kegembiraan untuk bertemu kandidat]

[Penutupan profesional dengan informasi kontak]

Contoh 7: Email Undangan Wawancara Virtual

Perihal: Anda Diundang! Peluang Wawancara Virtual dengan [Nama Perusahaan]

[Nama Kandidat] yang terhormat,

[Pengenalan hangat untuk perusahaan dan peran]

[Sebutkan dengan jelas spesifikasi wawancara: tanggal, waktu, dan detail konferensi video]

[Berikan instruksi atau materi tambahan yang diperlukan]

[Sampaikan antusiasme yang tulus tentang bertemu dengan kandidat]

[Penutupan yang sopan dan informasi kontak]

Contoh 8: Membiarkan Kandidat Memilih Tanggal dan Waktu Wawancara

Perihal: [Nama perusahaan]: Undangan untuk Wawancara

[Nama Kandidat] yang terhormat,

[Tunjukkan terima kasih atas lamaran kandidat, termasuk jabatan dan nama perusahaan]

[Undang kandidat untuk wawancara untuk peran tersebut]

[Sertakan perkiraan durasi wawancara]

[Undang kandidat untuk membalas email secara langsung dengan ketersediaannya]

[Pilihan tanggal dan waktu]

[Penutupan yang sopan dan informasi kontak]

Contoh 9: Menjangkau Seseorang yang Direferensikan oleh Karyawan Saat Ini

Perihal: [Perusahaan]: [Jabatan] Peluang Wawancara

Hai [Nama Kandidat],

[Pengenalan dan penjelasan lowongan kerja saat ini]

[Informasi tentang orang yang merujuk kandidat]

[Penjelasan mengapa menurut Anda kandidat tersebut cocok]

[Undangan untuk wawancara pada tanggal tertentu dan pada waktu tertentu]

[Penutupan yang sopan dan informasi kontak]

Contoh 10: Mengundang Mantan Orang yang Diwawancarai untuk Wawancara untuk Posisi Baru

Subject Line: [Perusahaan]: Peluang [jabatan] baru

Hai [Nama Kandidat],

[Salam hangat dan pengakuan wawancara kerja sebelumnya]

[Penjelasan bahwa Anda menyimpan resume kandidat di file]

[Pengenalan peran pekerjaan baru yang telah dibuka]

[Undangan untuk mengatur wawancara]

[Pertanyaan tentang tanggal dan waktu wawancara]

[Tautan ke deskripsi pekerjaan]

[Undangan untuk menghubungi dengan pertanyaan]

[Penutupan yang sopan dan informasi kontak]

Kiat Bonus

Di antara contoh dan template yang dibagikan di atas, Anda sudah siap untuk membuat email undangan wawancara yang menarik.

Setelah Anda membuat pesan dasar, Anda mungkin ingin menyesuaikan undangan untuk mewawancarai email berdasarkan gaya dan persyaratan perusahaan Anda (dengan tetap mempertahankan nada ramah dan profesional, tentu saja).

Berikut beberapa contoh detail tambahan yang mungkin ingin Anda sertakan:

Aturan berbusana: Bagaimana seharusnya kandidat berpakaian untuk wawancara? Haruskah mereka mengenakan pakaian formal? Bisnis santai?
Barang untuk dibawa: Haruskah kandidat membawa salinan resume mereka? Portofolio mereka? Perjelas detail ini untuk memastikan tidak ada yang datang dengan tangan kosong.
Rekomendasi parkir atau perjalanan: Di mana kandidat harus memarkir mobilnya? Apa halte bus atau kereta bawah tanah terdekat? Seberapa jauh kantor dari halte itu?
Detail khusus lokasi: Apakah ada aspek di kantor Anda yang membingungkan pendatang baru? Misalnya, apakah terletak di gedung lain, atau apakah pintu masuknya sulit ditemukan? Jika demikian, tambahkan informasi ini untuk meminimalkan stres bagi orang yang diwawancarai saat mereka tiba.
Format wawancara: Apakah kandidat akan duduk untuk wawancara empat mata? Wawancara kelompok atau panel?
Perkenalan pewawancara: Dengan siapa kandidat akan bertemu? Apa posisi mereka di perusahaan?

Jika Anda memerlukan bantuan lebih lanjut atau ingin melihat contoh email tambahan, pastikan untuk memeriksa GrabJobs' templat email undangan wawancara.

Tulis Email Undangan Wawancara yang Lebih Baik Sekarang

Dengan memanfaatkan contoh email undangan wawancara ini dan opsi templat email undangan wawancara, Anda dapat meningkatkan pengalaman kandidat Anda dan membuat kesan abadi pada calon karyawan.

Ingat, undangan yang dibuat dengan baik menyiapkan panggung untuk proses wawancara yang positif dan menarik, yang pada akhirnya mengarah pada perolehan bakat yang sukses. Semoga berhasil menemukan kandidat yang sempurna untuk tim Anda!

Jika Anda mencari lebih banyak bantuan perekrutan atau ingin menemukan template email undangan wawancara, lihat GrabJobs' perpustakaan sumber daya Hari ini!

Lainnya Templat SDM kamu mungkin suka:

10 Contoh Template Email Undangan Wawancara Terbaik

Bagaimana Cara Menulis Email Undangan Wawancara Awal?

Contoh 1: Email Undangan Wawancara Formal

Contoh 2: Email Undangan Wawancara Santai

Apa yang Harus Disertakan dalam Email Selamat Datang untuk Karyawan Baru?

Contoh 3: Undangan Email Wawancara Telepon

Contoh 4: Email Undangan Wawancara Konferensi Video

Berapa Lama Seharusnya Email Undangan Wawancara?

Contoh 5: Singkat, Sederhana, dan Ramah

Apa Saja Contoh Bagus dari Templat Email Undangan Wawancara?

Contoh 6: Template Undangan Wawancara Singkat dan Manis

Contoh 7: Email Undangan Wawancara Virtual

Contoh 8: Membiarkan Kandidat Memilih Tanggal dan Waktu Wawancara

Contoh 9: Menjangkau Seseorang yang Direferensikan oleh Karyawan Saat Ini

Contoh 10: Mengundang Mantan Orang yang Diwawancarai untuk Wawancara untuk Posisi Baru

Kiat Bonus

Tulis Email Undangan Wawancara yang Lebih Baik Sekarang

Aplikasi Seluler